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文档简介

档案借阅管理制度 为加强公司档案的管理， 使各类档案有效的利用和保存， 特制定本制 度： 一、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、财务档案、劳动 工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、 项目方案、通知、杂志书报等有参考价值的文件资料。 二、公司的档案管理由档案室档案专员负责， 档案专员须保证公司 的所有原始资料和单据齐全完整、安全保密和使用方便。 三、资料的归档 1. 公司资料的归档期分“季度归档”和“年度归档” ， 即每年的 4 月、 7 月、10 月、次年 1 月和每年 2 月为公司资料归档期。 2. 在归档期内，由档案管理专员向各部门主管收集应该归档的原始 资料，各部门主管应积极予以配合。 3. 档案管理专员应对所收集的资料进行分类归档，及时登记，并做 好档案查阅目录。 四、档案的借阅 1. 公司档案根据密级程度分为：书报杂志、非密级档案、秘密档案、 机密档案和绝密档案。 2. 绝密档案禁止调阅；机密档案经总经理、副总经理批准后可进行 借阅，但借阅只能在档案室内进行。书报杂志类可直接在档案室 登记后借阅或借出，但借出时间不得超过一周。 3. 各部门员工借阅本部门非密级档案可直接到档案室登记后进行调 阅；借阅本部门秘密档案须填写档案借阅申请表 ，经部门主管 批准后到档案室登记借阅；借阅其他部门非密级档案须填写档 案借阅申请表后经部门主管和档案所属部门主管批准后方能到 档案室登记借阅。 4. 所有档案的借阅只能在档案室内进行，借阅人员应做到：不划道、 涂改、折卷、裁剪、拍照、复印、扫描、撕毁等，自觉保护好档 案的完整性和保密性。 5. 因工作需要将非密级档案带出档案室，须填写档案借阅申请表 经部门主管批准后到档案室进行登记，由档案专员将所借档案的 复印本调出给借阅人员；秘密档案须经部门经理批准后方可借出； 其他部门非密级档案须经部门主管、部门经理、档案所属部门主 管、档案所属部门经理共同批准后方可借出。 6. 借出档案的安全由借阅人员负责，借出时间不得超过一周，不得 转借他人，不得私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案， 不得将档案带出公司或在公共场合随意翻阅。借阅期满后如需继 续使用，须到档案室重新办理借阅手续。 五、档案的销毁 1. 档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满 无须继续保存的档案进行销毁处理。 2. 公司任何员工未经允许，不得销毁公司的档案资料。 3. 需销毁的档案，由档案专员列出档案销毁清册，非密级档案经档 案所属部门经理批准后即可进行销毁；密级档案需经总经理和副 总经理共同批准后方可进行销毁。 4. 经批准销毁的档案，档案专员应认真核对，并做好登记。销毁时 须有档案所属部门相关人员监督进行。 六、其他 1. 档案专员应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，确保档案安 全。 2. 所有档案应有专柜存放、加锁，
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