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办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 2 - 目 录 第 1 章 word 高级应用 1.1 正文排版-2 1.2 分节、目录-13 1.3 页眉和页脚、域-17 第 2 章 excel 高级应用 2.1 数组的使用-26 2.2 高级筛选-28 2.3 透视表与透视表的使用 -29 2.4 常用函数与应用示例 -33 2.5 二级考试实战示例与练习 -39 第 3 章 powerpoint 高级应用 3.1 设计模板-48 3.2 配色方案-49 3.3 母版-51 3.4 动画设置-52 3.5 幻灯片切换-54 3.6 放映设置-54 3.7 演示文稿的输出-55 考试大纲-58 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 2 - 第 1 章 word 高级应用 word 软件考核的重点内容为：正文排版（样式设置、项目符号与编号、文 档注释） ，分隔设置，生成目录（分节、交叉引用、索引和目录） ，分节处理， 添加页眉页脚（使用域、奇偶页处理） 。 本章围绕实例展开讲解，借助实例操作，掌握 word 高级应用的技巧。实例 由三个文件组成：dword.doc(排版文檔)、题目要求.doc(排版要求)、 dword-ans.pdf（排版后参考样本） 。为便于分解成三部分讲解。 1.1 正文排版 1.1.1 样式设置1.1.1 样式设置 高级 word 排版提倡的是用样式对全文中的格式进行规范管理。 应用样式可 以快速完成对文字、图、表、脚注、题注、尾注、目录、书签、页眉、页脚等 多种页面元素统一设置和调整。 样式是已命名的应用于文檔中的一组格式组合，每种样式都有惟一确定的 名称。 样式设置示例：样式设置示例： 1题目要求： （1）新建样式，样式名为： “样式”+准考证号后四位；其中： a.字体：中文字体为“楷体-gb2312” ，西文字体为“times new roman” ， 字号为“小四” ； b.段落：首行缩进 2 字符，-段前 0.5 行，段后 0.5 行，行距 1.5 倍； c.其余格式，默认设置。 注意：题中准考证号设为：091761126100123 （2）将（1）中样式应用到正文中无编号的文字。 注意：不包括章名、小节名、表文字、表和图的题注。 2操作步骤： 将光标置于第一段正文处设置如下： （1）新建样式。 步骤 1：选择菜单“格式”“样式和格式” （弹出任务窗格如图 1-1 所示） - 3 - 单击“新样式”按钮，弹出“新建样式”窗口； 步骤 2：在“新建样式”窗口中输入样式名称：样式 0123；然后单击“格 式”按钮弹出菜单，如图 1-2 所示，选中“字体”菜单项，在如图 1-3 所示“字 体” 窗口中设置：中文字体为“楷体-gb2312” ，西文字体为 “times new roman” ， 字号为“小四” ；按“确定”返回“新建样式”窗口。 图 1-1 样式和格式 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 4 - 图 1-2 新建样式 图 1-3 字体 步骤 3：在图 1-2“新建样式”窗口，选中“段落”菜单项，在“段落”窗 - 5 - 口中设置：首行缩进 2 字符，-段前 0.5 行，段后 0.5 行，行距 1.5 倍；按“确 定”返回“新建样式”窗口。 图 1-4 段落 步骤 4：其余格式不要改动，在图 1-2 选择“自动更新” ，按“确定”按钮 结束。 可以看到， 在图 1-1 右侧 “样式和格式” 任务窗格中增加一项 “样式 0123” 。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 6 - 图 1-5 样式 0123 （2）样式应用。 将光标依次置于各段正文中（注意：不包括章名、小节名、表文字、表和 图的题注） ，然后单击图 1-5 所示 “样式和格式”任务窗格中的“样式 0123” 。 就可快速设置所有正文段落格式。 也可以在格式工具栏 “样式”中选择“样式 0123” ；另外，第一段落设置 后，其余段落也可用常用工具栏的“格式刷”设置。 1.1.2 项目符号和编号1.1.2 项目符号和编号 为了使文档条理化，通常将文档划分为章、节、段落，在添加章、节、段 落标题时可以使用“项目符号和编号”来统一快速的添加序号和设置格式。 多级符号示例：多级符号示例： 1题目要求： （1）章名使用样式“标题 1” ，并居中；编号格式为：第 x 章，其中 x 为 自动排序。 （2）小节名使用样式“标题 2” ，左对齐；编号格式为：多级符号，x .y。 x 为章数字序号，y 为节数字序号（例：1.1） 。 - 7 - 2操作步骤： （1）设置章名、小节名使用的编号。 将光标置于第一章标题文字前； 步骤 1：选择菜单“格式”“项目符号和编号”“多级符号” ，弹出图 1-6 窗口，选择预设标题项，点击“自定义”按钮，弹出图 1-7 窗口。 图 1-6 项目符号和编号 图 1-7 设置章名编号 步骤 2：在图 1-7 窗口中，选择级别：1，编号格式：第 1 章（1 由编号样 式决定，在 1 前输入“第” ，在 1 后输入“章” ） ；标题 1 编号设置完毕。 步骤 3：在图 1-8 窗口中，选择级别：2，编号格式：1.1，按“确定”按 选 择 预 设 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 8 - 钮.多级编号中的标题 2 编号设置完毕。 图 1-8 设置小节名编号 （2）设置各章标题格式。使用格式工具栏设置： 首先选中各章标题（ctrl+单击各章标题） ；在格式工具栏“样式”中选择 “第 1 章 标题 1” ，再单击“居中”按钮，各章标题设置完毕。 注意：别忘记删除各章标题中的原有编号“第二章、第三章” 。 （3）设置各小节标题格式。使用格式工具栏设置： 首先选中各小节标题（ctrl+单击各小节标题） ；在格式工具栏“样式”中 选择“1.1 标题 1” ，多次单击“编号”按钮，直到设置成所需格式，各小节标 题设置完毕。 同样也可以使用菜单或格式刷完成，方法自己探索。 自动编号示例：自动编号示例： 1题目要求： （1）对出现“1.” 、 “2.”处，进行自动编号，编号格式不变； （2）对出现“1)” 、 “2)”处，进行自动编号，编号格式不变。 2操作步骤： （1）对“1.” 、 “2.”处，进行自动编号格式设置。 逐次选中或置于“1.” 、 “2.”处（若连续可同时选中） ，按下格式工具栏 中的“编号”按钮即可；或选择菜单“格式”“项目符号和编号”“编号” ， 选中列表编号“1.” 、 “2.”，按“确定”按钮。 - 9 - （2）对“1)” 、 “2)”处，进行自动编号格式设置。方法同上，不再重复。 1.1.3 脚注和尾注1.1.3 脚注和尾注 在文章中通常要对某些名词术语在页下边或章节后加解释文字，这就是脚 注和尾注；脚注通常位于每页底部，如作者简介、名词和术语解释；尾注通常 位于文档的结尾，如参考文献。脚注和尾注由两个关联部分构成：注释引用标 记、对应的注释文字。这里重点介绍脚注，尾注与脚注方法相似，同学们可以 自行练习。 脚注示例：脚注示例： 1题目要求： 对为正文文字（不包括标题）中首次出现“乒乓球”的地方插入脚注，添 加文字“乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动” 。 2操作步骤： （1）查找首次出现“乒乓球”的地方。 将光标置于文档开始处，使用菜单“编辑”“查找” （如图 1-9 所示） 在“查找内容”中输入：乒乓球单击“查找下一处”按钮，在正文中首次找 到“乒乓球”时按下“取消”按钮。 图 1-9 查找和替换 （2）插入“乒乓球”脚注。 将光标置于找到的“乒乓球”文字后，使用菜单“插入”“引用”“脚 注和尾注” （如图 1-10 所示）选择脚注位置： “页面底端” ，编号格式： “1，2， 3”按下“插入”按钮，光标自动跳转到插入脚注文本的当前页面底部，输 入注释文字： “乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动。 ” 。 注意：插入脚注的文字“乒乓球 1 ” 后自动添加上标符号，本页底部有相 1 乒乓球起源于宫廷游戏，并发展成全民运动。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 10 - 应的注释文字。可参考看本页底部。 插入尾注方法与脚注相同，不在重复。脚注和尾注标记位置可以复制、移 动、删除。 图 1-10 脚注和尾注 1.1.4 题注1.1.4 题注 题注通常是对文章中表格、图片或图形、公式或方程等对象的下方或上方 添加的带编号的注释说明。 图题注示例：图题注示例： 1题目要求： （1）对正文中的图添加题注“图” ，位于图下方，居中。 a.编号为“章序号”-“图在章中的序号” ， （例如第 1 章中的第 2 幅图，题 注编号为 1-2 ） ； b.图的说明使用图下一行的文字，格式同标号； c.图居中。 2操作步骤： 前提：必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编 号。 - 11 - 准备：将光标置于图的下方文字前。 （1）使用菜单“插入”“引用”“题注” （如图 1-11 所示）修改标 签为：图确定。 如果希望输入图片时自动生成题注编号，则在按下“确定”按钮前先单击 “自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴图片时，都会在图下方自动生成 图题注编号，然后自己在输入图的注释文字就行了。 图 1-11 图题注 （2）同时选中图及题注，单击格式工具栏设置“居中”对齐。 表题注示例：表题注示例： 1题目要求： （2）对正文中的表添加题注“表” ，位于表上方，居中。 a.编号为“章序号”-“表在章中的序号” ， （例如第 1 章中第 1 张表，题注 编号为 1-1） ； b.表的说明使用表上一行的文字，格式同标号； c.表居中。 2操作步骤： 前提：必须将标题中的章节符号转变成自动编号，否则不能生成题注的编 号。 准备：将光标置于表的上方文字前。 （1）使用菜单“插入”“引用”“题注” （如图 1-12 所示）修改标 签为：表确定。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 12 - 图 1-12 题注 如果希望插入表格时自动生成题注编号，则在按下“确定”按钮前先单击 “自动插入题注”按钮，这样每次插入或粘贴表格时，都会在图下方自动生成 表格题注编号，然后自己在输入表格的注释文字就行了。 （2）分别选中题注及表格（单击表格的“全选”光标） ，用格式工具栏设 置“居中”对齐。 1.1.5 交叉引用1.1.5 交叉引用 交叉引用是将编号项、标题、脚注、尾注、题注、书签等项目与其相关正 文或说明内容建立的对应关系，既方便阅读，又为编辑操作提供了自动更新手 段。创建交叉引用前要先对项目作标记，然后将项目与交叉引用连接起来。这 里以题注的交叉引用为例介绍。 图题注的交叉引用示例：图题注的交叉引用示例： 1题目要求： （1）对正文中所有出现“如下图所示”的“下图” ，使用交叉引用，改为 “如图 x-y 所示” ，其中“x-y”为图题注的编号。 2操作步骤： 前提：必须对该图用添加题注的方法生成图的题注编号。 准备：查找或移动到文檔中第一处“如下图所示” ，并选中“下图”两字。 （1）使用菜单“插入”“引用”“交叉引用” （如图 1-13 所示） （2）在图 1-13 窗口中，修改“引用类型”为：图， “引用内容”为：只有 标签和编号， “引用哪一个题注”选择：图 1-1 国际乒联总部图（要连接的图 题注） ， 单击 “插入” 按钮， 原来文字 “如下图所示” 自动变成 “如图 1-1 所示” ， - 13 - 即完成第一处插入； （3）移动光标到下一处“如下图所示” ，并选中“下图”两字。重复（2） 中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出 图 1-13 图的交叉引用 表题注的交叉引用示例：表题注的交叉引用示例： 1题目要求： （2）对正文中出现“如下表所示”的“下表” ，使用交叉引用，改为“如 表 x-y 所示” ，其中“x-y”为表题注的编号。 2操作步骤： 前提：必须对该表用添加题注的方法生成表的题注编号。 准备：查找或移动到文檔中第一处“如下表所示” ，并选中“下表”两字。 （1）使用菜单“插入”“引用”“交叉引用” （如图 1-14 所示） （2）在图 1-14 窗口中，修改“引用类型”为：表， “引用内容”为：只有 标签和编号， “引用哪一个题注”选择：表 2-1 24-29 届冠军获得者表（要连接 的表题注） ，单击“插入”按钮后，原来文字“如下表所示”自动变成“如表 2-1 所示” ，即完成第一处插入； （3）移动光标到下一处“如下表所示” ，并选中“下表”两字。重复（2） 中操作，直到全部插入完毕，最后按下“关闭”退出。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 14 - 图 1-15 分隔符 图 1-14 表的交叉引用 注意：当题注的交叉引用发生变化后，不会自动调整，需要用户自己要求 “更新域” （ “域”在后面的章节加以介绍） 。 “域”的更新方法如下： 鼠标指向该“域”右击，在快捷菜单中选择“更新域”命令，即可更新域 中的自动编号；若有多处，可以全选（ctrl+a）后再更新；更新域也可以使用 快捷键。 1.2 分节、目录 1.2.1 分节1.2.1 分节 “节”是文檔版面设计的最小有效单位，可以以节为单位设置页边距、纸 型和方向、页眉和页脚、页码、脚注和尾注等 多种格式类型。 word 将新建整篇文檔默认为一节， 划分为 多节主要是通过插入分节符实现。插入分节操 作可使用菜单： “插入” “分隔符” ， 如图 1-15 所示，然后选择“分节符类型” ，按“确定”按 钮完成。设置后在普通视图方式下可以用删除 字符的方法删除分节符。 分节符类型共有四种如下表所示。 - 15 - 表格 1 分节符类型 分节符类 分节符类 型 型 功能 功能 普通视图方式显示普通视图方式显示 下一页 新节从下一页开始。 连续 新节从同一页开始。 偶数页 新节从下一个偶数页开始。 奇数页 新节从下一个奇数页开始。 分节设置示例：分节设置示例： 1题目要求： 对正文做分节处理，每章为单独一节，每节总是从奇数页开始。 2操作步骤： 注意：光标置在“第 2 章”文字后，使用菜单： “插入”“分隔符”“分 节符类型” ：奇数页“确定” 。重复上述步骤，直到每章都分节完毕为止。 1.2.2 目录1.2.2 目录 目录是通常位于文章之前，由文檔中的各级标题及页码构成。可以手工创 建和自动创建，当文檔做过修改其标题和页码就会发生变化，手工创建的目录 修改起来很麻烦，使用自动创建方式，使用更新域的方式就可自动修改目录。 word 目录分为文档目录、图目录、表格目录类型。通过下面实例介绍三种 目录的自动创建方法。 目录设置示例：目录设置示例： 1题目要求： 在正文前按序插入节，使用“引用”中的目录功能，生成如下内容： （1）第 1 节：目录。其中： a.“目录”使用样式“标题 1” ，并居中； b.“目录”下为目录项。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 16 - （2）第 2 节：图索引。其中： a.“图索引”使用样式“标题 1” ，并居中； b.“图索引”下为图索引项。 （3）第 3 节：表索引。其中： a.“表索引”使用样式“标题 1” ，并居中； b.“表索引”下为表索引项。 2操作步骤： （1）在文檔最前面插入三节。 光标置在“第 1 章”文字前，使用菜单： “插入”“分隔符” （如图 1-15 所示）分节符类型：下一页“确定” 。 再重复上述操作，再插入一个“下一页” 、一个“奇数页”分节符。 （2）完成题目要求中（1）（3）中的 a 要求。 步骤 1：在第一个分节符（下一页）前输入文字：目录，按两次“回车” 键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 步骤 2：在第二个分节符（下一页）前输入文字：图索引，按两次“回车” 键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 步骤 3：在第三个分节符（奇数页）前输入文字：表索引，按两次“回车” 键；在格式工具栏中，单击“编号”按钮，取消目录前的自动编号。 （3）创建文档目录，即题目要求中（1）中的 b 要求。 光标置于第一个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单： “插入”“引 用”“索引和目录” （如图 1-15 所示）“目录”“确定” 。 图 1-15 中“显示级别”根据实际需要设定，本题目不作改动。 （4）创建图目录，即题目要求中（2）中的 b 要求。 光标置于第二个分节符（下一页）的回车符前，使用菜单： “插入”“引 用”“索引和目录”“图表目录” （如图 1-16 所示）“题注标签”选择： 图，选中“包括标签和编号”“确定” 。 - 17 - 图 1-15 创建文文件目录 图 1-16 创建图目录 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 18 - （5）创建图目录，即题目要求中（3）中的 b 要求。 光标置于第三个分节符（奇数页）的回车符前，使用菜单： “插入”“引 用”“索引和目录”“图表目录” （如图 1-17 所示）“题注标签”选择： 表，选中“包括标签和编号”“确定” 。 图 1-17 创建表目录 从创建的三种目录可以看出，自动生成的目录都带有灰色的域底纹，都是 域。当标题和页号发生变化，与题注和交叉引用一样目录可以用更新域的方式 更新。即在生成的目录区或选中目录区右击，在快捷菜单中选择“更新域”命 令，在“更新目录”对话框中选择“只更新页码”或“更新整个目录” ，按“确 定”按钮就可以完成目录的修改。 1.3 页眉和页脚、域 在文档每页上方会有章节标题或页码等，这就是页眉；在每页的下方会有 日期、页码、作者姓名等，这就是页脚。在同一文档的不同节中可以设置不同 的页眉和页脚、奇偶页页眉和页脚、不同章节中的不同页码形式等。 在页眉和页脚区域中可以输入文字、日期、时间、页码或图形等，也可以 手工插入“域” ，实现页眉页脚的自动化编辑，例如在文档的页眉右侧自动显示 - 19 - 每章节名称等。 创建页眉页脚可使用菜单： “视图”“页眉和页脚” ，弹出“页眉和页脚” 工具栏，借助此工具栏，实现页眉、页脚间的切换，以及其他功能。 1.3.1 创建页脚 1.3.1 创建页脚 页脚设置示例：页脚设置示例： 1题目要求： 添加页脚。使用域，在页脚中插入页码，居中显示。其中： （1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii”格式，页码连续； （2）正文中的节，页码采用“1，2，3”格式，页码连续，并且每节总 是从奇数页开始。 （3）更新目录、图索引和表索引。 2操作步骤： （1）正文前的节，页码采用“i，ii，iii”格式，页码连续； 光标置于第 1 节中， 使用菜单： “插入” “页码” （如图 1-18 所示） “对 齐方式”选择： “居中” ，单击“格式”按钮，弹出图 1-19 所示窗口“数字格 式”选择： “i，ii，iii” “页码编排”选择： “续前节”“确定”“确定” 。 光标分别置于第 2 节、第 3 节中，重复上述步骤，直到正文前各节设置完 毕为止。 图 1-18“页码”对话框 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 20 - 图 1-19“页码格式”对话框 （2）正文中的节，页码采用“1，2，3”格式，页码连续，并且每节总 是从奇数页开始。 步骤 1：光标置于第 1 章首页（即第四节）中，使用菜单： “插入”“页 码” （如图 1-18 所示）“对齐方式”选择： “居中” ，单击“格式”按钮，弹 出图 1-20 所示窗口“数字格式”选择： “1，2，3”“起始页码”选择： “1”“确定”“确定” 。 图 1-20“页码格式”对话框 （3）更新目录、图索引和表索引。 拖动选中“目录” 、 “图索引”和“表索引”各节，右击使用快捷菜单，选 择“更新域”命令，弹出“更新目录” （如图 1-21 所示）对话框， 、弹出“更新 图表目录” （如图 1-22 所示）对话框选择 “只更新页码”“确定” 。 - 21 - 图 1-21“更新目录”对话框 图 1-24“更新图表目录”对话框 1.3.2 创建页眉 1.3.2 创建页眉 页眉设置示例：页眉设置示例： 1题目要求： 添加正文的页眉。使用域，按以下要求添加内容，居中显示。其中： （1）对于奇数页，页眉中的文字为“章序号”+“章名” ， （2）对于偶数页，页眉中的文字为“节序号”+“节名” 。 2操作步骤： （1）页面设置。 光标置于第 1 章所在节中；使用菜单： “文件”“页面设置”“版式” （如图 1-21 所示）“节的起始位置”选择： “奇数页” ， “页眉和页脚”选择： “奇偶页不同” ， “应用于”选择： “本节”“确定” 。重复上述步骤，直到每 章都分节完毕为止。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 22 - 图 1-21“页面设置”对话框 （2）创建奇数页页眉。 步骤 1：使用菜单： “视图”“页眉和页脚” ，光标将自动置于奇数页页眉处 如图 1-22 所示，并且自动弹出“页眉和页脚”工具栏，单击“链接前一个”按 钮，使得页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的奇数页页眉不影响前面 各节的奇数页页眉设置。 步骤 2：光标将置于奇数页页眉处，使用菜单： “插入”“域”“类别” 选择：链接和引用， “域名”选择：styleref， “域属性”选择：标题 1， “域选 项”选择：插入段落编号，如图 1-23 所示； - 23 - 图 1-22 创建奇数页页眉 图 1-23 插入奇数页页眉中的“章序号” 步骤 3：使用菜单： “插入”“域”“类别”选择：链接和引用， “域 名”选择：styleref， “域属性”选择：标题 1，如图 1-24 所示； 链 接 前 一 与上节相同 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 24 - 图 1-24 插入奇数页页眉中的“章名” 插入奇数页页眉结果，如图 1-25 所示。 显 示 下 一 - 25 - 图 1-25 插入奇数页页眉 （2）创建偶数页页眉。 步骤 1：奇数页页眉创建后，在图 1-25 窗口中，单击“页眉和页脚”工具 栏中的“显示下一项”按钮，光标将自动跳转到偶数页（下一页）页眉处，如 图 1-26 所示；然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接前一个”按钮，使得 页眉处“与上一节相同”取消，使本节设置的偶数页页眉不影响前面各节的偶 数页页眉设置。 图 1-26 创建偶数页页眉 步骤 2：使用菜单： “插入”“域”“类别”选择：链接和引用， “域 名”选择：styleref， “域属性”选择：标题 2， “域选项”选择：插入段落编 号，如图 1-27 所示； 链接前一 与上节相同 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 26 - 图 1-27 插入偶数页页眉中的“节序号” 步骤 3：使用菜单： “插入”“域”“类别”选择：链接和引用， “域 名”选择：styleref， “域属性”选择：标题 2，如图 1-28 所示； 图 1-28 插入偶数页页眉中的“节名” - 27 - 插入结果如图 1-29 所示，单击“页眉和页脚”工具栏中的“关闭”按钮， 完成设置。 图 1-29 插入的偶数页页眉 设置完毕要预览文档，参考.pdf 效果文件，从开始到结尾检查所有设置是 否正确。 办 公 软 件 高 级 应 用 （ 计 算 机 二 级 辅 导 资 料 ） - 28 - 图 1-30 “文档结构图”窗口方式 修改文档时为了快速浏览，可把