大型物流公司行政管理制度汇编[非常精典的管理制度].pdf

大型物流公司大型物流公司大型物流公司大型物流公司行政管理制行政管理制行政管理制行政管理制 度汇编度汇编度汇编度汇编 目目录录 文件收发管理办法文件收发管理办法1 1 行文行文管理办法管理办法5 5 印信使用管理办法印信使用管理办法1010 档案管理制度档案管理制度1212 证照管理制度证照管理制度2121 会议管理制度会议管理制度2626 办公用品管理制度办公用品管理制度3636 车辆管理制度车辆管理制度4141 考勤管理制度考勤管理制度5252 出差管理制度出差管理制度6161 通讯费管理制度通讯费管理制度6969 请示报告管理制度请示报告管理制度7373 1 1 1 目的目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管 理职能和办事效率，特制定本办法。 2 2 范围范围 2.1 收进文件，指由外公司发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、 撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 3 收文处理程序收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开 拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 文件名称文件收发管理办法文件收发管理办法 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共4页 2 （6） 按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办 办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据 公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在文件阅办单 中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据文件阅办单的意见，及时报请公司领导批 示办理，由公司领导在文件阅办单中明确批示：文件处理公司、处理 办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、 不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进 行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、 文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关 领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 3 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅或借 用手续。并应填写借阅文件登记表 ，借阅后应及时归还。 (2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续； 对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办 理有关手续。 4 4 发文处理程序发文处理程序 4.1 文件的起草与修改 由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。文件起草完毕后， 应签注姓名、年、月、日。 4.2 文件的会审（会签） 涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负 责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。 4.3 文件的审批签发 文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。 4.4 文件的打印、发行 文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误， 办公室加盖公章后按要求发送。 5 5 文件的归档文件的归档 5.1 分类 (1) 上级机关来文、外公司发来的文件。 (2) 公司发出的文件。 (3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要 4 参考或执行的文件。 (4) 公司内部文件。 (5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。 (6) 兄弟公司业务往来等有关文件。 5.2 归档 (1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后两星期内 办结。若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印 件，原件应在一星期内退办公室归档。 (2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件进行归档登记。 (3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。 (4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要 求整理归档。 (5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注 销，以明确责任者。发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。 (6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。 5 第一章第一章 总则总则 第一条 为提高公司文书质量及效率，行文规范严肃，制订本办法。 第二条 本办法所称行文管理，指公司与外界（含控股公司）来往的文 书及公司职能部门间来往文书(包含签呈)的规范管理。 第三条 行文力求措词严谨、简明扼要。 第四条 充分发挥公司局域网功能，普通文件推行无纸化。 第五条 文件所有权为公司所有，文件内容为公司机密，所涉部门严格 执行保密纪律。 第二章第二章 类别类别 第六条 行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规 章制度、大事记等。 (一) 公文：主要指公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式 的文书，用于对外机关、团体、公司行文，公司内部各部门间业务接洽， 向公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件； 公司的公文种类包括： 1 决定：适用于对公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关公司、 人员变更以及撤销下级公司不适当的决定事项。 文件名称行文行文管理办法管理办法 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共5页 6 2 决议：适用于经会议讨论通过，并要求贯彻执行的重要决策事项。 3 通知：适用于转批下级公司的公文，转发上级公司和不相隶属公 司的公 文，传达要求下级公司办理和需要有关公司周知或执行的事项。 4 报告：适用于向上级公司汇报工作、反映情况、答复上级公司询 问。 5 请示：适用于向上级公司请示指示、批准。 6 批复：适用于答复下级公司的请示事项。 7 函：适用于不相隶属公司之间商洽工作、询问和答复问题，请求 批准和答复审批事项。 (二) 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； (三) 信息简报：适用于公司对内、外的工作交流，反映公司各项工作 进展情况、开展的各项活动； (四) 规章制度：公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规 章制度； (五) 大事记：适用于记载公司有关重要事项。 第三章第三章 书面格式书面格式 第七条 公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。 第八条 眉首置于公文首页公司名称之下、间隔横线以上，包括秘 密等级、紧急程度、发文字号、签发人。 第九条 主体置于间隔线以下，包括标题、主送公司、正文、附件、 7 成文时间、印章、附注。 第十条 版记包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数 等，位于主体之后、公文的最后一页（亦称封底） ，并保证版记的最后一行 文字置于页面的最下一行。 第十一条 秘密等级指文件机密程度，分为：绝密、机密、秘密。 第十二条 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急程度分 为：特急、急件。 第十三条 主送公司向上级公司请示只写一个主送公司，受双重领 导的要同时抄送另一上级公司；向下级公司行文，如果发送公司在 3 个以 内，可将发送公司名称全部写上，发送公司多，可采用“各有关部门和公 司”等概括。 第十四条 正文是公文的主体部分。正文中的人名、地名、数字、 引文应当准确；用词、用字要准确、规范，文内如果要使用非规范化简称， 必须在首次使用全称的同时注明简称；用数字表示多层次结构序数，应层 次清晰。 第十五条 附件是正文的附属部分，是补充公文正文内容的其他公 文或材料（包括图表） 。 第十六条 成文时间以负责人签发的时间为准，联合行文以最后签 发机关负责人的签发时间为准。 第十七条 印章正文末尾落款加盖发文部门印章。 第十八条 附注公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说 明。 8 第十九条 主题词反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。 主题词先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。 第二十条 抄送、抄报公司应根据公文内容、发文目的和隶属关系 严格控制，其排列顺序一般为：上级公司单排一行，其他公司合排一行。 第二十一条 行文中涉及的字体、字号、位置、间隔等具体内容，按附 后的样式为准。 第四章第四章 密级密级 第二十二条 全部文书归公司所有并存档，任何个人不得私自占有。 第二十三条 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密。绝密、机密文件 打印需用专用电脑。各类文件严格按照标注的发送范围发放。文件保密级 数，由发文部门的主管副总经理根据文件内容确定。 第五章第五章 文号文号 第二十四条 行文编号由总经理办公室统一管理，由总经理办公室发 放、登记、备案。 第二十五条 以公司名义行文，由办公室统一编号，例：xx 发 20111 号； 第二十六条 以职能部门名义行文，由部门编号，办公室登记备案，例： 办公室xx 办20111 号； 9 财务部xx 财20111 号； 第六章第六章 发文发文 第二十七条 行文印信及审批 (一) 董事会职权范围内的、以公司名义的对外行文，由董事长审批用 印。 (二) 总经理职权范围内的、以公司名义的对外行文，由总经理审批用 印。以职能部门名义对外（不含控股公司）行文，由分管副总经理审批。 (三) 以职能部门名义对内（含控股公司）行文，由主管副总经理审批。 第二十八条 例行的会议纪要、内部信息等发文依签发程序办理。 第二十九条 发文部门及时发放，建立登记、签收、回执等手续，定期 催办。 第七章第七章 存档借阅存档借阅 第三十条 发文公司应定期送档案室存档，有领导批示的，应随附领导 批示原件。经办部门视实际需要留存复印本。 第三十一条 文件移交、清理、整理、分类、编号、借阅、归档由档案 室制订。 第三十二条 各职能部门经办人员因业务需要调阅档案时，遵守公司 档案管理办法 。 第三十三条 调阅档案权限为借阅人经办业务，非借阅人经办业务，需 10 档案主管部门负责人同意。 第一章第一章 总则总则 第一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，本办法中 的印章包括（不限于）印鉴、职章、部门章、 职衔签字章等。印章的管理， 关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展， 为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。 第二条 公司总经理授权办公室全面负责公司的印章管理工作。 第二章第二章 印章的领取和保管印章的领取和保管 第三条 公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。 第四条 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。 第五条 公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。 第六条 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司 印章地，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。 第三章第三章 印章的使用印章的使用 第七条 公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印 的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。 第八条 经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方 可交印章保管人盖章。 文件名称印信使用管理办法印信使用管理办法 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共2页 11 第九条 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核 对，经核对无误的方可盖章。 第十条 在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。 第十一条 公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。 第十二条 涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审 核签字。 第十三条 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须 经上述程序。 第十四条 用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理 后交办公室归档。 第十五条 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应 事先填写印章使用单，裁明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携 带使用。 第十六条 公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公 司总经理根据实际工作需要进行授权。 第四章第四章 责任责任 第十七条 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司办公 室报告。 第十八条 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规 定的程序，不得擅自使用。 第十九条 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行 政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 12 第一章第一章目的目的 第一条第一条为规范公司档案业务工作，进一步提高档案标准化、流程化 的管理水平，开发档案信息化，更好地为公司提高经济效益服务，根据国 家及省、市档案管理规范、细则，结合公司具体情况，特制定本制度。 第二章第二章适用范围适用范围 第二条第二条本制度适用于公司各项档案的管理工作。 第三章第三章术语术语 第三条第三条文书档案是指反映公司行政管理等工作的档案。 第四条第四条技术档案是指反映技术研究、生产、基本建设等工作的档案。 第五条第五条音像档案是指记录声音或影像的档案，包括照片、影像、录 音带、录像带等。 第六条第六条电子文件档案是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载 体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件档案。 第七条第七条案卷是指由互有联系的若干文件组成的档案保管公司。 第八条第八条立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过 文件名称档案管理制度档案管理制度 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共9页 13 程。 第九条第九条归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理、递交 综合档案室保存的过程。 第四章第四章职责职责 第十条第十条分管领导 对公司的档案、资料的管理工作进行监督和检查（对口分管领导审批 专业对口部门员工和外公司人员的复印档案申请） 。 第十一条第十一条办公室 负责公司档案的收集、编号、整理、鉴定、保管、统计、修改、借阅、 开发利用、销毁等工作。 对各部门及直属公司文件材料的形成、积累、整理情况进行监督和指 导。 第十二条第十二条各部门 负责本部门文件材料的形成、积累和保管工作，并按照本细则的要求 及时移交办公室综合档案室存档。 第五章第五章管理内容管理内容 第十三条第十三条档案室基本任务 负责档案的接收、收集、整理、保管和提供利用工作，科学管理档案， 便于查找和利用。 (一)负责做好档案库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防光、防 尘、防高温、防有害气体工作，确保档案的安全。 (二)负责做好保密工作，严防失、泄密现象发生。 14 (三)接收、移出和销毁档案要严格履行审批手续，认真造册登记。 (四)档案人员要保持相对稳定，确因工作需要调整的，应在离职之前 办理交接手续。 负责档案的统计、上报工作。 第十四条第十四条生产技术档案管理 档案管理人员对承办部门或公司交来的档案、图纸、资料应进行分类、 编目、登记、统计和必要的加工整理。 公司在安全生产技术、基本建设、安全管理、设备等技术管理中形成 的文件资料应加以整理归档。 为便于档案的管理和利用，生产技术档案分以下四类： 生产技术类；安全管理类；基本建设类；设备类。 第十五条第十五条文书档案管理 (一) 档案管理人员按照文件材料归档范围、要求及移交手续，及时做 好接收工作。 (二) 公司在生产活动中产生的具有保存价值的各种录音、录像、照片、 底片、磁盘、光盘等应及时归档。 (三) 按照案卷质量要求整理立卷。 (四) 按规定进行编目、排架。 (五) 积极做好利用工作，编制检索工具，如案卷目录、声像档案目录、 专题目录、文号索引、全宗介绍等。 第十六条第十六条底图管理 (一) 底图是我公司在生产等活动中形成的重要档案，底图要集中统一 归档案室保管。 15 (二) 归档的底图要建立台帐，按照底图的保管要求形式存放在底图柜 内，妥善保管不得丢失。 (三) 查阅、复制图纸时，必须注明查阅理由、用途以及复制的份数， 复制底图时需经主管副总批准。 (四) 底图原则上不准修改，确因工作需要修改的，要经公司领导批准， 并要注明修改者姓名、修改日期、修改内容。 第十七条第十七条图纸修改补充管理 (一) 图纸修改必须经主管领导、总工办经理、设计者审批，由设计部 门指定专业人员凭修改通知单进行修改，其他人不得擅自更改。 (二) 需要定期更改的图纸，应由有关部门每隔一段时间将原底图复查 一次，若有变动及时更改。 (三) 图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改好的蓝图、底图同时归 档。 (四) 底图修改一般采用杠改、刮改和更换新图三种方法，更改时必须 用绘图墨水或碳素墨水。 (五) 修改较少时，可直接在图面上“杠改” 、 “刮改” ，修改人应在修改 处注明“修改标记” ，并签署本人姓名和修改时间。 (六) 修改内容影响原图使用时，应另出新图代替，原来图纸作废，新 图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号，作废的图纸应注明新图 的编号，根据需要另行保管。 (七) 档案管理人员应认真检查更改后归档的图纸，如发现未按规定更 改的或更改模糊不清的，或只更改蓝图未更改底图者，要责成有关人员限 期更改。 16 第十八条第十八条立卷归档 (一) 归档范围：凡是记述和反映公司生产经营活动的具有保存价值的 文件材料（包括人事、行政、财务、工程建设等工作中形成的文件材料） ， 均属归档范围。 (二) 归档时间 文书档案一般应于次年 6 月底前立卷归档完毕。 会计档案由财务部门负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向 档案室移交。 生产技术档案应于一项工程或其它技术项目工程完工后 1 个月内或告 一段落后，向档案室移交，购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应 及时交档案室统一管理。 声像档案应于一次会议、一项活动结束后半月内归档。 (三) 归档要求 凡属归档范围内的各种文件材料，必须由档案室集中统一管理，任何 部门和个人不得据为己有。 所有工程及设备招标工作中任何人不能将与招标有关的文件私自带 走，主办部门必须将所有与招标有关的需存档的资料收集后交档案室存档， 档案室按照主办部门所列清单进行登记和办理资料移交手续。 归档的文件材料必须收集齐全、完整，并加以系统整理，组成保管公 司，符合案卷质量标准，便于保管和利用。 各类文件材料一般归档一式一份，公司发文及重要会议材料要归档三 至四套。 永久、长期案卷内文件材料，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、 17 复印等不耐久字迹的必须进行复制，复制件同原件一并立卷、归档。 凡是向档案室移交的文件材料，应编制依据目录一式两份，移交时双 方应在移交目录上签字，各存一份。 第十九条第十九条档案保密管理 (一) 认真执行公司关于档案保密的有关规定。 (二) 不在家属亲友和无关人员面前讨论公司机密。 (三) 不准在私人交往和通信中泄露档案内容，携带秘密档案、资料外 出工作时，不得违反保密规定，不准在公共场所谈论档案内容和保管情况。 (四) 严格执行机密档案的借阅审批手续和借阅手续， 在指定地点阅览， 不得随意抄录。 (五) 档案在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节上 都应注意保密。 (六) 档案的提供利用、复制、摘抄，应根据秘密等级经相应领导批准， 办理有关手续。 (七) 档案管理人员应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时应当 立即采取补救措施并及时报告公司主管领导。 第二十条第二十条档案库房管理 (一) 档案库房是公司机要部门，一切人员未经许可，不得擅自进入库 房。 (二) 库房内应保持清洁、整齐，严禁吸烟和存放其他物品。 (三) 档案库房应备有“九防”设备和措施，出入库房的档案，要仔细 清点登记。 第二十一条第二十一条档案鉴定销毁 18 (一) 档案鉴定应成立工作小组，由档案管理专员组织专业人员和有关 部门的人员对档案进行鉴定。 (二) 对到期的档案，要分析其内容、来源、时间、完整程度，做到逐 件、逐张的审查，便于统一认识、统一标准，保证质量、提高效益，防止 错误销毁档案。 (三) 要销毁的档案应办理手续，写出鉴定销毁报告，登记销毁清册， 一式两份经鉴定小组鉴定并经总经理签字同意后方能销毁。 (四) 在销毁档案时要指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，监销 人员要在销毁清册上签字。 第二十二条第二十二条档案利用 (一) 档案室应设立档案阅览室，配置必要的阅档设备，为开展档案利 用工作提供必要的条件。 (二) 利用范围 1、公司保管档案均为现行档案，主要供公司和上级公司使用， 不属于开放范围，一般不对外提供利用。 2、机密档案只限于公司高管、董事会成员及相关部门借阅，而 且必须经过总经理或主管副总批准，方能在档案室查阅，不准带出档案室。 (三) 利用方式 1、 在档案室利用。 2、借到各部门办公室利用。 (四) 利用手续 1、 凡利用档案者都应规定填写档案借阅登记簿 ，利用档案解决重 大问题或取得较大经济效益、社会效益的事例，应及时向档案部门反馈， 19 填写档案利用效果登记表 ，交档案部门存查。 2、 利用本部门档案和其他部门非机密档案者，档案管理人员可直接 提供利用。 3、档案一般不提供给外公司利用，外公司确需利用档案者，必 须持公司介绍信，注明利用者的身份、查档内容和利用目的，经接待部门 经理、主管副总批准方可利用。 (五) 以下情况应立即将档案归还档案室 1、 因事外出，请假超过 7 天者。 2、 档案室因工作需要需收回者。 3、 因工作调动、退（离）职者等。 (六) 利用档案要求 1、 各种档案的利用，必须严格执行保密制度。 2、 利用者应爱护档案资料，保证所用资料的完好无损，不得随意折 叠和圈划，严禁拆卷、涂改、勾画、加注，增删和抽页，不得转借他人。 3、 利用者可根据工作需要摘抄或复制档案内容。需摘抄或复制一般 档案时，需经档案管理人员同意；摘抄和复制重要机密档案必须按公司有 关领导批准的范围，并经档案管理人员审查同意，方可进行，不得抄录或 与查档目无关的档案内容。 4、 档案借出时间一般不超过 1 个月，如遇特殊情况，需经主管领导 批准方可延长借阅时间，归还时经清点无误，档案管理人员方可签收。 5、 凡借出档案发生遗失或损坏时，利用者应立即报告档案管理专员 或档案管理员，采取弥补措施，对所产生的后果利用者负全部责任，并按 公司有关规定处理。 20 6、 外公司利用档案，一般不得借出或复制档案，且只能在档案室查 阅档案。 第二十三条第二十三条档案整理 (一) 档案整理工作的原则是保持文件之间的历史联系，便于保管和利 用。 (二) 档案整理工作的主要内容：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、 案卷的排列、案卷目录的编制以及全宗排列等。 (三) 档案整理工作的工作程序：确定分类方案编写立卷类目平时 归卷立卷案卷排列给定档号编制案卷目录等。 第二十四条第二十四条技术资料管理 (一) 为保证技术资料信息的共享，公司所有技术资料由档案室统一保 存和管理。 (二) 技术资料订阅：每季度由档案室通知各部门订阅技术资料有关事 项。 各部门将欲订阅的技术资料目录、 费用、 份数等计划汇总至档案室， 由 档案室管理人员编制采购计划，报经公司领导批准后，方可订阅、采购。 特殊情况由各部门专业人员采购的图书均应在档案室办理相关手续，再行 出借；各部门在业务交往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除 特殊专用留用外，均应送交档案室留存。 (三) 凡借阅资料均须填写资料借阅登记簿。员工借阅的资料应在归还 期内及时归还档案室，不得损失和遗失，否则应进行赔偿。员工离开公司 时，应交还借阅的图书资料，个人积累的与公司有关的工作资料不得带走， 均应由所属部门和档案室接收、整理、归档。 21 第一章第一章总总则则 第一条第一条 为加强证照管理，规范使用程序，依据国家有关规定，结合公 司实际，特制定本办法。 第二条第二条 证照管理遵循“统一建档、规范使用、分级保管、专人负责” 的原则。 本办法适用于公司及下属企业。 第二章第二章职责与范围职责与范围 第三条第三条管理职责 （一）相关证照按照权属原则由权属公司管理。公司办公室是全公司证 照的管理部门和责任部门，负责对全公司的证照管理工作进行管理。 （二）办公室负责人为证照管理第一责任人，分管证照工作的专管员是 管理直接责任人。 第四条第四条根据公司经营管理实际，证照分为以下四大类： (一)一类证(权证类)：由政府职能部门核准或颁发的权属证明，包括 国土使用权证、房屋产权证、他项权证及有价证券等。 文件名称证照管理制度证照管理制度 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共5 页 22 (二)二类证（资质类） ：企业资质类证明等，包括资质等级证书、各行 业生产经营许可相关证件等。 （三）三类证（经营类） ：由金融部门(公司)颁发的各类有效证件如贷 款卡等、 机动车辆准行(许)证、购置税完税证明、企业工商营业执照、组 织机构代码证、法人证、法人代表身份证、税务登记证等。 （四）其他类：企业所获的各类荣誉证、牌、匾；由社会团体颁发的相 关证照如会员证、理事证等。 第三章第三章证照办理证照办理 第五条第五条工作职责 办公室负责人为公司证照办理的第一责任人。 第六条第六条审批及办理流程 （一）一类证的办理 本公司(部门)经办人员提出申请公司（部门）分管领导审核公司 （部门）主要负责人审批经办人员按照政府有关部门要求办理。 他项权证的办理按照融资贷款抵押审批程序执行，由财务管理部门办 理人员办理。 （二）二类证的办理 办公室负责人提出申请公司（部门）分管领导审核主要负责人审 批指定经办人员按照政府有关部门要求办理。 （三）三类证的办理 经办人员提出申请公司（部门）分管领导按照审批权限审批经 23 办人员按照政府有关部门要求办理。其中： 贷款卡的办理：财务部门经办人员提出部门（公司）主要负责人 审核公司分管财务的副总裁审批 （公司贷款卡由分管财务副总裁审核， 由总经理授权委托人审批）由经办人办理。 企业营业执照、法人代表证、组织机构代码证的办理：提出申请公 司分管领导审核办公室负责人指定专人负责办理。 税务登记证的办理：公司财务部门提出公司主要负责人审核财务 负责人审批公司财务部门负责办理。 第四章第四章证照管理证照管理 第七条第七条管理职责 （一）一类证（权证类） ：由公司财务部负责管理； （二）二类证（资质类） ：由办公室专管员负责管理； （三）三类证（经营类） ： 1、由金融部门(公司)颁发的各类有效证件如贷款卡等由公司财务部管 理； 2、机动车辆准行(许)证由办公室管理； 3、购置税完税证明由财务部管理； 4、企业工商营业执照、组织机构代码证、法人证、法人代表身份证由 公司办公室管理； 5、税务登记证由公司财务部管理。 （四）其他类：由公司办公室负责管理。 24 第八条第八条管理流程 证照办理完毕，经办人员及时履行正式交接手续，交由证照使用公司 的专管员管理证照的移交由公司负责人监交证照交接完成后，证照专 管员及时建档登记证照复印件报证照专管员备案。 第九条第九条管理要求 （一）专管员建档登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日 期、启用时间、有效期限、年审年检情况等。建立证照目录表，并进行动 态信息管理。 （二）公司应设证照专管员。证照专管员原则上不得随意调整、调动 或离职，确因工作需要调整、调动或离职的，应报分管副总并征得同意后， 方可办理交接手续。交接时公司由办公室负责人负责监交。 第五章第五章证照使用证照使用 第十条第十条证照使用及审批流程 使用人填写申请表（附表二）办公室负责人审核公司主要负责人 审批申请提出人履行借出手续。其中： （一）牵涉到担保、抵押时，由使用人提出申请，使用人公司和管 理公司主要负责人审核，报公司分管财务副总和总经理审批。审批程序 完结后，再由申请提出人履行借出手续。 （二）使用贷款卡时，按照资金贷款审批程序一并审核、审批。 （三）使用企业法人代表身份证，须经本人或授权委托人批准。 （四）使用税务登记证，应先填写使用申请单，公司财务部门负责人审 25 核，公司主要负责人审批后方可借出。 第十一条第十一条工作要求： （一）借用证照一般使用副本，若需借用正本，应在审批表中特别注 明。 （二）使用证照复印件时，证照专管员须加盖附有“与原件一致” 、 “使 用用途”和“有效期限”等内容的蓝色印章。 （三）证照原件使用完毕后，须及时归档并办理登记手续。 第六章第六章 年检年审年检年审 第十二条第十二条 证照年检年审由本公司办公室负责按照国家有关部门时间 及相关要求办理。 工商营业执照、 组织机构代码证、 资质等级证的年检(审)， 由财务部负责协办；税务证、贷款卡等由各级财务部门负责人负责办理； 其它证照由办公室负责办理。 第七章第七章变更和注销变更和注销 第十三条第十三条工作流程 公司专业部门提出，填写申请表（附表一）公司分管领导和第一负 责人审核报上一级领导审批后办理相关证照的注销手续注销完毕需要 报公司总裁办备案。 第十四条第十四条注销证照须按照政府职能部门的相关规定与要求办理。 26 第一章第一章总总 则则 第一条为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率， 更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方 法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证 公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。 第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，采用谁主管 谁决策、谁主管谁管理的管理思路。 第三条与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容严格保 密，并严格遵守执行会议的各项决定。 第四条会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。 第五条本制度适用于公司所属部门。 第二章第二章会议类别会议类别 第六条本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层干部会 议、经济分析会、经营分析会议、专题会议、部门日常管理例会和接待 会议等。 第七条专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、工程管理、 文件名称会议管理制度会议管理制度 部门发布日期 文件编号版本号0 0次1 1 编制:审核:批准：共10 页 27 合同评审等会议。 第二章第二章会议的组织管理会议的组织管理 第一节第一节总经理办公会总经理办公会 第八条总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决 策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计 划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大 事项进行分析、研究、决策；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度 审议等。 第九条总经理办公会议原则上每半月召开一次。特殊情况可临时召 开。 第十条总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、董事长 助理等成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。 总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人 列席。 第十一条总经理办公会由公司办公室通知、记录和整理纪要。 第二节第二节中层干部会议中层干部会议 第十二条中层干部会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项 等工作而适时召开的会议。月度、季度、年度经济分析会议是其中一项重 要会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公 司生产经营、管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统 一思想、明确责任。激发中层干部的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和 工作效率。 28 第十三条召开中层干部会议由公司总经理批准，参加人员原则上为 公司各部门副职及以上人员。 第十四条公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知、 记录和整 理纪要。 第三节第三节经济分析会经济分析会 第十五条 经济分析会是公司对月（季）度生产经营完成情况进行总结 分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门有关上月 工作汇报和总结，由会议主持人对此作出明确的评价，针对存在的问题分 析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法， 分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质 保量完成规定的任务。 第十六条 经济分析会原则上每月的第一个周二召开，特殊情况可临时 召开。 第十七条 召开经济分析会议由公司总经理批准，分管经营的副总经理 主持，参加人员原则上为公司各部门副职及以上人员。 第十八条 公司经济分析会议的组织单位由公司办公室通知、记录和整 理纪要。 第四节第四节生产经营分析会议生产经营分析会议 第十九条 生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成 情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价 格、客户管理情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改， 不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的 29 问题，协调各部门之间的工作关系；对总经理办公会、经营分析会各项决 议进行贯彻落实的会议。 第二十条生产经营分析会议原则上每半个月召开一次。 第二十一条生产经营分析会议由公司分管经营的副总经理主持，公 司经营等相关部门全体人员参加。 第二十二条生产经营分析会议由公司经营部门通知、记录和整理纪 要。 第六节第六节 专题会议专题会议 第二十三条 公司专题会议是分析、研究近期成本管理、经营管理、预 算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相 关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。 第二十四条 公司有关生产、安全、经营、 、安全、设备、预算等方面的 专题会议每月至少召开一次。 第二十五条 专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理（董助）主 持，公司各车间及职能部门的相关负责人参加。 第二十六条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪 要，办公室协调安排会议室。 第二十七条 专题会议结束后 1 个工作日内， 由承办部门将此方面的 专 题会议纪要经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。 第七节第七节 部门日常管理例会部门日常管理例会 第二十八条 公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证 做到会议的质量达到公司规定的目的。公司办公室负责对各车间、部门的 30 会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。 第二十九条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容：传达贯彻公司会 议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存 在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作 方法和工作行为；利用科学的分析方法进行研究分析部门开展各项工作过 程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提 出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批 评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培 训等。 第三十条 部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主 持，必要时邀请分管领导参加。 第三十一条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签 到记录和会议记录，保存期为 1 年。 第八节第八节对外接待会议对外接待会议 第三十二条对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检 查、指导工作的汇报会议。 第三十三条对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相 关的分管副总经理（董助）接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的 由公司分管副总经理（董助）和指定人员接待。 第三十四条对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组 织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，公司办 公室可协调会议室安排接待等工作。 31 第九节第九节其他会议其他会议 第三十五条公司股东会、董事会、监事会等其他会议，可根据实际 或部门职责由公司有关部门对应组织。 第三章第三章会议的组织、管理和服务会议的组织、管理和服务 第一节第一节会议的组织会议的组织 第三十六条会议的批准 （一）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级 大型会议须经总经理批准。 （二）本制度已列出的会议按照规定程序批准。 第三十七条涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议， 由会议主要牵头部门与办公室联系，备案会议情况；需办公室协调安排的， 由办公室统一安排。 第三十八条会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、 会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料 拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会 议宣传等。 第三十九条会议通知 （一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日以电话或其他方 式通知，大型会议需至少提前 2 个工作日下发正式书面通知。 （二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容 和要求等。 第四十条会议的准备 32 （一）做好会议通知。确保应到人员按时参会。 （二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服 务。人员和服务用品。 （三）做好参会人员的引导和组织。 （四）重要接待会议应制定会议及接待方案，方案内容包括但不限于 接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、横幅、席卡、摄影摄像、公共活动等 安排。 第二节第二节 会议室的管理与会议室的管理与服务服务 第四十一条 公司会议室由公司办公室负责日常管理。 第四十二条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境 保洁、设施管理、会议服务等。 第四十三条 会议室要做到会议召开前 30 分钟各项工作准备结束，会 后 30 分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。 第四十四条 公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的会议室的， 由会议主办单位提前 2 小时与会议室管理部门联系安排。使用时，务必保 持环境整洁和设施安全。 第四十五条会议室重要会议的服务，由办公室根据实际情况安排。其 他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。 第四章第四章会议资料管理会议资料管理 第一节第一节会议纪要的整理与印发会议纪要的整理与印发 第四十六条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织 部门负责拟写和下发。 33 （一）总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会、生产经营分析 会议、议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。 （二）专题会议根据安排整理会议纪要。 （三）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。 第四十七条会议纪要的签发 总经理办公会议、中层干部会议、经济分析会结束后，公司办公室及 时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议 组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。 第四十八条 会议纪要整理和印发应在 2 个工作日内完成，特殊情况除 外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。 第二节第二节会议纪要的格式会议纪要的格式 第四十九条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一 要求制作，主要包含以下基本要点： （一）文本全部使用 a4 型纸。 （二）文头用“某某公司某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题， 用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。 （三）如需要标识秘密等级或紧急程度，以三号黑字体顶格标识在版 心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如两类标识需要同时标识，秘密等级 顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 （四）发文字号由年份和序号组成，在发文机构标识下空 2 行，用小 四号宋体非套黑字，居中排版，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标 34 全称，用六角括号“ ”括入，如200920 号。 （五）成文时间用汉字将年、月、日标全， “零”写作“” 。 （六）页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一 行，空白页不标识页码。 （七）会议纪要需有“抄报”或“发” ，左空两格用 3 号宋体字标识“抄 报” ，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关 对齐，在最后一个抄送机关标句号。 第三节第三节会议资料的存档会议资料的存档 第五十条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层干部会议、 经济分析会和公司级专题、接待等会议资料由办公室负责按季度分类分次 存档。按年度移交公司档案室；其他会议资料由各承办部门自行存档。 第五十一条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包 括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪 要等。 第五章第五章会议精神的督办会议精神的督办 第五十二条 公司办公室负责对总经理办公会议、中层干部会议、经 济分析会及有关专题会议的重大决定事项进行督办。 第五十三条 对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履 行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。 第五十四条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议 要求的时间以督办提示函和督办通知书对有关责任人和责任部门 进行逐项督办，并定期整理督办报告向公司领导汇报。 35 第六章第六章会议纪律和要求会议纪律和要求 第五十五条 会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人 履行请假手续。 第五十六条 不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持 人请假。 第五十七条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧 急事情应到会场外接听。 第五十八条 会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。 第五十九条 会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间 应控制在 120 分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。 第六十条会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充 分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。 第六十一条做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录 音。参会人员禁止传播密级会议内容。 36 第一章第一章 总总 则则 第一条 为加强办公用品管理,规