关于会议的有关要求.doc

附件3：关于会议及会议纪要的有关要求一、会议纪要1.由监理单位主持的监理例会、专题会议、技术交底会等会议纪要均由监理单位负责起草，重要的会议纪要如验收会议纪要等须经与会各方代表会签及盖公司章，并由总监或总监代表签字后才能发出去。2.监理例会由总监或总监代表定期每周五下午14：30在汇海大厦项目部会议室主持召开。3.会议纪要一般在会议结束后4h内出初稿，并报送（书面或电子版）建设单位沟通后以正式书面形式发与会各方（签收）。格式应采用我部议定的格式要求打印。每次会议必须注明准时到会人员及迟到、早退、未到人员。4.我方签发或代发的会议纪要，由监理部资料员登记后统一发放，对方要及时签收。未及时签收的，我方以通知的第一时间为对方签收时间。每个单位应指定专人（可以是项目经理或委托资料员或委托项目技术负责人）负责文件的签收工作。由监理单位主持的监理例会会议纪要应在监理例会后第二天上午11：30完成打印工作，各相关单位可在监理例会后第二天上午11：30后来监理部拿本次的会议纪要。5.参加会议的各方如果在收到会议纪要24小时内，我监理部未收到任何书面反对意见，此份纪要则作为此次会议的如实记录。二、由监理单位主持的监理例会应包括以下主要内容：1检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；2检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；3检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；4检查工程量核定及工程款支付情况；5解决需要协调的有关事项；6其他有关事项。三、对由监理单位主持的监理例会的纪律要求： 两家总包单位一起参加会议1.参加会议的人员应符合要求，最少包括以下人员。建设单位：项目经理、项目专业工程师（土建、安装）；监理单位：总监或总监代表，项目专业监理工程师（土建、安装），项目资料员，安全监理；总包单位：项目经理，项目技术负责人，项目安全负责人，项目质检员；分包单位：项目经理，项目技术负责人，项目安全负责人，项目质检员；具体参加人员的姓名、职务，监理单位经各方确认后，以书面形式告知各相关单位。项目管理人员如有变动，应取得建设单位的书面同意方可变动。变动的人员应符合岗位的要求，不符合要求的不得同意变更。2.如有要紧事务不能参加会议的，必须向例会组织者总监或总监代表最少提前2小时请假，请假的人员并指定代表参加会议。3.对无故不参加例会的人员或未请假的，按每缺席一次，最近的一次工程款推迟晚付半个月进行处罚。必要时报告给建设行政主管部门。4. 对不参与会议的人员或迟到、中途退席的等情况，将记录在当次的会议纪要中，同时将采取经济处罚措施（要求是200元一人次）。5.会议期间，电话应调到无声或振动，人员进出应不影响会议的进程。6.会议应准时召开。如有变动，由监理单位在会议召开时间前最少3h通知各相关单位。四、对由监理单位主持的监理例会的发言要求：1.应使用普通话。每个需要发言的单位必须在监理例会前提交发言稿给监理、建设单位。2.每个人发言结束时，应说“我的发言完了”，知会他人。不应打断他人的发言，应待他人发言结束后再发言。每个单位发言人数不超过两个。总包、监理、建设单位的发言时间均应控制在15分钟以内，分包单位的发言时间应控制在5分钟以内，会议总时间应控制在1.5小时以内。3.会议发言顺序-会议开始后，总监或总监代表将本次到会的人员情况做简单说明；-总包单位介绍情况（检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因，提出解决措施-检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施-解决需要协调的有关事项）；-分包单位介绍情况（检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因，提出解决措施-检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施-解决需要协调的有关事项）；-监理单位介绍情况（检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因，提出解决措施-检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施-解决需要协调的有关事项）；-建设单位介绍情况（检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因，提出解决措施-检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施-解决需要协调的有关事项）；-就各单位提出的需要协调的有关事项，监理单位与相关单位协商提出解决问题的责任单位及时间；-监理单位宣布会议结束。关于会议及会议纪要的有关要求已经各参加会议单位讨论同意(2014-04-21)。