公文管理制度.docx

综合管理手册 公文管理制度制度编号：gse-综字-2011【003】号北京xx有限公司公文管理制度颁布日期：2011年3月10日第一章 总 则第二章 公文的分类 第三章 公文的收发文管理第四章 公文的立卷与归档第五章 公文的借阅管理第六章 公文的销毁第七章 附 则第一章 总 则第一条 目的为了使北京xx有限公司（以下简称“公司”）的公文处理工作规范化、标准化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本公文管理制度（以下简称“制度”）。第二条 范围本制度适用于公司总部的公文管理工作，下属公司和分支机构的公文管理可参照执行。第三条 公文管理内容公文管理内容包括：公司上报下发的各种文件、资料，以及外来函、电、文等。第四条 结合公司的公司视觉识别系统手册对公文的行文格式进行规范。公司各部门在起草公文时需采用“xx公文模板”的规定格式（详见附件1）。“xx公文模板”由公司综合管理部统一修订发布。第五条 根据具体情况，公司地址、电话、传真、电子邮箱可以在模板上进行调整，但公司名称、徽标和公文基本格式不能改变。第二章 公文的分类第六条 公司公文按行文的目的、内容和格式分为规定（办法和制度）、决定、通知、请示、任命、报告和会议纪要等。（一） 规定（办法和制度）：是为了规范公司管理、提高工作效率而颁布的各类管理事项、工作流程和程序等方面内容的规定、办法、制度和指南；（二） 决定：有关公司对重要事项做出的安排的权威通知或公告；（三） 通知：公司向内部各部门以及各下属公司、分支机构发送通知、传达指示或布置工作的书面文件；（四） 请示：公司内各个部门或下属公司向上级主管部门请求决断、指示、批示或批准事项时所呈送的需要批复的文件；（五） 任命： 公司对公司员工职务进行安排和确认的通知文件；（六） 报告： 公司员工、各部门或下属公司向上级汇报工作情况的书面文件；（七） 会议纪要： 对公司召开重要会议的相关议题、重要决定的书面记录文件。第七条 公司公文实行密级管理。按照需要保密的内容和范围，文件分为绝密、机密、秘密和普通件，密级管理规范另文发布。第八条 公文根据其内容的重要程度和督办方式分为急件和普通件，属于急件的公文要加盖急件印章或进行标注，以提示文件的紧迫性。第三章 公文的收发文管理第九条 公文的收文管理（一） 公文收文相关管理环节为：收文、分转、阅批、传阅、催办、立卷、归档、销毁；（二） 凡外来文件、资料、信函均由公司前台行政助理负责签收，并填写收文/发文登记表（见附件2）；（三） 前台行政助理根据文件、资料内容及时进行分转处理。在签收和拆封时均需注意检查封口和邮戳。接收部门要在前台行政助理的收文登记表上签收并填写本部门收文/发文登记表；（四） 重要文件应呈送公司领导或分管领导亲自批阅，由公司领导或分管领导秘书或助理按领导批阅内容分送承办部门阅办并相应填写收文/发文登记表。为加快文件运转，秘书或助理应于领导批阅的当天或第二天将文件送到承办部门。加急文件需另行加急处理；（五） 秘书或助理应对领导批阅的文件的办理进行跟踪，确保相关部门和人员按文件要求和领导的批示意见办理有关事宜并及时向相关领导反馈跟踪结果。第十条 公文发文管理（一） 公文发文相关管理环节为：拟稿、审核（部门经理或主管领导）、会签、签发（公司领导或主管领导）、发文、催办、立卷、归档、销毁等；（二） 草拟公文应注意以下事项：1. 文件起草单位为文件涉及内容的职能负责部门；2. 行文时要按规定的发文格式起草；3. 公文由综合管理部统一编号，按公文起草单位分别列为：1） 总经办：“xx 总字201x第xxx号”；2） 人力资源部：“xx 人字201x第xxx号”；3） 财务部：“xx 财字201x第xxx号”；4） 业务开发与管理部：“xx 管字201x第xxx号（三） 文件发布前需经部门经理或主管领导审核，如涉及公司层面问题，还需视情况经公司领导会签；文件起草、 审核、 会签信息应依次填写在文件稿拟发稿纸上；（四） 综合管理部为负责公司发文的机构，所有公司级正式文件应按规范程序由综合管理部统一通过内部办公网发布并群发邮件通知所有员工；已经发布的公文将由综合管理部上传至公司内部办公网制定栏目中以备员工查阅；（五） 文件发布格式应为pdf或其他只读格式；除会议纪要外的其他发文应根据文件的内容和性质加盖不同级别的印章，如人力资源部新员工入职通知可加盖人力资源部部门专用章，综合管理部制度发布通知可加盖综合管理部部门专用章；（六） 所有发文原稿，连同文件稿拟发稿纸须送公司资料档案管理部门存档；（七） 会议纪要的下发，应遵守会议录音及会议纪要管理办法。第四章 公文的立卷与归档第十一条 公司内部公文的立卷与归档由公司档案资料管理部门完成。第十二条 公司所有公文都需存档，存档时将文件原件连同文件相关的管理表格一同保存。第十三条 项目类资料文件的立卷和归档按照公司项目管理有关规定执行。第五章 公文的借阅管理第十四条 公司员工如需借阅一般性文件应严格执行借阅登记手续，并按时归还。借阅过程中应保持文件的完整，不允许拆卷或在文件上做标记等。第十五条 借阅带有密级的文件应根据公司有关规定履行必要的审批和登记手续。第六章 公文的销毁第十六条 对于失效或其它原因需要销毁的公文，档案资料室应登记造册，并办理申请销毁手续。第十七条 需销毁的公文经主管领导签字批准