数字化助力档案管理驶上“快车道”

1 / 5 数字化助力档案管理驶上“快车道” “陈旧”、“死板”，一提起档案管理工作，很多人会联想到这些字眼，然而，在河南中烟工业公司档案室，引入数字化管理模式后，只要拿鼠标轻轻一点，想要查阅的相关资料就会立刻出现在你的眼前。“数字化” 、 “ 高效率 ” 是这里工作的特色。 揭开“数字化”面纱 随着数字烟草发展纲要的出台， 2004 年，国家局提出了 “ 积极推进档案信息化建设 ” 的要求。也就是在这一年，河南中烟工业公司组建成立，一些重要的档案资料亟待科学归档。 “档案是我们的宝贵财富，一定要做好档案管理工作。”河南中烟工业公 司从一开始便把档案工作提到非常重要的位置。为准确、客观地做好各类资料的整理、分类、归档工作，公司很快形成了以主管领导挂帅、办公室副主任分管、档案室具体负责、各部门协同的四级档案管理网络，分工明确，责任到人。同时，引入了烟草企业普遍采用的“目录级档案管理系统”，该系统包括文书、科技、会计、声像、实物档案等的目录管理，实现了计算机检索、统计、利用等功能。 “目录级档案管理系统虽然取代了手工编目的档案管理模式，但无法实现文档一体化，查阅档案很不方便。”档2 / 5 案管理员宋民提起老系统，摇了摇头。以前面对大堆大堆的文件资 料，她每天要忙着一件一件往计算机里录入目录，工作量大，效率低。 006 年 11 月，河南卷烟工业实现一体化重组，电子文件大量生成，原有的档案管理手段和方式已明显不能适应档案统一化、现代化工作的需要。运用信息数字化手段，提高公司档案管理水平迫在眉睫。 驶向“数字化”快车道 数字烟草的快速发展，促进了河南中烟工业公司档案管理工作数字化进程。 004 年，河南中烟工业公司出台了信息化建设总体规划，2007 年初，已完成公司本部职能中心机房工程建设，河南卷烟工业企业实现了 统单点登录，公文远程传输、网上审批等。公司也为 档案室配置了标准库房，彩色打印机、扫描仪、刻录机、消毒柜等现代办公设备。作为 统二期工程建设项目，公司从 档案管理软件公司引进了一套全新的档案管理软件系统 “ 文档一体化管理系统 ” ，该系统与 统联网，按网络化、信息化办公的要求，对公司和 8 家卷烟生产厂生产经营中产生的，对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实 行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范，安全保密，充分共享。 008 年 6 月，公司又启动了综合办公管理平台系统，建3 / 5 立了全公司统一的办公自动化平台，开通了短信服务系统和手机移动办公 平台， “ 档案管理 ” 被设置为网上传送公文的最后一个步骤，只要 统上传公文，档案管理员的手机便能收到通告办理的短信息，按照短信息提示，她们能在最短时间内将公文直接从 统中转入档案文件数据库。 至此，一张看不到的网络将档案管理工作推向了数字化的快车道。 “数字化”功效显著 新的档案管理软件系统为公司档案管理工作带来了很大的变化。 2008 年 5 月，公司档案室与信息中心协作举办了档案管理软件系统培训，全省 8 家卷烟生产厂开始全面接受现代化档案管理系统。 “文档一体化管理系统”开始悄无声息地发挥它的优势 提 高了工作效率。如今，档案管理人员上班的第一件事就是打开电脑，登录公司“文档一体化管理系统”，整理公司各类档案资料。档案管理员宋民说，“以前在目录级档案管理系统里，每份文件归档要著录 12 个大小不等的项目，如今这个系统和公司 统联网后，我只要输入诸如 “ 编号 ” 等几个小项目就行了，工作量一下少了一大半！ ” 实现了电子档案快速归档。手机移动办公平台的开通，为河南中烟工业公司档案数字化增添了羽翼。 2 月 16 日上午4 / 5 9 点 59 分，公司办公室秘书李珂把国家烟草专卖局办公室关于举办烟机零配件网上交易培训班的通知电子文档刚刚传到公司内网发文系统内，档案管理员徐玉金的手机上便接到了 “ 收文 ” 短信提示，她到 统内操作完成 “ 发文流程 ” 后，即刻进入 “ 文档一体化管理系统 ” ，完成了该电子文件的归档工作，整个过程不到 2 分钟。 “ 纸质文件拿来后，我只需对照电子文档编号把它整理归档就行了。 ” 徐玉金介绍说。 提高了服务水平。档案数字化让档案室的两位同志工作起来倍感轻松，更让查阅资料者感到了前所未有的便捷。前段时间，公司申报“全国精神文明单位”，政工部 付国领为准备申报材料，经常到档案室来查阅资料，每次他总能满意而归。原来，在查阅很多资料时，他只要档案管理员进入“文档一体化管理系统”，调出电子存档核实一下数据、名称就行了，根本不需要翻橱倒柜地寻找。付国领惊叹道：“这一下就太方便了，不仅提高效率，而且避免了翻阅实物档案时对档案材料造成的损坏。” 转变了工作方式。工作效率提高了，档案室同志们开始积极转变工作方式，改过去坐等各部门上报材料，为主动上门搜集信息，整理后主动反馈，并且对有价值的档案进行二次编研开发，为企业的研发、营销、生产和宣传等部门提供信息服务。 2008 年，河南中烟工业公司档案完整率、准确率5 / 5 和归档率均达 100%。 “一站式服务”并不遥远 “为查询公开的档案信息提供一站式服务”是“文档一体化管理系统”的最大好处，也是河南中烟工业公司努力的方向。 档案管理现代化系统要在公司和全省 8个卷烟生产厂完全推开，并非易事，公司信息中心和档案室正在对系统做不断地完善和修改。宋民自信地说： “ 不会太久，大家就可以在自己的办公室进行档案查询了。 ” 据了解，系统功能全面启用后，公司职工均有进入权限，查询者只要在河南中烟工业公司内网上向管理员申请授权阅读，管理员批准后，他 们就可以实现资料查阅。 足不出户，充分共享，档