《管理文秘教程》课件ppt：第05讲 文秘的时间管理

第五讲 行政文秘的时间管理 课程程序 一分析时间 二诊断工作环境，提高工作效率 三跨越时间管理陷阱 四. 优秀秘书的时间管理能力 五. 案例：华为的时间管理 一. 分析时间 n每天留出时间进行回顾，调整优先次序 ，舍弃无效的工作 n分解困难的任务，逐个击破 n在上班的路上大致计划一下当天的工作 n将工作日以30分钟进行分割 n及时更新工作日志记忆往往是不可靠 的。 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素： n声音干扰 n职能干扰 n空间干扰 n设备干扰 讨论： n如何排除办公室4大效率毒素？ 办公室“排毒4味丸” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 小办公室排毒案例 n办公室面积：14平方米 n办公室人员： n主管1人 n秘书1人 n下属3人 n办公设备： n文件柜、公用电脑、5张办公桌等 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求： n主管：多项（个人任务、给秘书安排任 务、接待访客） n秘书：两项（个人任务、接受主管安排 的） n下属：单项（个人任务） 小办公室排毒案例（续） n主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的 接待空间，以保证不会给下属造成干扰 n秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通 不会影响其他同事 n下属：不受干扰的个人办公空间 办公室排毒DIY n自我检测问题： n我的办公桌为什么要放在这个位置？ n我的工作空间和公共通道是否过近？ n我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高 ？ n我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？ n提出办公室改善建议。 二. 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”拖延 文件满桌病 喋喋不休的“电话粥” 源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪 里是哪里 n没时间做计划 n工作是程序化，规律化，根本没必要做 计划 n计划常常被打断 n不喜欢被计划束缚 n“船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3“反正时间还早”拖延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作 安排过多的时间，如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项活动，你会放慢你 的节奏以使用掉所有分配的时间。 4文件满桌病 n安全感 n犹豫的个性 n半途而废的工作习惯 n个人的喜好 5喋喋不休的“电话粥” n不分优先顺序打电话 n没有充分准备就打重要电话 n电话的谈话离题 n与喜欢的人打电话，容易失去对时间的 控制 6源源不断的信息 n纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报 纸、杂志、期刊、报告 n电子的形式：电子邮件、互联网 n声音的形式：面谈、电视、广播、电话 三. 如何跨越时间陷阱 要事第一 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的“5 S”运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息 1. 要事第一 n“大石头”理论 nABC法则 n并行工作法 2. 以终为始 n是必须要做的吗？ n不完成会怎样？ n是自己想要的吗？ n和目标直接相关吗？ n回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你还 要考虑长点时间 3.显示慎重 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 3. 学会说“NO！” 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4办公桌上的“5 S”运动 n整理 整顿 清扫 清洁 修养 n整理废纸篓的作用 n文件存档系统 n“各就各位”的摆置 n集中精力做一件事 n不要总是重复处理同一文件 n不要为了表面的整洁而塞入一处 n下班前的清理 5有效、恰当地利用电话 n选择打电话的时间 n按照优先顺序打电话 n清楚每个电话要讨论的要点 n对于自己花在每个电话的时间，做 到心中有数 6 筛选信息 n迅速处理 n妥善存放 n没有保存价值的资料就销毁 四. 优秀秘书的时间管理能力 n1.4种管理时间的态度 n2.秘书时间管理的衡量标准 n3.有计划、有组织地进行工作 n4.分清工作的轻重缓急 n5.与别人的时间取得协作 n1.4种管理时间的态度 n吉姆罗恩：游荡者、朝九晚五者、工 作狂、开时的时间 管理者 n2.秘书时间管理的衡量标准 n（1）秘书是否了解自己在公司里所承 担的全部责任和活动范围。 n（2）能否使领导在接连三四个星期都 不到办公室去的情况下，仍确信在这段 时间内组织内的公事和领导的私事都能 获得尽责而迅速的处理。 n（3）是否帮领导安排时间、协调约会 事宜和工作程序，以及应付限期的要求 ，而全然没有滋扰领导。 n（4）秘书本人是不是一个富于条理的 人。 n（5）是否无需领导提醒，即能自觉地 处理并追踪业务。 n（6）是否主动处理困难的事。 n（7）是否有效率地传递文件。 n（8）能否催促领导及早处理摆在手上 的文件，以及催促其他同事及早处理所 等待的文件。 n（9）是否完成每天的工作而不理会所 占用的时间，必要时是否愿意在晚间或 周末工作。 n（10）必要时，能否像管理者那样将工 作分摊出去。 n（11）能否代领导牢记重要日期、顾客 重要日期。 n3.有计划、有组织地进行工作 n（1）拟定工作计划 n（2）管理时间的计划表 n年工作计划、季工作计划、月工作计划 、周工作计划、待办单。 四.分清工作轻重缓急 危机 紧紧急的问题问题 有限期的任务务、会议议 准备备事项项 准备备事项项 预预防工作 价值观值观 的澄清 计计划 关系的建立 真正的休闲闲充电电 授能自主管理 干扰扰，一些电话电话 一些信件、报报告 许许多紧紧急事件 许许多凑热闹热闹 的活动动 细琐细琐 、忙碌的工作 一些电话电话 浪费时间费时间 的事 “逃避性”活动动 无关紧紧要的信件 看太多的电视电视 紧急不紧急 重要不重要 时间管理矩阵图 n5.与别人的时间取得协作 n（1）制定规则，遵守纪律 n（2）留出部分时间 n（3）为领导提供管理时间的服务 案例：滑铁卢大战 n拿破仑失败的原因。 n格鲁希元帅 五、时间管理的定律 n金律一:要和你的价值观相吻合 n金律二:设立明确的目标 n金律三:挑选最不想做事先做 n金律四:遵循20比80定律. n金律六:严格规定完成期限 （巴金森 法则(Parkinsons Law)：你有多少时 间完成工作,工作就会自动变成需要那 么多时间） 时间管理的工具 1月历 2 行事历与甘特表 3 效率手册 4 商务通与订房卡 5 闹钟 6. 其它工具 你的计划 确立目标 探寻达成目标之各种途径 转化为每周或每日之工作事 编排每周或每日的行事次序并执行之 定期检讨 五、华为时间管理 n“华为”时间管理培训的第一部份，就是让员 工们清楚了解时间管理的2大误区： n误区一：工作缺乏计划 n误区二：不会适时说“不” n “时间管理当中最有用的词是不”。华为 人认为，人们组织工作不当中最常见的一种 情况就是不会拒绝，这特别容易发生在热情 洋溢的新人身上。新人为了表现自已，往往 把把来自于各方的请托都不暇思索地接 受下来，但这不是一种明智的行为。 n二、掌握“时间管理”的四大法宝 n法宝一：以SMART为导向的“华为”目标 原则 法宝二：关注第二象限的华为四象限原则 法宝三：赶跑时间第一大盗的华为韵律原则 n日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分 钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说 每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟， 总共每天大约4小时，也就是约50%的工作时 间（按每日工作8小时计），其中80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的 。同时人被打扰后重拾起原来的思路平均需 要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。根据 以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而 产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作 制算，这占了工作时间的 68.7%。 法宝四：执着于流程优化的华为精简原则 n著名的时间管理理论崔西定律，指 出：“任何工作的因难度与其执行步骤 的数目平方成正比：例如完成一件工作 有3个执行步骤，则此工作的困难度是9 ，而完成另一工作有5个步骤，由此工 作的困难度是25，所以必须要简化工作 流程。” 讨论：大学生如何管理好自己的时间 n1.大一新生如何处理丰富