办公室主任岗位责任制

首钢矿业物资公司办公室办公室主任岗位责任制编号：SGKYGL00726003301072006 直接主管：公司经理生效日期： 2006年 6月 1 日编写：办公室主任日期：2006 年 5 月 31日审批：公司经理日期：2006 年 5 月 31日 发放编号： 07办公室主任岗位责任制基 本 概 况工作概要在物资公司行政经理的领导下，全面负责办公室的工作，组织抓好调研、招标、供应商、合同、文书及档案、行政等专业管理工作。引用文件1、 国家、北京市关于文秘专业管理的有关法律法规；2、 国家招标法、合同法、质量法等相关管理规定、2、首钢及矿业公司、物资公司关于文秘、招标、合同、供应商专业管理的有关规定；3、与工作有关的其他相关制度。素 质 要 求1、党员，具有大专以上文化程度，取得国家级计算机一级B以上证书；2、掌握经济、法律、管理等相关专业知识，具有现代办公所需熟练操作技能；3、掌握各种常用企业公文拟写格式，能够熟练撰写各种企业应用公文，熟知企业经营管理的理论知识和本企业运营的基本情况；4、掌握当今供应商、招标及合同等专业先进的管理理念，并具备应用于管理实践的能力。5、具有较强的统筹协调、语言表达、文字写作、办事、管理、应变、社交、调查研究能力。岗 位 责 任 与 标 准1、负责组织办会工作。做好会议通知、会前各项准备工作，确保会议按时召开。会中认真做好会议记录，及时协调处理开会过程中出现的各种问题。重要会议会后要形成会议纪要，会议决定事项及时催办落实反馈。2、负责组织办文工作。按时限、高质量地起草领导交办的会议讲话、工作总结、工作计划、会议纪要、情况反馈等各种文字材料，对于信息调研、文书档案、招标合同等专业管理人员起草的报送领导审阅、审批的材料做好审查把关工作。组织做好请示公文的审批工作，确保各环节符合制度要求。机要文件传阅确保不发生丢失、泄密现象。3、负责组织办事工作。在做好领导交办的各种事项的同时，组织专业人员做好导指示、指令的传达、落实、催办和反馈工作，认真、及时、准确完成领导交办的各项任务，确保政令畅通。做好领导的行政办公、生活后勤服务保障工作，为领导创造一个良好的办公环境。4、负责组织采购管理工作。组织做好供应商准入、变更等资质的审查、实地考察、月度动态评审工作，推进名优战略的实施；组织做好按采购科室提报的招标项目、招标信息的审查发布以及方案、标书的审查把关及上报审批工作，持续规范招标程序，组织或协助领导召开预备会、开标会等，定期组织对招标专业工作进行分析；组织做好合同文本的规范及签定合同草本的审查工作，借助ERP加强合同执行情况的分析，不断提高履约率；组织做好诉讼或被诉案件的处理工作。5、负责组织开展好办公室专业管理工作。组织信息调研、文书档案、行政等专业管理人员开展好各自专业工作，主动为基层服务，及时发现问题，解决问题，推动专业工作不断进步。6、认真遵守企业规章制度、标准及相关规定，提高执行力。7、按时、按质、按量完成领导交办任务。8、严格执行“物资公司工作人员廉洁自律二十五不准”及首钢、矿业有关廉洁自律规定，不发生违法违纪问题。例行工作1、 每日7：30前督促相关人员做好领导办公室环境卫生工作。2、每日8：00前提醒秘书准时组织经理办公会，并就领导交办事项进行催办； 3、每月10日前对上月领导交办情况进行讲评分析；4、每月10日前组织供应商评审，每季首月在一楼显著位置公布评审情况工 作 程 序1、会务组织工作:会前准备。按照公司领导的要求，确定会议议题、名称、时间、地点和与会人员，通知与会人员。大型会议做好文件的产生、审核、分发、会议编组、会场布置、证件印制、坐次安排等工作；会间组织。做好签到、会议记录、后勤保障、会场服务，以及特殊会议的编发材料、收退文件、整理记录、食宿安排、办公用品等；会后处理。根据会议重要程度和领导要求，整理会议记录、印发会议纪要，做好会议文件归档、新闻报道、会务总结以及会议决定事项的督办落实。2、催办反馈工作：催办。根据公司领导决定或会议决议事项的重要程度，及时督促秘书人员将重要事项上网发布催办通知，明确工作要求、责任单位以及完成时限。一般性事项口头催办； 反馈。一般性工作随时向经理反馈，重要事项实时跟踪进展情况及时向领导反馈，必须以书面形式向领导反馈的要形成文字反馈材料。3、供应商管理岗 位 协 作 关 系办公室人员矿业公司经理办办公室主任各科室和基层单位领导外部单位相关人员说明：1、与各科室和基层单位领导做好工作协调，完成好上传下达工作，保证政令畅通，落实有力；2、组织办公室人员持续开展研讨活动，集思广义，相互协作配合做好各专业工作； 3、与矿业公司经理办加强沟通，完成专业布置的法律、行政、爱国卫生等专业工作4、与外部相关单位人员做好联络沟通工作，搞好单位间的协作与配合。考 核 与 奖 励1、本岗位由主管经理考核。2、违反企业规章制度，按违规违制处理，并按有关规定落实考核。3、未完成岗位责任或标准未达到，每有一项扣13分；对工作造成影响加重考核。4、专业管理工作发生失误每有一项扣3-5分；对工作造成影响加重考核。5、例行工作、专业基础工作、向相关专业提供信息等未完成或质量未达到要求，每有一项扣13分；对工作造成影响加重考核。6、领导交办工作，未按时限、质量要求完成，每有一项扣1-3分，造成影响加重考核。7、专业管理工作完成出色，受到领导表扬，加1-3分；运用先进管理理念或管理方法，提出改进工作意见或合理化建议，取得明显成效加3-5分；效果显著，实行重奖。相关说明：1、本岗位责任及相关内容发生变化时，按程序要求及时组织修订、完善。2、本岗位负责的专业管理制度及基础工作列表附后。附件：本岗位执行的法律法规及企业制度1中华人民共和国合同法中华人民共和国招标投标法中华人民共和国质量法中华人民共和国保密法中华人民共和国民法通则中华人民共和国公司法首钢矿业公司物资采购管理办法首矿发（2004）188号2首钢矿业公司法律专业管理办法首矿发1999 158号3首钢矿业公司招标投标管理办法物资采购管理流程（试行）4物资采购管理流程（试行）首矿物发200632号5中华人民共和国保守国家秘密法1988年颁发6中共首钢总公司委员会保密工作制度首党发200373号7首钢矿业公司文秘专业管理制度首矿发1998260号8首钢矿业公司关于转发首钢总公司党委保密委员会关于印发的通知的通知。首矿发199935号9首钢矿业公司请示公文规范（试行）首矿办发20044号10首钢矿业公司关于进一步提高请示公文的传递、审签效率规范请示公文处理程序的补充规定首矿办发20049号11关于实行网上通知会议的暂行规定首矿办发200412号12首钢总公司行政专业管理制度（试行稿）首矿行发1996415号13关于加强办公家具管理的通知首矿办发20015号14关于加强办公家具管理的补充通知首矿办发20019号15爱国卫生管理奖惩办法首矿发200020号16厂容绿化管理奖惩办法首矿发200030号17首钢矿业公司关于加强树木管理的通知首矿绿发20021号18首钢矿业公司通信设备设施管理办法首矿发1998206号19物资公司爱国卫生直观考核管理办法20maintenance measures, there is a big security risk, management has had a great impact to the city. 3.1-8 b