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公文写作基础知识公文写作基础知识 *1 一、公文概述 v公文：就是办理公务的文书。进而言之，公 文是党政机关、社会团体、企事业单位在行 使管理职权、处理日常工作时使用的，具有 直接效用和规范体式的文书。 属于应用文 。 （一）公文的概念 Date2 一、公文的概念 v广义公文和狭义公文： v广义公文：是指党政机关、社会团体、企事 业单位为处理公务而形成的文字材料。数量 庞大，并且随着社会生活的发展新的文体还 在不断产生； （一）公文的概念 Date3 一、公文概述 v狭义公文：是指党政机关处理公务时所使用的公 文。 v 国家行政机关公文处理办法（2001年1月1日 起施行）第二条规定：行政机关的公文（包括电 报，下同）是行政机关在行政管理过程中所形成 的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法 行政和进行公务活动的重要工具。 （一）公文的概念 Date4 v（1）政策性：对政治、经济、社会生活各个领域 有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策 ，执行国家的法律法令。 v（2）实用性：处理公务，根据现实需要、针对实 际问题而制发，有明确的写作目的。 v（3）可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真 实可靠，不得有任何虚假错漏。 一、公文概述 （二）公文的特点 Date5 v（4）定向性：由特定机关制发，写给特 定读者，针对特定事务 。 v（5）时间性：所针对的问题总是存在于 特定时间范围之内的 。 v（6）规范性：写作格式和办理程序有一 定的规范。 一、公文概述 （二）公文的特点 Date6 v1994年1月1日起施行的国家行政机关公文 处理办法有如下表述：“是传达贯彻党和 国家的方针、政策，发布行政法规和规章， 施行行政措施，请示和答复问题，指导、布 置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要 工具。” 一、公文概述 （三）公文的作用 Date7 颁布法规：宪法、刑法、民法以及某些规定 办法都要通过行政公文予以颁布实施。在法 制完善的进程中起积极作用。 指挥管理：大到国家机器运转、小到企事业 单位运作，公文的主体是领导机构，很多公 文的起草、定稿过程实质上就是管理过程。 一、公文概述 （三）公文的作用 Date8 交流信息：下行文中的公告、通告、公报等、 上行文中的报告、请示，平行文的函，都具有 交流信息的基本功能。 宣传教育：决议、公报、公告、通报、会议纪 要等文件。如关于建国以来党的若干历史问 题的决议教育全党和全国人民正确认识毛泽 东和毛泽东思想的历史功过。 一、公文概述 （三）公文的作用 Date9 商洽协调：某些工作需要若干单位合作完成 ，单位之间就要协调商议，主要文种是函。 凭证依据：下行文是下级机关的工作依据， 上行文是上级机关决策的依据。机关内部公 文是开展工作的记录和凭证。 一、公文概述 （三）公文的作用 Date10 v国家行政机关公文处理办法规定了13 种行政公文：令、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要 一、公文概述 （三）公文的种类 Date11 v1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法 规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖 有关单位及人员。 v2、决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排 ，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关 不适当的决定事项。 v3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定 事项。 一、公文概述 （三）公文的种类 Date12 v4、通告。适用于公布各有关方面应当遵守或者周 知的事项。 v5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级 机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关 办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免 人员。 v6、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要 精神或者情况。 一、公文概述 （三）公文的种类 Date13 v7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同 级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请 审议事项。 v8、报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况 ，答复上级机关的询问。 v9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 一、公文概述 （三）公文的种类 Date14 v10、批复。适用于答复下级机关请示事项。 v11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办 法。 v12、函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 v13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议 定事项。 一、公文概述 （三）公文的种类 Date15 v中共中央办公厅发布的中国共产党机关 公文处理条例将党的机关公文归纳为14 种，即：决议、决定、指示、意见、通知 、通报、公报、报告、请示、批复、条例 、规定、函、会议纪要。 一、公文概述 （三）公文的种类 Date16 二、公文的行文规则 v行文规则的定义：对公文的运行所作的规定 。行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 是各级行政机关之间的组织关系在公文运行 秩序中的体现。 Date17 二、公文的行文规则 v根据公文授受机关的工作关系不同，可以将 公文划分为上行文、下行文和平行文。 v上行文是指下级机关向上级机关发送的公文 ，如报告、请示等；下行文正好相反，是上 级机关向下级发送的公文，如批复、指示等 。平行文用于同级机关和不相隶属机关相互 发送公文，如函等。 Date18 四、公文的行文规则 v（一）按机关隶属关系和职责范围行文的规 则 v（二）一般情况下不越级行文的规则 v（三）“请示”不直接报送领导者个人的规则 v（四）“请示”应一文一事、只主送一个机关 、不抄送下级机关的规则 v（五）“报告”中不得夹带请示事项的规则 v（六）公文由文秘机构统一处理的规则 Date19 v公文用纸：采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品 幅面尺寸为210mm297mm。 v版面尺寸 ：公文天头（上白边）为：37mm1mm 公文订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm v排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题 ，可用3号小标宋或黑体字，一般每页排22行，每 行排28个字。如果用Word进行排版，行间距在28 磅-30磅之间或者“单倍行距”，字间距使用标准值 。 三、公文的格式 （一）排版格式 Date20 Date21 v公文的各要素划分为眉首、主体、版 记三部分。置于公文首页红色反线（ 宽度同版芯，即156mm）以上的各要 素统称眉首；置于红色反线（不含） 以下至主题词（不含）之间的各要素 统称主体；置于主题词以下的各要素 统称版记。 三、公文的格式 （二）公文中各要素标识规则 Date22 眉首 主体 版记 Date23 眉首部分 v份号、保密等级和期限、紧急程度、发文机关标 示、发文字号、签发人，位于公文首页间隔线上 方 v份号 将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编 号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。 并不是所有的公文都需要编制份数序号。只有带 有密级的公文，需要编制份数需要。其目的是准 确掌握公文的印制份数和分发的范围。 Date24 眉首部分 v秘密等级和保密期限 v 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字 之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限， 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘 密等级和保密期限之间用“”隔开。 Date25 份号 秘密等级和 保密期限 空一字 “” Date26 眉首部分 v紧急程度 v如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版 心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识 秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心 右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2行。 Date27 眉首部分 v发文机关标识 v发文机关用来制发正式文件时使用的具有固定版式的标识 。发文机关即制发公文的单位，必须标注。发文机关常用 红色字体印刷，俗称“红头”，字体为长宋体。 v由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关 标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上行公文，发文 机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 v发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，其他字 体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，不 适于标识具有执法职能的国家机关的公文。最大不能等于 或大于22mm15mm。 Date28 字体为长宋体。 大小：22mm55mm 约为初号字 Date29 平行文和下行文发文 机关标识位置 Date30 上行文发文机 关标识位置 Date31 眉首部分 v发文字号 v发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发 文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布 ；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称 ，用六角括号“”括入，区别于数学中的 ， 也不能使用圆括号；序号不编虚位（即1不编为 001），不加“第”字。 v发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反 线。 Date32 居中 机 关 代 字 年 份 序 号 六角括号 Date33 眉首部分 v签发人 v上行公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字 号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空 1字；签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字 标识签发人姓名。 Date34 平行排列于发文字号右侧 签发人用3号仿宋体字，签发人 后标全角冒号，冒号后用3号楷 体字标识签发人姓名。 居左空1字 居右空1字 Date35 主体部分 v标题 v由发文机关名称、发文事由和公文种类组成。事 由前常加“关于”。即： 发文机关+关于+发文事由+文种 它是一个偏正词组，以文种为中心词。 v红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行 或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排 列对称，间距恰当。 v标题中除法规条文、规章名称加外，一般不 加标点符号。 Date36 主体部分 v主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识 ，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号 。 v公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回 行顶格。 v附件 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋 体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号 使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称 后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附 件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附 件的序号和名称前后标识应一致。 Date37 标题 主送机关 公文正文 Date38 标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号。 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开，同类 中间用顿号隔开，末尾加冒号，如 “各省、自治区直辖市人民政府，国务院各部委、 各直属机构：” Date39 主体部分 v成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。 v公文生效标识 包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公 文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。当联合行文需加 盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在 前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方 式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。 v当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字 距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无 正文”的方法解决 v附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成 文时间下一行。如：标注联系人、电话等 Date40 Date41 Date42 位于发文机关下方，横向距离是右 空4字。一定要用小写汉字，不能 用阿拉伯数字，零写为，字体字 号同正文。 Date43 版记部分 v主题词 “主题词”是用于揭示公文内容，便于公 文检索查询的规范化词。国务院办公厅编制国 务院主题词表共有786个主题词。主题词用3号 黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3 号小标宋体字；词目之间空1字。 Date44 用3号黑体字，居左顶格 标识，后标全角冒号； 词目用3号小标宋体字， 词目之间空1字，词语中 间不用顿号而是空格， 数量为35个 Date45 版记部分 v抄送机关 需要了解公文内容，但不负责处理和 执行的机关。可以是上级、下级或不相隶属的机 关。对上级机关用“抄报”，对同级机关或不相隶 属机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”。抄送的 目的是与有关方面沟通情况，以便取得了解、理 解、支持和配合。选择抄送机关要注意不可随意 扩大范围或漏送，名称应为全称或规范化简称。 位于文件末页主题词下方。 Date46 主题词下一行；左右各空1字 ，用3号仿宋体字标识“抄送” ，后标全角冒号，抄送机关间 用逗号隔开，回行时与冒号后 的抄送机关对齐。 Date47 版记部分 v印发标记 由印发机关、印发日期、录入校对人员 姓名和印制份数组成，位于公文末页下端。印发 机关一般为发文机关的办公厅（室）。印发日期 指实际印刷的时间，不同于成文日期，用阿拉伯 数字标注。 Date48 版记部分 印发机关和印刷日期同一行。打字校对人员 姓名和印刷份数同为最末一行。用3号仿宋 体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字 。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉 伯数码标识。 Date49 版记部分 v版记中的反线 版记个各要素之下均加 一条反线，宽度同版心。 本标准规定版 记中各要素之间加一条反线隔开，一是 为显示各要素之间的区别，二是如此设 计显得美观。要注意最后一个要素之下 要有一条反线。 v版记的位置 版记应置于公文最后一面( 封四)，版记的最后一个要素置于最后一 行。 Date50 四、公文的处理程序 v公文处理，主要是指公文的拟制、办理、管理 、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔 接有序的工作。公文处理的基本任务就是及时 、准确、有效地拟制、办理、处置、管理公文 ，为公务活动提供适用的信息。 v公文办理包括收文办理、发文办理两个基本过 程。 Date51 四、公文的处理程序 v收文办理的一般程序为：签收、启封、登 记，拟办、请办、批办、分发、承办，组 织传阅、催办，处置办毕公文。 。 （一）收文办理程序 Date52 四、公文的处理程序 v发文办理的一般序为：拟稿、会商、审核 、签发，核发、登记、缮印、用印或签署 ，分装、发出，处置办毕公文。 （二）发文办理程序 Date53 五、公文写作的基本要求 v（一）要符合党和国家的方针政策、法律法令和 上级机关的有关规定。所以，一般规范性公文， 均需要法制部门进行审核，以保证公文内容不与 现行法律法规冲突。 v（二）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲 有目，层次分明，中心突出，一目了然。 v（三）文字要精炼，篇幅要简短。 Date54 五、公文写作的基本要求 v（四）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词 用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分 。 一般情况下，规范性公文的词语要求含义高度精确 ，风格庄重、朴实；领导指导性公文的词语则更重含义 的明确、周密、概括、简洁；公布性公文的词语须讲求 准确、通俗，发音响亮上口；陈述性的报告、请示的词 语要求简洁明了；函的词语更讲究和缓融洽而明确、概 括。 v（五）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准 确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。 Date55 五、公文写作的基本要求 v（六）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先 引标题，后引发文字号。引用外文或缩写应当注明中文 含义。日期应当写明具体年、月、日。 v（七）正确使用标点符号。 v（八）应当使用国家法定计量单位 v（九）正确使用顺序号 一、（一）、1.、（1）。 v（十）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语中作为词素的数字必须 使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 Date56 五、常用公文的写法 v1.报告的概念 v报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议， 答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事中。 v2.报告的种类 v综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写 成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求 较高。 v专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写 成的报告，在内容上具有专一性。 v回复性报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。 （一）报告 Date57 五、常用公文的写法 v3.报告的写作格式 v综合性报告的写法 v标题 事由加文种，如关于2003年上半年教学工作情况的报告 。 v正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名 立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个 工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富 充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经 验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔 实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下 步工作具体意见。最后可写 “特此报告”等语作结。 （一）报告 Date58 五、常用公文的写法 v3.报告的写作格式 v综合性报告的写法 v标题 事由加文种，如关于2003年上半年教学工作情况的报告 。 v正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名 立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个 工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富 充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经 验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔 实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下 步工作具体意见。最后可写 “特此报告”等语作结。 （一）报告 Date59 五、常用公文的写法 v3.报告的写作格式 v专题报告的写法 v标题 由事由、文种组成，如关于暑期教职工政治学习情况的报告。标 题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 v正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况 、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写 情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检 查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理 意见及改进措施等。回复性报告的写法 v标题 与前两种报告大体相同 v正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一 性、时效性。 （一）报告 Date60 五、常用公文的写法 v1.请示的概念 v请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要 用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2. 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外， 涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 v请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上 级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第 一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况 是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时 ；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇 报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必， 只供上级参考。 （二）请示 Date61 五、常用公文的写法 v2、请示的类型 v根据行文目的和内容的不同，请示通常分为三种： v（1）请求批准的请示。下级机关请求上级机关审核批准某事项或开 展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。为类请示多用于机构 设置，审定编制，人事任免，重大决策，大型项目安排等事项，这 些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。 v（2）请求帮助的请示。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等 方面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持。 v（3）请求解答的请示。下级机关往往在工作中碰到某一方针、政策 等不明确、不理解的问题，或者到新问题和情况。要弄清楚和解决 这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予 明确的解释和指示。 （二）请示 Date62 五、常用公文的写法 v3、请示的写作 v（1）请示的结构与写法。请示包括标题、主送机关、 正文和落款几部分。 v标题 请示标题一般要写明发文机关、事由和文种。写 标题时要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告” ；原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。 （二）请示 Date63 五、常用公文的写法 v正文 请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求 三个部分。 v一是原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据 ，要写在正文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示 的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的 原由很重要，写得好不好，直接关系到请示事项能否成 立，是否可行，关系到上级机关审批请示的态度，等等 。因此，原由要写得有理有据、实事求是、具体、明白 ，写作原由时容易出现的毛病是，原由部分过于简单， 没有把要求解决的问题及理由、根据、情况交代清楚， 或者是写得不具体，含糊不清，说不清理由和根据。 （二）请示 Date64 五、常用公文的写法 v正文 请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求 三个部分。 v二是事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事 项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等 。请示的事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有 可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如 请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写 出来，条理清楚，重点要突出。 v请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事 项混淆在一起写，否则，受文单位不清楚究竟要解决什 么问题。 （二）请示 Date65 五、常用公文的写法 v正文 请示的正文包括请示原由、请示事项、 请示要求三个部分。 v三是要求。为了使请示的事项得到答复，发文 机关一定要提出要求。请示的要求一般有如下 写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否， 请指示”，“以上请示，请审批”，等等。这些虽 然是很简单的一名话，但它是请示中必不可少 的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。 （二）请示 Date66 五、常用公文的写法 v（2）请示的写作要求 v一文一事。一份请示只能写一件事，这是国家机关 公文处理办法的规定，也是实际的需要，如果一文多 事，很可能导致受文机关无法批复，如果性质相同的几 件事需写在一份请示中，必须是同一机关有权批复，又 可以批复的。一些单位向上级机关请示，经常把好几个 问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果 一个也解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多，涉及 的政策规定也多，任何一个上级机关都很难答复，几个 单位同时答复更不可能。 （二）请示 Date67 五、常用公文的写法 v（2）请示的写作要求 v不越级请示。请示与其他公文一样，一般不得越级请 示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同 时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除个 别领导直接交办的事项外。如果把应由秘书部门统一办 理的请示直接送领导者个人，容易误事，甚至会造成领 导者之间的不协调。 （二）请示 Date68 五、公文写作中常见的问题 v1.公文文头不规范。如： 无发文机关名称；发文机关名称使用不规范的简称 ；发文机关非法人单位或与印章不符等。 v2.标题冗长、混乱、残缺不全，有的极其简单。如： 关于支付1、3号教师楼之间坝拆除平整化粪池排污