JHX时间管理方法和技巧.ppt

接下来我们来做一个小游戏 下面我给大家出几个问题，请大家按我 提的要求去做： v第一个问题： v请问你们现在几岁？ 把相应的部分从前面撕掉 v第二个问题： v请问你想活到几岁？ 如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕 掉 v第三个问题： v请问你想几岁退休？ 请把相应退休以后的部分从后面撕下来，不要 撕碎，放在桌子上 v就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间 。 v第四个问题： v请问一天24个小时你会如何分配？ （一般人通常睡觉8小时占用了1/3。吃饭、休息、聊天、看电 视、游戏等又占用1/3。其实真正可以工作生产力约8小时， 只剩1/3.） 所以请将剩下的折成三等分。并把2/3撕下来 放在桌子上。 v第五个问题： v比比看 请左手拿起剩下的1/3，右手拿起退休的那一 段和刚刚撕下的2/3加在一起并请思考一下， 你用左手赚的钱，提供给右手的生活 v第六个问题： v想一想 你要赚多少钱才能养活自己上述的日子，还不 包括父母、配偶、子女。 v第七个问题：、 v请问你现在有何感想？ v第八个问题： v请问你会如何看待你的未来？ v你珍惜生命吗？你想再有生之年有所作为吗 ？生命是由分分秒秒的时间组成，时间的管 理就是生命的管理。 （大家赞同我的说法吗？） v那现在就请在坐的各位拿起一支笔和几张纸 随我一起 ！ 做好时间的管理 中国人的时间观 一寸光阴一寸金， 寸金难买寸光阴 ！ 逝者如斯夫，不舍昼夜！ 中国人最早认识了时间管理的重要性。 西方人的时间观 时间就是金钱 是最高贵而有限的资源 浪费自己时间等同于自杀 浪费别人时间等同于谋杀 职场人的错误时间观 我还年轻，时间多得很 我的时间是最不值钱的 我的时间不用管理，没那 么严重 高效时间管理方法和技巧 目 录 v一、我们为何忙乱？ v二、时间管理的核心 v三、时间管理的障碍何在？ v四、时间管理的原则 v五、时间管理的改进途径 一、我们为何忙乱？ 1、自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实 现； 2、没有时间与家人多处一会儿； 3、没有时间多读书； 4、没有时间尝试新的事物； 5、没有业余爱好的时间。 总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情， 每一天都忙却忙的不是地方。 8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公 司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来 访等，使他们的谈话一直延续到10：00。 10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新 入职人员薪资的问题，解释到10：20。 10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属 进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置 工作一直延续到11：00。 11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读 文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没 有过目。 12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一 会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告 还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。 让我们来看看任经理的一天的活动： 14：00与销售部经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于 对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又 全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等， 都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。 16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划 报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的 私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经 影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议 不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续 到17：00。 17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没 有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的 文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。 我们仔细分析一下，任经理的时 间为什么不够用？ 电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于 任经理的事，有薪酬主管吗？ 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有 实行有效控制。 上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大随意性。 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和 汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的 时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务 性的工作里。 凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间 。 缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所 以就没有自己主动的行动。 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终 日埋头于无关重要的事务上。 只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个 多事的婆婆，结果下属没有事情可做。 不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的 召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费 在一些无关紧要和与己无关的事务上。 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题 拖延进行，只有通过加班来完成。 不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要 死 。 二、时间管理的核心 v时间管理的核心有效利用资源 1、是否在做别人能做的事？ 2、是否在做别人该做的事？ 3、是否有让自己做自己该做的事情的办法？ 4、是否重复性的机械劳动？ 5、是否创造性的生产劳动？ 6、可利用的时间有多少？ 7、是否有具体时间节点安排？（何时） 三、时间管理的障碍何在 障碍一：“我的习惯就这样，不好 改” 障碍二：“时间管理有什么用，计 划赶不上变化” 障碍三：“时间掌握在别人手中” 障碍四：“时间管理太麻烦” 对自己工作时间的分析 自己时间 哪里去了？ 请回忆记录自己 昨天一天的活动， 包括所想所作的事( 从起床到晚安)。 四、时间管理的原则 q80/20原则 q目标ABC原 则 q优先顺序 原则 q计划原则 q习惯原则 q20%的工作占整个工作80% 的价值 q集中的精力要做20%的工作 q投入20%精力做另外80%的 工作 80/20原则 A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做 目标ABC原则 优先顺序原则 第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧 急的工作要先做，对于不太急的工作后做 。 紧紧急不紧紧急 1.紧急处理客户投 诉 2.意外事故的紧急排 除 3.客户拜访 4.确定明天的广告 5.接待质检 人员 1.工作总结 2.修改工作流程 3.处理同事的一些误解 4.辅导 下属工作 5.安排下一步工作 6.与同级部门间 的协调 7.销售政策的修改 例：某销售经理某天 工作紧急程度划分 第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的 工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重 要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去 做。 例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分 重要工作不重要工作 1.销售费用预算计划 2.部门招聘计划制定 3.重要客户拜访 4.工作报告总结 5.下达指示 1.一些文件和资料的查询 2.文件归档 3.应付无关人员 4.领用物品 5.差旅费报销 第四象限 不紧急 不重要 第三象限 紧 急 不重要 第二象限 不紧急 重 要 第一象限 紧急 重要 重要 不重要 紧急 不紧急 四象限分析法 四象限法解析 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 打电话 浪费性时间 逃避性活动 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进自己的能力 重要 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 紧急 不紧急 重要 不重要 请对你自己昨天 一天的活动进行四 象限法分析，并选 一人上台演示后进 行分析。 计划性原则 必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行、去实施 必须留出处理不可预计事务的时间 习惯性原则 v 你要知道什么是好的时间管理习惯？ v 对于职业管理人来说坏习惯是可以并 且是必须要改变的。 v 好的习惯是可以养成并且是必须要形 成的。 v 良好的习惯可以在有意中形成 。 q 工作效率低、办事拖拉 q 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 q 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 q 经常被电话、不速之客干扰 q 上班时间不紧凑，晚上加班干 q 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 q 没有目标、没有计划、人云亦云 q 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 q 没有时间安排表，由别人来安排 q 不会休息、不会娱乐、没有空闲 你是否有这样的一些习惯 每天要花10分钟作计划 要有书面的待办单、日计划、周计划和月度 计划 每周都将你的工作排出优先顺序 能在高效的时间里做完你的重要工作 有明确的生活和工作目标 必须养成习惯 五、时间管理的改进途径 方法之一：有计划地工作 q 建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一 套计划体系。 q 在刚开始时作计划。 q 严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。 q 把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分 ，制订自己的优先工作次序。 q 每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或 危机、偶然事件等。 方法之二：减少无序行动 q 时刻对自己的工作和任务进行反思 ，整理和形成一套有效的、有条理 的思维方式。 q 工作和任务肯定有轻重和缓急之分 ，与你的目标挂钩确定重要工作及 每日的工作优先顺序。 方法之三：避免贪大求全 q 不要追求尽善尽美，只追求达到目标， 完成职责。 q 成就感是建立在要实现的目标上的，不 能脱离你的目标。 q 让上司认可是在完成你的职责内的工作 基础上的，能干是在对你分内事项的处 理中体现出来的。对别人的请求和要求 ，不属自己的分内之事要敢于说“不” 。 方法之四：避免拖延 q 严格要求自己，规定任务完成的期限。 q 排除工作过程中的干扰，保持优先次序 的稳定性。 q 不要只做熟悉的事务性工作。 q 与同事、上司、下属探讨改进工作方法 ，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮 。 方法之五：学会说“不” q 有时不需要任何借口，只要你的拒绝