《办公室岗位说明书》word版.doc

办公室（人力资源部）一、部门职责1、人力资源管理：根据公司的战略规划完成公司人力资源发展规划和组织建设，主持公司招聘、培训、绩效、基础人事、薪酬、员工关系的管理活动，引导公司企业文化建设，促进公司战略目标的实现。 2、行政法务管理：主持公司制度设计、优化并对公司制度执行情况进行监控；负责公司经济类、格式类等合同的审核及对外法务的联系、协调，组织公司办公区域的5S管理和公司行政后勤安排协调，负责公司档案管理与监控，负责公司食堂、门卫、清洁等后勤管理。 3、网络管理：负责公司信息化平台的建立、升级、维护、培训，维护公司网络硬件设备，负责公司软件的咨询、安装、调试、升级，确保网络系统的畅通，公司通讯、弱电系统的建设。二、组织架构图总裁 办公室主任秘书兼行政助理前台文员行政人事主管人事主管门卫食堂三、现在岗人员总裁 XX办公室主任 XXX秘书兼行政助理XXX食堂1234门卫1234前台文员XX行政人事主管XXX人事主管XXX常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-01Q/OCN611-2011 办公室主任 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称办公室隶属部门办公室直接上级总裁岗位定编1人岗位定员XXX直接下属人事主管、秘书、前台、门卫、食堂二、岗位工作概述完成人力资源战略规划，满足公司高速和持续发展的要求；组织协调行政后勤服务事宜；完成网络和信息平台规划。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：员工结构比例；关键人才流失率；工资增加率；薪酬总量控制的有效性；管理委员会对办公室服务满意度；内部网络建立的安全性；会议组织、安排的有效性；员工自然流动率；内部员工满意度；行政办公费用控制。1.1建立和完善人力资源管理体系，包括人力资源管理制度、流程体系（招聘、绩效、培训、薪酬福利及员工发展），组织团队贯彻实施与监督检查工作；1.2健全公司行政后勤服务，并根据国家、地方法律法规完善和修订公司的规章制度；1.3根据公司发展需要完成公司计算机、网络及信息化平台规划和建设。2、日常性工作：2.1人力资源管理：2.1.1人力资源规划：根据公司的整体规划制定人力资源战略规划，并组织招聘、培训、 绩效、梯队建设跳线根据人力资源规划完成各职能模块的年度、月度计划；2.1.2定岗定编：组织调整及定岗定编工作，控制公司人力资源总量，降低人力资源成本，优化人员结构，提高人员整体素质；2.1.3人才计划监督：组织团队实现各项人才计划，并实时监督和指导；2.1.4主持设计公司的绩效考核体系及相应的激励机制，并监督绩效实施和提升；2.1.5对各类薪资、福利、考勤、保险、离职等表单、报表、费用报销的审核。2.2行政后勤管理： 2.2.1对办公用品的管理实施定额控制，严格控制办公成本；2.2.2负责公司企业文化的规划、建设和实施，组织各类活动、旅游和福利发放工作；2.2.3负责公司宿舍、门卫、食堂的统一管理，保证公司的行政后勤服务正常运行；2.2.4负责公司对外接待事宜的组织安排，维护与政府及各级机关的关系。2.3信息网络管理2.3.1公司整体的局域网和信息化平台的建设、升级；2.3.2负责ERP、PDM、LT-MAX及OA系统的引进、二次开发和升级；2.3.3负责公司所有计算机和网络管理，保证网络、计算机安全，对网络使用监督和检查。3、不定期工作：3.1协调好劳动部门、消防部门、技术科技局等政府部门的年检和考察工作；3.2兄弟公司网络管理、信息化平台建设提供技术支持；3.3上级及公司领导交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系劳动局、消防局、网络、电脑、软件的供应商五、岗位工作权限1、 公司规章制度、薪资、福利、费用报销等审核权； 2、网络、信息化平台建设各类设施、软件采购建议权；3、 部门人员的管理和考核权、人事任免的建议权； 4、人力资源各个板块运行的监督和指导权。六、任职资格要求学历及专业企业管理、计算机管理本科及以上学历职称或资格证书会计上岗证、审计资格证优先 工 作 经 验5年以上人力资源或网络管理工作经验基 本 技 能良好表达能力，熟练使用办公自动化系统 综 合 素 质精通计算机软硬件知识、网络知识，精通人力资源管理理论和技术；良好沟通能力、团队合作精神。七、其它使用工具设备一般办公设备工作场所XXXX用品有限公司办公室工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班。产生文档报表月报、述职报告、季度、年度工作总结常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-02Q/OCN612-2011 人事主管 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称人事主管隶属部门办公室直接上级办公室主任岗位定编1人岗位定员XXX直接下属无二、岗位工作概述负责公司合同、人事档案管理，分管公司转正、离职手续办理，负责空缺岗位的招聘，组织实施公司的培训工作，不断完善公司的绩效考核和激励体系，按照规定组织公司绩效考核工作，员工关系管理工作。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：人力资源培训完成率；培训缺勤率；劳动合同签订的及时性；招聘空缺职位所需的平均天数；绩效考核完成率1.1按人力资源管理规划和ISO9000培训发展程序要求制定和完成公司的培训发展计划；1.2建立并完善公司的招聘管理、培训管理规定和程序，完善绩效考核体系；1.3根据公司整体发展规划，协助部门领导完成人才战略规划。2、日常性工作：2.1基础人事管理：2.1.1 合同管理：审核新员工入职资料，1个月内完成合同的制作和签订，并建立个人档案； 提前一个月通知合同期限满员工并下发续签通知单，并在到期前签订续签合同；2.1.2 档案管理：及时入档、定期整理档案资料，分类、编号、存放，并建立电子台帐；2.1.3 HR系统管理：及时将入职人员资料录入系统，并进行合同、离职、调动、奖惩等方面的更新，根据月度流动表核对系统资料正确性；2.1.4 转正、离职手续办理：员工转正前15天收集小结，组织转正评估、转正谈话，正式转正发放转正通知单；对不符合要求的员工组织劝退面谈，安排离职手续办理。2.2招聘管理： 2.2.1负责空缺岗位的招聘发布、简历搜索、简历筛选、组织面试、组织入职审批；2.2.2招聘渠道开发，网站、院校、现场、猎头招聘资源的整合和开发，并负责对外接洽。2.3培训管理：2.3.1培训计划制定：挖掘和统计各部门、各岗位的培训和自学需求，根据公司发展实际需要，筛选、增添培训项目，完成年度培训计划；2.3.2培训的组织开展：根据培训计划组织安排培训，对外培训需签订外出培训协议，内部培训的培训师的确定、课件的准备、通知的编写和发放；2.3.3培训的预决算管理：培训的预算申请，预算使用规划和结算；2.3.4 培训效果跟踪：通过笔试、面谈、操作考核、知识技能竞赛等多种途径完成效果跟踪；2.4绩效管理：2.4.1协助部门领导完成整个绩效管理体系的建立，绩效和激励制度的完善；2.4.2跟进各部门月度绩效考核表的提交，对工作或公司的建议、工作难点进行统计。3、不定期工作：3.1完成各类（旅游、援助、年度总结评优、晚会、中秋节、工会）活动的策划和组织；3.2上级及公司领导交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系学校、猎头、人才市场、中介、培训机构五、岗位工作权限对招聘岗位的简历筛选和录用建议权；培训机构、课程的选择权；培训协议签订和离职结算权。六、任职资格要求学历及专业企业管理、人力资源管理本科及以上学历职称或资格证书助理及人力资源管理师 工 作 经 验3年以上人力资源管理工作经验基 本 技 能熟练使用各类办公软件 综 合 素 质精通人力资源理论和技术；良好的沟通能力、组织协调能力和团队合作精神。七、其它使用工具设备一般办公设备工作场所行政人事办公室工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班。产生文档报表月报、季/年度工作总结、年度培训计划常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-03Q/OCN613-2011 行政人事主管 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称行政人事主管隶属部门办公室直接上级办公室主任岗位定编1人岗位定员XXX直接下属无二、岗位工作概述负责公司档案室证书和文件资料管理，公文撰写、发放，宿舍管理，公章管理，各类人事报表的制作，负责员工入、离职手续的办理，负责薪酬福利、保险的办理工作。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：入职离职手续办理的及时性；考勤准确率；工资及各类人事报表准确率；各类保险办理及时率；发文准确率；完善档案管理。1.1协助部门经理根据国家、地方法律法规完善和修订公司的规章制度和员工手册；2、基础人事管理：2.1 入职手续办理：根据入职资料办理考勤卡、领用餐具、办理住宿并及时录入考勤系统；2.2 离职手续办理：按照离职流程完成离职和交接审批工作，并汇总考勤交由财务部核算薪资，提交总裁审批，交由财务结算，开具“解除劳动合同证明”，签订敬业限制协议；2.3 考勤系统维护：根据各部门人员流动情况，及时调整依时达考勤然间中人员考勤资料；2.4各类报表制作：每月5号前完成上月度人员流动表、合同期限表、社保明细表、新近人员薪资表、新进人员试用明细表；2.5流动人口申报管理：新进外来人员基本信息汇总，录入流动人口软件，制作暂住证；2.6见习基地管理：准备资料，建立台账，并将报表、资料20前上报武进人才市场代理部；3、薪酬福利管理：3.1考勤管理：每月初审核上个月考勤情况、全勤表及节假日加班补贴明细表，由员工签字后存档，每日检查考勤遵守情况，对迟到、早退及时通报批评和处罚，年终进行员工考勤汇总，并由部门经理审核后交财务部；3.2薪资管理：每月存档各事业部计件工资、定额工资明细表，每月15号前制作上月度公司各部门人员的工资表，交部门领导审核后，由黄总审批交财务，夏季定时发放高温补贴；3.3社保办理：根据人员流动情况及时增减参保人员，核对每月人数、扣款的正确性，根据社保中心要求及时申报社保基数，每年6月、12月缴纳常州社保参保人员费用；3.4 意外险办理：审核保险人员，新进替换离职，并将修改后名单，交办事人员； 工 伤 申报：员工工伤申报时，准备病历卡、医药费清单、事故经历，并交保险公司。4、办公室、行政协调：4.1档案管理：荣誉证书、基建图纸的保管及节约，技术图纸的存档；4.2发文管理：负责撰写部门领导安排的各类办公文件及发文、存档，并编写发文目录；4.3宿舍管理：分公司住宿协议签订，协调宿舍的安排，分公司宿舍奋勇的收取。5、不定期工作：5.1协助完成各类活动（旅游、援助、年度总结表彰、年度评优、晚会）活动组织工作；5.2上级及公司领导交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系劳动所、社保中心、公积金中心、保险公司五、岗位工作权限工伤事故、劳动纠纷协助办理和建议权；公司证书、文件资料、公章管控权；宿舍协助管理权。六、任职资格要求学历及专业企业管理、人力资源管理大专以上学历职称或资格证书助理及人力资源管理师 工 作 经 验3年以上人力资源管理工作经验基 本 技 能熟练使用各类办公软件 综 合 素 质精通人力资源理论和技术；良好的沟通能力、组织协调能力和团队合作精神。七、其它使用工具设备一般办公设备工作场所行政人事办公室工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班。产生文档报表月报、季/年度总结、薪资报表常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-04Q/OCN614-2011 秘书兼行政助理 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称秘书兼行政助理隶属部门办公室直接上级办公室主任岗位定编1人岗位定员XXX直接下属无二、岗位工作概述负责总裁秘书日常管理事宜；行政办公用品、礼品的申购、领用、记账和成本核算。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：暂无文档处理效率；办公用品及礼品库存准确率；2、日常性工作：2.1总裁秘书日常事务：2.1.1负责总裁办公室电话的接听，以及传真、邮件的收发，总裁办公室的清洁、整理管理；2.1.2负责客户来访接待，负责会议准备、会议记录协助总裁准备各类会议资料、PPT资料等；2.1.3负责总裁出差手续办理，报销等相关事宜的协调、办理；2.1.4督办、催办董事长交代的其他部门的工作。2.2办公用品、礼品管理工作：2.2.1办公用品、礼品的申购：保证行政物品、办公用品的安全库存，负责各类办公用品、礼品的每月申购；2.2.2办公用品、礼品的领用和记账：各部门办公用品的领用登记，礼品领用手续的审核和登记，月底对办公用品、礼品领用情况分类记账并汇总提交部门经理；2.2.3办公用品、礼品储藏室管理：定期整理储藏室的物品并盘库，做到分类摆放，标识齐全，整理有序，做到帐、物一致；3、不定期工作：3.1协助完成各类活动（旅游、援助、年度总结表彰、年度评优、晚会）活动工作；3.2总裁或办公室主任交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系工商部门五、岗位工作权限礼品领用手续的审核权；总裁交代各部门事宜的督办、催办权。六、任职资格要求学历及专业文秘、行政管理类专业职称或资格证书文秘资格证者优先 工 作 经 验1年以上文秘、行政类相关工作经验基 本 技 能熟练使用各类办公软件 综 合 素 质良好的沟通能力、团队合作精神。七、其它使用工具设备一般办公设备工作场所行政人事办公室工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班。产生文档报表月报、工作总结常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-05Q/OCN615-2011前台文员 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称前台文员隶属部门办公室直接上级办公室主任岗位定编1人岗位定员XX直接下属无二、岗位工作概述负责总裁秘书日常管理事宜；协助处理各类对外法律事务，规避各类法律风险；行政办公用品、礼品的申购、领用、记账和成本核算。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：暂无前台接待事务差错延迟率接待服务质量和礼仪规范性；报纸/信件/刊物等分发准确率;外来人员进入车间、办公室登记工作的严格性考勤统计准确率。2、日常性工作：2.1前台接待工作：2.1.1根据业务部门的要求及时、准确制作并安装欢迎牌；2.1.2对来宾彬彬有礼、引领会客室等待、通知接待人员、端递茶水、礼貌接听每一个电话。2.2考勤工作：2.2.1 分公司考勤：每天8：30准时与分公司视频，做好出勤记录，并传给办公室毛主任，未到者让其内勤传出门证；2.2.2 管理人员考勤：每天及时做好公司管理人员出勤记录，未到者注明事由，并按出门证做好请假时数登记；2.2.3一周考勤：每周六做管理人员一周考勤统计，并张贴在公布栏，销售人员的考勤传给市场部李艳萍；2.2.5月度考勤统计：次月初统计上月管理人员出勤、请假、加班时数，并让其确认签字，以便年底做考勤汇总，次月统计上月管理人员全勤名单，并制表交由李晓艳审核。2.3费用统计核算：2.3.1邮寄费：次月分别统计上月邮寄人员的邮寄费，并与邮局核对总金额，经领导签字后到财务部开支票给邮局；2.3.2 酒水费、招待餐费用及食堂费用的核算： 销售人员酒水领用手续办理和核查，每月统计销售人员酒水费用并传给服务部顾华英；监督招待费用账单签字确认，以便核查，每月统计销售人员招待餐费用并传给顾华英；每月统计食堂用餐人数、煤气费用、菜金、佐料费、米费、油费、核算人均费用。2.3.3仓库物品保管：负责食堂物品及公司酒水的领用，并在月底配合财务部做好盘点工作，力争做到零误差，每一笔帐目都一清二楚；3、不定期工作：3.1协助完成各类活动（旅游、援助、年度总结表彰、年度评优、晚会）活动工作；3.2领导交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系客户、邮局、超市五、岗位工作权限1、邮寄费、酒水费、招待费的核算权； 2、分子公司出勤情况的监督权。六、任职资格要求学历及专业大专以上文化，文科专业背景职称或资格证书 工 作 经 验1年以上文员类工作经验基 本 技 能普通话标准，熟练使用办公软件 综 合 素 质基本文秘知识、公关礼仪常识，待人热情有礼貌，良好的沟通能力。七、其它使用工具设备一般办公设备工作场所前台工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班。产生文档报表月报、工作总结常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-06Q/OCN616-2011门卫 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称门卫隶属部门办公室直接上级办公室主任岗位定编4人岗位定员1234直接下属无二、岗位工作概述严格按照公司的各项规章制度实施公司门卫管理，确保公司的消防、安保、厂内交通安全。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：暂无2、日常性工作：2.1安全检查：2.1.1 按照门卫管理制度，对一切出门的物资检查，统一凭单证放行，并核对数量的准确性；2.1.2 严格控制无关人员和车辆进入厂区，做好外来人员和车辆的登记工作，外来人员车辆一律指定地点停放；2.1.3 对可疑人员和车辆进行进一步检查，如有违抗及时通知办公室主任。2.2公司员工监督和检查：2.2.1 上班时间外出：上班时间外出需有手续齐全的出门证，并实时考勤，回司后需注明回司时间，并于次日交与行政前台；2.2.2 迟到、早退管理：严抓迟到、早退，早晨、中午迟到人员及时通知人事部，无请假后续提前离司及时通知人事部，作迟到、早退处理；2.2.3值勤：上下班须提前十五分钟打开大门，门卫在开门后须站在门后值勤。2.3安全预防：2.3.1消防防护：定期检查消防器材、做好设施的配置、维护、更换、定检工作；2.3.2 夜间值勤：值夜班时要打开报警器，检查门窗，同时要进行23次巡视；2.4：报信收发：严格做好各公司报刊、信件收发登记工作，特快专递等快件一律随到随通知。3、职业规范：3.1对来访的外来人员要热情礼貌接待，并进行登记；3.2工作时间严禁漏岗和脱岗，每日按时交接班，并做好值班记录；3.3值班期间不允许听收音机、看电视等影响值班活动，在员工未下班之前不允许提前休息；3.4严禁在门卫室吸烟，门卫室不得留有闲杂人员；3.5每天做好门卫值班室及周围环境卫生，在岗时门卫值班人员须着装整齐清洁，精神饱满。4、不定期工作：领导交代的其他事宜。四、岗位工作关系内部关系各部门 外部关系所有外来人员五、岗位工作权限1、外来人员、车辆的检查权； 2、公司的巡查权； 3、迟到、早退、违规的监督检举权。六、任职资格要求学历及专业初中以上文化职称或资格证书无 工 作 经 验1年以上门卫或保安工作经验基 本 技 能良好表达能力 综 合 素 质原则性强，待人热情有礼貌，语言表达沟通能力强。七、其它使用工具设备防护工具、电子门遥控器工作场所门卫工作时间特征正常工作时间，特殊情况申请加班产生文档报表出门登记表、快递收发表常州XXXX用品有限公司 办 公 室 岗 位 说 明 书文件编号LT-GS-XZ-07Q/OCN617-2011食堂主管 岗位说明书版次2011/07一、岗位标识信息岗位名称食堂主管隶属部门食堂直接上级办公室主任岗位定编1人岗位定员XXX直接下属123二、岗位工作概述负责食堂的日常运转及管理工作，向全体员工提供餐费标准以内的可口饭菜，为全体员工提供优质服务和后勤保障。三、工作职责与任务按重要性程度降序（逐渐减弱）排列关键绩效衡量指标1、系统性工作：暂无食堂外观及饭菜清洁度；员工就餐满意度。2、日常性工作：2.1食堂管理：2.1.1 对食堂各项事宜统一组织、分配、监督、检查，确保工作的落实；2.1.2 科学安排和分配食堂人员工作，确保准时开餐；2.1.3 科学安排食谱，根据食谱拟定采购计划，每日对送菜质量验收并核对价格和数量；2.1.4 对食堂的内的桌、椅、空调等设施进行管理，及时报修、处理，遇有故意损坏行为及时告知办公室；2.1.5 依照就餐人数计划开支，节约用量，减少经费。2.2人员管理：2.2.1 员工培训：培训员工正确使用设备，定人定期保养；2.2.2 员工监督：监督食堂员工按食堂操作规程，做好检查工作，保证饮食卫生和服务质量；2.3食堂成本核算：2.3.1成本核算：做好工作餐费用的核算，核算单人工作餐费用