存货采购控制制度.doc

制度名称存货采购控制制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 为了加强对企业存货采购过程的规范化管理，确保存货采购及时完成，特制定本制度。第2条 本制度适用于对企业在开展采购业务的过程中所需各类存货的采购申请和实施过程的控制。第3条 存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。第4条 常备原料和物料由仓储部门提出申请，非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。第2章 存货使用部门存货采购申请控制第5条 存货采购申请的提出存货使用部门填写采购申请表，详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。第6条 存货需求部门经理将采购申请表提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。第7条 物资需求部门将财务部批准盖章的采购申请表交给采购部。第8条 采购部经理指导采购人员根据采购申请表内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后，采购部工作人员编写采购合同。第9条 采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门，物资需求部门检验所购设备是否是所需设备，并报本部门经理审核签字。第10条 采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。第2章 仓库存货采购申请控制第11条 仓储部根据现有存货的库存量计算出请购量后，填写请购单，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。第12条 仓储部在提出采购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量，据此进行再采购，降低库存或实现零库存。第13条 仓储部在确定采购时点、采购批量时，应当考虑企业需求、市场状况、行业特征等因素。第4章 存货采购过程控制第14条 采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向多家供应商发出询价单，获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定合适的供应商并准备谈判。第15条 采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。第16条 采购部经理签署采购合同。采购人员将采购申请表和采购合同交给财务部，财务部经理审核批准。第17条 财务部出纳支付货款，财务部会计将成本记入需求部门相关科目。第18条 采购部按照合同执行，供应商发出设备或派人安装调试，采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收，验收无误后签字确认。第5章 存货采购核算第19条 对于发票账单与材料同时到达的采购业务，材料验收入库后，根据发票账单等结算凭证确定的材料成本进行账务处理。借记“原材料”科目，根据取得的增值税专用发票上注明的（不计入材料采购成本的）税额，借记“应交税金应交增值税（进项税额）”，按照实际支付的款项，贷记“银行存款”、“内部往来”或“应付账款”。第20条 对于材料已经到达并已验收入库，但发票账单等结算凭证未到，货款尚未支付的采购业务，应于月末按材料的暂估价值，借记“原材料”科目，贷记“应付账款暂估应付账款”科目。第21条 采用预付货款的方式采购材料，参考的会计分录情况如下。1在预付材料价款时，按照实际预付金额，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。2已经预付货款的材料验收入库，根据发票账单等所列的价款、税额等，借记“原材料”科目和“应交税金应交增值税（进项税额）”，贷记“预付账款”科目。预付款项不足时，补付上项货款，按补付金额，借记