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办公室6s培训 * * 1 1 培训内容 文件管理 6s是什么 如何做好6s datedate 2 2 第一部分 文件管理 datedate 3 3 文件管理 文件 信息及其承载媒体 媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒 体，照片或标准样品，或他们的组合。 一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为 “documentation”. 某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然 而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要 求）可以有不同的要求 datedate 4 4 文件管理 记 录 阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件 记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证 、预防措施和纠正措施的证据。 通常记录不需要控制版本。 datedate 5 5 文件管理 文件 分类 重要度 保存期限 来源 版本 缓急 datedate 6 6 文件管理 管理 技巧 分门别类 程序化规范 专业化专人负责 索引 专门化 datedate 7 7 文件管理 签字 以旧换新 文件 收发 可追溯性 认可 盖章生效 连贯性 有效性 授权 datedate 8 8 第二部分 6s是什么 datedate 9 9 6s是什么 整理 整顿 清扫清洁 素养 6s 区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。 将要物规范放 置，使寻找时 间为零。 使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。 保持前3个s， 制度化，规范 化。 形成习惯，提 高整体素质。 datedate1010 8s （服务） 7s（节约） 6s（安全） 6s（修养） 4s（清扫、清洁） 2s（整理、整顿） 演 变 6s是什么 datedate1111 6s是一种管理 需要全员的积极参与和长时间 的坚持不懈 每日每日坚持6s管理，一点一 滴持续的改善 6s是什么 datedate1212 整齐、清洁 的工作环境 吸引更多的 忠实顾客 更大的 发展空间 行业内成为 学习榜样 企业形象 6s是什么 datedate1313 可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否 按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的 ，而是避免浪费，提高工 作效率 6s是什么 datedate1414 第三部分 如何做好 6s datedate1515 整理 含义 将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。 目的 腾出空间 防止误用 datedate1616 6s 差！6s 好！ 现场检查 datedate1717 要领 马上要用的 暂时不用的 长期不用的 要区分 对待! datedate1818 要领 将需要的物品的数量降 到最低程度 例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间 datedate1919 要领 对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软! datedate2020 要领 为何会有这么 多废品？ 分析检查改善 datedate2121 问 题 点 在 哪 里？ 提问 1、图片中存在什么问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？ 2、为什么会产生这样的问题？ datedate2222 整顿 含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。即寻找时间为零 目的 工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序 datedate2323 确定物品 放置场所 datedate2424 物品分类 摆放 datedate2525 进行标识 datedate2626 定 位、标 识 方法 *连接线标识 影绘表示（形迹管理） datedate2727 问题点 datedate2828 问题点 datedate2929 提问 datedate3030 管理责任者 管理此架责任者姓名 架子表示标签 表示架子种类的标签 柜子内表示标签 用此标签表示下段 的内容 文件柜如何整顿？ datedate3131 要领 彻底整理， 只留下需要的 物品 datedate3232 合理利用空间， 100%定位放置 要领 根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法 datedate3333 要领 利用各种颜色、 数据等进行标识 datedate3434 问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？ datedate3535 问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？ datedate3636 清扫 含义 经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗 datedate3737 如何清扫？ 看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。 datedate3838 电源插座 电脑侧面 主机座 datedate3939 要领 自己动手，不依赖外人 (所有部门、人员都一起执行) datedate4040 清 扫 责 任 分 区 a1 区( 张) b1区(赵) c1区(王) c2区(沈) c3区 (李) a2 区( 胡) e1 区( 贾) d1区(霍 ) 要领 datedate4141 清洁 含义 将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。 目的 成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 datedate4242 datedate4343 连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动 要领 datedate4444 花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度 要领 datedate4545 要领 每天保持6s评价的心情， 不断改善办公6s datedate4646 素养 含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行， 并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 datedate4747 问 候、礼 貌 语 您好! 早上好! 下午好! 大家好! 语言 datedate4848 着装 datedate4949 离位时 要点： 1. 2. 3. 4. datedate5050 持续推动4s活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识 充满热情的开始每一天的工作 要领 datedate5151 要主动整理、整顿传真？ 传真是客户传递过来的信息，对公 司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应 该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去， 以便同事可以及时得到客户的宝贵 信息。 datedate5252 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 小故障请按照提示排除。 无法解决时，请及时与管理员联系 。 确认打印纸。 及时更换所需的纸型，以免产生作 废文件。 发现作废的包装时，请及时丢到纸 篓内。 发现纸张快用完时，请及时领取。 datedate5353 小组讨论 datedate5454 办公室6s活动 早上6s 1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来 datedate5555 办公室6s活动 下班前6s 1、实施早上6s活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。 datedate5656 文 件 的 6s 整理 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 整顿 清扫 清洁 素养 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料 datedat