时间管理培训教程 ppt课件

时间管理时间管理 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有 其存在的目的，生命诞生的时刻, 生命枯萎的时刻, 播种 的时刻, 收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话 的时刻。 旧约圣经之传道书旧约圣经之传道书 在开始之前 如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情? 請閉目一分鐘思考這個問題 时间银行 如果有一间银行，每天早上都汇入￥86400到你的帐号 ，但不允许你的帐号中存有余款和现金，每天 晚上你所没 有花掉的就不再归你所有，遇到这种情况你会怎么做呢？ 当然是把所有的通通花掉！你确实有一间这样的银行，它 的名字叫“时间”。每天早上，它都会让你拥有86400秒；每 天晚上，所有你没有加以利用的时间都会被删掉。它不允 许你储蓄结余，也不会允许你透支。每天你都会重新开一 个新的帐户，每天晚上，这个帐户的余额就会消失。如果 你没用光这天的“存款”，其损失就是你自己造成的。你没 有机会回去追寻，更没有可能去预支明天。你必须把握住 现在，付出所有的努力，充分地利用你所拥有的时间，以 获得更多的快乐和更大的成功。 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所 擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富 績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃 人, 為何安於現狀? 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現 狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的 事物發生在你的身上但是要用對 “新 的思考方式” “不能管理时间，便什么都不能管理” 杜拉克 “管理”时间是不对的，管理的只能是你自己， 因此“时间管理”就是“自我”管理； 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题 ； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的 事情太多，以致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻 觉告诉他们值得去做的事。 案例：老王的故事 延 误原 因 1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后 2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话 突发事件 紧急事件 被打扰 3、下班回家交通堵塞 4 、看电视 不能自我约束 5、放弃工作不能自我约束 6、赖床不能自我约束 7、该处理的文件没处理 善忘 8、上班交通堵塞 时间管理时间管理 时间管理的重要性时间管理的重要性 影响时间生产率的障碍影响时间生产率的障碍 时光大盗呈现时光大盗呈现 时间管理系统时间管理系统 时间是资本和无法更新的收入时间是资本和无法更新的收入 任何一个制定出来帮助高效率地安排时间的任何一个制定出来帮助高效率地安排时间的 计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入 手手 管理好你的时间就能管理好你的时间就能 管理好你的生活管理好你的生活 XXXX 总结你的时间掌控总结你的时间掌控 1216 “yes” 救命！你在时间管理上需改进 812 “yes” 48 “yes” 04 “yes” 当心！你需要重新审视你的时间行 动指南 可以！方向正确，但需要提高冲劲 恭喜！坚持并保留你的方法 人们并不尊重时间，他们不了解其重要性 人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解 其自然规律 人们不善于检查提高时间管理办法，不知 道“重要”与“紧要”之区别 有时间观念的人不善于控制时间，他们不 知怎样制定一个时间管理系统 帕金森原则 时间象一根弹筋：设立期限 帕雷托原则 80%的结果来源20%的努力 注意力之谜 注意力需要及时恢复 内在能量水平 有效地利用你的生物钟 效能与效率 做正确之事，做好它 成本/效果妥协-80：20法则 效果 100 80 60 40 20 0 0 20 40 60 80 100 时间和精力 考虑因素： 最先的数量级估计的 结果说明什么？ 如果出错，意味着 多大的问题？ 分析的难度有多大？ 寻求十全十美寻求 好的 答案 时间管理的重要工具之一时间管理的重要工具之一 报告军长： 天太黑，我无法 一个一个地去清 点人数 侦察兵的故事侦察兵的故事 用正确的方法做错误之事 用正确的方法做正确之事 用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事 紧急紧急 重重 要要 重要重要 与与 紧要紧要 之区别之区别 危机 急迫的问题 有期限压力的计划等 不速之客 某些电话、会议 某些信件与报告等 防患未然 改进产能 建立人际关系等 繁琐的工作 某些信件、电话 浪费时间之事等 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 短视近利 危机处理 缺乏自制力 人际关系浮泛，甚至破裂 偏重的结果偏重的结果 有远见 平衡 纪律 少有危机 紧急紧急 重重 要要 Diarize（定出做的 时间） 变为 Do it latter（呆会做 ） 4D4D原则原则 Do it now！ （马上就做） Dont do it。 （别去做了） 重重 要要 紧紧 要要 Delegate 授权别人去做 时时 光光 大大 盗盗 打扰 （电话或没有预约） 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力 过滤电话、安排专门接电话 的时间 学习终止谈话的技巧 增加授权。 电话打扰电话打扰 怎么办？怎么办？ 建立系统，包括：计划表、每 日目标、优先次序、完成期限 计划一定要写下来，记忆力有 时会出错，强迫自己按期限完 成工作 没有没有计划计划，怎么办，怎么办 ？ 清洁的桌面代表你有序的 思维 先处理棘手、最为优先的 工作，过滤干扰，适当授 权 怎么办 ？ 设立个人与组织的重要 工作目标，设定完成期 限 学习专注的技巧，克服 拖延的坏习惯 认识真正的朋友不会 因为坦率的解释而被 触怒 出示双方同意的优先 次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优 先次序的人决定优先 次序 会议耗时怎么办？会议耗时怎么办？ 写下 会议的目的、议程， 参加的人才通知参加， 务必准时开会与散会， 控制会议议题， 有效追踪执行会中完成的所 有决议。 确定何种资料 控制资料需要量 优先次序标准化 当下就处理文件 设计简化文件处理的系统 资料不全资料不全文件繁杂文件繁杂 情 况 复 杂 性 解 决 方 法 陈 述 问 题 在 当 下 的 情 况 将 困 难 之 处 详 细 列 出 以 改 善 情 况 列 出 可 能 的 解 决 途 径 或 者 金 字 塔 结 构 主 要 结 论 子 论 点 子 论 点 辅 助 数 据 辅 助 数 据 辅 助 数 据 辅 助 数 据 问 题 或 选 择 方 案 树 形 图 问 题 问 题 行 动 1 行 动 2 行 动 3 行 动 4 是 否 是 否 准备一份征得主管同意的工 作责任清单 坚持获得与责任对等的职权 拟出明确的工作项目说明 权责混淆权责混淆 如何管理时间如何管理时间 ？ 建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它 ） 改善技巧，排除打扰 凭借组织安排打电话 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学 习说“不” 一次性时间处理文件 跟随会议议程，控制会议时间 请别人帮忙 克服人性弱点，走出时间陷阱 小小 结结 图表系统管理法 Gantt chart 20世纪提出的图表系统法,后以他的名 字来命名的管理图表,它被认为是管理工作 上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明 表明: 工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系 强调: 时间和成本在计划和控制中的重要性 甘特图简介 甘特图(Gantt chart)是本世纪初由亨利甘特 开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴 表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个 期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表 明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划 要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目 )还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还 是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具. 甘特思想 甘特贡献 把总的计划目标看成: 人们能够了解和执行的,具有相 互关系的一系列计划或各项事件. 体现一个既简单又基本的控制原理- 从计划中选取关键内容并予以密切注视. A B C D E 甘特图 任务 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 A B C D E .带有分项目的甘特图 任务 2 6 1 3 45 79 8 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 A B C D E .带有分项目和分项目网络的甘特图 任务 2 6 1 3 45 79 8 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 案例1：图书出版甘特图 编辑加工 设计版式 制图 打印校样 印刷校样 设计封面 1月 2月 3月 4月 案例2：集团摄制 入司教育片 - 背景介绍 具体工作：17项 项目时间：3.5个月 甘特图分析 1997 1月2月 202122232425262728293031123456789101112 草拟方案 讨论 修改方案 方案送审 修改方案及分工 撰写脚本 平安发展 平安理念 平安机制 平安创新 平安员工 平安服务 平安文化 平安奉献 平安声誉 收集资料 讨论 修改脚本 时间 进度 任务 入司教育片拍摄计划甘特图 1997 2月3月 13141516171819202122232425262728123456789 草拟方案 讨论 修改方案 方案送审 修改方案及分工 撰写脚本 平安发展 平安理念 平安机制 平安创新 平安员工 平安服务 平安文化 平安奉献 平安声誉 收集资料 讨论 修改脚本 时间 进度 任务 入司教育片拍摄计划甘特图（续） 1997 3月4月 101112131415161718192021223112317181920 脚本送审 修改脚本 再审脚本 联系电视 台制 作 电视 台摄制 电视 台制作 审片 修改 再审片 制作 时间 进度 任务 入司教育片拍摄计划甘特图（续一） 1997 4月5月 2122232425262728293012345678910 脚本送审 修改脚本 再审脚本 联系电视 台制 作 电视 台摄制 电视 台制作 审片 修改 再审片 制作 时间 进度 任务 入司教育片拍摄计划甘特图（续二） 4月讲师阵 容 123478910111415161718212223242528293031丁于李甘邓赵卫金 客 座 企业文 化讲师 培训 中层管 理干部 广东地 区中层 干部培 训 高层干 部培训 英语 利益规 范演练 农训 4月讲师阵 容 123478910111415161718212223242528293031丁于李甘邓赵卫金 客 座 企业文 化讲师 培训 中层管 理干部 广东地 区中层 干部培 训 高层干 部培训 英语 利益规 范演练 农训 4月讲师阵 容 1471011141516171821242528293031丁于李甘邓赵卫金 客 座 企业 文化 讲师 培训 中层 管理 干部 广东 地区 中层 干部 培训 高层 干部