信息时代背景下电力系统秘书工作的新挑战

信息时代背景下电力系统秘书工作的新信息时代背景下电力系统秘书工作的新 挑战挑战 一、电力系统秘书工作的特点 显然随着我国电力企业的发展和新经济形势下电力企 业的一些体制改革,电力系统秘书工作也迎来了更多新的挑 战,电力系统下的秘书除了具备一名秘书基本的职责之外还 有电力系统之下的工作特点。 (一)遇到事情需要当机立断处理 显然电力系统秘书工作比较繁琐,除了帮助部门经理做 一些周边工作之外,还有可能面对客户的投诉、要求合作等,这 个时候秘书很多问题需要拿出自己的处理方式。举例说有 一名很重要的客户打进电话来找经理,但是经理正在参加高 层会议,按照规定不能界定任何电话,但是如果这样表达后 企业将会损失几千万。这个时候显然不可以拒绝,而是要让 对方稍微等待片刻,然后悄悄地告诉总经理,依照他的吩咐 处理事情。电力系统秘书工作中经常会遇到这种现象,而且 一般能打进的电话都是企业的重点客户,所以秘书在平时就 应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。再有 一点就是电力系统秘书一定对上司的工作有所了解,即使遇 到经理不在的突然的情况,也能立刻判断出来应如何应付, 不至于措手不及。 (二)工作的内容变化快 显然电力系统秘书工作的内容应该是业内最复杂之一, 它的变化性很大。秘书工作的变化性一般很难处理,因为这 些变化有着环环相扣的特点。例如经理上午十点需要跟一 名重要客户谈话,但上午那位客户打电话过来说时间安排不 开下午才能跟经理谈合作,而本来定好在下午召开的会议需 要改到明天,然后明天的事情又只能再被推后,面对这种多 米诺骨效应,秘书又要重新与各方联系协商,及时调整上司 的工作日程,调整之后,又必须马上通知有关部门。 除了上述两个方面之外,电力系统秘书在工作中“一心 几用”的现象经常出现,面对工作繁杂多变,秘书常常必须 同时处理好几项工作,这样如果不够细心就容易造成“捡了 芝麻丢了玉米”现象的出现;另外一个就是电力系统秘书 “忙闲不一”的情况多,有些时候,各种工作一起来临将工 作压的无法呼吸,而遇到经理出差的情况,秘书的工作则会 变得轻松起来。 二、电力系统秘书工作与信息化的有效结合 显然电力系统具有自己行业的特殊性,所以电力行业对 IT 设备提出了高安全性、高可靠性、高稳定性的要求。虽 然各省市不同地区的电力系统与信息化想结合程度不同,但 是新形势下电力系统秘书工作需要做到与信息化的有效结 合。首先电力系统秘书除了需要熟练掌握教学秘书职责内 的事务以及具有较强责任感和爱岗敬业的精神之外,还要做 到到高效、即时、规范的管理才能够满足电力系统现代化、 信息化的需求,而要达到这种效果就要求教务秘书必须具备 较高的信息化能力,摒弃传统的工作方法、管理模式,树立 全新的信息化管理理念,吸取信息化管理的精髓,提高工作 效率,总结工作经验。对电力系统秘书信息化能力的要求包 括对学校档案的信息化管理以及实现日常办公的网络化和 自动化,利用计算机文档对企业的信息、工作的流程、调整 方案的归纳做到熟悉。 三、电力系统秘书信息工作如何应对信息时代的挑战 (一)参加信息化培训,提高工作效率 显然电力系统秘书工作在信息化形势下需要不断地提 高自己的信息化掌握水平,在对待公司业务相关的信息化问 题上,电力系统秘书必须掌握。所以在业余时间参加一些培 训和自己总结工作中的经验学习是必不可少的,只有懂得了 各种专业的信息化知识,才能在工作中提高自己的工作效率,而 且面对上司的提问不至于出现“一问三不知”的现象。再 有熟悉信息化的工作流程显然也是时代飞速发展背景下对 于电力系统秘书工作的一个新的要求。同时,要想提高工作 效率,还需要将工作引向程序化,秘书如果没有相当丰富的 实践经验,很难做好工作,在平时就要把一些日常工作程序 化,最好是制定一些部门内的规章制度。人难免会出错,尤 其是电力系统秘书工作千头万绪,出现差错的时候,就应当 采取措施补救。再有一点信息