川威集团办公自动化系统管理办法.doc

川威集团办公自动化系统管理办法（试运行） 1 目的 为保障办公自动化系统（以下简称oa系统）能够顺利推广、应用及正常运行，实现工作流、文件管理的自动化，建立内部通讯、信息发布平台，降低办公费用，养成企业的习惯，特制定本办法。2 适用范围本办法适用于集团公司所属使用oa系统的各单位及个人。3内容及要求3.1 oa系统由“用友致远办公通”和 “腾讯通（rtx）”组成，“腾讯通（rtx）”是“用友致远办公通”的重要辅助工具。3.2 管理中心信息管理部负责oa系统权限、流程设定等事项的审核和监督工作。网络公司设置专（兼）职系统管理员及系统文档管理员，负责oa系统的日常系统管理及培训。3.3 oa系统第一阶段运行主要涵盖集团公司领导、六心一室及各片区主要负责部门的中层管理人员及主要岗位，其它未纳入部门若因业务需要使用oa系统的或现有系统用户发生变更的，报管理中心信息管理部审批后交网络公司执行。3.4 协同工作3.4.1涉及集团公司财务重要文件、投资管理等重要事项暂不使用oa系统进行协同工作。其它协同事项均需进入系统，并行期满后oa系统用户单位间可拒收对方发来的纸质文件或传真。3.4.2 协同流程的设定必须符合集团公司相关文件的规定，非中层管理人员不得在协同工作将集团公司领导加入协同流程（授权处理的情况除外）。3.4.3 中层及以上管理人员可在部门间设定协同流程中的“加签”或“知会”，其它人员只能在本部门内设定。3.4.4 对于设定期限的重要协同工作，协同单位应于期限内给予答复，否则将根据集团公司相关规定给予处罚。3.5 文档管理3.5.1 系统文档管理员负责对存储于系统中的所有文档信息进行备份、维护。3.5.2 用户不得将文档管理模块用于私人存储，即存储与本职工作无关的文件、图片、音乐、视频及其它娱乐软件。3.5.3 oa系统用户单位需严格约束文档的借阅，部门间的文档借阅需履行相关的借阅手续。3.6 公共信息管理3.6.1各单位需在公共信息模块中发布公告、调查和讨论的事项，应报管理中心信息管理部审批后由网络公司执行。3.6.2在线呼叫或腾讯通（rtx）的点对点联络，不得发表有损集团公司形象和违反国家法律法规的言论。腾讯通（rtx）文件传输不得用于私人用途，系统管理员应不定期对违规行为进行检查。3.7 其它事项3.7.1 任何单位及个人未经允许不得向集团公司以外的单位及个人透露有关oa系统应用的任何事项和资料。3.7.2 oa系统用户对各自登录口令、印章口令严格保密，不得向他人泄漏，离开办公室时应退出oa系统，防止他人进行非法操作和阅览。3.7.3 系统管理员和系统文档管理员不得调阅、修改、复制、转移与本职工作无关的文件、资料，系统管理员对系统进行备份、维护、升级、基本信息设定等操作，必须严格按照系统使用手册和规定进行。3.7.4 严禁进行针对oa系统信息的恶意破坏，或将信息提供给集团公司以外的单位及个人的行为。3.7.5 oa系统中所使用的模板、表单的设定，由管理中心信息管理部配合各单位逐步定制。3.7.6 公文管理、日程计划、电子邮件模块在试运行期间暂不使用。3.7.7 oa系统的下一阶段实施和与相关业务系统接口的二次开发工作，按管理中心信息管理部的统一规划，由相关部门参与实施。3.8 对于违反本办法规定的情况，将视情节轻重给予责任单位2002000元/人.次处罚，领导班子承担50，其余落实到责任人。造成经济损失或影响