《时间管理》—娄萌ppt课件

主讲老师：娄 萌 时间管理 可以支配的时间就是财富本身。 马马克思 富兰兰克林 要充分利用时间，每一事务都要安排时间。 时间就是金钱。 名人关于时间的格言 彼得 德鲁鲁克 不能管理时间的人，就不能管理一切。 时间是最高贵而有限的资源。 课程结构 1、时间管理意义 2、时间管理步骤 3、时间管理工具 4、浪费时间的解决方法 5、突破格局:抓住第五代 时间管理核心 时间管理意义 时间的意义 2.时间对您 意味着什么 1.您有足够 的时间吗 3.您如何 对待时间 4.您还有 多少时间 时间圈 假如每一个人60岁退休，把这60岁减去你现 在的年龄，计算一下，你还剩下多少小时。 岁 X220工作日X8小时 60 岁 现在年龄 退休年龄 时=至退休前的工作时间小时 X220工作日X3小时= X145工作日X12小时= 小时 小时 至退休前的工作时间 你的时间资产小时 _ 1、时间利用分析 2、时间损失分析 3、耗时因子分析 时间盘点 时间消耗 的测量 时间损失的 错误根源 不必要损耗 时间的原因时间管理方法 清 单 活 动 时间价值分析 干扰打断 时间盘点的步骤 时间管理的致命禁忌 A.迷惑：目标是什么？ B.犹豫不决：我们该做什么？ C.精力分散：精神和体力超负荷？ D.消极拖延：可以等明天？ E.完美主义 F.逃避 G.打扰 认识时间管理 事件 时间管理中最根本的要素 效率 把事情做对 Do the things rightDo the things right 效果 做对的事情 Do the right Do the right thingsthings 效能 把对的事情做对 Do the right Do the right things rightthings right 时间管理的实质 事件的管理与控制 时间管理的发展 第一代备忘录型 第二代事先规划安排行程 第三代规划、制定优先 顺序，操之在我 第四代强调一切以自然法则为 中心的罗盘理论 5 5. .时间本质时间本质 时间管理的实质是事件的选择与管理 3 3. .拒绝浪费拒绝浪费 浪费的时间远比有效利用的时间多 4 4. .无形资产无形资产 理解时间的价值所在它是一种无形的资产 6 6. .效率优先效率优先 时间管理是效率、效果、效能的结合 1. 1.时间重要时间重要 认识时间管理的重要性 2 2. .事件重要事件重要 时间无法管理,事情/任务才是管理的对象 时间管理意义 时间管理步骤 时间管理的七步骤 核心步骤 了解方式状况 第一步 认真贯彻执行 第五步 持之以恒坚持 第六步 逐步调整改善 第七步 列出清单排序 第三步 制定时间计划 第四步 第二步 明确职责目标 第二步 注意：记录、汇总、统计并分析你的时间使用情况 (记录表格) 1、你的时间实际使用情况与期望相符吗？ 2、你的时间使用情况与关键责任相符吗？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？ 4、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？ 5、我做的哪些事对我的目标很重要？ 6、我如何浪费我的时间？我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？别人如何浪费我的时间？ 7、我可以采取哪些措施防止浪费时间的现象？ 步骤1：了解 每周时间的分配 了解你每周的了解你每周的 时间安排时间安排 公务活动 开会、打电话、阅读文件、整理邮件、帮助下属、拜访客 户、向上级汇报、公务出差 个人活动 整理仪容、睡觉、逛街 家庭活动 做饭、洗衣、打扫房屋、看孩子、家庭外出、家 庭沟通、家庭聚会 休闲活动 听音乐、看电视、休闲阅读、个人爱好、运动、旅游、 社交 有效的管理者知道，如果要管理自己的时间，首先应该了解自己 的时间实际耗用在什么地方。 彼得 德鲁克 没有目标：社会底层、抱怨不公 短期清晰目标：中上层，专业人士 目标模糊：中上层，生活较稳定 25年以后目标比例 步骤2：明确 今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目标的结果！ 长远目标：顶尖人物 27 60 10 3 没有 目标 目标 模糊 短期清 晰目标 长远 目标 一年3000页 每季750页 我们的目标 每月250页 每日9页 总目标：今年要读10本书，每本300页。 目标管理使未来变得可预期、可预见 减少，有效授权权 缩小，尽量避免 避免，尽量少做 扩扩大，多投时间时间 时间时间与工作 管理矩阵阵 干扰电话干扰电话 某些会议、信件、会议某些会议、信件、会议 你喜欢的事情你喜欢的事情 危机 忙于收拾残局 有限期的任务 浪浪费时间费时间费时间费时间 的的闲闲闲闲聊聊 无关无关紧紧紧紧要的信件要的信件 看太多的看太多的电视电视电视电视 准准备备备备工作工作 计计计计划，划，预预预预防防 建立关系建立关系 培培训训训训，授，授权权权权，创创创创新新 重要不紧急 不重要紧急不重要不紧急 重要紧急 步骤3：排序 价值观价值观 列出事件清单并排序 花更多时间在第二象 限。 学会将一象限内容移 入二象限 预防一象限，以减弱 紧急程度。 确认和消除不能实现 目标的活动 怎样排序？ 根据工作的重要和紧急程 度来处理 主动性任务 帮你实现工作目标 应对性任务 不太重要却不可缺少 排序技巧 步骤4：制定 1、计算事件时间 长度; 2、保证为重要工 作预留整块时间; 3、适当预留弹性 时间； 4、根据优先原则 和效率曲线安排 工作。 1、不把所有时 间列入计划; 2、只把工作的 60%列入计划; 3、40%视为弹性 时间 ，用于意 外和个人活动; 4、充分利用零 碎时间。 制定时间 计划表 如实记录 并总结 步骤5：执行 时间的浪费，是指对实现目标毫无奉献于贡献的时间消耗。人们 一般会列举外在因素，而事实上时间浪费最大的敌人是自己。 缺少计划 事必躬亲 经常救火 拖延 主次不分 电话 不速之客 无效会议 他人请托 外出或出差 外生陷阱 内生误区 昨天是一张已被注销的支票; 明天是一张尚未到期的本票； 今天则是随时可运用的现金。请善用它! 步骤6：坚持 步骤7：调整 实施、评估、调整并持续改善 将时间表放 于桌前 阶段自我评 估与改善 每日复核 当日做好明 日书面行程 不追求完美 迅速处理突发事件 ，并回归主题 预留时间 别全填满 尽可能地授权 留出处理意外 事件的时段 尽可能消除或 减少干扰因素 高效率利用 精力高峰期 逐日调整如何控制时间的使用 3 每日、每周规划 时间使用计划 2 去除不必要和 不合适的活动 1 明确责任、确立 优先级和目标 效率效果 罗盘时钟 人事 目标计划 2080 排序罗列集中分散 计划行动 时间管理的八大原则 时间时间与工 作管理的 八项项原则则 时间管理工具 最适状态 效率 方式 效益 时间管理之道 生物节律识别 n生物节律 n体力周期23天 n情绪周期28天 n智力周期33天 4D原则 n(Drop it or Delete it )-是否有必要 n(Delay it )-为什么是现在 n(Delegate it )-为什么是我？ n(Do it )-亲自做 阿尔卑斯山方法 （A）列出任务第二天想要完成和必须完成 （L）估计工作需要的时间 （P）60：40规划预留机动时间经意外事情 （E）决定优先、删减和授权 （N）事后检查将未完成的任务转移 帕雷托时间管理原则（80/20） 得到20的效果 得到80的效果 产出造成 消耗80的时间 消耗20的时间 投入 帕雷托时间管理原则（80/20） ABC法则 最重要：自己做 假如今天只做一件事， 它是什么？ 假如今天只做三件事， 那又是什么？ 比较重要：压缩做 不重要：授权（ 别人做） B(20%) C(65%) A(15%) 最大价值 没有机会 别人不能替代 建立时间日志表格(表格模板) 时间日志 建立时间日志表(表格模板) 记录时间 管理时间 每年每季 每周每日 按时准时 明确任务 事业+财富+家庭+ 学习+人际+健康 日清日新 预先 规划 六大 领域 每周 总结 每日 管理 任务 清单 检查 追踪 以周为平衡，每 周总结规划生活 习惯管理 我们先养成 造就我们 习惯, 习惯再让 浪费时间的解决方法 浪 费 时 间 的 原 因 害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣 解 决 方 法 阻绝干扰 集合电话 电话干扰的原因及解决方法 不速之客的原因及解决方法 （1） 延后处理 （2） 把访客转交给别人 （3） 另外安排时间 （4）学会过滤 （5）不要让别人找到你 社交闲谈的原因及解决方法 （1） 过滤访客与电话 （2） 衡量办公地点是否恰当 （3） 设置一些暗示社交时间的 结束技巧 进度失控的原因及解决方法 进度失控造成的 浪费时间就是不明 白事情的重要性， 不知道控制的进度 工具，认为完善的 计划会自行达成目 标，没有加强控制 及提出适当的进度 报告。 解决的方法就是拟 定计划。什么时候完成 什么事情，由谁来执行 ，完成以后谁汇报等程 序，拟定详细的计划。 会议耽误的原因及解决方法 v会议没有适当的准备，或者没有会议 目的 v会议没有议程 v开会找错人参加，或者是参加的人太 多或太少，或者是关键的人没有到会 v开会没有计划 v会议过多或会议时间过长 v不能准时开会，或者不能准时散会 v开会时有外来干扰 v讨论脱离议程的内容浪费时间 v会议没有结论，甚至会而无议，议而 未决 v没有追踪对会议的执行情况 1、会议要有目的，没有目的就不开会 2、召开会议首先安排会议的议程 3、对找错人参加，参加的人数太多，太少的 解 决方法 4、 安排适当的计划 5、会议的时间和次数要适当 6、务必准时开会与散会 7、应付干扰、提高效率的办法就是制定规则 8、对于脱离讨论议题的解决方法 9、会要有议，议要有决，决要有行 10、追踪会议决议的执行 搁置的原因及解决方法 v不明白问题所在 v没有目标，优先的次序、完成 的期限不明确 v没有自我奖励 v遇到急事立刻反应 v桌上一片混乱，没有条理 v缺乏完成工作的决心，缺乏目 标， 懒惰成性 v没法把事情分派出去，授权不 当 v接受干扰 v变更优先程序 v不完全，或者不可靠的资料妨 碍了工作的完成 1、 应明白问题所在 2、 对于没有目标、先后次序、完成期限 的解 决方法 3、 自我奖励 4、 遇到急事不立刻反应 5、 对于桌上一片混乱，没有条理的解决 方法 6、对于缺乏完成工作的决心，缺乏目标， 懒惰 成性的解决方法 7、 学会授权 8、排除干扰 9、保持优先程序 10、对于不完全和不可靠的资源妨碍工作 的完成的解决方法 危机应付的原因及解决方法 v不明白事情的重要性 v没有预期会发生问题 v反映过度把问题当危机看 v忙着救火 v做事拖延 v工作时间预算的不切实际 v机械故障，人为错误 v部属不愿透露坏消息 v因重要人物提出要求而引起 的过度反应 v 进度失控 1、 解决方法是记录危机工作日志，分析危机 的来源、原因、重要性以及可控制的因素 2、把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性 分门别类，然后提出可能的防范的措施，或在不 可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。 3、反应不要过度 4、事前预防 5、做事不拖延 6、工作时间预算的要切实际 7、减少机械故障、人为的错误 8、部属要透露坏消息 9、因重要人物提出要求而不要引起过度的反应 10、进度的失控要防范 事必躬亲的原因及解决方法 1、管理人员的上级引导 v学会让他独当一面 v不断地教他要接纳错误，从错误中学习 v引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制 2、管理人员自身应注意 v 学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容 v 把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度 v 如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习完成一部分，再完成另一部 分，先把这个阶段的事情完成，再把下一具阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任 务或事情 突破格局：抓住第五代时间管理核心 人生的领域 心 心灵净化 理财规划 休闲艺术 家庭和谐 身体健康 事业工作 心智成长 人际关系 我们经常陷入哪些困境 1、讲道理都懂，但没有精神动力 2、一时干劲有，长久坚持难 3、犹豫不决，害怕失败 4、梦想的巨人，现实的侏儒 动力与阻力论 1、一个人有成就的人一定是动力大于阻力的人。 2、一个没有什么成就的人要么是动力不够或者是 阻力太大。 爱：爱：是一切问题的根源是一切问题的根源 1、心核以德为先，背负责任 2、心幔积极心态，在黑暗中发现星星 3、心壳外圆内方，外化而内不化 思路决定出路，格局决定结局 1、人生的三大追求：治心以广大二字为要，做事以 格局二字为重，人生以疆域二字为终 2、三维定格局：眼界的长度决定内心坚守的力量； 胸怀的宽度决定事业的规模；思想的高度决定未 来发展的速度。 突破格局：抓住第五代时间管理核心 v生命思维七成面（环境、行为、能力、信念/规 则、价值观、身份/角色、生命目的）山不过来 ，