秘书学复习题(专)

秘书学复习题秘书学复习题 本次学期考试以中央广播电视大学出版社出版、张玲莉主编的秘书理论与实务为 依据。考试时间为 90 分钟，考试形式为闭卷，考试题型有：填空题、判断题、选择题、简 答题，案例分析题。 一、填空题： 1、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是 的出现； 二是 的出现。 2、公文处理包括 、 和 三个基本环节。 3、礼仪基本内容包括 、 、 、 。 4、 是指领导对应办的来文提出由谁或哪个部门办理写出指示性意见。 5、秘书是在各种社会组织中，为领导者或私人 、 和 的参谋和助手。 6、秘书人员的 是秘书人员在职业活动中应该遵守的行为规范的总和，体现了秘书工 作者对社会承担的道德责任和义务。 7、 ，适用于记载、传达会议情况和议定事项。 8、 是对某一情况、事件、经验或问题，根据市场调查研究成果而写出的有情况、 有分析的书面报告。 9、我国现行的 13 种行政公文中最典型的上行文种是 和 ，即可上行又 可下行，还可平行的公文文种是 。 10、办公室布局一般有 和 两种。传统的办公室主要是 的，现在 较多采用 布局。 11、 （ ）文种是用于答复下级机关请示事项的公文。 12、秘书工作的主要构成要素可以概括为 、 和 。 13、一个设计合理的办公室布局应该符合以下标准： 、 、 、 。 14、秘书面临的沟通有两种形式： 、 。 15、国家劳动和社会保障部 2006 年重新修订的秘书国家职业标准 ，将我国秘书的职业 岗位设定为四个级别，分别是 、 、 、 。 16、 是向上级机关请求指示、批准的公文。它具有 、 和 等 特点。 二、判断题： 1、通知是最为常见的行政公文，属于知照性公文。 2、通告的使用范围大于公告。 3、缮印是指公文人员对已签发的文稿进行打印和用印。 4、会议记录是记载、传达会议情况和议定事项的公文。 5、公文处理包括收文处理、发文处理和公文管理三个基本环节。 6、会议具有必要性、适宜性、合法性、可行性等特征 。 7、公文处理要遵循及时、准确、公开、统一、简化的基本原则。 8、启封是秘书特有的职责，单位和领导的所有文件、信件，秘书人员都有权拆封。 9、文稿经领导签发即成为定稿，文稿据此可以生效。 2 10、文件用印要核实份数，超过份数的文件不能盖印，并要及时销毁。 11、接待通常包括五要素：来访者、来访意图、接待地点、接待任务、接待方式。 12、下行沟通是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通。 13、名片应放在伸手可及的地方，以便随时取出，如放在裤子后口袋里。 14、握手应遵循“尊者决定”的原则，即由身份尊贵的人决定双方有无握手的必要。 15、跨部门的横向沟通通常采用会议、备忘录、报告等形式，其中报告是最经常采用的沟 通形式。 16、会见的目的是正式交换意见，须达成书面协议并正式签署协议。 17、拜访某人时，如果主人没有出示名片，客人可在道别时索要。 18、为他人作介绍时，应将男士介绍给女士，将职位低者介绍给职位高者。 19、宴请和会谈的座次安排一般应遵循国际上“主左客右”的惯例安排。 20、值班时应做到：准确、严谨、及时、热情。 21、秘书是在各种社会组织中为领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手。 22、印章最早出现于先秦时期，印章管理制度以唐代规定最为严格和具体。 23、贴黄是宋朝首创的公文纠误制度，就是在文书的写错之处贴上黄纸，然后改正。 24、请示具有一文一事、请批对应、事后行文等特点。 25、在落款处加盖的印章要“骑年盖月” ，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。 26、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构太史寮。 27、印章是一种标志，具有权威作用、法律效力和凭证作用。 28、秘书活动的产生必须具备两个基本条件：一是文字的出现；二是公文的出现。 29、商务交际的礼节与礼貌主要包括：致意、介绍、握手、寒暄等。 30、我国最早的秘书机构产生于唐代。 三、选择题 1、我国最早的秘书机构产生于：（ ） A、商朝 B、战国 C、秦朝 D、汉朝 2、( )的出现是秘书活动产生的前提条件。 A、皇帝 B、社会管理组织 C、文字 D、公文 3、贴黄是（ ）首创的公文纠误制度，就是在制敕等文书的写错之处贴上黄纸，然后 改正。 A、商朝 B、秦朝 C、汉朝 D、唐朝 4、指出下列不属于秘书工作主要内容的选项：（ ） A、办文 B、办事 C、办证 D、办会 5、汉末曹操为魏王时，设“（ ） ” ，从此， “秘书”由指物转为指人。 A、太史 B、尚书 C、丞相 D、秘书令 6、请指出对公文处理的特点说法错误的一项。 （ ） A、政治性 B、时限性 C、公开性 D、规范性 7、代表大会的会场布置要体现的是（ ）气氛。 A、庄严肃穆 B、热烈喜庆 C、庄严隆重 D、自由活泼 8、下列选项不属于公文处理的作用的一项是：（ ） 。 A.助手作用 B.枢纽作用 C. 查考作用 D. 总结作用 9、下列程序中不属于发文处理阶段的是（ ） 。 拟稿 审核 缮印 批办 10、下列选项不属于会后工作的一项是（ ） 。 A、清理会议文件 B、离会与送别 3 C、撰写会议记录 D、会议工作总结 11、法规性公文以（ ）日期为成文日期。 A、签发 B、用印 C、批准 D、 定稿 12、官印被作为公文有效性的标记，是从（ ）开始的。 A、商朝 B、汉代 C、唐朝 D、宋朝 13、 （ ）是指主要领导人对审核过的文稿进行最后审阅，并签字同意发文。 A、批办 B、注办 C、签发 D、分发 14、横向沟通最经常采用的沟通形式是（ ） 。 A、面谈 B、会议 C、备忘录 D、报告 15、下列选项不属于商务交际的礼节与礼貌范畴的是（ ） 。 A、致意 B、介绍 C、宴请 D、寒暄 16、下列选项不属于办公室的办事原则的是：（ ） 。 A、服务原则 B、高效原则 C、保密原则 D、分散原则 17、下列选项不属于办公室日常事务管理的是：（ ） 。 A、邮件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、人事管理 18、下列选项不属于目前在办公领域使用的信息采集设备的是（ ） 。 A、计算机 B、扫描仪 C、数码相机 D、打印机 19、下列选项不属于公文处理的作用的是（ ） 。 A、参谋作用 B、助手作用 C、纽带作用 D、查考作用 20、 “尊者决定”的原则适用于（ ） 。 A、致意 B、介绍 C、握手 D、寒暄 21、下列选项不属于秘书职业着装“TOP”原则是（ ） 。 A、整齐的 B、 适合特殊场合的 C、舒适愉快的 D、高级的 22、下列中不符合设计合理的办公室环境标准的选项是（ ） 。 A、方便 B、 安全 C、整洁舒适 D、豪华 23、接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（ ） 。 、告诉他打错了，然后挂电话。 、告诉对方你的号码是什么。 、仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 、告诉他，查清楚号码再打。 24、下列中不属于公文处理的基本环节的选项是（ ） 。 A、收文处理 B、发文处理 C、办文处理 D、公文管理 25、商末，朝廷中出现了我国最早的秘书机构（ ） 。 A、太史寮 B、丞相府 C、尚书台 D、太尉府 26、请选择对“签发”说法错误的选项：（ ） 、签发属于发文处理的环节。 、是对文稿进行最后审阅并签字同意发文。 、由办公室负责人对文稿进行签发。 、文稿经签发即成为定稿，文件据此可以生效。 27、 （ ）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 A、报告 B、请示 C、函 D、调查报告 28、秘书就是单位的“润滑剂” ，有了秘书，工作运转会更加顺畅、和谐。这说明秘书工作 具有（ ） 。 A、事务助手作用 B、枢纽作用 C、窗口作用 D、协调作用 29、档案集中制度产生于（ ） 。 A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝 30、 （ ）是指文件承办完毕，由经办人在公文处理单上注明处理结果和处理日期。 A、拟办 B、批办 C、承办 D、注办 4 四、简答题 1、请简述收文处理和发文处理的环节。 2、我国古代秘书活动的基本特点有哪些？ 3、请简述秘书工作有什么作用？ 4、请简述秘书职业道德规范的具体内容是什么？ 5、请写出我国现行的 13 种行政公文文种。 6、会议纪要与会议记录有什么区别？ 7、请简述会务工作的原则 8、请简述接待工作的原则 9、请简述报告的概念及特点 10、请简述办公室的办事原则 11、请简述接待工作的礼仪要求 12、请简述会见与会谈的区别 五、案例分析 （一）意外的电话 这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加 人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书 于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种 选择： a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。 b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到 12 点钟才结束。回头我 们再给您来个电话，您看这样可以吗？ c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。 d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！ e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。 问题 对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行 评析。 （二）8 月 10 日，公司的总经理出差了，期限是从 8 月 10 日至 8 月 20 日，预定 20 日 上午回来。秘书小苏负责处理公司的各类邮件。小苏从收发室取回了邮件，其中上司亲启 的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信总经理曾 关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小苏说：“小李，把这封信交 给你们科长” ，小李把信带走了。 小苏把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是 邀请总经理参加定于 8 月 20 日下午的研讨会，小苏想，总经理前几天还谈到准备参加这次 研讨会，20 日他正好回来，一定会参加的。于是小苏打印了接受邀请的回信，明确告知对 方总经理将参加会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品 样品的照片，小苏看了信的内容，附件里说明有三张照片，小苏不知道如何处理，她把照 片又放回了信封中。 小苏处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎样的？ 5 （三） 当来访客人走进某药业集团有限公司经理办公室时，鲍秘书正在办公桌前打印一份 文件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。10 分钟后，他起身端茶水给客人，用电话 联系好客人要找的部门，在办公桌前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，鲍秘书 受到了办公室主任的批评。 问题讨论： 为什么鲍秘书受到了办公室主任的批评？ （四）某单位领导与刚来的客商正在会客厅里寒暄，秘书前来泡茶。他用手指从茶叶筒中拈了 撮茶叶，放入茶杯内，然后冲上水这一切，领导和客商都看到了。领导狠狠地瞪了秘书一 眼，但碍于客商在场而不便发作。客商则面带不悦之色，把放在自己面前的茶杯推得远远的， 同时说：“别污染了我的肠胃!”领导知道自己属下做事欠妥，所以只得忍气吞声。 谈判时，双 方讨价还价。领导一时动怒，与客商发生争执。秘书觉得自己作为单位的一员，自然应该站在 领导一方，于是与领导一起共同指责客商。客商拂袖而去。领导望着远去的客商的背影，气得 脸红脖子粗，冲着秘书嚷：“托你的福，好端端的一笔生意，让你给毁了，唉!” 。 问题：请问这位秘书在接待礼仪上有哪些失误? 你认为应该怎么做？ （五） 一天上午,某公司董事长突然收到一封非常无礼的来信,信是由一位与公司交往很深 的代理商写来的。董事长怒气冲冲地把秘书叫来,让她记录自己口述的回信：我没有想到会 收到你这么不讲理的信,尽管我们之间有那么长时间的业务往来,但事到如今,我也不得不终 止我们之间的一切交易,并且按照惯例,我要将这件事公之于众！ 董事长口述完上述复信内容,要秘书将信打好寄走。 对于董事长的吩咐,秘书应该采取什么样的态度呢？下面是四种不同的处理办法： .“是,我立刻照办！”秘书回到办公室按董事长的口述将信打印好并寄走了。 .秘书认为董事长在盛怒中做出的决定有欠妥当,如果将信寄出,对公司和董事长本人 都非常不利,所以,没有执行董事长的指示,而是将信“压下来”