《采购管理规则》word版.docx

采购管理规则1、目的为促进物料采购流程及管理的规范化，控制采购成本，提高物料性价比，采购及时率、合格率，确保生产物料需求。根据公司管理和财务管理的一般要求，结合公司及工厂具体情况，特制定本规则。2、适应范围 适用于采购全体员工。3、采购工作标准及奖惩流程工作执行标准备注采购计划申请及审批1、依据业务生产配置单，填写采购申请单，所有采购申请单必须有采购本人、采购验收、主管及厂长签字，否则财务不予办理报销；2、所有新物料或非业务生产配置单需求的物料采购，一律必须注明物料用途，必须有物料需求人、采购验收、主管、厂长及总经理签字审批后方可购买，否则财务不予办理报销，费用由采购个人自行承担；3、因采购人员订购不及时，导致临时更换供应商，从非合作供应商处购买物料，造成的物料差价，高出部分由采购个人自行承担；此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行；4、所有采购申请单，必须包含物料名称、规格型号、单价、数量、金额、到货日期等；填写必须清晰明了，不得涂改，涂改后申请单无效，财务不予办理报销；5、物料由专人负责采购，其他个人不得私自采购，否则不予报销，且所采购物料货款由采购个人自行承担，此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行；6、未经领导批准，严禁私自更换供应商，否则所购买物料，公司不予报销；供应商选择及管理1、供应商选择：必须是公司长期合作的供应商不得私自更换供应商；因特殊情况临时必须更换供应商的必须经采购验收、主管、厂长、总经理签字后方可办理采购，否则所购买物料，公司不予报销，由采购自行承担；2、供应商管理：建立友好合作关系，与供应商就产品采购、退、换及维修事宜沟通洽谈，保证产品质量，确保产品合格率及到货率达100% ；供应商产品质量不合格的，应及时办理退、换、维修，并限定合格产品到货时间，保证不延误生产需求；对于供应商产品质量频繁出现不合格，给公司造成损失的，依据采购合同与供应商协商赔偿；3、供应商开拓：不定期的开展物料市场调研，以便开拓更优质的供应商，如发现优质供应商应向上级领导汇报供应商的考察情况如：价格、质量、交货期、信誉、售后服务及优惠条件等，视具体情况经领导批准后，与新供应商建立合作关系，作为公司指定合作供应商；采购实施 1、物料采购必须严格按照审批后的采购申请单办理采购，不按照采购申请办理采购，导致采购物料名称、规格型号等出现错误的，所购物料货款由个人自行承担；2、所有供应商出具的物料清单，必须要求供应商加盖公章，标明供应商名称及联系电话并备注收款情况；否则每次每单给予罚款20元；如经发现供应商名称虚假伪造的给予每次每单罚款50元，且因此造成的损失由采购个人自行承担，造成重大损失的公司将对其保留追究赔偿和法律责任；此项工作由采购验收、主管、厂长负责监督执行；3、采购比价： 物料采购价格不得高于公司现物料采购数据资料价格中的最高价格；特殊情况下物料价格高于平时物料价格的，必须注明采购价格，经采购验收、主管、厂长、总经理签字审批后方可按照上浮价格采购，否则货款价格上浮金额由采购个人自行承担；5、采购订单跟踪：采购人员必须随时跟踪物料采购的状态，及时催促供应商发货，以确保生产顺利进行；否则延误生产发货日期的，延误一天给予50元罚款，延误两天及两天以上的，每天给予100元罚款；6、采购付款：公司采购付款，本着公司财务直接付款的原则，同供应商协商沟通付款方式、付款办法、发票开具等；一般付款要求：单个供应商货款超过2000元（含2000元）的，由财务直接付款； 2000元以下的由采购人员从财务借款办理付款手续，每周五/六同财务人员办理报销结算；采购报销货款，本着先付款后报销的原则，所有未付款的不得办理报销；采购人员必须于每周一/二同所有供应商办理货款结算；如未付款申请办理报销的，一经发现给予所报销金额的两倍处罚；由主管、采购验收、厂长及财务负责监督执行；如采购人员未在规定时间内同财务办理报销结算，财务有权拒绝再次办理预支手续，因此造成的损失由采购个人自行承担；采购人员如连续两天需要预支款项的，需要将前一天预支款项的花销明细报给财务，财务人员根据花销明细核算账目审核无误后，给予办理货款预支；否则财务有权拒绝再次办理预支款，因此造成的损失由采购人员自行承担；预支款项申请及花销明细上次结余： 元；本期预支： 元；本期花销明细：见采购申请单：X年X月X日单号XXX（物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ）；本期结余： 元；需采购申请单：见采购申请单：X年X月X日单号XXX（物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ）；采购人： 采购验收： 主管： 财务：7、采购过程中，采购人员不得有拿佣金的行为，一经发现，没收佣金个人所得（或扣罚所有未发放全部工资），给予通告、开除处分；情节严重者将给予追究法律责任；验收入库 及 退、换、返修处理1、物料验收入库：采购人员、采购验收及入库人员，根据采购申请单、供应商出具的物料出库清单，进行采购物料验收及入库办理工作，确保实际入库物料与采购申请单、入库单保持一致；采购人员或供应商，负有确认采购物料准确办理入库的责任，并在本公司入库单上签字确认，并主动索要及留存入库单；并入库单上标注说明货款是否已付全款或已付多少，多少未付，清晰注明物料货款结算情况；如没有备注付款说明的，本批物料货款按未付款处理，财务不予办理报销； 2、验收入库物料处理（财务付款，供应商或采购办理入库），验收过程中发现不合格的物料：后付费的供应商：采购人员立即同供应商沟通办理退货处理，本批货款账目结算依据实际入库物料结算；先付费的供应商：采购人员立即同供应商沟通，要求供应商在规定时间内给予办理换货，如需退货的，须立即通知财务，在下批物料付款时，扣除本次退货货款；3、验收入库物料处理（采购付款，采购办理入库），验收过程中发现不合格的物料：物料入库，依据实际验收合格的物料入库清单数量办理入库，备注本批物料依据实际入库数量的货款金额，给采购人员办理报销货款；4、物料退、换、维修后期处理：所有须退、换、及返修物料如未能立即办理完毕的，必须与每月5日前，完成上月所有需退、换、返修物料处理，不得有任何须退、换、返修物料的存储；否则所有须退、换、返修物料货款金额的50%暂由采购人员承担，暂承担形式：在当月工资发放时，给予扣留，待处理完成所有须退、换、返修物料时，再予补发；此项工作由主管、采购验收、厂长负责监督执行；未完成退换返修物料费用清单物料名称、规格型号、数量、单价、金额、未完成项（退、换、维修）采购人： 采购验收： 主管： 厂长：6、所有来货物料必须当天清点验收，当天完成入库；否则给予采购人员每次每批物料罚款50元； 工作总结采购人员负责对物料采购和库存控制工作进行总结；负责协调沟通供应商供货质量合格率和及时率；4、工作纪律管理4.1一般工作纪律4.1.1人力搬运物料应轻拿轻放，严禁抛掷或使用暴力故意损坏公司产品；4.1.2工作现场不准做与工作无关的事情，不得在仓库内休息，不准坐、踩踏物料；4.1.3服从上级领导工作安排，确保完成当天工作，出现异常的必须及时上报；严禁怠工、拖延时间，不按照要求操作； 4.1.4工作期间严格遵守安全操作要求，确保人身安全和公司财物不受损失。4.2考勤管理：遵照工厂员工考勤管理规则执行；5、人事管理5.1所有离职人员，必须严格遵守公司的规章制度，严格认真办理离职交接手续，将工作认真交接给工作接收人，经接收人确认签字并将工作交接情况向上级领导汇报并审核签字，否则公司将暂予扣发所有未发工资，待离职人员严格按照公司规定办理完成工作交接、离职手续后，再予以补发所有未发放工资；5.2主动离职：所有主动离职人员，必须提前一个月提出离职申请、递交离职报告，并保证待离职期间的工作态度、工作质量保持不变，正式离职前严格按照公司规定办理离职交接手续，同5.1；5. 3被动离职：因工作失误造成重大损失导致被动离职的，离职人员应在上级领导要求的离职时间内，严格按照公司规定办理离职交接手续，同5.1； 6、附则本规则自2016年11月25日起生效。采购管理规则生效日期：2016年11月25日 发至采购全体员工本规则公示，签收人确认：序号姓名日期序号姓名日期11223344556677附件：采购人员工作职责细则采购人员工作职责细则序号具体采购物料明细采购经办人确认备注1所有钣金的订购；所有钣金的再加工处理及验收接受；所有钣金的质量沟通及处理；2所有架子、龙门、立柱、机头件等所有机加工配件，必须保证以上配件五天内成套送达工厂；所有加工配件的再加工或再处理； 导轨；3所有标准件的定做和采购；丝杠、刀库、齿条、齿轴、风扇、风扇网、欧姆龙、拖