公文写作培训课件ppt

中国企业联合会培训中心 欢迎各位朋友参加 公文写作与现代文档管理研修班 企业公文写作授课提纲 中国企业联合会培训中心 二OO七年九月 目 录 第一部分 企业公文处理常识 1公文概述 2公文种类 3格式规则 4行文规则 5公文拟制 6常用公文写作 第二部分 公文制发常见问题 1行文规则方面常见的问题 2公文写作方面常见的问题 3公文格式方面常见的问题 第一部分 企业公文处理常识 一、公文概述 公文是指行政机关在行政管理中所形成的具有 法定效力的和规规范体式的公务务文书书。 企业公文的特点： 1.具有法定的作者； 2.具有权威性和约束力； 3.具有政治性和政策性； 4.具有针对性和实效性； 5.具有规范的体例格式和特定的处理程序。 公文的作用 1.指挥策令作用； 2.行为规范作用； 3.宣传教育作用； 4.传递信息、联系公务的作用； 5.凭证记载作用。 二、公文种类 企业常用的公文种类主要有： 1. 上行文报告、请示、 2. 下行文决定、通知、通报、批复、 意见、会议纪要 3. 平行文函 公文处理的依据 一是有关法规和行业标准，如： 国家行政机关公文处理办法（国发200023号）， 国家行政机关公文格式（GB/T97041999）； 二是上级单位有关公文处理的规定和要求； 三是企事业单位参照上述规定，结合实际制定的本单位公文 处理规定。 公文处理 基本原则 实事求是精简高效集中统一 公文处理基本要求 及时 准确 安全 规范 企业应该怎样选择和使用公文种类？ 一、根据行文目的确定公文种类 二、根据行文关系确定公文种类 三、根据行文单位的职权确定公文种类 对公文处理工作人员的要求 公文处理人员应当具备： 较强的理论水平， 丰富的工作经验， 娴熟的文字功夫， 深厚的写作功底， 强烈的责任意识， 和谐的人际关系。 秘书巨笔如椽 笔下有风云变幻， 笔下有沉贬升迁， 笔下有是非曲直， 笔下有财产万千！ 三、格式规范 国家行政机关公文格式 （ GB/T9704-1999 ) 国家质量技术监督局1999年12月批准发布， 并于2000年1月1日开始实施。 国家行政机关公文格式的特点 一是 99 国标在公文用纸纸型、幅面尺寸、公文 用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布 规则等方面做了大幅调整，其目的就是在于消除我国目前 公文格式的混乱局面，规范统一国家行政机关公文格式， 为公文处理现代化奠定了基础。 二是国家行政机关公文格式被赋予了法定执行效 用。 公文三要素 眉首 公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急 程度、发文单位标识、发文字号和签发人 公文标题、主送单位、公文正文、附件、 成文日期、公文生效标识和附注 主题词、抄送单位、印发单位和印发日 期等 主体 版记 标注发文字号 标注发文字号的作用：一是为检索和引用公 文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公 文提供依据。 发文字号由发文单位代字、年份、序号三部 分组成。 例如：“国资评价20051号”，其中“国资评 价”指发文单位代字，“2005”指年份，“1号”指发文 序号。 年份、字号、序号用阿拉伯数码标识；年份 应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位 （即1不编为001），序号前不加“第”字。 上行文的格式 上行文在格式上与一般行文的不同之处： 上行文必须标注签发姓名，其中请示件还应当在 首页上方留出80毫米的天头作为领导批示区域，并在 附注处注明联系人和联系电话。 上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件 和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导 负责制和公文的严肃性。 标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反 线之上、平行排列于发文字号的右侧。 联合行文的格式 1联合行文发文单位标识应按主办单位名称 在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时 党的机关名称排列在前）的顺序，“文件”二字 置于发文单位名称右侧，上下居中排列。 2联合行文原则上只编主办单位的发文字号 。 3联合上行文应当标注各联合行文单位签发 人姓名。 公文的落款用印 两种款式： 盖章不落款； 盖章并落款。 行政公文一般盖章不落款。 联合行文末页格式 标注公文主题词 公文主题词分为类别词和标类属词，可根据 公文内容按国务院公文主题词表和中共中央 办公厅秘书局公文主题词表或本单位编制的 主题词表进行标注。 四、行文规则 行文应遵循以下基本规则： （一）行文原则：确有必要，注重效用。 （二）行文权限： 1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得 越级请示和报告。 2.根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可 向下级单位行文。 3.同级单位或相应单位根据需要可以联合行文。 （三）行文要求 1.“请示”应当一文一事和主送一个单位。 2.“报告”中不得夹带请示事项。 3. 公文一般不直接报送领导同志个人。 4. 涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关 问题未经协商一致，不得各自向下行文。 五、公文拟制 （一）草拟公文的基本要求 1行文必须有的放矢。 2正确使用文种。 3公文内容要全面、客观、真实，符合国家 的法律、法规及公文处理的有关规定。 4行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚， 结构严谨，文字简练、文理通畅；标点符号正确 、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。 5涉及其他单位职能的应履行会签手续，必 要时应联合发文。 开始草拟公文 设计文稿框架 确定行文方式 把握领导意图 学习相关政策 了解有关背景 （二）草拟公文 前要做的准备 （三）公文的语言特点 1表述明确。 2表意准确。 3语言平实。 4用语得体。 5用词庄重。 （四）怎样安排公文结构 1应准确反映公务活动的内在联系和客观 规律。 2为主旨表达服务。 3安排公文结构应当适合公文文种要求。 （五）公文标题的注意事项 标题三要素：发发文单单位、事由和文种 公文标题中一般不使用标点符号。需要 使用的标点符合主要有： （） “ ” 、 （六）公文中使用数字应注意的问题 公文中使用数字应注意： 一是要实事求是，准确无误； 二是数字来源应可靠、权威； 三是统计口径应统一，具有可比性。 公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡 是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿 拉伯数字。 公文中的数字使用汉字的情况主要有： （1）成文日期（行政单位公文）； （2）公文结构层次序数，即第一、二层次序数； （3）数字词组、惯用语、缩略语，表示概数的词语 （例如三四天、十之八九）等； 公文中使用阿拉伯数字的情况主要有： （1）成文日期（党的机关公文）； （2）印发日期、附件说明的序号； （3）计量和统计数字； （4）表示时间，例如年份、日期、时、分、； （5）多位数字。 （七）表示“数量”的增减时应注意 1公文中表示数量增多时用倍数、百分数和 分数；表示减少时用百分数、分数，但不用倍数 。 2公文中表示“数量”，在“增加、提高、 上升、”或“减少、降低”等词语后面慎用 “到 、至、为”和“了” 字。 （八）公文结构层次序数 第一层为 “ 一、” 第二层为 “（一）” 第三层为 “ 1. ” 第四层为 “ （1）” 如果不需要全部四个层次，在只有一个 或两个层次时，可以按照顺序跳用。 （九）公文中“时间”的表达 1要表明完整的年、月、日。 2年份不能简写。 3表示时间范围时，可用 “20002005年 ”、 “34月”，但不能用 “20002005年 度”、 “34月份”。 （十）公文中“职务”、“姓名”的表 达 1各种职务、姓名应用全称，表示职务时 ，副职不得省略“副”字。 2当一人担任多项职务时，一般只列出与 公文内容有关的职务。 3若干人物姓名同时并列出现时，应按一 定的标准进行排序，例如职务高低、所在单位 序列、姓氏笔画等。 六、常用公文的写法 （一）请示 请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。 请示缘由，即请示事项的原因、背景、理由和依据。 请示事项，即请求上级单位给予指示或批准的具体事项。 结束语， 常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请 审批（批复）”或“特此请示，请批复”等结束语 。 拟写请求批准的请示 拟写重点应放在申述理由、重要性、必要性和可行性上 ，要注意理由一定要充分，报批方案（请示事项）一定要明 确，有关材料要齐全、完整。 拟写请求指示的请示 应把问题的焦点、难点、矛盾点以及需请上级作出答 复或指示的问题表述清楚，同时还应将本单位有关意见一并 报告，以便上级单位了解全面情况作出回复。 拟写请求解决问题的请示 重点要写好事由和请求解决的问题两部分。拟写时，事 由要条理清晰，理由要充分；请示事项要合情合理，并有解 决问题的设想和明确意见。 拟写请求批转性的请示 重点是写好请上级单位批转的目的、意义和作用，提出 具体做法、步骤和措施等。结束语一般用“以上意见如无不 妥，建议以名义批转”。 （二）报告 1报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况 、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是， 观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，不可浮华、 冗长、拖沓。 2报告要重点突出，中心明确，主次分明，详 略得当，要注意表达的条理性和逻辑性。 3报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需 上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。 报告与请示的区别 1行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题 等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等； 2处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则 属办件，需要办理、批复； 3时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前 请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事 后报告”。 日常工作中经常出现 关于 的请示报告 的错误。 （三）决定 决定一般由 决定缘由、决定内容、执行要求 三部分组成。 1决定缘由概括地写明决定的根据、目的、意 义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语 过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。 2决定内容写明决定事项的具体内容、原则、 办法、措施、要求、规定事项等，要求用语准确简练， 语气肯定。 3执行要求即提出执行本决定的要求、意见或 期望。 决定的标题一般要求 完整地写出发文 机关、事由和文种三个部分。 （四）通知 通知适用于传达上级单位指示，部署安排工 作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件， 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执 行的事项等。 通知的种类主要有：批转和转发性通知、传 达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事 任免通知等。 （五）拟写批复的要点 一是批复的依据，要写明针对什么请示所作出的批复 和依据什么作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标 引有关文件或规定的名称、文号或条款序号。 二是批复的内容，要写明对所请示事项的指示或批准 决定，同意性的批复一般不需说明理由，只明确表态即可 ，有时需对同意事项作几点原则规定；对否定性的批复， 要简述原因、理由。 三是希望和要求，主要是从上级单位的角度提出一些 补充性的意见，或提出希望和执行批复的有关要求等。 （六）会议纪要 会议纪要的拟写一般分两部分： 第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地 点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对 会议的总体评价等； 第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的 主要精神、讨论意见和议定事项等。 会议纪要一般都有特定的格式。 会议纪要的几种写法 1集中概述法。即对会议的基本情况、研究的主要 问题、与会人员的认识和议定的有关事项、解决问题的措 施、要求等进行概述和说明。 2分项叙述法。即将会议的主要内容分成几部分逐 项写明。 3发言提要法。即将具有典型性、代表性的发言加 以整理、提炼，按照发言顺序或不同内容分别阐述说明。 （七）附件和附件说明 1附件是指附属于公文正文的有关材料。 2附件说明是指正文后标注的说明附件的文字，应在正 文下空一行标注。标注时应注意： （1）在公文正文之后标注的附件序号和名称，应与所附 附件的顺序和名称一致。 （2）附件序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点 符号。例如： 附件：1. 2. 3.附件应与正文一起装订。 （八）函 函分为“发函”与“复函”，主要有标题、启承语和 结束语三部分。 1 发函，标题一般为关于的函；正文启 承语一般为 “现函告如下”；需要结束语的，如请求解决 困难的函，可用 “请予支持” 等。 2 复函，标题一般为的复函；正文启承 语一般要引述来函，然后用“经研究，现函复如下”过渡到下 文；如答复意见的函，可用“特此函复” 、“以上意见，请 予考虑”等。 第二部分 公文制发中常见的问题 一、行文规则方面常见的问题 （一）越级请示 所谓越级请示是下级单位越过直属上级单位直 接报送请示的情况。 （二）越权行文 所谓越权行文是指公文内容超过本单位、本部 门的职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或 经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。 （三）党政不分 所谓“党政不分” 是指党政机关互发指 导性、约束性文件，或党政文件在格式上混用 的情况。 （四）多头请示 所谓多头请示，是指就同一事项，同时或 分别向多个上级单位（部门）请示。 （五）一文多事 所谓一文多事，是指一件请示中有多个主 旨的情况。 （六）报告夹带请示事项 1.请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方 式不同，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复 。若报告中夹带请示事项，则很容易误事。 2.报告中不应有需上级批准后才能实施的事项。 3.若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报 告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请 示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了 解有关情况。 二、公文写作方面常见的问题 （一）主旨不明 所谓主旨不明是指公文主