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文档简介

公司档案管理部门制度公司档案管理部门制度 1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全 权负责。 2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须 要留存影本。如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经 办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留， 档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部 门归档并换回影本。 3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即 追查归入。 4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经 办部门补办。 5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即 退回经办部门。 点收文件后，应依下列方法收拾： 1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文 文件则以左方装订为原则。 2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订 则对准左上角理齐钉牢。 3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补， 裁切折叠，使其整齐划一。 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素， 按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别 之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干 小类。 档案分类应力求切合适用。倘因案件较多，前款三级 不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类” 。如案件不 多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。 同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多， 一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于 小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。 每一档夹封面内页应设“目次表” ，案件归档时依序编 号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 档号之表现方法如下 aabbccdee，aa 为经办部门 代号，bb 为大类号，cc 为小类号。d 为档卷卷次，ee 为档 案目次。 档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以 能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼 统含糊。 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字 表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。 档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号 表” ，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次 序依次排列，以便查阅。 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织 扩展或业务增繁时，随时增补之用。 档案分类各级名称及其代表数字
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