行政机关、事业单位人员必会知识

常见公文写作格式与范文 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之 一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者 向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。 在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在 不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关 行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相 互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求 批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关 答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下 级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数 字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较 小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询 问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这 是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函 是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向 下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二 是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格 式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按 照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文 头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份 函只宜写一件事项。 三、函的分类。 （一）按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关 单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的 处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以 不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、 成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函 即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方 所发出的函。 （三）另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事 宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办 函,报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法 函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动 性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、 内容和写法要求如下： （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。 2、主送机关。 （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部 分组成。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对 方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意 见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选 择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函” 、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结 束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬 礼”。 （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 五、撰写函件应注意的问题 函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论 是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不 要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于 复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。 其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。 像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的 正常进行。 例文 通知事宜函 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2 号 国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技 术监督局： 为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量, 根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下： 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略） 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略） 四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大 出口创汇。（略） 上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真 研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促 落实。 一九九三年一月三日 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之 二 通知写作要点 通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。 通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。 一、标题：制发机关事由通知。 二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。 例如“为了解决的问题,经批准,现将, 具体规定通知如下。通知主体：写出通知事项,分条列项,条 目分明。 三、结尾：三种写法：意尽言止,不单写结束语。 在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结 尾可用“特此通知”结尾。 再次明确主题的段落描写。 通知格式：（指示性通知） 北京积水潭医院关于的通知 各科室： 。 北京积水潭医院 二五年三月十日 例文(指示性通知) 国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通 知 国发(1996)号 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机 构: 改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易 规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为 进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增 强中央宏观调控能力,国务院决定,自 1997 年 1 日 1 日起, 将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各 50%,调 整为中央 80%、地方 20%。有关地区和部门要从全局出发, 继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国 证券市场的健康发展。 中华人民共和国国务院 一九九六年十二月十六日 通知格式：（会议性通知） 关于会议的通知 各职能处室： 定于月日召开会。现将有关事宜通知如下： 会议议题 。 参加人员 。 会议时间月日（会期,报到。 ） 会议地点 。 有关事宜（一） 。 （二） 。 （三）。 联系人：,电话：,传真： 。 北京积水潭医院 年月日 例文(会议通知) 关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部,柳铁党委宣传部： 定于 9 日 9-10 日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项 通知如下： 一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长 座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究 部署下一步工作。 二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。 三、会议时间 9 日 9-10 日(会期一天半,9 日 8 日下午报到)。 四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干 部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。 五、有关事项 （一）请参加会议人员准备约 15 分钟的发言。请将发言材 料打印 50 份,在报到时交会务组(打印要求：16 开幅面,在 左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。 （二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议 期间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无 特殊情况,务请回邕参加会议。 （三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于 9 月 5 日下午 下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。 联系人：,电话：,传真：。 中共广西壮族自治区委员会宣传部 二三年九月四日 农牧公司通知格式 关于 XXXX 的通知(标题字体用正文宋体小二,加粗) 各养殖公司： 为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成,现将有关培 训要求通知如下：（正文字体用仿宋_GB2312） 一、培训时间：2009 年 2 月 1 日-2 月 26 日。 二、学员报到时间： 2009 年 2 月 1 日上午 9：00下午 5：00 ,未按规定报到者视为主动放弃。 三、学员报到地点：希望集团四川五月花电脑专修学院 正校门（郫县团结镇）。 四、学员培训地点：希望集团四川五月花电脑专修学院。 五、学员住宿安排：参培学员的住宿统一由我集团安排在 希望集团四川五月花电脑专修学院学生宿舍,学员无需携 带被褥等床上用品,只需带自己的日常生活用品即可。具体 房间号详见签到表。 特此通知 附件： 1、课程规划 2、培训课程安排表 3、培训纪律 4、到五月花计算机学院的乘车路线 XXXXXXX 公司 （盖公章） 二九年 XX 月 XX 日 公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之 三 报告写作要点 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、 答复上级机关询问时用的陈述性公文。 一、标题：制发机关事由报告；报告前可加“紧急”。 二、正文：事由：直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。 事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、 建议或应注意的问题。 三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任 何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门 执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项：概述事 实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。 报告格式：（建议报告） 关于的报告 院领导： 根据 现将主要情况报告如下： 一、 。 二、。 以上意见如无不妥,请批转各部门执行。 北京积水潭医院处 年月日 例文(建议报告 关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院： 脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫 苗彻底预防的急性传染病。为实现九十年代中国儿童发 展规划纲要规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国 家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下： 一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率 提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。 二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从 现在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五 日,对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。 以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。 卫生部 一九九三年十月二日 报告格式：（情况报告） 关于的报告 根据 现将主要情况报告如下： 针对,提出以下建议：一、 。二、 。 北京积水潭医院处 年月日 农牧公司统一用报告格式 报 告 日 期 2009 年 2 月 7 日 编 号 200908（按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号,如 2009 年第 8 份报告 200908） 附 件 有页 无 受文者 重庆特驱农牧有限公司总经理（宋体小三） 发文者 XXXX 公司（宋体小三） 副本分送单位 报告主题 关于 XXXX 报告（宋体小三） （正文字体用宋体小四） 可否？请批示！ XXXXX 公司 二 年三月十八日 （养殖公司盖公章,日期应用大写,齐年盖月） 公司总经理（授权委托人）签字： 时间: 年 月 日 农牧公司总经理（审批）意见： 总部对应部长审核（审批）意见： 时间: 年 月 日 总裁（或授权人）审批： 时间: 年 月 日 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之 四 请示写作要点 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期 复性公文。 一、标题：制发机关名称事由请示。 二、正文：请示的原因：陈述情况,阐述理由,讲情必要 性和可能性,最后用“为此,请示如下”。请示的事项： 写明请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求 资金要写明金额。 三、结尾语：多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特 此请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示, 请予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等 语。 注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。 例文(事务性请示) 关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院： 为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划 定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。 具体意见如下： 一、明确指导思想,加强组织领导。 二、根据不同地区确定保护重点。 三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。 以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见,如 无不妥,请批转各地区、各部门 执行。 国家土地管理局 一九九一年一月二日 例文(事务性请示) 关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院： 为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划 定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做法。 具体意见如下： 一、明确指导思想,加强组织领导。 二、根据不同地区确定保护重点。 三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。 以上意见已商得国家计委、财政部、建设部 等部门意见,如无不妥,请批转各地区、各部门执行。 国家土地管理局 一九九一年一月二日 办公会请示格式：主管领导批示： 关于的请示 院领导： 。 此文是否提交院办公会讨论,请指示。 积水潭医院处 年月日 例文一 请求批准性请示 关于建立中国工程院有关问题的请示 国务院： 近年来,我国科学家、工程技术专家和有关人士,曾多次提 出建立中国工程院问题。 全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会 期间,不少政协委员、学部委员和工程技术专家,又先后提 出提案和建议。党中央和国务院领导同志十分重视这一建 议。曾就建立中国工程院问题,多次作过批示。根据党中央 和国务院领导同志的批示精神,组成了专家研究小组,经过 广泛调查研究,听取各方面人士和有关产业部门的意见,进 行反复酝酿和讨论,形成工程院的初步方案。现就建立中国 工程院的有关问题报告如下。 一、关于建立中国工程院的必要性。（略） 二、关于组建中国工程院的一些原则。 （一）关于名称（略） （二）关于中国工程院的性质和作用（略） （三）关于中国工程院成员的称谓（略） （四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的关系（略） （五）关于中国工程院院士的标准和条件（略） （六）关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制 度（略） （七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略） 三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略） 以上请示当否,请批示。 附件：中国工程院筹备领导小组名单。 国家科委（盖章） 中国科学院（盖章） 一九九三年十一月十二日 例文二 请示指示性请示 关于会计人员职权条例中“总会计师”既是行政职务 又是技术职称的请示 财政部： 国务院 1987 年国发 1987 *号通知颁发的会计人员职 权条例规定,会计人员技术职称分为总会计师、会计师、 助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职 务,又作为技术职称。在执行中,工厂总会计师按条例 规定,负责全厂的财务会计事宜；可是每个工厂,尤其大工 厂,授予总会计师职称的人有四五人,究竟由哪一位负责全 厂的财务会计事宜,执行总会计师的职责与权限呢？我们认 为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务,不 再作为技术职称,比照最近国务院颁发的工程技术干部技 术职称暂行规定将条例第五章规定的会计人员职称 的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上意见是否妥当,请指示。 *省财政厅（盖章） 一九*年月日 例文三 请求批转性请示 关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示 国务院： 随着对外改革开放的不断扩大,人民生活水平不断提高,近 年来,中国公民自费出国旅游不断增加,为适应改革开放形 势,加强中国公民自费出国旅游的管理,特制定了中国公 民自费出国旅游管暂行办法。 附：中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥,请批转发布执行。 国家旅局（盖章） 公安部（盖章） 请示类公文写作规范： 请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内 容和写法要求如下： 1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 （1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发 文机关名称、事由和文种构成。如*县人民政府关于* 的请示；另一种是由事和文种构成,如关于开展春节拥 军优属工作的请示。 （2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文 件的机关。每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。 2、正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 （1）开头。主要交代请示的缘由。 （2）主体。主要说明请求事项。另外请示事项要写的具体、 明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批复。 （3）结语。应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示”, “妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如 无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。 3、落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写 明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文时 间*年*月*日。 撰写请示应注意的问题 请示的写作首先要和“报告”文种相区别。在这个前提下, 一要遵守“一文一事”的原则,主旨鲜明集中。二要做到材 料真实,不要为了让上级领导批准而虚构情况,也不要没 能认真调查而片面地摆情况,提问题；三要理由要充分,请 示事项要明确、具体；四要语气要平实,恳切,以期引起上 级的重视,既不能出言生硬,也不要低声下气,客客套套。 规定写作要点 规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作 或行为做出具体规约的文件。 一、标题：地域内容文件种类（规定、管理办法、细 则、规则等）。 二、正文： （一）正文的内容通过“条”的形式表述,按顺序依次排列。 “条”是法规的基本单位。 （二）“条”的内容较多时可分为“款”,“款”的内容较 多时可分为“项”。 （三）根据内容的需要,可以在“条”上设“章”。 字号规格 公文标题居中排一行或数行。公文标题用 2 号宋体。正文 用 3 号仿