中学档案室管理制度

中学档案室管理制度中学档案室管理制度 中学档案室管理制度 第一条 根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共 和国档案法实施办法的规定，为加强本中学校档案的科 学管理，更好地为教育事业服务，特制定本办法。 第二条 档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分， 它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提 高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护 单位历史真实面貌的一项重要的工作。 第三条 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单 位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。 第二节 档案工作体制、机构和干部配备 第四条 各处室必须参与档案工作，配备兼职档案管理 人员，并制定岗位责任制。 第五条 办公室负责本单位档案室工作，业务上受区档 案局的监督和指导。 第六条 各处室的档案工作受办公室领导，并有一名处 室同志分管，与校档案室建立档案工作网络。 第七条 档案干部要认真学习档案业务知识和教育专业 知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。 第八条 上级领导要支持和关心档案管理人员，在职称 评定、福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档 案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在 调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机 关的意见，同时档案干部调离前应办理交接手续。 第三节 档案工作的任务 第九条 负责本单位党、政、工、团等组织和内部机构 所产生的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各处室 和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案完整准 确。 第十条 负责开发档案的信息资源，根据提供利用的实 际情况需要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。 第十一条参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工 验收和设备仪器开箱等活动。 第四节 文件材料的立卷与归档 第十二条 建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活 动形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、团、教学、 财会以及各处室形成的文件材料)，均由文书部门或业务部 门进行收集、整理、立卷并定期向档案室归档。 第十三条 档案室对归档档案的案卷应进行检查，对不 符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质 量，便于保管和利用。 第十四条 各处室的档案一般应在第二年上半年统一向 档案室归档，交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行 签字手续。 第十五条 科学技术研究活动中形成的科技文件材料在 科研项目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围 向档案室移交归档。 第十六条 基本建设活动中形成的科技文件材料，在基 建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向 档案室移交归档。 第十七条 凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、 使用活动中形成的科技文件材料采取随时归档的方法，设 备部门应通知有关人员参加仪器设备的开箱验收活动。 第十八条 财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件 材料，除帐册和凭证在财务部门保存两年后向档案室移交 归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。 第十九条 各处室工作人员因公外出参观、学习、考察 和参加各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规 定，及时向档案室移交归档。 第二十条 凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到 字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔 书写，以利于长久保存。 第二十一条声像档案形成后要随时整理，及时归档， 即由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。 第五节 档案的整理和保管 第二十二条档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、 卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、 案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。 1、定档案分类方案，按照此方案指导文件分类、排列 组合。 2、将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联 系的文件组合体即案卷。 3、将案卷内文件排列顺序调整后固定下来编写页号， 填写卷内文件目录。 4、将同一类案卷按一定标准初步排列起来。 5、填写备考表、装订、填写案卷封面。 6、确定案卷排列顺序，按排列顺序逐卷编制案卷号。 7、按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷 内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一本名册，即 为案卷目录。 第二十三条档案应有专门的档案库或档案柜保存，存 放地点应坚固干燥、通风，并做到防火、防虫、防光、防 鼠、防盗、防潮、防尘、防高温等安全措施，定期检查保 管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全。 第六节 档案的提供利用 第二十四条档案室保存的档案主要供本单位和上级主 管机关利用，为本单位开展的各项工作服务。 第二十五条档案室应根据工作需要编制必要的目录、 卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为 本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。 第二十六条档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必 须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还 时要进行检查，及时注销。 第二十七条借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案 上圈点、涂改、划道污损，如有违者，按档案法第二 十四条规定承担法律责任。 第二十八条借阅人因公出差、出国、调动、离退休等 须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要 时办续借手续。 第二十九条制发档案证明和答复函调(证明要注明出处 和根据，不得擅自解释)制发证明要仔细核对，经领导审阅 后，加盖办公室公章。 第七节 档案的鉴定和销毁 第三十条档案室应根据 1988 年 8 号文件，市档案局转 发国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范 、 关 于机关档案保管期限的规定 、 文书档案保管期限表 、 上海市中、小学校档案管理暂行办法 ，编制单位的文书 档案保管期限表。 第三十一条档案室应定期对已超过保管期限的档案进 行鉴定。鉴定档案必须在办公室负责人主持下，由档案部 门和有关业务部门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行 登记造册，经单位领导人批准报上级部门审核后销毁。 第三十二条毁档案要明确销毁人和监销人，进行实地 监销。销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的 具体日期，并签名盖章。 第八节 档案的统计与移交 第三十三条档案室应建立档案的统计制度，对档案的 收进、移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别 向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本情况 统计表。 第三十四条各部室的档案由本单位档案室集中统一管 理，根据保管期限妥善保存。 第三十五条机构撤消、合并时，要在机构变动前组织 专人整理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手 续。 第九节 附则 第三十六条本制度如与上级规定有抵触时，则依上级 规定执行。 第三十七条本办法自公布之日起施行。 第二章 文书工作制度 第一节 文书处理制度 1、严格执行国家行政机关公文处理办法 ，公文处 理必须规范化制度化。 2、公文必须按照行政公文写作规则和要求，用 a4 纸 拟稿和钢笔书写，正确应用文种，格式符合要求，请求应 坚持“一文一事” ，避免请示与报告混杂。 3、发文必须按规定审批程序，经领导签发统一编号行 文，并做好发文登记。 4、收到外来文件后，必须先登记，传阅文件要合理安 排、严格管理，做到及时、准确、安全，并做好催传、催 阅工作，以免积压和散失。组织传阅，应本着先急后 4、缓， 先领导后一般，先主办后协办，先办理后阅知的原则进行。 5、凡外出人员公务活动中形成的带回的文件，均应交 办公室签收、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。 第二节 文书材料的立卷归档制度 1、在工作活动中形成的各类文件材料(文书、科技、 声像，会计等)均应及时收集、立卷归档。 2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，每 年六月底以前必须完成上一年度的文件材料的立卷工作。 3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一次 会或每搞一项中心工作，要及时做好文件材料的收集、整 理、立卷、归档工作。 4、立卷归档的基本要求： (1)归档的文件材料，必须符合要求，用 a4 纸和钢笔 书写，正件原件齐全。 (2)卷内文件的排列，必须保持文件间的历史联系。 (3)卷内文件的排列，应坚持先近后远，先重点后次要， 先批复后请求的原则，并在每页的右上角编上页号。 (4)提倡立薄卷、专题卷，每一案卷的卷内文件一般不 超过 200 页。 (5)案卷标题要简明确切，符合“三要素”(作者、内 容、文种)要求。 第三节 印章管理制度 1、公章和介绍信，由办公室专人保管。 2、严格执行审批制度，凡涉及到各处室的文件报表等， 由各部门核准，分管领导审批签名后加盖公章。 3、用印后必须登记。 4、严禁在空白介绍信、证明信、支票上预先加盖印章。 5、盖章时，注意收集具有保存价值的文件材料。 第三章 档案工作制度 第一节 档案库房管理制度 1、档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人未 经许可，一律不准入内。 2、严格加强档案库房管理，认真做好保密和防火、防 盗、防潮、防光、防尘、防蛀等保护工作。 3、档案库房内不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物 品和私人物品，严禁吸烟。 4、库房门窗必须保持坚固，出入库房随手关门，确保 库房安全。 5、档案库房要定期做好通风降温和卫生工作。 6、定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。 第二节 档案保密制度 1、严格执行国家保密法的规定，经常开展保密工作的 学习和活动，提高贯彻保密法的自觉性。 2、档案工作人员对所保管的档案必须严格保守机密和 安全，严格遵守档案室工作规则，做到手续清楚，不发生 差错和文件遗失。 3、档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工 作，模范遵守制度。 4、对机密档案要严格控制调阅范围，依照制度提供利 用，不私自带回家中。 5、保密文件未经上级机关批准，不得复制和摘抄。 第三节 档案利用借阅制度 1、借阅档案者必须严格国家保密法，以保证档案的绝 对安全，维护国家机密。 2、档案室保存的档案主要为本单位服务，如借阅对象 和范围超出本单位人员或部门业务范围，需征得本单位及 档案形成部门领导的同意。 3、查阅绝密级档案应经总支书记、校长批准，机密级 和密级要经主管主任的批准。 4、查阅档案应在档案室指定地点。对档案要爱护，不 得任意涂改、损撕文件材料，如有上述行为，一经查实要 即上报，依法追究责任。 5、归还时借阅人应向档案室工作人员清点所借档案， 经核实收回借阅单后才能离开。 6、摘录、复制档案需经档案管理人员同意，复制档案 还需填写申请单，摘录件、复制件经档案管理人员核对(内 容、页数、份数)无误后由档案室盖章后方有效。 第四节 档案的保管制度 1、单位党、政、工、团、教学、会计等档案实行集中 统一管理。 2、每年档案按要求分类整理，编好案卷归档号。 3、档案按类、年分别排列入架。 4、档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定 向上级报告档案工作的基本情况。 5、借阅档案要有登记。 6、定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、 退色的要及时进行修复。 第五节 档案统计制度 1、档案统计工作必须做到准确、及时、科学。 2、档案统计数字要实事求是，如实反映情况，防止弄 虚作假。 3、按时按规定向上级机关报送档案工作基本情况统 计表 。 4、档案统计资料要妥善保存。 5、做好档案利用效益的统计，凡获有一定经济效益、 社会效益的利用情况，要填写档案利用情况登记表。 第六节 档案移交制度 1、移交文件材料必须填写档案材料移交清单一式 两份，双方各执一份。 2、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认 真办理交接手续。 第七节 档案鉴定销毁制度 1、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全 面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档 案的质量。 2、鉴定工作必须有组织、有领导地进行，由办公室主 任主持该项工作，由分管领导负责，由档案部门组成鉴定 小组。 3、鉴定人员直接地具体地审阅每个案卷的内容，重要 的案卷还要求一页一页地审阅文件内容，判定档案价值， 确定存毁意见。 4、销毁失去保存价值的档案，应逐页登记造册，经分 管领导批准、上级部门审核后才能进行。 5、销毁文件档案，必须依规定在指定的地点进行。 6、销毁档案必须有 2 人以上监督销毁，防止丢失泄密。 7、监销人员监销后在销毁档案清册上注明销毁日期并 签名盖章。 第八节 档案的预立卷制度 学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是 学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范我校的档案 预立卷工作，对做好平时归档工作，提高立卷质量，方便 归档前的查利用具有重要作用。 为了促进我校档案管理水平的整体提高，现就加强我 校档案预立卷工作提出如下条例： 1、确立和坚持平时归卷制度，做好收集、整理，并按 类目归卷，便于查找利用。 2、建立规范的预立卷类目表，并依次设置条款编号。 3、立卷部门可根据工作实际向档案室提出对预立卷类 目进行调整建议。 4、明确预立卷工作职责，档案室人员负责对立卷部门 的预立卷工作进行业务指导并检查平时归卷情况。 第四章 各级各类档案工作职责 第一节 档案工作分管领导职责 1、分管校长职责：认真贯彻档案法 ，规划本校的 档案工作，并把档案管理工作落在实处，加强档案管理的 教育，增强全体教职工的档案意识，努力创造条 2、件，不 断促进本校档案工作发展。 3、办公室主任职责：领导档案室工作，认真贯彻宣传 档案法 ，强化档案工作，积极开发档案信息资源，为本 校各项工作提供服务。 4、各处室主任：落实本处室兼职档案员，加强对处室 档案员考核，以确保处室的材料收集齐全、整理规范、按 时归档。 5、对网络人员工作进行年度考核，实行奖惩办法，鼓 励先进，促使档案纳入学校考核范围。 第二节 文书工作人员职责 1、必须严格执行国家行政机关公文处理办法 ，文 书处理必须做到准确、及时、安全。 2、负责公文的收发、公办、用印、立卷、归档，上级 来文和部门的文件材料必须分类登记，专柜保存。 3、严格执行保密制度，不得将文件随意乱放、折叠、 丢失或带回家，调借阅文件材料发须登记。 4、按公文写作的规定和要求，认真做好公务文书的拟 写、校对工作和发文登记。 5、参加校内召开的各类会议时，认真做好出席统计和 会议记录。 6、坚持平时立卷，按时完成每年的立卷归档任务。 7、认真做好文件清退工作。 第三节 档案工作人员职责 1、严格按照档案法集中统一管理本校各类档案， 为教育科研、教学等工作服务。 2、要忠于职守、刻苦钻研业务知识，严格执行档案工 作制度。 3、认真做好各类档案的接收、归档工作，把好案卷质 量关，对各处室归档的案卷，逐一审查、登记，对不符合 要求的坚决退回，及时改正。 4、凡设备开箱、基建项目竣工，档案人员必须到现场 收集有关资料。 5、做好督促、指导工作，定期召开档案网络人员会议， 进行业务指导。 6、定期核对清点档案，保持帐物相符。 7、定期检查档案库房，严格“八防”措施。维护档案 的完整与安全，如发现案卷污损应及时修补。 8、在每年 6 月底和 12 月底以前做好上一年度档案的 排列入库工作，编制案卷目录，并及时向上级机关报送 档案工作基本情况表 。 9、积极主动开展档案