《档案管理制度v》word版.doc

山西中科鸿基生物科技有限公司HIGRAND Biotech Co.Ltd档案管理制度山西中科鸿基生物科技有限公司二O一二年四月一日档案管理制度1目的及范围为了加强公司档案管理，贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度，结合公司实际，特制定本规定便于相关部门在工作中将部门涉及到的档案资料严格按此规定归档到公司综合档案室。本制度规定了档案的管理体制、档案室的职责、档案的归档范围、归档时间、归档数量、归档要求、档案的接收、整理、编目、保管、开发利用等。本标准适用于本公司档案管理。2规范性引用文件2.1中华人民共和国档案法2.2机关档案工作业务建设规范2.3企业档案管理暂行规定3术语或定义3.1档案管理是指为组织、建设、管理企业档案工作而建立起来的一项专业管理工作。4职责4.1党委副书记、综合部长党委副书记分管档案工作；综合部长直接管理档案工作。4.2档案管理员a）指导、监督公司文件、各类材料的归档工作。定期收集公司内、外行政文件、设备基建图纸、技术资料的归档；财务档案次年归档工作；人事档案的人事资料归档工作；b）为公司各部门提供档案、资料查阅服务，并做好记录，年底制作全年档案利用统计报表；c）做好档案室的防尘、防蛀、防潮、防火工作；d）定期修复破旧档案和资料；e）按照档案管理规定进行相关档案的销毁工作。4.3各职能部门各职能部门负责人需指派专门人员负责部门档案的收集、整理、归档工作。5管理规定5.1档案归档范围5.1.1党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等群团方面形成的文件材料。5.1.2行政管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，企业领导班子构成及变更，企业内部机构及变更，企业领导班子的活动，综合性行政事务，文秘、机要、信访工作，法律事务，纪检监察，公证，审计，职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利，住房管理，公安保卫，外事等方面工作形成的文件材料。 5.1.3经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。 5.1.4生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全，消防工作，交通管理，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。 5.1.5产品生产或业务开发工作形成的文件材料：包括产品的市场调研、立项论证、设计，产品的工艺、工装、试制、加工制造，产品的销售与售后服务，产品的鉴定、评优、质量事故分析、处理以及业务项目的研发与形成、经营、保障与监督等方面的文件材料。 5.1.6科学技术研究工作形成的文件材料：包括科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用等方面的文件材料。5.1.7基本建设和技术改造工作形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。 5.1.8设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析与处理等方面的文件材料。5.1.9会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计帐簿、财务报告及报表等方面的文件材料。 5.1.10职工个人管理形成的文件材料：包括干部职工、离退休人员、死亡人员的履历、鉴定考核、专业技术职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇、培训与岗位技能评定等方面的文件材料。 5.1.11其他对国家、社会和企业由保存价值的各种载体的文件材料。5.2档案保存期限5.2.1党、政、工、团档案归档范围及保管期限:5.2.1.1党委管理系统的档案归档范围及保管期限:a）党务工作档案归档范围及保管期限：永久性：党代会的通知、议程、名单、工作报告、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议；党委系统机构的设置、党委职务分工、调整，启用印章等报告、决定、通知；上级对公司党务干部的任免；党委会的记录；反映本公司各项重要政治活动的计划、总结、报告、批复等文件材料；本公司党委的年度工作计划、总结报告；本公司党员名册、市级以上的先进党支部；党小组、优秀党员名单；党委的工作条例、规章制度；公司获市级以上先进称号。长期性：本公司被授予区级以下的先进党支部、党小组、优秀党员名单；党员组织关系介绍信存根；上级党委对本公司发布的重要指示，通知等文件；各支部年度工作总结、党员批复；支部改选。短期性：上级党委对本公司发布的一般性文件；党委的季度、月份工作计划、总结；成立精神文明领导小组、综合治理领导小组的文件。b）宣传教育档案归档范围及保管期限：永久性：宣传教育工作年度计划、总结及宣传方面的典型材料、职工文化教育和技术培训的计划、总结、学员名单、成绩单。长期性：上级和本公司有关职工教育的政策规定。c）人武、保卫永久性：民兵预备役训练的计划，总结、年度统计报表；本公司有关重大案件的处理结果的文件材料；保卫工作年度计划、总结、通报等文件材料。5.2.1.2工会管理系统档案归档范围及保管期限永久性：工会工作年度计划、总结；公司职代会的通知、经理工作报告、提案、讨论通过的文件；工会组织机构和委员名单；被评为市级以上的劳模、先进工作者等文件材料；本公司编辑的反映主要职能活动的企业报。长期性：工会活动的安排及记录；被评为区级以下劳模、先进集体；先进个人的文件材料。5.2.1.3团委档案归档范围及保管期限：永久性：团委年度工作计划、总结、报告、批复等文件、启用印章工作条例；团员处分。长期性：团员名册、发展团员文件、团组织关系介绍信；团代会工作报告、决议、团代会代表名单、开幕词、闭幕词、选举结果、团委委员分工和批复等文件；团员的奖励、表彰先进集体等文件。短期性：上级有关指导性的重要文件。5.2.2行政管理系统的档案归档范围及保管期限。永久性：公司经理办公会记录、决议；公司召开重要工作会议的动员报告、总结；公司年度工作目标、计划；总结、综合情况统计表；本公司组织变革、大事记；公司办公会讨论通过或经理签发的行政规章制度、各级各类人员岗位责任制；更改公司名称、启用印章的报告、批复、通知；上级颁发给公司的各种荣誉等；区、市、中央领导来公司视察工作时形成的题词、讲话，声像等重要文件材料；本公司的请示、报告、与上级机关的批复、批示；参加市、区级以上人代会的代表名单登记表。长期性：公司、各职能部门季度、半年工作计划；统计报表、重大问题的专题报告。短期性：公司领导和中层以上干部参加上级机关的各种会议带回的文件材料；下级部门报送的年度以下总结、统计报表、一般专题的报告和备案等。5.2.3质量管理类：永久性：企业升级的计划、报告、报告；全面质量管理工作的计划、总结、重要问题的报告、批复；公司专项基础工作（如计量、质量、财务、安全）等计划、整改方案。短期性：企业管理、体制改革有关文件；上级有关企业管理的指示文件。5.2.4人事类：永久性：人事工作年报、计划、总结、技术人员职称评定方案报告、请示、批复、决定、干部和职工花名册。长期性：公司对中层干部的任免；本公司和上级下达的招工指示，接收大、大专毕业生，技校毕业生分配的规定和分配名单方案、干部职工退休审批表；干部、职工调出公司的调令存根；上级和本公司关于学历、工龄、病退、退休及劳资、人事方面的政策、规定、办法、劳资年报、调资方案的请示、批复。5.2.5经营管理类：永久性：企业经营方针、目标、决策、与外商签订的销售合同，产品商标注册材料。物资供应计划与订货计划的报告、请示和批复；原辅材料、燃料消耗和库存统计表；车辆统计年报表。长期性：经销管理的各种记录、合同、协议等文件、本公司与同行产品的市场经济信息、广告宣传和为用户服务的文件及资料。短期性：车辆管理等方面的文件材料。5.2.6公司证照、荣誉奖牌须归档：5.2.7公司内各部门新购工具书、图书等书籍，书籍购回后须在公司档案室登记归档后，方可报销费用，再从档案室办理借阅手续。5.3归档时间与份数5.3.1科研文件材料在项目鉴定后及时归档。5.3.2基建工程项目文件材料在工程项目竣工验收后，及时归档。5.3.3产品档案、工艺文件正式生产后，及时归档。5.3.4自制设备和新购设备、仪器、包括引进设备文件材料分别在运行验收后和开箱验收时归档。5.3.5会计档案当年产生的会计档案，经整理后，在财务部保管一年后，指定专人组卷于次年6月底前移交档案室归档。5.3.6声像档案、实物档案（如企业荣誉证书、奖牌等）有关部门应在此物产生后及时交档案室归档。档案室应先照像存于电脑后保存在库房。5.3.7党、政、工、团部门形成的文件材料在次年6月底前由相关部门负责组卷，呈交档案室归档，办理移交手续。5.3.8归档份数一般档案一式一份。5.4归档要求5.4.1公司必须将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门职责范围和有关人员岗位责任制，并作好绩效考核的依据。5.4.2公司产品试生产、科研成果鉴定、基建工程竣工验收、设备仪器开箱，必须要档案管理员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进入鉴定、验收程序。5.4.3公司产品创新、科研成果评奖时，将归档文件是否完整、准确、系统要作为一项考核内容。5.4.4公司员工外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定及时向档案室归档。5.4.5凡移交给档案室归档的文件材料必须完整、准确、齐全，做到签字、审批手续完备，制成材料优良，格式统一，图样清晰、组卷合理、装订整齐、否则，档案管理员不予接收档案。5.4.6档案室接收档案，必须认真验收、并办理移交手续。5.4.7员工离职需将档案范畴借阅的所有资料归档，档案员在离职签署表签字后，人力资源部才能办理相关手续。5.5档案整理与编制检索工具5.5.1对公司各类档案的整理按各类档案文件材料整理组卷程序执行。5.5.2产品、科研、基建、设备仪器、企业技术标准档案要分别编写总目录（总帐）和分类目录（分类帐）。5.5.3对各类档案根据实际需要编写档案检索目录，检索卡。5.6档案的销毁5.6.1档案销毁的具体工作有档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。5.6.2送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审，经部级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送副总经理审核、总经理签字批准。5.6.3销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。5.7档案的保密安全5.7.1档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。5.7.2档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真检查审查审批权限是否符合规定的要求。5.7.3借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。5.7.4任何人不许将档案内容泄漏给无关人员，如有泄漏和公布档案内容者，应视情节轻重，按档案法要求严肃处理。5.7.5档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；设计企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。5.7.6档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带档案室，并且档案室要有安全防火设备。5.7.7非档案管理人员，未经批准不准进入。5.7.8档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。5.8档案的利用5.8.1凡是利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。5.8.2案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。5.8.3查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由行政、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由综合部安排。5.8.4本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经公司主管领导或总经理、党委书记批准。5.8.5借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5.8.6借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借阅登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交归还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。5.8.7档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记簿上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。5.9过渡性措施5.9.1在公司还没有建立档案室前，采取分别管理的过渡性阶段。5.9.2项目生活区建筑、设备（电气）、工艺技术、管网图、竣工验收等档案和资料由综合办赵艳婷按照上述管理办法管理。5.9.3项目生产区建设、设备（电气）、工艺技术、管网图、竣工验收等档案和资料由生产部邵永强按照上