公司财务制度1.doc

高高盛盛集集团团财财务务部部 二二零零零零四四年年十十月月 （第第三三版版） 财务管理制度 目录页 目目 录录 总则总则 1 1 财务机构设置财务机构设置 1 1 收款控制及审批程序收款控制及审批程序 2 2 收款程序 2 租户迟交押金审批表.3 收租程序 4 租金明细表.5 收取其他杂费程序 6 审批权限的管理规定审批权限的管理规定 7 7 审批权限表 7 支出审批流程及时限支出审批流程及时限 9 9 借支管理规定借支管理规定 1010 借 支 单 13 支 付 证 明 .13 当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表 .14 工程项目支出报销制度工程项目支出报销制度 1515 工 程 项 目 请 款 表17 工 程 项 目 请 款 审 批 表 .18 交际应酬费用报销制度交际应酬费用报销制度 1919 上月、累计交际应酬费用汇总表21 电话费用报销规定电话费用报销规定 2222 的士费用报销规定的士费用报销规定 2323 的 士 费 用 报 销 凭 证 24 差旅费用报销制度差旅费用报销制度 2525 上月、累计差旅费用汇总表27 出差申请单28 差旅费用报销单29 采购及其他费用报销制度采购及其他费用报销制度 3131 仓库管理制度仓库管理制度 3333 工程部维修材料领用工作流程图（正常上班时间）37 客户借用工具工作流程图38 非正常上班日、节假日仓库钥匙使用、材料领用流程图39 工程人员借用工具流程图40 财务管理制度 目录页 周六、日及节假日非办公时间使用仓库钥匙的程序41 一次入库、跨月多次领用物品的管理流程42 高盛集团借料单43 预算上报流程预算上报流程 4444 每月总结上报流程每月总结上报流程 4545 年度预算及年度预算执行情况汇报流程年度预算及年度预算执行情况汇报流程 4646 年度预算流程 .46 年度预算修改流程 .47 年度预算执行情况季度分析及汇报流程（分公司） .48 年度预算执行情况每月/季度分析及汇报流程（总部） 48 年度预算执行情况年度分析及汇报流程/年终奖金计算及发放流程 49 财务管理制度 第第 1 页 总则总则 1. 为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特 制定本规定。 2. 公司财务部门的职能是： 1) 建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反 映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务工作。 2) 贯彻执行国家有关的财务管理制度。 3) 积极为经营管理服务，促进公司取得较好的经济效益。 4) 厉行节约，加强费用控制，合理使用资金。 5) 了解财政、税务、银行部门等有关机构的政策、方针，与相关的部门保持良 好关系。 6) 完成公司交给的其他工作。 7) 公司财务部由财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、 会计、出纳、仓管员组成。 8) 公司各部门和职员办理财务会计事务，必须遵守本规定。对知悉的财务资料 保守秘密，非经上级同意不得泄露。 财务机构设置财务机构设置 1.集团财务部采用财务总监负责制，直属集团董事长管理。 2.集团公司财务实行二级管理，即集团公司财务部子公司财务部，子公司财务 工作属集团公司财务部直接领导，其工作对集团公司财务部负责人负责，执行集 团公司财务部负责人的指令及集团财务制度和规定。 3.企业财务会计人员的聘请、培训、调动、离职的手续由人力资源部负责，经财务 总监或集团财务部经理同意。 4.集团财务部设财务总监、财务经理、财务经理助理、财务副经理、财务主管、会 计、出纳、文员、仓管九个基本岗位。 财务管理制度 第第 2 页 收款控制及审批程序收款控制及审批程序 收款程序收款程序 1.由集团董事长掌握所有租金及管理费的减免权。 2.只有集团董事长才有权批准免收租户押金及保证金。 3.对于迟交押金及保证金：未经审批而未交齐押金及保证金的租户不允许入场。 （审批表见附件） 。审批表审批后由财务部留底，作为延期收款的依据。座经理/ 物业经理在事先批准的延期到期时，应及时要求租户补交押金。如果租户到期还 未能交齐押金，其延交押金期间应与之前已批准的延期相加，累计计算。 4.每月由部门会计编制一份租金表（包括本月场租、仓租、管理费、电费、广告费、 电话费、保证金、截至上月未收的款项及其它必要内容） 。此租表交财务经理助 理或财务经理审核后于每月 26 日，遇节假日提前， （美居 28 日，遇节假日顺延） 上交审计部审阅并存档。并同时发缴费通知单交物业部分派给租户。 5.对于杂费的收取：分公司总经理对于免收单项金额 500 元以内的杂费有审批权 （单项金额超过 500 元，一律由集团董事长审批） 。免收杂费应有书面申请、审 批、并由财务部留底，作为免收杂费的依据。财务部每月应统计上月免收杂费的 汇总表，连同其他报表，于每月 18 日报审计部及集团董事长审计或审阅。 （杂费 是指除租金、管理费外的其他费用） 6.对滞纳金减免的批准权限为：（包括租金、管理费迟交的滞纳金及已入场租户迟 交押金、保证金的滞纳金） 美居中心：每座的经理可批准 8 日内及本座总租户数 10%以内租户的滞纳金 减免，副总经理可批准 15 日内及所有座总租户数 10%以内（含座经理已经审 批的户数）租户的滞纳金减免，总经理可批准当月内及所有座总租户数 10% 以内（含座经理及副总经理已经审批的户数）租户的滞纳金减免。 高盛大厦：物业部经理可批准 15 日内的滞纳金减免，经营公司负责人可批准 当月内的滞纳金减免。 7.分公司经理有权依实际需要安排财务人员上门收取租金。 8.每月收租期结束后一个工作日内，财务部会计向物业部提供一份租金未到账的客 户清单。清单中包括口头声明已汇出款项但无书面证据的租户（需在备注中说明） 。收租期结束后第一、二个工作日由物业人员向租金未到账的租户发出口头催租 通知。收租期结束后第三个工作日，财务部会计再向物业部提供一份截至该日租 金仍未到账的客户清单，物业部根据此清单向租户发放催租函。 9.如在相关领导未批复减免未收滞纳金之前租户上门交租金，财务部应向租户说明 我方对于没有减免的滞纳金有继续追索的权利。账务处理上应将未收的滞纳金作 财务管理制度 第第 3 页 应收款处理，并在缴款通知书上加上“应收滞纳金”一项。 10. 集团各有关部门对于租金、管理费及其他收入的合计数计算可以四舍五入到元位。 11. 财务部每月编制滞纳金减免情况汇总表，并于下月 18 日连同其他报表报集团董 事长审阅。 12. 财务经理及财务副经理有责任督促部门人员依时足额完成收费任务。 13. 部门会计根据本月收租的实际情况编制收入调节表、未收租情况明细表，交部门 财务负责人审核。 14. 传递现款超过 10,000 元，必须由两人同时执行，超过 50000 元由财务经理、财 务副经理或财务经理助理亲自执行。 租户迟交押金审批表租户迟交押金审批表 分公司名称： 租户名称： 商铺/办公室位置： 需迟交押金的原因： 须延迟交纳押金的期间： 须延迟交纳押 金的金额： 申请人签名：日期： 直接领导意见及签名：日期： 分公司总经理意见及签名： 日期： 集团董事长意见及签名：日期 财务管理制度 第第 4 页 收租程序收租程序 财务部 （根据租表开具发票） 部门出纳 银行代收款自行收款 银行与出纳分别 登记收款情况 存款凭证 出纳 （向客户收取现金 或支票） 租户 记账 发票 当日结束时银行及出纳核对收款 记录，并填写送款单，银行盖章 确认后视同已入行收入。 发票 发票联 发票 发票联 发票 记账联 发票 记账联 大厦会计 25 日前编制租表 美居会计 26 日前编制租表 发票联 记账联 发票 财务经理助理审核大厦及总部租表，26 日前完成 财务经理审核美居租表，27 日前完成。 25 日前统计未交租情况明细表， 次月 16 日前编制收入调节表 租表于每月 26 日（高盛大厦）及 27 日（美居中心）上交审计部审核。审 计部将审核本月租表与上月租表的变 动是否合理。审计部发现租表中的差 错时应立即并不迟于每月 1 日收租开 始前通知会计进行补救。 财务管理制度 第第 5 页 租金明细表租金明细表 xx部门xx月租金明细表 编制日期： 面积租金 序号 交租日期铺号租户 （m2）（元/m2） 租金管理费电费其他上期未交款 应收合计 已收合计 应交合计备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 合计 编制人：审核人：财务经理助理/财务副经理： 财务管理制度 第第 6 页 收取其他杂费程序收取其他杂费程序 缴款单 装修押金 物业部 出纳 客户缴款单保安部 出入证押金 及工本费 罚单装修违规罚款 电话线路转让费 除财务 部所有 部门 与相关的资料相 核对 杂费 客户部 带客户上财务 部交款 开具发票 留下白色联缴 款单（罚单） 记账用，退回 红色客户联 缴款单 或罚单 履约保证金 租楼定金 财务管理制度 第第 7 页 审批权限的管理规定审批权限的管理规定 1、 公司开支项目的审批权限按后附审批权限表执行。 2、 公司的业务招待费开支、的士费用按相关制度执行；不列入月度预算内审批。 3、 分公司推广活动预算不列入月度预算，按实际需要分项目预算。项目预算经集 团总经理审批通过后视同项目涉及期间的本月预算内支出。 4、 审批程序原则上不允许越级审批；如有特殊原因须越级审批，应取得财务总监 口头或书面批准，作为借支处理(超出财务总监审批权限的须报集团董事长口头 或书面审批)。事后一周内应补回相关的审批。否则，有关借支在当月工资中扣 除，在审批结束后再发还。出纳每月统计未补回审批程序的借支。该统计包括 在财务部每月工作总结中上报集团董事长审阅。 4、 支付凭证上的执行人一定要是当事人；部门或分公司领导不允许利用下属人 员报销自己执行的费用支出。当执行人为分公司总经理或总部部门经理时，审批 规定如下：属于交际应酬范围的项目，由集团董事副总经理审批；属于交际应酬 范围外的项目，由财务总监审批；超过集团董事副总经理或财务总监审批权限外 的项目，由集团总经理审批。 审批权限表审批权限表 美居中心：美居中心： 单项1000元以下 座经理，市场部、安全 部、工程部、清洁部及 总经办负责人 单项10005000元分公司副总经理 单项500020000元以下分公司总经理 单项20000-50000元财务总监 预算内 单项50000元以上集团董事长 单项金额300元以下且月累计1000元以下 座经理，市场部、安全 部、工程部、清洁部及 总经办负责人 单项金额500元以下且月累计2000元以下分公司副总经理 单项金额2000元以下且月累计20000以下分公司总经理 单项5000元以下且月累计50000元以下财务总监 预算外 单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长 财务管理制度 第第 8 页 高盛大厦高盛大厦 单项金额1000元以下分公司部门负责人 单项金额100010000元以下分公司总经理 单项金额1000050000元财务总监 预算内 单项金额50000元以上集团董事长 单项金额300元以下且月累计1000元以下分公司部门负责人 单项金额1000元以下且月累计5000元以下分公司总经理 单项5000元以下且月累计50000元以下财务总监 预算外 单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长 总部总经办总部总经办 单项金额20000元以下总经理助理 单项金额50000元以下财务总监预算内 单项金额50000元以上集团董事长 单项金额2000元以下且月累计20000元以下总经理助理 单项金额5000元以下且月累计金额50000元以下财务总监预算外 单项金额5000元以上或月累计金额50000元以上集团董事长 集团财务部、审计部、企业发展部、人力资源部及其他部门集团财务部、审计部、企业发展部、人力资源部及其他部门 单项金额1000元以下 部门负责人（包括财务 部副经理） 单项金额50000元以下财务总监 预算内 单项金额50000元以上集团董事长 单项金额300元以下且月累计2000元以下 部门负责人（包括财务 部副经理） 单项金额5000元以下且月累计50000元以下财务总监 预算外 单项金额5000元以上或月累计50000元以上集团董事长 外事部外事部 预算内无限制金额外事组长 预算外无限制金额外事组长 行政部行政部 单项金额1000元以下 部门负责人（包括行政 主任） 单项金额50000元以下集团董事副总经理 预算内 单项金额50000元以上集团董事长 单项金额300元以下且月累计2000元以下 部门负责人（包括行政 主任） 单项金额5000元以下且月累计50000元以下集团董事副总经理 预算外 单项金额5000元以上或月累计50000元以上集团董事长 财务总监及集团董事副总经理发生的所有支出由集团董事长审核财务总监及集团董事副总经理发生的所有支出由集团董事长审核 说明：集团董事长审批后的每月固定用款计划表内列出的费用可不由董 财务管理制度 第第 9 页 事长审批，由财务总监审批即可支出。其他部门或项目负责人的审批权限由 集团董事长出具费用支出审批权限授权书 ，对其授予费用支出审批权。 支出审批流程及时限支出审批流程及时限 经办人经办人相关单据、相关单据、 凭证凭证 部门主管及相关部门主管及相关 负责人负责人 (4 小时内) 会计审核：审核单据填写是否会计审核：审核单据填写是否 有误，原始凭证是否与申请表有误，原始凭证是否与申请表 一致；是否符合有关制度。一致；是否符合有关制度。 (24 小时内) 不同意付款不同意付款同意付款同意付款 退回申请人并退回申请人并 解释原因。解释原因。 签字签字 相关审批人相关审批人(4 小时内) 不同意付款不同意付款审批权限外同审批权限外同 意付款意付款 财务经理财务经理 (4 小时内) 财务总监财务总监 (24 小时内) 审批权限外审批权限外 同意付款 集团董事长集团董事长 (24 小时内) 批准付款批准付款(签字） 权限内同意付权限内同意付 款款(签字） 权限内同意付权限内同意付 款款(签字） 出纳审核审批权限无误出纳审核审批权限无误 后付款。后付款。 审核无误审核无误 同意付款同意付款 不同意付款不同意付款 不同意付款不同意付款 有异议有异议 财务管理制度 第第 10 页 借支管理规定借支管理规定 借支管理规定 1. 员工借支时须填写一式两联的借支单 。员工须填写清楚借款原因、借款 金额及还款日期。能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料交财 务部审核。 2. 借支尽量以支票形式领取。须领用现金的借支应说明原因。 3. 借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级审 批。如果确实需要越级审批，则按照财务部工作流程、报销、仓库管理 制度第 9 页， 审批权限的管理规定第 3 点执行。 4. 审批完毕的借支单由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为付 款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。 5. 借支应在预计还款日期（通常为执行事项完成后一周内）报销，否则，有 关借支在当月工资中扣除，在借支报销完毕后再发还。 6. 员工报销时应将借支单第二联附在支付凭证后面进行借支的核销。 员工填写支付凭证时应按实际金额、借支金额计算出应退/补金额并交 财务审核。 7. 员工付款时应尽量使用刷卡的方式支付。支付现金时应说明无法刷卡的原 因。 8. 借支单在当月内核销：财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支 单第二联上加盖“已核销”并签名后将其退还借支人。 借支单第一联 将附在支付证明后面入帐，不再退还借款人。 9. 借支单核销：由于借支单第一联已装钉入上月凭证，无法退还借 支人，核销时，财务人员在审核完毕并支付款项后，在借支单第二联 上加盖“已付讫”章并签名后将其退还借支人。此种情况下借支单第 一联不退还借款人。 10. 集团总部的借支由于都属于分公司承担，在发生时不入帐，到报销时该 借支单连同支付凭证一起交分公司入帐。 11. 如果为一次借支，多次还款的情况，则按以下步骤报销：尽量集中一次报 销，报销时可填写一张支付凭证并在后面附上报销清单。如果需要跨 月报销，则在本月结束前报销本月已发生数并统计未报销金额。根据未报 财务管理制度 第第 11 页 销数重新填写借支单并在上面列明为“未核销借支” 。经财务经理签名 后，该借支单将重复上述第 4 到 12 步骤。 发放工资前统计未归还到期借支（逾期借支）规定： 1.总部财务部及各分公司财务部须在财务总监审核每月工资前（不迟于每 月 7 号）填写当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表 ，交财务总 监审批并填写处理意见。 2.集团董事总经理审批的工资表为未扣除逾期借支的全额工资。 3.在每月发放工资时，财务部须根据当月支付工资时需扣除的到期借支 汇总表中的处理意见进行处理。 4.如果发放工资时暂时扣除了员工的逾期借支，在员工逾期借支结算完毕 后，员工可领取上述工资。 5.如果借款人由于客观原因无法按时核销借款，请书面说明无法按时归还 借款的原因并提供预计延迟还款日期，在每月最后一天前将按照审批权 限审批完毕的书面说明交财务部备案。财务部收到上述书面说明时，该 笔借款将不作为逾期借支处理。 财务管理制度 第第 12 页 借支流程图 审批 付款 报销 当月核销跨月核销 员工借支，填写一式两联的借支单 ，员工须填写清楚借款原因、借 款金额及还款日期。能提供证明借支必要性等资料的，必须将有关资料 交财务部审核。 借支单的审批应按照集团的审批管理规定逐级审批；原则上不允许越级 审批。如果确实需要越级审批，则按照财务部工作流程、报销、仓库 管理制度第 9 页， 审批权限的管理规定第 3 点执行。 审批完毕的借支单由出纳在付款时编号；一联在财务部存档，作为 付款的依据；第二联交借支人保管，作为以后报销的凭证。 -借支应在执行事项完成后一周内报销，否则，有关借支在当月工资 中扣除，在借支报销完毕后再发还。 - 员工报销时应将借支单第二联附在支付凭证后面进行借支 的核销。员工填写支付凭证时应按实际金额、借支金额计算出 应退/补金额并交财务审核。 借支单在当 月内核销：财务 人员在审核完毕 并支付款项后， 在借支单第 二联上加盖“已 核销”并签名后 将其退还借支人。 借支单第一 联将附在支付证 明后面入帐，不 再退还借款人。 借支单核销：由于借支单第一 联已装钉入上月凭证，无法退还借支人， 核销时，财务人员在审核完毕并支付款 项后，在借支单第二联上加盖“已 付讫”章并签名后将其退还借支人。此 种情况下借支单第一联不退还借款 人。 财务部每月统计跨月的借支清单，并将 有关资料包括在财务部每月末的分析报 告中交集团总经理审阅。 财务管理制度 第第 13 页 借借 支支 单单 200 年 月 日编号： 借款人姓名所属部门 借支金额 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 借支形式 支票 现金 借款无法使用 支票的原因 借款的原因 借款事项预计 完成时间 部门负责人审 核签名年 月 日 分公司副总经 理审核签名年 月 日 分公司总经理 审核签名年 月 日 财务总监审核 签名年 月 日 集团总经理审 核签名年 月 日 收款人签名收款日期 会计出纳财务经理 支支 付付 证证 明明 200 年 月 日编号： 报销人姓名所属部门 报销事由计算方法金额 百十万千百十元角分 合计发生额合计发生额 发生额大写 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 借支金额借支金额 借支单编号：借支单编号： 应退应退/补金额补金额 应退还财务部 财务部应补报销人 部门负责人审核签 名年 月 日 分公司副总经理 审核签名年 月 日 分公司总经理审核 签名年 月 日 项目总监/财务总 监审核签名年 月 日 财务管理制度 第第 14 页 董事副总经理/董 事总经理审核签名年 月 日 收款人签名 年 月 日 会计出纳财务经理 财务管理制度 第第 15 页 当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表当月支付工资时需扣除的到期借支汇总表 至：集团财务总监 提交部门： 财务部 2004 年 月，截至本报告日，本分公司员工到期借支偿还情况如下： （请打选择） 本月无到期未偿还借支； 本月员工到期未借支情况如下： 借支人借支日期预计还款日 期 未归还借支金 额 处理意见 （财务总监负责填写） 部门出纳签名： 部门财务负责人签名： 报告日期： 财务总监审批签名： 审批日期： 财务管理制度 第第 16 页 工程项目支出报销制度工程项目支出报销制度 1.审批权限规定：审批权限规定： 立项及合同签署时的审批：立项及合同签署时的审批： 1） 工程项目金额在 5,000 元以下的立项及合同条款由分公司总经理审批即可 签约或执行，不用上报集团项目总监。 2） 工程项目金额在 5,000 元以上的项目，立项及合同条款确认时，除分公司总 经理审批外，还须经集团项目总监审批确认。 工程款支付时的审批权限工程款支付时的审批权限 1)工程款支付的审批权限按照审批权限的管理规定执行。 2)工程款支付审批时，除工程部负责人需要审批确认外，使用部门负责人亦 需要审批确认工程完工后确实达到申请该工程的目的，并且执行过程未对 经营造成损失。 工程结算时支付的工程款：工程结算时支付的工程款： 工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的 10以内，分公司总 经理有权审批付款。工程结算金额如果超出预算或合同及附件既定金额的 10以外，该笔付款无论是否超过分公司总经理的审批权限，均须经集团财 务总监审批签名后支付（超过其审批权限的按照上表审批权限规定，交集团 董事长审批确认）。 财务管理制度 第第 17 页 3)报销流程报销流程 不通过 通过不通过 通过 通过 通过 分公司总经理审批权限内分公司总经理审批权限外 通过 集团财务总监审批权限内集团财务总监审批权限外 通过 外部执行项目的工程队填写项目请款表申请支付工程款 工程部填写项目请款审批表报集团工程监理/我方请的监理公司人员 确认工程质量；工程部经理审批确认付款的真实性及准确性；使用部门 负责人确认工程完工后确实达到申请目的，执行过程未对经营造成损失。 会计审核项目请款审批表 分公司总经理审核项目请款审批表 集团财务总监审批 集团总经理审批 财务经理(总部)财务经理(美居)财务主管(大厦)审核项目请 款审批表 出纳付款 不 通 过 不 通 过 不 通 过 财务管理制度 第第 18 页 4)财务部审核内容：财务部审核内容： 分公司会计审核以下内容：项目请款审批表填写是否完整；大小写 是否一致；经手人、审批人签名是否齐全；与项目请款表内容及金额 是否一致；与相关的合同或附件内容是否一致；与工程结算记录确认金额 及内容是否一致；验收报告对工程质量是否无异议；如涉及到物品入库的 还要核对入仓单及其签名；相应的发票金额与内容是否一致； 财务经理（总部）、副经理（美居）或主管（大厦）审核项目请款审批 表有关人员的签名是否完整。总合同金额大于人民币 100,000 元的付款， 财务经理、副经理或主管还应与有关的项目请款表 、结算单据、合同或 附件、发票相复核；以确保款项的发放无误。 预算外单笔工程项目支付金额超过 50,000 时，集团财务总监须审批确认集 团的现金流是否可以承担此笔支付。 项目请款审批表直接作为支付凭证，不须再填写支付证明 。 项目请款审批表如果因故未被审批通过，应立刻通知申请人并告知原 因。严禁有意积压、阻碍工程进展。 工工 程程 项项 目目 请请 款款 表表 编号： 项目名称合同/工程名称 合同编号合同金额（元） 审批请款公司 请款人 请款单位 （加盖公章） 请款说明 请款附件请款人联系电话 第一次请款已申请（元）本次申请（元） 第二次请款 已申请（元） 本次申请（元） 第三次请款 已申请（元） 本次申请（元） 第四次请款 已申请（元） 本次申请（元） 第五次请款 已申请（元） 本次申请（元） 累计共 次请款 累计已申请（元） 本次申请（元） 财务管理制度 第第 19 页 工工 程程 项项 目目 请请 款款 审审 批批 表表 200 年 月 日 编号： 项目合同名称 合同编号 月预算内（ ）预算外（ ） 经办人姓名请款单位名称 合同总金额已付款金额 结算金额结算金额占合同/协议金额的百分比% 佰十万千百十元角分本次实际付款金额小写：本次实际付款金额小写： 本次结算金额占结算总金额的百分比：本次结算金额占结算总金额的百分比：% 实际付款金额大写实际付款金额大写 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 部门负责人审核签 名 年 月 日 监理/监理公 司审核签名 年 月 日 分公司总经理审核 签名 年 月 日 集团项目总 监审核签名 年 月 日 集团财务总监审核 签名 年 月 日 集团总经理 审核签名 年 月 日 会计出纳财务经理 备注： 收款人签名： 财务管理制度 第第 20 页 交际应酬费用报销制度交际应酬费用报销制度 领取预支款制度：领取预支款制度： 1)交际应酬执行人需要领取预支款时须填写借支单。 2)借支单由直接上司签名确认后交行外事部审核批准。 3)审批完毕的借支单交会计审核。会计审核以下内容：借支单的填写是否 完整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全。 4)会计审核无误后的借支单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核无误 后交出纳付款。 5)交际应酬执行人应于费用发生后一周内报销费用，超出期限者总部财务部将会在 其当月工资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。 审批权限审批权限 1)交际应酬费用的审批标准为：美居总经理月累计 3000 元以内；大厦总经理月累 计 2000 元以内（包括子公司总经理本人参与的应酬）；累计使用超限额的必须 事前得到集团董事副总经理审批。事后需要集团董事副总经理审批方可报销。 2)项目管理部的招待费由集团董事总经理审批。 3)每年的中秋及春节期间，各分公司上报接待活动计划交集团董事副总经理审批， 并按审批后的计划表执行。报销时须集团董事副总经理审批。 消费制度：消费制度： 1)交际应酬费应采取签卡（信用卡）付费。原则上不允许使用现金付费。实际工作 中需要使用现金支付款项的，须说明原因。 2)申请时应由使用人中级别最高的员工填借支单并报销。 报销制度：报销制度： 1交际应酬执行人报销时须填写支付证明。连同有关的发票、信用卡留底联交 会计复核。 2)会计审核以下内容：支付证明的填写是否完整；大小写是否一致；经手人签 名是否齐全；相关的发票、信用卡留底联是否真实，金额，日期是否一致。 3)会计审核通过的支付证明交由分公司总经理审批。由分公司总经理或外事公 关小组组员执行的费用报销须由外事公关小组组长审批。 财务管理制度 第第 21 页 4)已经批准的支付证明经财务经理或副经理(美居中心)复核；财务经理负责复 核有关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理 复核无误的支付证明交出纳付款。 5)借支单或支付证明如果因故未被审批通过，财务部应立即通知申请人并 尽量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。 6)会计每月 16 日前提交上月、累计交际应酬费用汇总表(见附件)经财务副经 理或经理审核后交财务总监、外事公关小组组长及集团董事长审阅。该份汇总表 属保密资料，除上述人员外不能透露给任何其他人员(集团董事长授权除外)。 7 严格遵守保密制度，有关人员对其掌握的相关外事公关事物严守秘密。严禁向无 关人员透露任何有关信息。 财务管理制度 第第 22 页 上月、累计交际应酬费用汇总表上月、累计交际应酬费用汇总表 申请表编号日期内容申请金额实际发生额经手人负责人附注 001 为 xx 事招待 xx 人员5,0004,900xxx 本月合计数： 上月累计数 本月累计发 生数 编制人： 财务副经理或 财务主管审核： 财务经理审核： 财务管理制度 第第 23 页 电话费用报销规定电话费用报销规定 1.电话费用报销时如果存在国内、国际、港澳台长话费用及 ip 电话，必须附上长 途电话清单。 2.如果不存在私人电话，使用人员必须在长途电话清单上注明“无私人电话”并签 名确认。如存在私人电话，请使用人员在长途电话清单上勾出私人电话号码、签 名确认并及时到财务部交纳私人电话费用。 3.根据集团电话使用管理规定第三大点，第 2 小点规定：“长途电话全部使用 ip 功能，以节约成本” 。以后在电话费用报销时，如果存在没有使用 ip 功能的国 内、国际及港澳台长话费用，使用人员须在电话号码旁边注明没有使用 ip 功能 的原因。电话费用报销的审批权限按照集团财务制度中审批权限的管理规定 执行。 财务管理制度 第第 24 页 的士费用报销规定的士费用报销规定 1.的士费用不列入每月预算。 2.的士费用由各部门汇总每月按人核算报销一次。本月报销上月第一天到最后 一天的的士费用，过期视同自动放弃，不能后补报销。 3.的士费用报销的审批权限如下： 子公司子公司 集团行政部、集团行政部、 外事公关部外事公关部 集团项目管理部、集团项目管理部、 集团人力资源部集团人力资源部 集团审计部、财集团审计部、财 务部、企业发展务部、企业发展 部及其他部门部及其他部门 部门每月累计100元以内 0元以下 部门负责人 部门每月累计101200元 副总经理 部门负责人部门经理部门负责人 部门每月累计201300元 总经理 部门每月累计超过301元 集团财务总监 集团董事副 总经理 项目总监（集团项 目管理部）/董事 总经理助理（集团 人力资源部） 集团财务总监 4.报销人需要是当事人，上司不允许利用下属人员报销自己执行的费用。审批 人只能审批其下属的费用，其本人的费用须由上一级审批人员审批。 5.的士费用报销直接使用后附的士费用报销凭证 （请到财务部领取） ；不再 需要填写报销凭证 。 6.对于乘坐的士的规定请见集团行政部管理规章制度及运作流程第 42 页 第三大点第 a 小点规定。 财务管理制度 第第 25 页 的的 士士 费费 用用 报报 销销 凭凭 证证 200 年 月 日编号： 报销人姓名所属部门 日期路程（从 xx 地到 xx 地）无法乘坐其他交通工具的原因 （请详细列明发生紧急情况的 原因或其他原因） 金额 千 百 十 元 角 分 合计报销金额合计报销金额 合计报销金额大写 仟 佰 拾 元 角 分 部门负责人审核签 名年 月 日 分公司副总经 理审核签名年 月 日 分公司总经理审核 签名年 月 日 项目总监/董事 总经理助理审 核签名 年 月 日 财务总监审核签名 年 月 日 集团董事副总 经理审核签名年 月 日 财务管理制度 第第 26 页 集团总经理审核签 名年 月 日 收款人签名 年 月 日 会计出纳财务经理 财务管理制度 第第 27 页 差旅费用报销制度差旅费用报销制度 领取预支款制度：领取预支款制度： 1)出差人需要领取预支款时须填写出差申请单。 2)出差申请单按出差管理制度由相应的审批人审核批准。 3) 审批完毕的出差申请单交会计审核。会计审核以下内容：出差申请单的 填写是否完整；预领款是否按出差费用标准计算；合计是否正确；大小写是否一 致；经手人、审批人签名是否齐全。 5)会计审核无误后的出差申请单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核 无误后交出纳付款。 6)出差申请单一式两联，一份由财务部保管入帐；另一份由出差人保管于报销 时连同差旅费用报销单报财务审批。 7)出差人应于出差返回后一周内报销费用，超出期限者总部财务部将会在其当月工 资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。 消费制度：消费制度： 1)住宿费、应酬费及购买飞机票的费用应尽可能采取签卡（信用卡）付费。实际工 作中需要使用现金支付以上款项的，须在事后报销单上写明现金支付原因。 报销制度：报销制度： 1)出差人报销时须填写差旅费用报销单。差旅费用报销单视同支付凭证 。差旅费用报销单经部门经理审批确认后连同有关的出差申请单、发票、 信用卡留底联交会计复核。 2)部门经理发生的差旅费由分公司总经理审批确认。分公司总经理发生的差旅费用 由集团董事长审批确认。 3)以上审批人对费用发生的真实性、合理性负责。 4)所有超出出差管理制度给付标准的费用报销须由执行人写明原因，经直接上 司审批确认后上报集团董事长审批通过才能报销。 5)会计审核以下内容：差旅费用报销单的填写是否完整；费用报销有无超出出 差费用标准；超出标准的报销是否有写明原因并经直接上司审批同意；合计是否 正确；大小写是否一致；经手人签名是否齐全；相关的出差申请单是否已经 批准；相关的发票、信用卡留底联是否真实，金额，日期是否一致。 财务管理制度 第第 28 页 6)有关人员审批后的差旅费用报销单交由财务经理复核；财务经理负责复核有 关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理复核 无误的支付证明交出纳付款。 7)出差申请单或差旅费用报销单如果因故未被审批通过，财务部应立即通 知申请人并尽量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。 8)会计每月 16 日前提交上月、累计差旅费用汇总表(见附件)经集团财务经理 审核后交财务总监及集团董事长审阅。 其他规定：其他规定： 1)市内进行市场调查等活动不作为出差，由于公司已提供每月固定餐费补贴，不允 许再报销餐费。 2)市外一天内，并且金额为 300 元以内的出差，如果没有预支，报销时可以不提供 出差申请单。 出差管理制度见行政部有关制度流程。 财务管理制度 第第 29 页 上月、累计差旅费用汇总表上月、累计差旅费用汇总表 报销日期内容预支金额实际报销金额经手人负责人附注 xx 月 xx 日为 xx 事到 xx 地方出差3,0004,000xxxxxx 本月合计数： 上月累计数 本月累计发 生数 编制人： 财务副经理或 财务主管审核： 财务经理审核：财务总监： 财务管理制度 第第 30 页 出差申请单出差申请单 员工姓名：员工所属部门： 目的地：天数： 共 天 出差原因： 交通费计算公式总金额 飞机： 轮船： 火车： 汽车： 住宿费： 膳食费： 通讯费： 应酬费： 预预 支支 款款 内内 容：容： 其他费用： 合计金额：合计金额：万万 仟仟 佰佰 拾拾 元元 角角 分（小写：分（小写： 元）元） 出差人签名：部门经理签名： 副总监/分公司 副总经理签名： 总监/分公司总经理 签名： 财务总监签名： 董事总经理签名： 会计审核签名：财务经理/副经理审 核签名： 财务管理制度 第第 31 页 差旅费用报销单差旅费用报销单 员工姓名：员工所属部门： 目的地：天数： 共 天 出差目的： 日期发票编号费用明细报销金额预算/金额超支金额超支原因费费 用用 报报 销销 内内 容：容： 小计小计 借支金额：借支金额：应退应退/补金额：补金额： 报销金额大写：报销金额大写： 万 仟 佰 拾 元 角 分 出差人签名：部门负责人 审核签名： 副总监/分公司副 总经理审核签名： 总监/分公司总经 理审核签名： 财务总监审核 签名： 董事副/总经理 签名： 收款人签名收款日期： 会计出纳财务经理 财务管理制度 第第 33 页 采购及其他费用报销制度采购及其他费用报销制度 领取预支款制度：领取预支款制度： 1.采购员或其他业务执行人需要领取预支款时须填写借支单。 2.借支单由直接上司审批，超出直接上司审批权限的报上一级领导审核批准。 3.审批完毕的借支单交会计审核。会计审核以下内容：借支单的填写是否完 整；大小写是否一致；经手人、审批人签名是否齐全；相关的预算、预算外使用 申请表或申购单是否已经批准。 4.会计审核无误后的借支单交由财务经理或副经理(美居中心)复核；复核无误后交 出纳付款。 5.采购员或其他业务执行人应于费用发生后两周内报销费用，超出期限者总部财务部 将会在其当月工资中扣除，待办理报销手续后再给付现金。 报销制度：报销制度： 1.采购员或其他业务执行人报销时须填写支付证明。连同有关的预算外使用申 请表、申购单、入仓单、发票等经直接上司审核批准后交会计复核。 2.会计审核以下内容：支付证明的填写是否完整；大小写是否一致；经手人签名 是否齐全；相关的预算外使用申请表、申购单、入仓单、等是否已经批准； 相关的发票是否真实，金额是否一致。 3.会计审核通过的支付证明交由分公司总经理审批。由分公司总经理执行的费用 报销审批规定如下：属于交际应酬范围的项目，由集团董事副总经理审批；属于交 际应酬范围外的项目，由财务总监审批；超过集团董事副总经理或财务总监审批权 限外的项目，由集团总经理审批。 4.超出分公司总经理审批权限的费用报销应按审批权限的规定，由上一级人员审批。 5.对于没有超过预算金额，但是超过申购单上某项物品采购单价 5%以上的采购， 以及由于更换物品而增加单位成本 5%以上的采购，采购员应事先询问总经办主任， 是否继续与该供应商采购。在报销时，采购员应在申购单上写明采购单价增加 及更换物品的原因，经总经办主任签名确认后到财务部报销。 6.已经批准的支付证明经财务经理或副经理（美居中心）复核；财务经理负责复 核有关人员是否在其审批权限内审批，签名、相关原始单据是否完整。财务经理复 核无误的支付证明交出纳付款。 7.借支单或支付证明如果因故未被审批通过，财务部应立即通知申请人并尽 量告知原因。严禁有意积压，阻碍工作进行。 财务管理制度 第第 34 页 8.集团总经办及外事公关部的费用报销在交部门负责人审批前先由会计审核以下内容： 发票真伪，计算是否正确，是否有重复报帐等现象。总经理助理的费用在交其直接 领导审批前先由会计审核以上内容。 物资采购管理制度见行政部有关制度规定。 财务管理制度 第第 35 页 仓库管理制度仓库管理制度 一一本制度的目的本制度的目的 为完善本集团仓库的管理与监控；保证只有经过授权的货物才能入 库及出库；保证使用部门能及时领用到质量合格的货物；保证达到合理 的库存量以平衡使用需要及降低企业由于库存而积压的现金；特制定本 制度。 二二本制度适用范围本制度适用范围 本制度适用于各使用部门月度预算及月度预算外采购物资入库、保 管及领用管理。具体包括： 1. 日常耗用品：文具、清洁用品、工程部日常维修备用物资等。此类 物品已包括在月度预算固定表格中。此类物品仓库须保留安全库存。 2. 代购代销物品：包括根据客户要求代其购买的物品。此类物品须有 客户的委托书。此类物品仓库不须保留安全库存。 3. 非经常性使用物品及预算外采购物品：此类物品是根据经营需要一 次性购买或超过三个月才会购买一次的物品。此类物品仓库不须保 留安全库存。 4. 子公司在不违反本制度的前提下，可制定更具体的仓库管理操作细 则。子公司仓管员在操作时应同时执行本制度及所属子公司仓库管 理操作细则。 三三职责职责 1. 领用人：应根据已批准预算或预算外使用申请表领取物品；领 取时应确认数量及质量。 2. 使用部门领导：使用部门领导应定期核对本部门所领用物品与仓库 记录是否相符，对不相符物品负责追回。 3. 仓管员：应及时通知使用部门领取物品；对收到、保管及发出物品 的质量、数量负责；对没有已批准申购单的物品应拒绝入库； 对于领用物品内容与已批准预算或预算外使用申请表不符时， 应拒绝发货；对于领用人不符合标准的，应拒绝发货；应积极与财 务部合作，调查仓库帐与财务记录的差异；对库存物品的安全性负 责。每月编制采购预算的物品清单。 4. 财务部副经理（美居中心）财务部经理（总部及大厦）及财务总监： 全面负责仓管员的工作；管理及监督仓管工作的正常运行。 四四物品入库及领用的管理物品入库及领用的管理 财务管理制度 第第 36 页 1、 直接入仓的采购物资入库与出库管理 1) 仓管员需根据申购单认真核对送货单 ，并填写收货单 。 收货单一式 3 份：一份由仓管员留底，作为物资入库的证据；一 份由总务部留底，作为采购完成的证据；一份报销时由采购员交会计 部留底，作为支付证明。 2) 仓管员必须保证入库物品符合已审批的申购单并对发货单位、入 仓数量与质量进行验收。对于工程物资或其他需要专业判断的物资入 库，仓管员应连同工程人员或相关专业人员一起验收，以保证质量。 采购员有义务协助仓管员进行货物的验收以保证质量。仓管员如果发 现发货单位或质量存在问题，应拒绝收货并及时通知采购员处理。 3) 美居仓库货物验收入库的补充规定：如果货物入库验收时，仓管员能 及时填写收货单并由使用部门验收人当场签名确认物品的数量及 质量的，报销时货物入库的凭证为：已经仓管员及使用部门验收人签 名确认的收货单 。如果货物入库验收时，仓管员不能及时填写 收货单 ，则由使用部门负责验收的人当场在送货单上签名确 认物品的数量及质量。仓管员于收货后两个工作日内，根据送货单 上的签名记录，填写收货单并签名确认。报销时货物入库的凭证 为：经仓管员签名确认的送货单及有使用部门验收人签名确认的 送货单 。 注：对于成批的货物，验收时使用部门应以抽查为确认质量的依据。 如果在实际使用中发现未被抽查到而质量不合格的货物，使用部门 可以在发现时填写退货单交总务部负责处理退、换货手续。 4) 仓管员应及时通知使用部门领取已采购物品。 （美居各座工程部按预 留一个星期的用量领取工程物品）仓库每月结账日为 25 号，各部门 应尽量于 25 日前领用本月预算内所需物品。如确需在 25-31 日之间 使用的物品可由领用人在 25 日前填领料单(注明“未领实物”)， 视同领用，物品暂不出仓，待实际使用时再出仓。仓库管理员每月统 计这部分领用物品并填制本月已填领料单但未出仓物品表 。 2531 号领用之物品除下列情况外，一律作为预算外领用： a. 25 号之前因采购或验收等原因未能及时入库的物品。 b. 工程部因应租户或其他部门要求进行安装维修需要领用的物品。 5) 紧急项目的领用。如领用金额