办公室5S管理制度.doc

办公室5s管理制度1 目的1.1 为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制定本制度。2 适用范围2.1 本制度适用于xxxx有限公司全体员工。适用范围：公司所有区域及后勤办公区3 定义与目的3.1 整理（seiri）：工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，撤除不需要的东 西；目的是把“空间”腾出来活用；3.1.1 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。3.1.2 对所辖区域的物品、设备、空间做盘点，并区分其“要”和“不要”；分类如下：1) 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；2) 空间：柜架、桌椅、储物箱等；3) 物品：个人用品、装饰品； 3.1.3 依据必要品的使用频率和常用程度基准表决定物品的“要”与“不要” ；3.1.4 “不要”物品经各部门主管判定后，集中报废或统一做废品回收处理；3.2 整顿（seiton）：把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；目的是不浪费时间找东西；3.2.1卡座区整顿：1）办公桌：桌面除当前使用文件、电脑、口杯、电话、笔筒外，不允许放其他物品；办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以集中放在办公桌抽屉的一定区域内；电脑线、网线、电话线有序放置；人离开半小时以上应将桌面收拾干净。电话机要保持干净卫生；2） 抽屉：抽屉物品摆放整齐。a 文件柜内上层可以放置下面这些东西：个人物品；个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等）；文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等）； 空白稿纸、不常使用的文具等a4的文件、资料；b 文件柜下层用于竖立放置各类文件夹和资料册；3）坐椅：靠背坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；4） 电脑：竖式主机置桌面下；5）垃圾桶：内罩塑料袋，置写字台下；6）桌洞下不得堆积杂物。7）外衣、手袋、鞋：外衣、手袋请置挂于衣柜或抽屉内；鞋放置于鞋柜内；严禁随意放在办公桌椅上。3.2.2 办公室整顿：1）办公室：桌面除当前使用文件、电脑、口杯、电话、笔筒外无其他物品；2）抽屉：同卡座区规范；3）电脑：台式机屏幕应与办公桌正面成45角放置，竖式主机置桌面下；4）垃圾桶：内罩塑料袋，置写字台下；5）饮水机：饮水机、桶装水放指定地点，不得随意移动；6）报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内；7）外衣手袋：同卡座区规范8）电脑、电话用电缆、电线、插线板应根据其性质进行分类固定。3.2.3文件、资料管理整顿： 1）将日常文件按照待处理、处理中和已处理分类放置。此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和不常用三种，不常用的文件要尽快处置；2）硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰；重要电子文件需要做文件备份； 3.3 清扫（seiso）：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；目的是消除“脏污”，保持职场干净、明亮；3.3.1清扫的对象主要是个人办公区域：桌面，桌洞；办公设备：电脑、传真机、复印机、打印机等等3.3.2清扫基准：对象清扫标准要求周期清扫时间个人区域桌面干净整洁、桌洞内无垃圾、无杂物遗落每天5分钟清扫每天下班后5分钟办公设备主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班前15分钟文档桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文件；超过保管年限的表单及时集中销毁，保管年限内的表单装订归归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；无无用的手稿与工作无关的文件每月一次月末3.4 清洁（seiketsu）：将前3s实施的做法做到制度化、规范化，维持其成果；目的是通过制度化来维持成果；利用宣传布置和活动，保持新鲜活跃的活动气氛；保持5s意识；3.5 修养（shitsukde）：培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯；目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。4 5s管理小组构成：4.1 小组成员：4.2 检查机制： 4.2.1 5s小组对各部门每周不定期检查一次；每次由34位5s小组成员组成临时检查小组，每次小组成员不超过四人。并依据检查情况填写记录5s检查表；4.2.2 各部门5s组员每天对各自部门自我检查2次（早午各一次）；4.2.3 全体员工每天自我检查，发现问题及时改正；5 职责与权利5.1 组长：负责对5s管理活动实施和推广的总体组织和规划；5.2 执行组长：负责牵头5s实施过程中各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等；5.3 副组长：协助执行组长负责5s管理活动的组织、策划、实施、检查、评比等，对员工开展5s的培训和宣导，推动5s的顺利进展；协调5s实施过程的巡查和问题处理；处理其他5s有关的活动事务；5.4 组员：负责对各自部门的5s管理工作的监督和推进，负责督促本部门无价值物品的清理；同时参与全面推广5s并在各个部门进行实施；执行本制度规定各项5s检查及评比工作；5.5 各部门经理：配合5s推行小组，监督并落实本部门的5s管理；5.6 全体员工：积极参与并执行5s管理，根据5s管理要求持续改善工作现场。6 推行区域6.1 公司所有的办公场地及纳入综合管理的附属设施、设备。 7 推行步骤步骤步骤说明责任人支持文件/表单步骤五：检查、改善步骤四：实施5s步骤三：推广与宣导步骤二：拟定推行计划及管理制度步骤一：前期培训 成立5s项目小组1. 成立5s推行小组，明确小组及组员工作职责；结合公司的具体情况，拟定切实可行的5s推行方针和目标，作为5s导入的指导原则；行政专员2 搜集和借鉴其他公司成功的5s推行办法和经验，结合集公司的实际情况，拟定办公室5s推行计划及实施办法；5s管理小组3针对5s的内容、目的、推行要领、实施办法等对全体员工开展5s培训与宣导，提高全体员工对5s的重视，激发员工的参与性和主动性；5s管理小组5s推行培训教材4 根据5s的工作计划和实施办法正式开展5s活动；5s推行小组监督、落实各员工5s的执行情况，及时为员工提供工作协助或协调，指导员工开展5s的管理；5s管理小组必要品的使用频率和常用程度基准表5通过自检、互检、5s检查小组定期巡检办公室5s的开展及改善情况，对缺点项目提出修正意见并及时监督与跟进，同时向推行小组回报；5s管理小组办公室5s评定标准表步骤六：评比、奖惩步骤七持续执行6根据办公室5s评比及奖惩办法，定期开展5s的评比活动，实施奖惩；5s专员负责将最终评比结果体现在集团办“文化栏”中；行政专员5s检查小组7重复上述步骤四至步骤六，持续改善和优化5s管理各环节工作；在养成良好习惯的同时提升员工素养。5s推行小组8 5s推行要领及规范内容序 号项 目推行要领规 范 内 容1整理1）对工作场所全面检查2）制定必要品的使用频率和常用程度基准表（见附件001）3）不要物品的清除 4）要的物品调查使用频度，决定日常用量 不再使用的文件资料、工具废弃处理不常使用的文件放置于文件柜中，常使用的文件资料放置就近位置；正在使用的文件资料分未处理、正处理、已处理三类放置各类物品、办公用品/设备/家具等分类摆放整齐台面、抽屉最低限度的摆放2整顿1）前一步骤整理的工作要落实 2）需要的物品明确放置场所 3）摆放整齐、有条不紊 4）场所、物品标示清楚 各类物品、用品、设备等要有规划，定位放置和标识文件资料要放入相应文件夹，做好编号、定位摆齐电脑线和其他电线要用绑带扎起，不零乱办公桌及抽屉、文件柜内摆放整齐有序，不杂乱私人物品放置于规定位置3清扫1）建立清扫责任区（室内、外） 2）开始一次全公司的大清扫 3）每个地方清洗干净 4）调查污染源，予以杜绝或隔 离将地面、墙、天花板、门窗、办公桌等打扫干净，破损处及时维修好办公用品、用具、办公设备擦洗干净文件记录破损处修补好办公室通风，光线充足没有噪音和其他污染4清洁1）落实前3s工作 2）制订目视管理的基准 3）制订奖惩办法，加强执行 4）部门经理或主管经常带头巡查，带动全员重视5s活动每天上下班各花10分钟做好5s工作每天随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查对不符合的情况及时纠正保持整理、整顿、清扫的成果5素养1）制订和遵守公司有关规章制度；2）推行目视化管理3）实施5s教育、宣导4）推动各种激励活动 佩戴胸卡，衣着整洁得体，仪容整齐大方言谈举止文明有礼，对人热情大方, 工作精神饱满爱护公共财产，自觉遵守公司相关规章制度有团队精神，互相帮助，积极参加5s活动严禁公物私用，做到资源共享在办公室不吸烟，严禁随意放置易燃易爆物品在工作场所内不追逐打闹，不大声喧哗和私语，坐立端正养成节约的好习惯，充分利用可再生资源9 建立5s亮点和5s暗点奖惩机制9.1 针对5s亮点，以通报、表扬的形式，对推广和执行情况优秀的部门进行表扬和鼓励；9.2 针对5s暗点，以对比、公布的形式，对不合理地方进行改进和完善。9.3 每次检查，90分（含）以上为合格，得分低于90分以下视为检查不合格；不合格部门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分，将对被检查部门员工扣发当月工资50元，部门经理扣发200元；9.4 设置“5s评比流动红旗”，由每个月检查结果合格并得分最高的部门获得。9.5 对连续三个月获得“5s评比流动红旗”的部门员工给予每人奖励100元；对连续三个月不合格的部门给予每人处罚100元；10 支持表单附件附件名称