时间管理与工作效率【PPT】

时间管理与工作效率 时间与工作效率 工作效率 =有效工作量 /工作时间 有效工作：符合目标要求 符合质量要求 符合时效要求 工作效率与工作效能 效率：快捷 效能：既快又好 效能与效率的区别： 1、 用正确的方法做错误之事。 2、 用正确的方法做正确之事。 3、 用错误的方法做正确之事。 4、 用错误的方法做错误之事。 一、时间与时间管理 （一） 时间的特点：一维性 1、时间是一种一次性消耗的稀缺资源，既不能再生 , 也不能被储存。 2、时间对每个人都是均等的，但又是有限的。 “时间是最不偏私的，给任何人都是 24小时；同时时间是最偏私的，给任何人都不是 24小时。”（英国博物学家赫胥黎） （二）现代时间观念： 时间就是生命 人生工作时间测算（ 20岁 睡眠： 20年（ 7300天） 吃饭： 7年（ 2190天） 穿衣梳洗： 5年（ 1825天） 娱乐： 8年（ 2920天） 上下班、旅行： 5年（ 1825天） 生病： 3年（ 1095天） 等待： 3年（ 1095天） 打电话： 1年（ 365天） 照镜子： 70天 擦鼻涕： 10天 工作时间： 8年另 285天（共 3205天） （二）现代时间观念： 时间就是金钱 （美）本杰明 记住，时间就是金钱。假如说，一个每天能挣 10个先令的人，或躺在沙发上消磨了半天，他以为在娱乐上仅仅花了 6个便士而已。不对！他还失掉了他本可以挣得的 5个先令。 如果谁毁掉了 5个先令的钱，那就是毁掉了它能产生的一切，也就是说，毁掉了一座英镑之山。” （二）现代时间观念： 时间就是金钱 贝尔在研制电话机时，格雷也在研制。两个人几乎同时获得了突破。但是贝尔到达专利局比格雷早了两小时，贝尔就因这120分钟取得了成功。 比尔盖茨不会弯腰拾取地上丢失的10000元，因为他每秒可挣 2500元，弯腰拾钱需要 5秒时间。 （二）现代时间观念： 时间就是现代社会 托夫勒： 20年来，计算机科学家已经经历了从毫秒（千分之一秒）到毫微秒（十亿分之一秒）的归时间的压缩。这就是说，一个人的全部工作寿命，就算 80000个工作小时（ 40年，每年 2000小时）可以压缩为 社会学家统计：今天社会 3年内的变化，相当于本世纪初 30年内的变化、牛顿以前300年内的变化、石器时代 3000年内的变化。 （三 )时间管理 1、时间管理，是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。 2、时间管理就是自我管理 。自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效。 3、时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。 时间窃贼 1、 缺乏明确的目标 2、 拖延 3、 缺乏优先顺序 4、 想做的事情太多 5、 做事有头无尾 6、 不会授权 7、 不会拒绝别人的请求 8、 匆匆决定，匆匆放弃； 9、 行动缓慢 10、懒惰 （四）时间管理的内容 1、合理安排自己的时间 2、不要浪费时间 3、不要让别人浪费你的时间 4、找出隐藏的时间 （五）时间管理学 第一代时间管理理论：备忘录型 备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。 优点：应变力强，没有压力，或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。 缺点：忽略了整体性的组织规划，比较随意，所以往往会漏掉一些事情。 （五）时间管理学 第二代时间管理理论：强调“规划与准备” 特点是制定时间表，记录应该做的事情，标明应该完成的期限。 优点：通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。 缺点：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。 （五）时间管理学 第三代时间管理理论：强调规划并制定优先顺序。 特色：将每天活动写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。主要是为了提高工作和生活效率。 优点：强调以价值为导向的生活工作方式。能够发挥长期、中期或者短期目标的效果，也能透过每天的规划，安排优先的顺序，提高效率。 缺点：忽略了自然法则，缺乏远见。 （五）时间管理学 第四代时间管理：强调一切以自然法则为中心的罗盘理论。 特色：它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。 在你的生活过程当中，每一个决定不是离开你人生的目标很远，就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择，每一个时刻都在做决定。 二、时间管理的原则 （一）目标原则 1、设立明确的目标：写出年度 4到 10个目标，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。 2、进行目标切割； （ 1） 年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情； （ 2） 季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来； （ 3）每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来； （ 4）每天晚上把第二天要做的事情列出来。 二、时间管理的原则 （二）二八原则（帕累托原则）： 用 80%的时间做 20%最重要的事情。 由 19世纪意大利经济学家帕累托提出。其核心内容是生活中 80的结果几乎源于 20%的活动。比如，总是那些 20的客户给你带来了 80的业绩，可能创造了 80的利润；世界上 80的财富是被 20%的人掌握着，世界上 80的人只分享了 20的财富。因此，要把注意力放在 20的关键事情上。 时间“四象限”法 美国管理学家科维提出： “四象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。 重要而紧急的事马上做，尽快完成。 主要精力和时间放在处理重要但不紧急的事情上。 紧急而不重要的事，要学会说“ 不 ”。 不重要也不紧急的事，尽量不去做。 二、时间管理的原则 （三）授权原则： 列出你目前工作和生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找适当的人予以授权处理，以此提高工作效率。 二、时间管理的原则 （四）自主原则： 每天至少要有半小时到 1小时的“不被干扰”时间。 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。 二、时间管理的原则 （五）合并使用原则： 在安排工作时间时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动。假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考 ,用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。 三、时间管理的方法 （一）如何合理安排自己的时间？ 1、一定要抓住今天。“今天信念”： 就在今天，我要开始工作 就在今天，我要拟订目标和计划 就在今天，我要考虑只能活到今天 就在今天，我要健全身心 就在今天，我要走向成功 （一）如何合理安排自己的时间？ 2、每天开始都有一张时间安排表： （ 1）列出一天必须完成的事项。 （ 2）用符号标出事项的轻重缓急程度。 （ 3）排列事项完成的先后顺序。 （ 4）按照排列顺序处理有关事项。 （ 5）每天晚上检查事项完成情况，列出第二天的时间安排表。 六点优先工作制 该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了 5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了 管理界将该方法喻为“价值 这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从 1到 6标出 6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“ 1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“ 2”的事，依此类推 艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成 6件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。 （一）如何合理安排自己的时间？ 3、制作中长期计划表： （ 1）对全年的目标管理任务按季、按月制订进度表。 （ 2）一周一安排，与进度表紧密衔接。 （ 3）每周抽出半天时间检查本周任务完成情况。 （ 4）对个人进修项目和进度也要作出相应安排。 （一）如何合理安排自己的时间？ 4、做好与上下级时间安排的衔接： （ 1）仔细了解上级的时间安排信息和安排习惯。 （ 2）要求并帮助下级制作时间安排表。 （二）如何做到不浪费时间？ 1、不值得做的，千万别做： （ 1）不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。 （ 2）不值得做的事会消耗时间和精力。 （ 3）不值得做的事会浪费生命。 （ 4）不值得做的事会生生不息。 （二）如何做到不浪费时间？ 2、不要轻言放弃： 最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常做了 90%的工作后，放弃了最后可以让他们成功的 10%。这不但输掉了开始的投资，更丧失了经由最后努力而发现宝藏的喜悦。（“积土为山，功亏一篑”；开罗博物馆陈列的法老墓宝藏发现于最后一锤的努力。） （二）如何做到不浪费时间？ 3、适时知难而退： （ 1）你可以取得更多信息吗？ （ 2）是否有无法克服的困难？ （ 3）你的本钱有多少？ （ 4）有没有暗盘、手脚？ （二）如何做到不浪费时间？ 4、适时见好就收： （ 1）按照“满意”原则，控制期望值。 （ 2）按照“物极必反”大规律，把握事物发展的“度”。 （二）如何做到不浪费时间？ 5、果断决策： （ 1）清楚地了解决策目标。 （ 2）明确价值准则。 （ 3）将各种可行方案写出来，列出优缺点，分别打分，作出选择。 （ 4）尽量规避风险。 （二）如何做到不浪费时间？ 6、不要时断时续： （ 1）在自己和经常打断你工作的人们之间安置一个人。 （ 2）安排一段时间让同事随时找你。 （ 3）学会在大段时间内工作（ 4 （ 4）办公室的设计应能避免干扰。 莫法特休息法 圣经新约 的翻译者詹姆斯 张桌子：第一张摆着他正在翻译的 圣经 译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。 （二）如何做到不浪费时间？ 7、注意会议时间管理： （ 1）准时开会，惩罚迟到者，不要用等候迟到来惩罚准时到会的人。 （ 2）印制会议议程，不要离题。 （ 3）为了控制会议时间，可以考虑站着开会、设倒计时钟、规定到时可以退场的制度。 （ 4）计算会议时间成本：每小时产值会议时间 （二）如何做到不浪费时间？ 8、防范因为粗心大意而浪费时间： （ 1）物尽其所，物归原处。 （ 2）不要藏东西。 （ 3）借助记性好的朋友。 （ 4）细心标示挡安与文件夹。 （ 5）贵重物品上写上姓名、地址、电话和招领奖赏。 （ 6）训练“三思而后行”。 （三）如何不让别人浪费你的时间？ 1、认识并避开时间大盗： （ 1） 浪费别人的时间就是浪费别人的生命。 （ 2） 不要成为别人的时间的人质。 （人们一般每 8分钟受一次干扰，每小时 7次，每天 50均每次 5分钟，总共 4小时。大约 50打扰是无意义或极少价值的） 麦肯锡 30秒电梯理论 麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备也无法在电梯从 30层到 00秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在 3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“ 30秒电梯理论”或称“电梯演讲”。 （三）如何不让别人浪费你的时间？ 2、方法： （ 1）不接烫手的山芋。 （ 2）懂得说“不”。 （ 3）学会利用时间暗示：限时暗示、肢体暗示、串通暗示、找东西暗示、结语暗示、沉默暗示。 （ 4）在接待室接待来访者。 （四）如何找出隐藏的时间？ 1、善用等候和空挡的时间。 2、善用通勤时间。 3、创造时间区：早到或迟退、远离杂务、技术隔离。 4、逆势操作。 5、“ 5点钟俱乐部” 6、挑灯夜读一小时。（ 3为专家） 时间管理水平自测 选择“从不”记 0分，选择“有时”记 1分，选择“经常”记 2分，选择“总是”记 3分。 1、我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。 2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作