中国建筑一局(集团)有限公司公文处理办法.doc

中国建筑一局（集团）有限公司公文处理办法第一章 总则第一条 为进一步做好集团公司的公文处理工作，深入推进公文处理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条 集团公司公文是集团公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法经营管理和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律法规、集团公司保密制度和其他有关规定，确保国家秘密、企业秘密的安全。第六条 集团公司总经理办公室是集团公司公文处理的管理机构，主管公文处理工作，并指导下级单位的公文处理工作。第七条 各部门负责人应切实重视公文处理工作，严格遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。第八条 各部门应当明确专人负责公文处理工作。第二章 公文种类第九条 集团公司的公文种类主要有：一、令 适用于公布重大经营管理制度，宣布施行重大管理措施，嘉奖有关单位及人员。集团公司现使用董事长令和总经理令。二、决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项。 三、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。四、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 五、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询问。六、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 七、批复 适用于答复下级单位的请示事项。 八、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 九、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 十、会议纪要 适用于记载传达会议情况和决定事项。 第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。集团公司发文包括中国共产党中国建筑一局（集团）有限公司委员会文件、中国建筑一局（集团）有限公司文件、中共中国建筑一局（集团）有限公司纪律检查委员会文件、中国建筑一局（集团）有限公司工会文件、共青团中国建筑一局（集团）有限公司委员会文件、中国建筑一局（集团）有限公司处室发文等。一、涉及国家、企业秘密的公文应由主办部门标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。 二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 三、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。四、发文字号包括部门代码、发文年份、序号（序列详见附件）。五、公文标题，应准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 六、主送单位指公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。 七、公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称。 八、公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。 九、集团公司公文应标注主题词。 十、抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应使用全称或规范化简称、统称。 十一、成文日期以领导签发日期为准，联合行文以最后签发单位领导的签发日期为准。 第十一条 公文各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格式国家标准执行。第四章 行文规则第十二条 行文应当确有必要，注重效用。第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 第十四条 党委、行政、纪委、工会、团委系统如联合行文，应明确主办部门。第十五条 下级单位直接向上级单位行文，一般不得越级。因特殊情况必须越级行文的，应当抄送被越过的上级单位。第十六条 “请示”应当一文一事，只写一个主送单位，不得多头递送。“报告”不得夹带请示事项。第十七条 除上级单位领导直接交办的事项外，不得以单位名义径向上级单位领导个人报送请示、意见和报告。第十八条 除传阅件外，一般事项只报主管领导。第十九条 集团公司发布规定性文件，一般用“印发”、“施行”、“试行”、不用“公布”、“颁布”等字样，末条也统一写成“自发文之日起施行”（施行日期另行规定除外）。第五章 收文办理第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。第二十一条 来文的签收、登记、分送、催办工作由集团公司总经理办公室负责。一、对符合本办法规定的公文，总经理办公室应当及时提出拟办意见送领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，部门不得径向集团公司领导个人呈送。二、集团公司领导阅批的文件，由总经理办公室根据领导批示意见交有关领导或部门办理。三、总经理办公室在文件传送中如出现问题，应及时请示有关领导办理或纠正，以免贻误工作。第二十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 第二十三条 公文办理中遇到有涉及其他部门职权内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，有关部门应当积极配合。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调；如仍不能取得一致，可以报请集团公司领导协调、裁定。 第二十四条 会签部门收到公文后应积极主动，尽快提出意见，不得无故拖延。如会签时间超过时限要求仍不能取得一致意见，主办部门可直接上报主管领导。 第二十五条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 第二十六条 送领导批示或交有关部门办理的公文，总经理办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第六章 发文办理第二十七条 发文办理指以集团公司名义制发公文的办理过程，包括拟文、会签、审核、签发、打印、校对、印制、用印、登记、分发等程序。第二十八条 拟文要求。一、符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。 二、情况属实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，用词准确，标点正确，篇幅力求简短。 三、文种应根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位的行文关系确定。 四、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文编号；引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 五、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”,第三层为“1”，第四层“（1）”。 六、必须使用国家法定计量单位。 七、文中使用简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 八、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 九、拟文首页应使用中国建筑一局（集团）有限公司拟稿纸，填写清楚相关栏目。 十、拟文、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文稿装订线外书写。 第二十九条 会签。拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请集团公司领导协调或裁定。第三十条 公文审核。集团公司文件、便函、通知、会议纪要等正式文函，由主办部门领导签署意见后，一律送总经理办公室审核。一、公文首先由主办部门拟稿人核稿后交部门领导签署意见，然后交总经理办公室审核。二、核稿人员审核的重点：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和要求，文种使用、公文格式是否符合本办法等。三、文件的重要修改，核稿人员与拟稿人员商定。四、总经理办公室负责确定发文范围、印发份数和主题词后呈集团公司主管领导签发。五、核稿人员应在拟稿纸核稿栏目上签字。第三十一条 公文签发。 签发人应批签日期，签发日期为发文日期。 第三十二条 公文印制。 一、经集团公司领导签发后的文稿，退回总经理办公室进行编号、印制和分发。二、公文正式印制前，由主办部门进行校对。三、打字、校对人员在拟稿纸相应栏目上签字。四、公文的印制应按照本法第三章公文格式要求执行。第三十三条 公文用印。文件用印需携带有文件签发人签字的拟稿纸。第三十四条 公文分发。 一、集团公司文件的下行文主送、抄送范围：集团各单位，集团公司各区域公司、直营项目部；集团公司领导、总部各部门。根据文件情况缩减或扩大主、抄送范围。 二、送总公司的文件一式1份。 三、送市建委的文件一式1份。 四、主送单位、抄送单位一式1份，特殊情况由主办部门注明要求。五、文件在主抄送外加印1份（存档）。 第三十五条 公文发送与接收。一、文件的发送要按照“发文登记本”建立登记台帐，发送人员、接收人员要签字。 二、集团内部文件通过集团公司网络办公系统中的文件中心发送，设有档案室的单位同时发送1份纸质文件。三、纸质文件的发送，由总经理办公室发送，部门文件由部门自行发送。第七章 公文归档、销毁第三十六条 公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和中国建筑一局（集团）有限公司企业档案管理办法，及时整理（立卷）、归档。第三十七条 部门、个人不得保存应归档的公文。第三十八条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第三十九条 联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。第四十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 第四十一条 部门合并时，全部公文应随之合并管理。部门撤销时，将需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交档案部门。第四十二条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第四十三条 公文的销毁工作由总经理办公室负责。一、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。 二、销毁有秘密等级的公文应当严格履行登记手续，经批准后由二人监销，保证不丢失、不漏销。第八章 公文管理第四十四条 公文管理的基本制度。总经理办公室及各部门应当建立健全公文签收和登记制度。 第四十五条 公文管理职责。一、总经理办公室是集团公司公文处理的管理机构，负责集团公司公文的统一收发、分办、传递、审核、打印、用印、立卷、归档和销毁工作，并指导成员企业的公文处理工作。 二、各部门负责人有责任指导本部门公文处理工作并加强检查。 三、部门信息员、文秘人员应忠于职守，保证公文处理及时、准确、安全。 四、全体员工应严格遵守本办法，不断提高公文处理水准。 第四十六条 机要文、电。一、上级单位的机要文、电的签收、分送和催办工作由总经理办公室负责。 二、机要文、电一般不准复印。特殊需要必须经集团公司领导或总经理办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。 第四十七条 复印。一、复印件作为正式公文使用时，应当加盖本部门印章。 二、文件、资料应双面复印或使用废纸复印，以节约资源。 三、对外报送的文件、报告不宜使用废纸复印。 第四十八条 传真。一、集团公司传真的收发工作由总经理办公室负责，各部门的传真由各部门自行负责。二、总经理办公室及各部门应建立收发传真的登记制度。 第四十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第九章 附则第五十条 本办法适用于集团公司，集团各单位参照执行。第五十一条 本办法由总经理办公室负责解释并修订。第五十二条 本办法自发文之日起施行，建一办字2001407号、建一