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文档简介
时间管理的法则 一、效能管理法 分析事件的重要与紧急情况,就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件 分为四类,如图 1 所示: 图 1 象限时间管理法示意图 1.四象限时间管理 A 类事件既重要又紧急,B 类事件重要但不紧急,C 类事件紧急但不重要,D 类事件既 不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是:A 类事件B 类事件C 类事件D 类事 件。 在管理者的工作中,纷至沓来的 A 类事件总是让人感到棘手,为什么会出现如此多的 A 类事件?是哪个环节没有做好呢? A 类事件频发的原因 管理专家研究发现,A 类事件一般是由错误处理 B 类事件导致的,也就是说,当重要 但不紧急的事件未得到妥善处理时,就会越来越紧急,随着时间推移,最终转换为 A 类事 件,当转化发生后,经理人只能停下手边的工作,全力以赴地处理 A 类事件,之后再回到 原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。 值得注意的是,人们往往未能妥善处理 B 类事件的原因是被 C 类事件遮住了眼睛。经 理人往往要花费 50%左右的时间处理琐碎的杂事,也就是 C 类事件,又花费 50%左右的时间 处理 A 类事件,于是经理人就在 C 类事件和 A 类事件之间来回奔波,成了时间管理的救火 队员,将 B 类事件扔在一边,无暇顾及。 避免转化的方法 要想避免 B 类事件转化为 A 类事件,一般可以采用的方法包括: 压缩:完成事件的核心,或简化完成该事件的步骤。 替代:寻找比此事件更重要或更紧急的事件,或以更有成效的事件代替该事件。 授权:将事件的处理权授予他人,由他人代为处理。 先做:依照重要性区分事件,相对于 C 类事件来说,先做 B 类事件。 舍弃:舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件,用更多时间完成其他工作。 增加:增加时间和工作量,全力以赴地完成重要事件,使处理结果更加完美。 改进:改进部分事件的性质,尤其需要将 A 类事件改成 B 类事件。 杜绝:杜绝不重要且不紧急的事件的发生。 确保:确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦:安排专门的时间段,集中精力处理重要事件。 少做:不重要的事件要尽量少做。 不做:不予理睬既不重要又不紧急的事件,甚至可以牺牲部分利益。 时间分配 对于四类事件,经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图 2 所示: 图 2 时间分配示意图 对于既紧急又重要的突发事件,需要安排 20%-25%的时间,且一定要控制在 25%以下; 对于重要但不紧急的事件,需要安排 65%-80%的时间,也就是将绝大部分时间花费在这类 工作上,把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做;对于紧急但不重要的工作, 需要花费 15%的时间处理;对于既不紧急又不重要的工作,则要花费 1%甚至更少的时间去 做。 2.艾森豪威尔的时间管理原则 艾森豪威尔认为,对 A、B、C、D 四个象限的工作应该采取不同的应对措施,如图 3 所 示: 图 3 艾森豪威尔的时间管理原则 第一,A 类既紧急又重要的突发事件,本人做,且立即做;第二,B 类重要但不紧急的 工作,本人做,且花费大量时间做;第三,C 类紧急但不重要的工作,尽量不自己做,委 托给别人做,如果必须自己做,则要减少工作量;第四,D 类既不重要且不紧急的工作, 扔进废纸篓,不做。 3.4D 原则 4D 原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合,面对 A、B、C、D 四类工作,要采取 不同的原则:A 类工作要马上去做,也就是 Do it now;B 类工作可以以后再说,也就是 Do it later;C 类工作要授权给别人做,也就是 Delegate;D 类工作则干脆不做,也就是 Dont do it。 二、艾维李的效率法 在经理人时间有限、资源有限,而工作任务不可取舍的前提下,经理人要想有效地利 用时间,就必须对工作有所取舍,选取最重要、最有价值的工作执行。 美国管理学家艾维李提出了“10 分钟 6 件事效率法” ,这种时间管理法也被译为 “效率法” 、 “艾维李效率法” 。从完成工作的性价比来看,也可以称为“效能法” 。 艾维李认为,工作者可以花费 5 分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的 6 件重 要事情,再花费 5 分钟时间给这些事情按照重要程度排序,将最重要事件的编为“1 号” , 次要事件编为“2 号” ,依此类推,最后把这 6 件事写在纸上,剪成小纸条,工作时就按照 事件次序一一执行,保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。 简而言之,艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤:第一,列出明天(下周、下 月)要做的六件重要的事情;第二,把这六件事情按重要程度排序;第三,上班后按照所 排顺序做事,直至下班结束。 三、一周时间运筹法 时间管理从计划开始,好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作,发现时间 浪费之处,找到改进的措施,修正原有的时间管理方案,再严格按照修正后的方案执行。 一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。 1.使用方法 使用一周时间运筹法时,以星期时间为横坐标,标记为从星期一、星期二到星期天, 以小时时间为纵坐标,标记为从早晨到晚上,还需要加上备注和总结。在接下来的一周里, 使用者要认真记录时间利用情况,每天都要进行总结,当一周结束后,再进行周总结。如 表 1 所示: 表 1 一周时间运筹法 时间 星期一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日 上午 中午 下午 晚上 备注 总结 2.时间管理细到周 对中、基层经理人而言,周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。 经理人倾向于制定月计划,但实际上这种方法并不理想。例如,麦肯锡通过调查全球 经理人的计划实现有效性,发现大部分企业都在做月计划,而制定月计划之后,每个星期 的实施有效性是不一样的,第一周为 70%80%,第二周为 60%70%,第三周为 50%60%,第四周只有 40%50%。个人月计划的实施情况也与此相似,月末时只剩下 50% 左右。 这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。一个月之前料想的情形,到现在很可能已 经发生了很大的变化。如果每天追踪这些变化,就会发现每天的计划实施有效性都在减弱, 频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作,往往忘记了整体的方向和目标,很难 做到协调和平衡,所以周计划和周检讨非常重要,可以帮助经理人修正和完善计划。 考虑到中国人的文化观念比较急功近利、注重实用主义,报表应该要越少越好,越精 要越好,一个星期只需要两张表就足够了,一张表为周报表,另一张表为客户档案记录表。 除此之外,表格设计也要风格简明为上,抓住关键数据即可。 四、办公室的 5S 办公室的工作既繁也杂,要想做到很好地管理文件档案和办公区域,就必须进行办公 室的 5S 行动。办公室的 5S 包括整理、整顿、清扫、清洁、素养,如图 4 所示: 图 4 办公室的 5S 示意图 1.整理 整理是指整理自己的办公室,让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。 首先,办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件,将过去的文件、将来的文件、目前 还未涉及的文件收到柜子里; 其次,每天都要进行整理工作,防止事务滞留到第二天; 最后,定期定制标签和标识,用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。 2.整顿 整顿是指整顿工作作风和流程,让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括 收拾办公室,工作者要在午餐前做简单整顿,下午下班前做彻底全面的整顿,这样可以快 速进入工作状态,提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无 聊的事情,往往导致工作效率降低。 要点提示 办公室的 5S 指的是: 整理; 整顿; 清扫; 清洁; 素养。 3.清扫 清扫是指将短期内不用的物品和文件归档,扫除工作障碍,营造快速进入工作状态的 环境。具体包括及时处理文件(包括纸质文件和电脑文件) 、建立合理的文档系统、定期更 新日用品等。 4.清洁 清洁是指保持办公氛围的简洁,使自己能够很快地进入高效工作的状态。 首先,办公室里除了办公桌之外,不要放置多余的椅子,而且椅子最好样式简单、没 有靠背,这样可以有效防止人们在寒喧中浪费时间; 其次,办公室内切忌放置个人照片、杂志、爱好的羽毛球、网球拍、好玩的玩具等分 散注意力的物品,工作时间内可以将其收在柜子里,因为大多数人难以抵制这些物品的诱 惑。 5.素养 素养是指养成良好的习惯,摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀,让时间成为自己掌控的 有形资源。例如,在办公室可以喝茶、喝咖啡,甚至到卫生间抽烟,但当收到别人这样的邀 请,而自己恰好有一个很重要的工作时,就要敢于拒绝,否则碍于面子或交情就会浪费时 间、搁置工作。 总而言之,办公室的 5S 行动应该做到:在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件;每 天都整理,不要把事务留到第二天,定制标签标色;及时处理文件,建立相应的文档系统; 整理工作时间,保持办公室整洁,经常整理文档;避免被打断工作,让助手筛选电话。 五、计划的杠杆原理 计划是非常重要的管理措施,管理者应该花费时间做详细的计划,让下属加倍努力, 不断完善计划。有人认为做计划浪费时间,不如用于具体工作,这种想法很片面。中国有 句古话“工欲善其事,必先利其器” ,即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候, 多花时间有助于开展工作,考虑得越周全,工作进展就越快。有很多经理人正好与此相反, 他们急于行动,疏于计划,有条件要干,没有条件也要干,这个理论本身没有错,但是如 果不做备选方案和计划,就很可能多交学费、多走弯路。 经理人和员工最大的区别就在于要做计划,员工只要服从和执行就可以达到合格、优 秀,但是经理人在行动之前要做尽可能详细的计划,如果没有具体的操作方法、没有具体 的数量、没有制定三个以上的计划就开始行动,经理人的管理就是失败的。 1.帕累托原理(二八原理) 经理人制定计划时要遵循一个杠杆原理帕累托原理,也被称为二八原理,即 80% 的结果往往取决于 20%的努力。 图 5 帕累托原理示意图 【案例】 分数与努力之比 很多大学生读书不用功,往往临考试的时候才开始看书,从这些学生的考试 成绩中可以发现一个规律:如果连续突击一天一夜,这样的学生的考试成绩可能 是 30 分;如果想考 60-70 分,大概需要复习两个星期;如果想考 80 分,大概需 要复习两个月;如果想考到 90 分,就需要每一节课都认真听讲。 从这个案例中可以看到,人们的时间效率是不同的。到达一定程度后,增长的速度就 会越来越慢,想要取得成果就要付出更多努力。 每个人都有工作的巅峰期,也就是在每天的工作中,总有一段时间的工作效率最高, 如果能将最重要的工作放在巅峰期内完成,就可以取得最好的效能。有一项关于巅峰期的 研究表明,大多数人的巅峰期在上午 9 点到 11 点之间,低谷期则在下午 3 点钟以后。每个 人的实际情况都有不同,因此对巅峰期的高效利用要灵活进行。 2.提高效率的三问法 美国人伯纳姆认为,为了提高时间的效率和效能,做每一项工作之前都应该认真问自 己以下三个问题: 第一个问题是:能不能取消? 第二个问题是:能不能与别的工作合并? 第三个问题是:能不能用更简便的东西代替? 伯纳姆认为不是所有工作都要做,而是要“有所为,有所不为” ,学会进行取舍,无法 取舍时就要想办法合并,实在不能合并就要思考替代的方案,尽最大努力提高工作效率。 3.善用空闲时间 在现实生活中,专家并不比常人多懂什么,他们只不过多读书、多看报、多吸收信息, 而且需要的信息积累起来而已。因此,不断收集需要的信息,通过长期积累,必然会成为 专家。 善用等车时间 每个人都有等车的时候,可能每次只有 10 分钟,但积少成多也会变成很大的数目,因 此要善用这段空闲时间。例如,可以用 MP3 收听学习课程,或认真地想问题,或看“口袋 书” 。利用生活的点滴时间积累知识,信息量就会越来越大,掌握的资讯也就越来越多。 关掉电视,扔掉报纸 现在是信息爆炸的时代,有用的和无用的信息充斥着人们的生活,人们每天都可以从 电视、报纸、互联网上看到大量的垃圾信息,无形中浪费了人们的时间。因此我们要关掉 电视、扔掉无聊的报纸,坚决抵制花边新闻,要学会订阅与自己专业相符的报纸,以及快 速浏览报纸主要内容的方法。 早起一小时 女人每天的睡眠最好在 8 个小时以上,男人最好在 7 个小时以上。在保证睡眠时间和 睡眠质量的情况下,早晨最好早起 1 小时, “早起一时,轻松一天” ,利用这一个小时的时 间运动或学习。 4.快速的节奏感 养成快速的节奏感是时间管理的重要措施。只有养成快速的节奏感,才能提醒自己时 间管理的重要性,体会时间的紧迫性,成为自己的人生导师和时间安排的先知。 经理人可以借助手表、手机等工具,让自己时刻清楚当前的时间点,进而想到这个时 间点的计划,检查实际上正在从事的工作,考虑如何协调自己的工作状态等。 例如,日本在第二次世界大战后快速崛起,发展速度十分惊人,原因就在于日本人讲 究速度,其时间讲究“六快”快食、快便、快睡、快行、快思、快记,这种时间管理
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