时间管理对工作的重要性

时间管理的法则 一、效能管理法 分析事件的重要与紧急情况，就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件 分为四类，如图 1 所示： 图 1 象限时间管理法示意图 1.四象限时间管理 A 类事件既重要又紧急，B 类事件重要但不紧急，C 类事件紧急但不重要，D 类事件既 不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是：A 类事件B 类事件C 类事件D 类事 件。 在管理者的工作中，纷至沓来的 A 类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的 A 类事件？是哪个环节没有做好呢？ A 类事件频发的原因 管理专家研究发现，A 类事件一般是由错误处理 B 类事件导致的，也就是说，当重要 但不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急，随着时间推移，最终转换为 A 类事 件，当转化发生后，经理人只能停下手边的工作，全力以赴地处理 A 类事件，之后再回到 原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。 值得注意的是，人们往往未能妥善处理 B 类事件的原因是被 C 类事件遮住了眼睛。经 理人往往要花费 50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是 C 类事件，又花费 50%左右的时间 处理 A 类事件，于是经理人就在 C 类事件和 A 类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火 队员，将 B 类事件扔在一边，无暇顾及。 避免转化的方法 要想避免 B 类事件转化为 A 类事件，一般可以采用的方法包括： 压缩：完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤。 替代：寻找比此事件更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件。 授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。 先做：依照重要性区分事件，相对于 C 类事件来说，先做 B 类事件。 舍弃：舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作。 增加：增加时间和工作量，全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美。 改进：改进部分事件的性质，尤其需要将 A 类事件改成 B 类事件。 杜绝：杜绝不重要且不紧急的事件的发生。 确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦：安排专门的时间段，集中精力处理重要事件。 少做：不重要的事件要尽量少做。 不做：不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益。 时间分配 对于四类事件，经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图 2 所示： 图 2 时间分配示意图 对于既紧急又重要的突发事件，需要安排 20%-25%的时间，且一定要控制在 25%以下； 对于重要但不紧急的事件，需要安排 65%-80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类 工作上，把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作， 需要花费 15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费 1%甚至更少的时间去 做。 2.艾森豪威尔的时间管理原则 艾森豪威尔认为，对 A、B、C、D 四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图 3 所 示： 图 3 艾森豪威尔的时间管理原则 第一，A 类既紧急又重要的突发事件，本人做，且立即做；第二，B 类重要但不紧急的 工作，本人做，且花费大量时间做；第三，C 类紧急但不重要的工作，尽量不自己做，委 托给别人做，如果必须自己做，则要减少工作量；第四，D 类既不重要且不紧急的工作， 扔进废纸篓，不做。 3.4D 原则 4D 原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合，面对 A、B、C、D 四类工作，要采取 不同的原则：A 类工作要马上去做，也就是 Do it now；B 类工作可以以后再说，也就是 Do it later；C 类工作要授权给别人做，也就是 Delegate；D 类工作则干脆不做，也就是 Dont do it。 二、艾维李的效率法 在经理人时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，经理人要想有效地利 用时间，就必须对工作有所取舍，选取最重要、最有价值的工作执行。 美国管理学家艾维李提出了“10 分钟 6 件事效率法” ，这种时间管理法也被译为 “效率法” 、 “艾维李效率法” 。从完成工作的性价比来看，也可以称为“效能法” 。 艾维李认为，工作者可以花费 5 分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的 6 件重 要事情，再花费 5 分钟时间给这些事情按照重要程度排序，将最重要事件的编为“1 号” ， 次要事件编为“2 号” ，依此类推，最后把这 6 件事写在纸上，剪成小纸条，工作时就按照 事件次序一一执行，保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。 简而言之，艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤：第一，列出明天（下周、下 月）要做的六件重要的事情；第二，把这六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所 排顺序做事，直至下班结束。 三、一周时间运筹法 时间管理从计划开始，好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作，发现时间 浪费之处，找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，再严格按照修正后的方案执行。 一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。 1.使用方法 使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记为从星期一、星期二到星期天， 以小时时间为纵坐标，标记为从早晨到晚上，还需要加上备注和总结。在接下来的一周里， 使用者要认真记录时间利用情况，每天都要进行总结，当一周结束后，再进行周总结。如 表 1 所示： 表 1 一周时间运筹法 时间 星期一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日 上午 中午 下午 晚上 备注 总结 2.时间管理细到周 对中、基层经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。 经理人倾向于制定月计划，但实际上这种方法并不理想。例如，麦肯锡通过调查全球 经理人的计划实现有效性，发现大部分企业都在做月计划，而制定月计划之后，每个星期 的实施有效性是不一样的，第一周为 70%80%，第二周为 60%70%，第三周为 50%60%，第四周只有 40%50%。个人月计划的实施情况也与此相似，月末时只剩下 50% 左右。 这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。一个月之前料想的情形，到现在很可能已 经发生了很大的变化。如果每天追踪这些变化，就会发现每天的计划实施有效性都在减弱， 频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作，往往忘记了整体的方向和目标，很难 做到协调和平衡，所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。 考虑到中国人的文化观念比较急功近利、注重实用主义，报表应该要越少越好，越精 要越好，一个星期只需要两张表就足够了，一张表为周报表，另一张表为客户档案记录表。 除此之外，表格设计也要风格简明为上，抓住关键数据即可。 四、办公室的 5S 办公室的工作既繁也杂，要想做到很好地管理文件档案和办公区域，就必须进行办公 室的 5S 行动。办公室的 5S 包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图 4 所示： 图 4 办公室的 5S 示意图 1.整理 整理是指整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。 首先，办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件，将过去的文件、将来的文件、目前 还未涉及的文件收到柜子里； 其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天； 最后，定期定制标签和标识，用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。 2.整顿 整顿是指整顿工作作风和流程，让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括 收拾办公室，工作者要在午餐前做简单整顿，下午下班前做彻底全面的整顿，这样可以快 速进入工作状态，提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无 聊的事情，往往导致工作效率降低。 要点提示 办公室的 5S 指的是： 整理； 整顿； 清扫； 清洁； 素养。 3.清扫 清扫是指将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的 环境。具体包括及时处理文件（包括纸质文件和电脑文件） 、建立合理的文档系统、定期更 新日用品等。 4.清洁 清洁是指保持办公氛围的简洁，使自己能够很快地进入高效工作的状态。 首先，办公室里除了办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且椅子最好样式简单、没 有靠背，这样可以有效防止人们在寒喧中浪费时间； 其次，办公室内切忌放置个人照片、杂志、爱好的羽毛球、网球拍、好玩的玩具等分 散注意力的物品，工作时间内可以将其收在柜子里，因为大多数人难以抵制这些物品的诱 惑。 5.素养 素养是指养成良好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己掌控的 有形资源。例如，在办公室可以喝茶、喝咖啡,甚至到卫生间抽烟，但当收到别人这样的邀 请，而自己恰好有一个很重要的工作时，就要敢于拒绝，否则碍于面子或交情就会浪费时 间、搁置工作。 总而言之，办公室的 5S 行动应该做到：在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；每 天都整理，不要把事务留到第二天，定制标签标色；及时处理文件，建立相应的文档系统； 整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；避免被打断工作，让助手筛选电话。 五、计划的杠杆原理 计划是非常重要的管理措施，管理者应该花费时间做详细的计划，让下属加倍努力， 不断完善计划。有人认为做计划浪费时间，不如用于具体工作，这种想法很片面。中国有 句古话“工欲善其事，必先利其器” ，即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候， 多花时间有助于开展工作，考虑得越周全，工作进展就越快。有很多经理人正好与此相反， 他们急于行动，疏于计划，有条件要干，没有条件也要干，这个理论本身没有错，但是如 果不做备选方案和计划，就很可能多交学费、多走弯路。 经理人和员工最大的区别就在于要做计划，员工只要服从和执行就可以达到合格、优 秀，但是经理人在行动之前要做尽可能详细的计划，如果没有具体的操作方法、没有具体 的数量、没有制定三个以上的计划就开始行动，经理人的管理就是失败的。 1.帕累托原理（二八原理） 经理人制定计划时要遵循一个杠杆原理帕累托原理，也被称为二八原理，即 80% 的结果往往取决于 20%的努力。 图 5 帕累托原理示意图 【案例】 分数与努力之比 很多大学生读书不用功，往往临考试的时候才开始看书，从这些学生的考试 成绩中可以发现一个规律：如果连续突击一天一夜，这样的学生的考试成绩可能 是 30 分；如果想考 60-70 分，大概需要复习两个星期；如果想考 80 分，大概需 要复习两个月；如果想考到 90 分，就需要每一节课都认真听讲。 从这个案例中可以看到，人们的时间效率是不同的。到达一定程度后，增长的速度就 会越来越慢，想要取得成果就要付出更多努力。 每个人都有工作的巅峰期，也就是在每天的工作中，总有一段时间的工作效率最高， 如果能将最重要的工作放在巅峰期内完成，就可以取得最好的效能。有一项关于巅峰期的 研究表明，大多数人的巅峰期在上午 9 点到 11 点之间，低谷期则在下午 3 点钟以后。每个 人的实际情况都有不同，因此对巅峰期的高效利用要灵活进行。 2.提高效率的三问法 美国人伯纳姆认为，为了提高时间的效率和效能，做每一项工作之前都应该认真问自 己以下三个问题： 第一个问题是：能不能取消？ 第二个问题是：能不能与别的工作合并？ 第三个问题是：能不能用更简便的东西代替？ 伯纳姆认为不是所有工作都要做，而是要“有所为，有所不为” ，学会进行取舍，无法 取舍时就要想办法合并，实在不能合并就要思考替代的方案，尽最大努力提高工作效率。 3.善用空闲时间 在现实生活中，专家并不比常人多懂什么，他们只不过多读书、多看报、多吸收信息， 而且需要的信息积累起来而已。因此，不断收集需要的信息，通过长期积累，必然会成为 专家。 善用等车时间 每个人都有等车的时候，可能每次只有 10 分钟，但积少成多也会变成很大的数目，因 此要善用这段空闲时间。例如，可以用 MP3 收听学习课程，或认真地想问题，或看“口袋 书” 。利用生活的点滴时间积累知识，信息量就会越来越大，掌握的资讯也就越来越多。 关掉电视，扔掉报纸 现在是信息爆炸的时代，有用的和无用的信息充斥着人们的生活，人们每天都可以从 电视、报纸、互联网上看到大量的垃圾信息，无形中浪费了人们的时间。因此我们要关掉 电视、扔掉无聊的报纸，坚决抵制花边新闻，要学会订阅与自己专业相符的报纸，以及快 速浏览报纸主要内容的方法。 早起一小时 女人每天的睡眠最好在 8 个小时以上，男人最好在 7 个小时以上。在保证睡眠时间和 睡眠质量的情况下，早晨最好早起 1 小时， “早起一时，轻松一天” ，利用这一个小时的时 间运动或学习。 4.快速的节奏感 养成快速的节奏感是时间管理的重要措施。只有养成快速的节奏感，才能提醒自己时 间管理的重要性，体会时间的紧迫性，成为自己的人生导师和时间安排的先知。 经理人可以借助手表、手机等工具，让自己时刻清楚当前的时间点，进而想到这个时 间点的计划，检查实际上正在从事的工作，考虑如何协调自己的工作状态等。 例如，日本在第二次世界大战后快速崛起，发展速度十分惊人，原因就在于日本人讲 究速度，其时间讲究“六快”快食、快便、快睡、快行、快思、快记，这种时间管理