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会议的筹划与管理 童小清 会务工作的重要性 会务工作是办公室的一项经常 性工作，会务工作的好坏，直接影 响到会议的质量和效果。加强会务 工作科学化、规范化和制度化建设 ，做好各类会议的服务工作，是会 议取得预期效果的重要保证。 会务工作 一、会前准备工作 二、会中服务工作 三、会后有关工作 一、会前准备工作 （一）组织会务班子，明确工作职 责。 （二）会议审批。 （三）制订会议方案。一般包括以下 内容：会议名称、内容、日程、时间 、会期、地点、与会人员、经费来源 、组织机构、材料准备和其他事项。 制定会议方案要遵循合理、精简、节 俭的原则，科学筹划，精打细算。召 开电视电话会议一般不超过1个小时。 会议方案经领导批准后组织实施。 （四）制发会议通知。会议通知包括以 下内容： 1.会议名称。 2.会议内容。 3.参加会议人员。 4.会期、时间、地点。 5.其他事项。 如发言材料准 备、报名单、派记者报道等。报名 单宜采用传真形式。参会对象一般 不得由他人代会，如有特殊情况不 能按要求参会的，须请假并说明原 因，承办人要及时向相关领导汇报 。同时要落实主席台领导。 （五）（五）印制会议材料印制会议材料。包括领导讲。包括领导讲 话、会议典型材料、会议指南等。话、会议典型材料、会议指南等。 会议指南包括以下内容： 一是会议日程。应明确会议期间每天上午 、下午的议程、主持人、会议地点等。 二是会议须知。主要明确用餐地点、作息 时间、会议纪律等。 三是人员名单。包括与会人员的姓名、性 别、单位职务、住房号。必要时，还应明 确会场座位、乘坐车号、用餐桌号等。 四是分组名单。会议分组讨论时，应明确 与会人员的编组、召集人、联络员、讨论 地点等。 （六）会议证件。大型会议要印制会议 凭证，包括请柬、出席证、列席证、代 表证、记者证、工作证、车辆通行证等 。会务人员应留有备用证件，以便与会 人员遗忘、丢失时补领。领导同志出席 会议的证件应提前请秘书领取或提前送 到。 （七）会场布置。会场布置要充 分体现会议气氛。 1.设置会标。 2.确定会议桌摆放形式。汇报 会、座谈会、小型工作会议，可 以不设主席台，会场可以设置成 方形、长方形、回字形、圆形等 。报告会设主席台。 3.布置主席台。包括主席台设置 、座次安排、摆放席签、话筒、鲜 花等。需要另设发言席的，通常放 在主席台右侧前方位置。 4.安排主席台座次。按照行政级 别高低排位，高者在前，低者在后 ；同一级别同一单位的，除任职文 件另有规定外，按任职先后排序； 同一级别不同单位的，按党委、人 大、政府、政协、法院、检察院、 军队排序。 人员的先后顺序确定后，在排位的 技术层面上，先确定主位1号，距离 主位越近的席次和席位越高，距主 位越远的席次和席位越低，座次按 左右依次排列。按照面向代表席的 方向，如果人数为单数，中间为1， 左为2，右为3，左右顺排；如果人 数是双数，则以中为准，其左为1， 右为2，左右顺排。 如果是报告会，一般采取报告人 和主办单位负责人相间排列办法安 排。汇报、座谈式桌型，来宾与主 人相向而坐，来宾座位面对门口， 主人坐在来宾对面，座次安排同主 席台。 主 席 台 代 表 席 13254 主 席 台 代 表 席 1324 13254 8 6 12 10 7 9 11 13 1415161718 13254 7 6 9 8 六 七 八 九 1011121314 13254 13254 客 方 主 方 4 6 2 3 1 5 3 5 1 4 2 6 主 方 客 方 5.设置会场提示。如设置“会议 入口处、签到处、某某会议在某 某会议室召开、会场内请勿吸烟 、会议期间请关闭手机”等。 （八）后勤服务工作。大型会议 要对与会人员的食宿、用车、医 疗保健、文化娱乐、集体照相、 安全保卫等做出细致安排，为与 会人员预定车、船、机票等。 （九）进行会前检查。包括检查照 明、音响、录音、录像、空调设备 完好情况，席签姓名打印、位置摆 放是否正确，环境是否卫生整洁等 。 （十）向领导汇报准备工作情况。 二、会中服务工作 会务人员提前1小时到达会场， 反复检查会场准备情况。 （一）做好签到工作。及时统计 核对人数，发现未到会的，应及时 催促。到会情况要及时向有关领导 报告。 （二）搞好会议材料分发。涉密 的会议材料会后收回。 （三）组织人员进场。住地与会场 不在一起的，要提前引导与会人员 乘车前往开会地点。大型会议车辆 较多时，应与公安交警部门联系开 道车，必要时对车辆通行路线进行 交通管制。会务人员要引导与会人 员及时进入会场，并在指定位置就 座。找准领导座位，提醒领导提前3 5分钟进场并引导就座。 （四）安排录音和记录。重要会议 领导讲话应全程录音，指定专人记 录。负责记录的人，一般不同时做 其它服务工作。记录人会后负责整 理形成会议纪要。 （五）组织颁奖仪式。会务人员应 预先组织上台领奖人员进行排练， 明确上台领奖的线路、批次，前后 顺序和颁奖领导，或工作人员进行 模拟演练，以免出错。颁奖时，会 务人员应在场指挥、引导；安排服 务人员适时播放音乐、为颁奖领导 递送奖牌、奖品、证书等。 （六）掌握会场动态。会间要密切 关注会场情况，随时掌握会场动态 ，认真、及时做好领导临时交办的 有关事项。做好内外联系、信息传 递等工作。随时注意并维持好会场 内外秩序，会间从严控制非参会人 员进入会场。 三、会后有关工作 （一）会议结束后，要检查会场 ，带回剩余材料、席签等。 （二）跟踪督查会议议定事项的 落实情况。 （三）及时整理会议记录、录音 ，形成会议纪要。 （四）会议文件材料及时存档。如 市政府及办公室召开的会议，一般 要留3套材料存档，一套完整的会议 材料包括会议通知、签到单等）送 交档案室，一套附在文件、会议纪 要、抄告单后面，一套办会处室留 存备查。 （五）费用结算。会务人员