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流程优化管理咨询报告 采购仓存部分 讨论稿 1 制定采购战略 2 制定采购战略说明 输入流程K200产品市场预测 输出 流程L-010制定物流战略L-020制定物料管理策略 P-020实施采购战 略 P-030采购政策管理 P-100管理代管存货 P-170管理物料需求订单 目的制定所有采购活动的中长期战略规划 内容 说明 确定所需物料的管理流程和规划，确定短期和长期的采购战 略，完善和改进与供应商的关系，确 定采购的操作技术。采购战 略主要包括：组织 、人员、质量、技术、风险 、市场、行业趋 势、价格变化等等。 参与部门 采购部 生产部市场部 主 要 文 档 说 明 主要文档： 公司战战略计计划：公司长期发展的规划，主要包括在未来的5到10年内公司主要的发展方向 战战略成本分析：从中长期的发展来看，公司的成本构成情况和变化趋势 物料接收政策：作为公司统一的物料管理指导性文件，其中应该 集中描述：存储设备 的自建要求 、租赁设备 的程序和办法、第三方加工的程序和管理办法、物料返工、返回和报废处 理的原 则、危险物品的管理办法、收货质 量检验 的方法、收货差异的处理方法、质量问题 的解决 方法等等。 采购调查购调查 分析：采购调查 主要包括的项目有物料的价值分析、大宗采购商品调查 、供应商调查 、采购过 程调查 。 质质量管理手册：这里需要确定采购过 程中的质量控制程序和检验 方法，主要包括：原材料和设备 的合格标准、检验 程序、质量评级办 法。 中长长期采购战购战 略：这是本流程形成的最终文件，作为对 整个采购活动的纲要，应该 主要包括的内 容有：采购的目标要求、质量（质量与成本）、数量、采购方式（集中式或者分散式、长期 的或者短期的、主动或者被动）、采购的人员与组织 、采购时 机的确定原则、采购价格的原 则、采购的区域和供应商选择 等等。 3 制定采购战略主要活动描述 主要活动： 确定长期客户需求：根据公司中长期的战略规划、经营计划、战略成本分析和市场预测，确定公司产品的长 期市场需求和发展变化的趋势。 制定物料接收政策：主要制定物料接收的原则和政策，包括：自有或者租用存储设备、采用第三方供应商、 检验流程、再加工原则、返回和报废原则、危险物品的处理、数量差异情况的处理办法等等。 进行采购预测：确定供应服务和生产、存储设备的能力，主要包括：数量、质量、成本和其他属性。这个活 动还要将经营预测转换为对采购和供应的要求，例如对化工原材料和生产设备的需求，对存储设备的技术要 求，对存储能力的要求等等。 进行供应市场分析：供应市场分析是制定供应战略的重要步骤，主要基于采购调查的基础数据。 的老流程的新流程 缺少从供应战 略方面的流程，采购工作的战略 工作依赖于个人的经验 。 通过中长期采购战 略和计划的制定和实施，能 够更好地组织 采购活动，并且有利于形成和供 应商的战略关系。 公司应该 制定3到5年的中长期采购规 划来指导 采购工作。这个规划并不是一成不变的，它要 根据市场、内部环境等各种因素进行调整。这 种调整通常每半年到一年进行一次，每两到三 年进行一次比较大的评价和调整。 新旧业务流程对比分析 4 实施采购战略流程 5 实施采购战略说明 输入流 程 P-010制定采购战 略 输出流 程P-130到货质检 P-040供应商资质 管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料）P-060采购合同及询 价管理（非主要物料）M-060制定生产计 划 目的为实 施长期采购战 略确定组织结 构，以满足采购的要求。通过制定半年、一年或者两年的采购计 划 来实现 采购战 略中的目标。 内容说 明 建立公司采购政策和购买 流程，并且建立最佳的组织 完成采购工作，管理控制主要供应商的选择 和库 存的目标，制定中短期的采购计 划，并且通过采购预 算提供给公司管理层。 参与部 门采购部 生产部研发部 主要文档 说 明 主要文档： 供应应商名单单：供应商名单至少应该 包括的信息有：供应商名称、联系方法、供应商能力和设备 的评估情况、供应商的交货情况、供应商的优先顺序等等 新产产品研发发物料需求：在新产品设计 和开发的初期，应该 制定比较详细 的物料需求计划，这个 计划将指导采购活动的具体实施，例如决定购买还 是自己制造、购买 物料的技术要求和价值情 况。 物料目标库标库 存管理办办法：应该 根据公司的要求对物料进行必要的分类，针对 不同的物料分别设 定其库存水平，并且确定库存补充的方法和周期。 采购组织结购组织结 构和岗岗位职责职责 ：建立和调整岗位职责时应该 着重考虑采购的组织 形式、人员的岗 位设置、岗位的职责 描述、与其他部门协调 工作的方法和程序以及关键的业绩 考核指标等等。 采购计购计 划：采购计 划应该 确定在一定时期内（半年或者一个季度）应该 采购的数量、价格范围 、供应商和侯选供应商、交货要求等等。采购计 划是一个中短期采购活动指导书 ，应该 每年或 者半年进行一次，并且通过半年、季度和月度的评价进行及时更新和修订。 6 实施采购战略主要活动说明 主要活动： 确定采购计划：基于公司的采购战略制定采购计划用以完成采购的战略目标要求。采购计划制定应该 包括：对不同类型物料的计划、市场变化对采购物料的影响、采购的优先级、选择供应商的标准和确 定长期的供应商名单等活动。 进行采购可行性分析：根据初步的采购计划，确定物料采购的可行性和一些具体的实施方法，主要包 括：确定供应商的供应能力、调查外包情况、采购区域的划分、能否通过自己制造完成等等。 确定供应商名录：根据公司产品市场、生产技术、需求数量等方面的需求考察所有可能的供应商，并 且根据一定的规则进行排序，产生供应商名单。 确定经济采购量：根据不同物料和选定的供应商，确定最经济的采购批量，使采购物料的成本和价值 相匹配。 确定关键件的备选计划：首先确定哪些原材料和备件是生产过程中最重要的，然后确定其首选供应商 和备选供应商。对于关键件的备选供应商，同样应该严格满足对物料的各种要求。 确定物料库存目标：根据不同物料的需求情况和公司库存对资金占用等的要求，确定每种物料的安全 目标库存，并制定目标库存的管理原则和方法。 确定物料接收的检验程序：根据公司整体的质量管理手册，确定物料检验的程序和检验的内容。 确定合适的采购组织：根据公司发展战略和采购目标的要求，确定适合的采购组织完成采购活动。在 确定采购组织过程中应该重点关注：采购组织的形式（集中式或者非集中式的）、采购组织的岗位设 置、每个岗位的职责说明、业绩考核的主要指标。 7 新老业务流程的对比 的老流程的新流程 的采购计 划是根据生产能力和安排制定的采购数 量计划，缺少对采购价格、采购周期、采购时间 等的计划和预测 。 通过本流程形成的采购计 划来实施的采购战 略。 在实施过程中，应该 通过采购年度预算进行控制 和考核，确保采购计 划的有效性。 8 制定采购政策流程 9 制定采购政策 输入流程P- 010制定采购战 略 输出 流程P-040供应商资质 管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） P-080采购物料和服务 目的确定和更新采购政策，用以执行采购活动，指导供应商选择 和评价活动。 内容 说明 采购政策管理包括：确定采购决策、采用组合采购策略、确定流程和政策（例如采购订 单批准、供应商选择 和评价等等）、建立采购总 成本的模型等等 参与部门采购部 主要 文档 说明 主要文档： 采购购授权权管理制度：根据不同物料、订单 性质、采购数量和金额等不同因素，划分 不同的权限，然后共过正式文件的型式授予不同的采购人员。完成以后将是一个授 权表。 例外采购购管理制度：针对 例外采购管理制度，应该 着重描述例外采购的界定方法， 审批的流程和审批的权限。 相关法律问题问题 和服务务：在制定标准采购合同规范的时侯，应该 聘用法律服务机构并 参照必要的法律文件。 费费用归结归结 和分配表：根据总成本和计算模型，编制费用归结 和分配表。 采购购管理政策：经过 采购政策的制定过程，应该 形成采购政策和工作程序手册。该 手册能够对 新员工进行培训，能够使其快速熟悉并进入岗位。采购政策是一个公司 在一定时期内的采购教科书和指导文件。在采购实 施过程中应该严 格按照各种管理 规定执行，同时应该 根据采购环 境的变化定期修订采购政策。 10 制定采购政策流程说明 主要活动： 确定主要物料的分类管理政策：首先列出本公司所有需要采购的物料，然后根据物料的不同性质进行 分类，我们建议将生产中使用的物料划分成化工原材料和技术物料。化工原材料是指化工主料和辅料 ，技术物料是指备品备件、机电仪表、阀门等生产设备中使用的物料。然后针对不同类别的物料，制 定符合其特点的管理政策。 确定采购订单管理政策：无论供应商是否需要采购订单，公司都应该采用订单管理的方法进行采购的 规范管理。因此在制定采购订单管理政策时要充分考虑的因素有：如何区分订单的紧急程度、如何划 分订单的优先级、如何针对不同的订单进行跟踪和审计控制等等 制定争端解决流程：采购活动中的争端不可避免，主要来自于交货日期的延迟、质量问题、数量差异 等等。公司应该制定标准的工作流程来解决出现的争端。 制定报价评审制度：针对供应商的报价，公司应该针对不同的物料制定不同的评审制度，确保能够采 购质优价廉的产品。 建立标准采购订单批准制度：应该根据订单的性质采用不同的授权管理审批制度。这样做的好处在于 可以提高采购审批的效率，使审批权限能够适当的分散，降低人为因素的风险。 建立例外采购管理制度：在公司运营过程中经常会出现紧急和特殊的情况，针对这种情况发生的采购 ，应该具有应急的办法，参照这种办法能够尽快满足生产和运营的需要。 确定定额采购政策：对于有些物料，供应商能够给予一定的额度并按照一定时间进行结算。对于这些 采购，公司应该制定相应的政策进行管理。 制定供应商资质评估和审查制度：以制度化的形式对供应商的评估和审查进行规范管理，确保供应的 效率。 确定总成本的计算模型：与财务部门一起确定采购的总成本，并且按照一定的模型计算各个部分的费 用。 11 新老业务流程对比 的老流程的新流程 目前的采购政策管理尚未形成一个标准的流程。通过定期的制定和更新采购政策，能够形成更适 合发展需要的采购管理方式，相应的授权制度和 采购手册。 12 供应商资质管理(P-040) 13 管理供应商资质说明 输入流程 P-020实施采购战 略/P-030采购政策管理 /P-050 采购合同及询价管理（主要物料） P-130到货检验 输出流程P-120收到原材料 P-050采购合同及询价管理（主要物料） 目的用于确定和管理供应商的资质 内容说明 资质 管理程序提供一种结构化的方法来评价供应商，包括：初始的资质调查 、采购过 程中的 审计 、确定资质 管理的流程和政策、供应商供货表现、产品质量、成本等等。供应商资质 管 理还包括确定资质 的标准、确定衡量业绩 的方法、与供应商的沟通等等。供应商选择 和评价 管理应该针对 不同的物料分别进 行。其中化工原材料属于程序性、重复性的标准采购，因此供 应商的选择 和评价可以定期进行，一般是半年到一年进行一次。而在评价过程中出现的严重 问题 ，可以采用紧急方式进行。对于研发和技改以及生产中使用的仪器仪表、机电设备 等则 可以根据一定的金额标 准执行本流程进行规范采购管理。 参与部门 采购部生产部 主要文档说 明 主要文档： 供应应商信息：用于记录 供应商的地点、联系方法、质量标准、数量规格、交付周期、价格范围、折 扣折让等信息，作为评审 的标准。 供应应商评审标评审标 准：用于数量化评价供应商的标准性文件，其中规定了供应商评价的指标体系、评分 标准和计算方法。 供应应商评评价表：用于填写供应商评价信息的表格。 供应应商名单单：记录 所有的供应商的基本资料，包括供应商的地点、联系方式等等。特别重要的是名 单是按照评价的标准进行排序的，名单中应该 注明供应商是首选供应商还是备选 供应商。 问题应对问题应对 方案：可能存在问题 的类型、原因、重要程度和解决办法，并且应该规 定如何确定这些 问题 。 14 管理供应商资质流程关键活动描述 进行供应商评价：根据评分标准进行评分，并且按照一定的权重进行计算，最后按照综合得分进行供应商排序 。 通知供应商：以书面形式通知供应商。 更新供应商名单：将评审确定的供应商加入供应商名单中。 商订详细条款：根据法律条文和法律顾问的意见和供应商商订详细的供应合同条款。 供应商履约情况监督：通过与供应商的不断沟通和从生产、质检、财务和仓储部门收集的信息监督供应商的履 情况。 执行阶段性的供应商评定分级： 根据供应商的履约情况和交付货物的情况以及供应商的历史记录，进行阶段 性的分级评定。 制定针对有问题供应商的应对方案：存在问题的供应商应该加倍关注并且严格管理，为了减少问题的出现并且 在出现问题时能够快速解决，可以根据问题的情况制定不同的标准解决方案，在出现问题时参照执行。 将供应商从侯选名单中去除：更新整个供应商名单，将不合格的供应商从名单中去除。应该注意不能简单地去 掉供应商的资料，而是应该将淘汰的供应商资料进行单独的保存，以备在以后的工作中能够作为参考。 的老流程的新流程 供应商的管理缺乏标准化的流程，没有指标化的供 应商评审 方法。 采用新的供应商资质 管理办法能够建立标准的供应 商挑选和评价程序，能够形成供应商的评价的 数量化方法和标准，能够形成完整的供应商档 案。 新旧流程对比 15 合同和询价管理(主要物料)（） 16 合同及询价管理(主要物料)流程说明 输入流程P-020实施采购战 略 P-030采购政策管理 P-040供应商资质 管理 P-070采购需求的生成和保存 P-090采购合同的监控管理 输出流程P-040供应商资质 管理 P-070采购需求的生成和保存 P-080采购物料和服务 目的确定短期和长期的物料和服务的需求，并进行招标管理。 内容说明与符合要求的供应商建立关系，管理供应商的投标过 程并且和供应商签订 合同。对于生产中需要 的主要化工原材料、仪器仪表、机电设备 等应该 尽量采用标准的招标管理流程。对于化工原 材料，可以采用每年集中招标的方式进行，可以在招标完成后签订 灵活的供货合同。对于氧 化铝无法招标采购的,则应执 行其他非招标环节 .对于一次性采购，应该严 格执行本流程中的 环节 。 参与部门采购部 主要文档说明物料档案：在采购活动的初期就应该 建立物料档案对物料进行集中的标准化管理，物料档案应该 包括：物料的名称、所属的物料大类、质量要求、数量规格、侯选供应商等等信息。 物料招标书标书 ：标准化的标书 文件，用于公司所有采购中的招标活动。 特殊采购购合同：针对 的情况，在一般的标准合同文本中加入特殊的时间 、进度、服务等条款。在 一次性采购中，尤其要形成这样 的合同。 17 流程关键活动描述 主要活动描述 确定招标需求：在确定招标需求时，需要综合考虑每次招标活动需要完成的目标，统筹考虑需要采购 的物料种类和数量，初步确定标书的发放范围等等。 确定物料要求：针对一次招标中的所有物料，应该明确其质量要求、数量规格、交付时间等等。 建立物料档案：在确定物料要求以后，针对不同的物料，采用统一格式建立物料档案。物料档案中应 该包括全面的物料信息和物料的规格说明。 寻找潜在的供应商：针对非标准化的仪器仪表、机电设备等应该确定能够提供产品的潜在厂商，而对 于标准的重复性的采购应该从侯选供应商中选择可能的供应商。 管理招标过程：从编制标书到评标、开标是一个非常程序化的过程，可以结合本身的情况采取自己管 理和聘用专门的招投标公司进行管理。 与供应商初步协商：在正式确定供应商以前，应该和供应商进行一定的接触，确定标书中的一些关键 要求，并且协商特殊要求的解决方法。 确定供应商：经过考察，最终确定供应商。 签订特殊条款：针对非标准的物料，需要考虑签订进度、服务、赔偿、退货和换货的特殊条款，并且 根据特殊条款产生物料需求。如果是标准化的物料，可以采用无特殊和附加条款的合同。 制定合同： 合同应该采取标准合同， 应该在法律部门的协助下共同制定 18 合同及询价管理（主要物料）新旧对比 的老流程的新流程 具有采购招标管理办法和规定，但是规定和流程缺乏 标准化。 采用标准的招标流程对化工原材料和技术采购进 行集 中管理，有利于降低采购成本，增强与供应商的 关系。 19 合同及询价管理（非主要物料）P-060 20 合同及询价管理（非主要物料）流程说明 输入流程P-020实施采购战 略 P-030采购政策管理 P-070采购需求的生成和保存 P-090采购合同的监控管理 M-090 生产计 划组织 安排 输出流程P-080采购物料和服务 P-070采购需求的生成和保存 目的确定用于支持生产用的非主要物料的合同和询价管理 内容说明建立与供应商的关系，管理供应商的投标过 程并且和供应商签订 合同，确定采购物品 的需求。本流程主要适用于那些标准的、常规的、重复性物料的采购活动。 参与部门采购部 生产部 主要文档说明合同需求书书：合同需求书中规定了合同需求中的主要条款，包括：物料的种类、物料的 质量要求、物料的数量规格等信息。应该 在法律部门的协助下，制定标准的采购合 同 供应应商询询价单单：供应商询价单是管理供应商报价的重要文件，其中应该 包括询价和供应 商报价的信息，使用这些信息能够对 供应商的反馈进 行处理，并基于这些信息与供 应商谈判，最终签订 供应合同。 21 关键活动描述 汇总需求：在采购各种标准化物料的时侯，应该统筹考虑需要采购的物料种类和数量。通过各种途径把需求 进行汇总集中，根据采购策略确定采购的经济批量和采购的最佳时间。 确定合同需求：确定每次采购合同中采购物料的数量和种类。 制作供应商询价单：根据需要采购的物料种类和数量，制作询价单。 与供应商谈判：与供应商商谈价格、数量、质量、交付时间等条件，解决双方存在的分歧，并且提出解决的 方法。 签订特殊条款：根据物料的特性和要求，需要签订进度协议、服务协议等附加的条款。 的老流程的新流程 可以集中进行标准的、常规物料的采购，确定经济 采购批量和最佳的采购时间 。 新旧流程对比 22 采购需求的生成和保存（P-070） 23 采购需求产生和采购计划（P-070） 输入流程M-060生产计 划制定 M-090生产计 划组织 安排 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） L-020制定物料管理策略 O-020获取订单 流程 输出流程P-080采购物料和服务 P-090采购合同的监控管理 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） 目的通过内部沟通确定采购物料的需求 内容说明通过计 算机系统（例如MRP-系统、库存补充系统）或者手工系统确定物料的需求并且建 立物料需求书。本过程包括确定采购需求书中的具体内容。该采购需求书用于指导 以后的采购活动。 参与部门 采购部 、生产部、客户服务部、物流部 主要文档说明采购审购审 批申请请程序： 这是一个根据公司采购组织 而制定的采购管理程序。通过这 个程序 确定分级的审批过程和权限。 采购购申请书请书 ：是标准的采购申请文件，其中包括采购物料的品种、规格、质量、数量、 供应商等等要素，同时采购申请书 中应该 有相应的审批控制环节 （例如各级领导 的审核签字）。 采购购需求书书：经过审 批后确定的采购需求，可以据此制作采购订单 。 通知书书：当采购申请没有被批准时，应该 采用书面的形式通知有关部门，并且告知原因 24 采购需求及采购计划 确定物料需求：确定物料需求一般有两种方式，一种是通过系统（例如MRP-II系统）自动生成的，一种是通 过手工进行集中。 采购申请：将需要采购的物料进行汇总，并且形成采购申请书。 执行申请审批程序： 针对不同的采购申请，公司应该具有分级授权管理办法。根据管理办法的规定，执行相 应的程序进行逐级审批过程。 的老流程的新流程 存在二各个车间 的二级库 存 各个车间 需要自行平衡库存，提出采购申请 现在无法控制二级库 存，会造成各个分厂库存冗 余，占用过多库存资金 对采购需求的产生可以通过这 个程序标准化，并 且采购审 批过程比较明确。 新业务 流程当中二级库 存取消，由仓储 部门统 一 集中管理 新流程中各个车间 根据生产计 划提出用料计划， 由仓储 部门统 一平衡库存，确定采购数量 新业务 流程不仅采用了ERP系统的支持提高了效 率和准确性，而且集中管理库存可以最大化 ，减少库存资金的占用 新旧流程对比 25 采购物料（P-080） 26 采购物料流程说明 输入流程P-030采购政策管理 P-060采购合同及询价管理（非主要物料） P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-070采购需求的生成和保存 输出流程P-090采购合同的监控管理 P-120 收到原材料 P-150支付货款 目的用于指导实际 采购过 程中的所有相关活动 内容说明手工或者自动（通过计 算机系统）检查 采购订单 并且传送给 供应商、将采购需求转化为采购订单 、确定适合的供应 商满足采购的要求等等。 参与部门采购部 主要文档说明采购订单购订单 ：用于指导和跟踪供应商的执行情况。 确认认函：用于确认收到和处理问题 的文件。 27 流程主要活动描述 将订单发送给供应商：将制作完成的订单发送给供应商，以备订单的确认，防止发生误解和问题。 监督订单执行情况：在订单执行过程中，采购人员应该经常和供应商保持联络，确认订单完成的情况，及时 解决出现的问题。 使用采购信用卡（零库存管理工具之一）： 对于经常发生的采购，可以和供应商一起建立采购信用卡管理制 度。在采购时可以使用采购信用卡，一定金额或者一定时间进行集中支付处理。 的老流程的新流程 采购订单 管理不严格，可能和供应商产生误解（例如 到货时间 要求、数量要求等），因此需要多次沟 通。 通过强制使用采购订单 ，能够标 准化管理，最小程度 减少和供应商的误解，并且为以后ERP系统奠定 基础。 流程主要活动描述 28 采购合同的监控管理（P-090） 29 采购合同的监控管理 输入 流程 P-080采购物料和服务 P-090采购合同的监控管理 M-060制定生产计 划 输出 流程 P-050采购合同及询价管理（主要物料） P-060采购合同及询价管理（非主要物料） P-090采购合同的监控管理 P-120收到原材料 目的监督供应商的安排、技术和成本表现 内容 说明 监督合同完成的情况和物料交付情况，与供应商协商和解决合同执行过程中出现的问题 。 参与 部门 采购部 生产部 主要文 档说明 采购问题购问题 管理规规定：是针对 采购过 程中发生的所有问题 和解决办法的参考信息列表。其中还应该 规定问题 确定的程序，参与的主要部门的人员等等。 合同修正方案：用文本的方式记录 解决问题 的修正方案，为了避免日后出现的分歧和纠纷 ，修正方 案应该经过 双发签 字认可。 终终止合同通知：书面通知不合格的供应商终止执行合同，并且明确终止合同的善后事宜。 30 流程主要活动描述 监督采购合同执行：对于采购合同执行过程中的监督（尤其是特殊采购，要求时间比较严格的物料）是采购 活动中非常重要的工作。针对不同的物料，应该从供应商的表现、进度情况、技术情况等多个方面进行监督 ，尽快发现问题并提供解决的方案。 与供应商确定问题：出现问题的确认是十分重要，公司必须和供应商一起就出现的问题达成共识，并且确定 问题的范围和性质。值得强调的是，公司应该针对采购合同执行中出现的各种问题编制问题列表和管理办法 ，以便出现问题时依照执行。 确定修正方案：确定修正方案主要是针对出现的问题提出解决的方法，主要的解决方法是：降低价格、要求 供应商给予一定的补偿、降低质量要求、延长交货时间等等。修正方案的确定应该参照问题解决管理办法的 规定进行，并且灵活结合现实情况。 的老流程的新流程 合同的监控管理缺乏事中控制，只是在出现问题 后 采才采取必要的措施进行处理。 通过流程化和制度化的合同执行监控，达到预先知 道并解决问题 的良好状态，为解决问题 和更换 供应商争取时间 。 流程主要活动描述 31 管理代管存货（ P-100） 32 管理代管存货流程说明 输入流程P-010制定采购战 略 L-130管理代管物料 输出流程P-150支付货款 L-130管理代管物料 目的管理供应商的代管货物 内容说明主要管理供应商在本地设库 、和采购代管等活动 参与部门采购部 物流部 主要文档说明补补充库库存订单订单 ：针对 不同的代管物料，设定其安全库存水平和最低库存水平，当库存 水平低于最低库存时，应该产 生库存补充订单 。订单 的内容主要包括：物料的种 类、物料的数量、到达的时间 要求、质量等级要求。 33 管理代管存货主要活动说明 确定供应商物料代管的数据：针对代管的每种物料、相应的供应商和工厂等确定代管的数据，例如价格、 价格的变动处理等等。 签订代管物料合同：与代管物料的供应商签订合同，确定代管物料的管理方式、使用方式、产权转移方式、 结算方式等。 建立补充库存订单：由生产商或者供应商产生补充库存订单，补充库存水平。 使用代管物料时标明供应商：由于代管物料可能有多种，而每种物料可能有多个供应商提供，因此在使用物 料时应该标明供应商。 为支付货款计算代管物料的使用量：定期进行使用情况汇总并通知供应商，以便进行货款结算工作。 的老流程的新流程 没有代管物料的情况。通过采购代管物料管理，可以有效地节省采购资 金， 并且能够满 足生产的时间 要求。 管理代管存货主要活动说明 34 收到原材料（P-120） 35 收到原材料流程说明 输入流程L-030管理运输 P-090采购合同的监控管理 L-020制定物料管理政策 L-080 管理工厂之间运送货物 P-080 采购物料和服务 P-040供应商资质 管理 输出流程L-030管理运输 P-150支付货款 L-090管理物料报废 和处置 P-130到货质检 L-060管理库存存储移送 P-140差异材料处理 目的管理和控制收到物料和服务的过程 内容说明管理采购实 物的收到过程，如果需要质检则进 行质检 ，否则将物料放置在库房和相应的 存储地点。 参与部门采购部 物流部 主要文档说明货货物提单单：由供应商提供，采购部门应该 有专门 的人员进 行 保存和处理，并且在需要的时侯进行汇总 和查询 。 入库单库单 ：记录 收到货物的凭证。 36 受到原材料主要活动描述 核对收到货物和提单：核对收到的货物和提单中的数量规格是否一致。 接收货物：接收货物过程中需要根据货物的来源进行必要的处理工作。应该明确货物的接收方式：按照货运 通知单、按照分厂之间的转移单、按照订单、按照合同等不同的方式。根据不同的方式确定不同的仓库和帐 务处理方式。 按照实际数量收货：在采购过程中经常发生数量差异的现象，尤其是化工原材料，其实际收到的数量和订单 或者提货单中的数量往往不一致，应该针对此种情况制定可以接受的数量差异范围。 37 到货质检（P-130 ） 38 到货质检流程说明 输入流程P-020实施采购战 略 L-040收到产品 P-120收到原材料 P-140差异材料处理 输出流程P-040供应商资质 管理 L-060 管理库存存储移送 P-140差异材料的处理 目的用于管理与收到样品、检验 和测试 物料的所有活动。 内容说明确定收到的物料是否符合供应合同中的质量要求，质量检验 人员通过标 准的操作流程进 行质量检验 。 参与部门采购部 物流部 主要文档说明初步检验单检验单 ：记录 初步检验 的结果，例如物料的外观、包装的损坏情况等等。 检验记录单检验记录单 ：记录检验 的结果，如果必要应该 注明质量检验 部门的意见和建议。 付款计计划：根据调整的结果更改付款的计划。付款计划中应该 注明每个供应商和每笔付 款的时间 、金额等等 39 流程主要活动说明 确定质量检验要求：根据公司的质量管理手册的要求确定质量检验的各种技术指标。 样本批号记录：为了准确跟踪物料的检验，应该对样本进行编号，并且将批号作为样本的唯一标识进行记录 。 分配测试优先级：质量检验往往需要进行多项测试，而质量检验部门的人员和设备还同时承担生产过程中的 质量检验任务，