服务工程师资格认证考试大纲-ufo报表.ppt

金牌服务课程班 服务工程师资格认证考试大纲 UFO报表 讲 师： 江凌云 培训时间：2006年06月22日 目录 一、报表处理系统概述 二、报表系统的基本概念 三、报表处理步骤 四、报表操作流程 五、事例分析 一、财务报表系统概述 报表简介 报表作为单位财务状况和经营成果的综合性反映，是在日常 核算的基础上，进一步加工汇总形成的综合性经济指标，它 以表格和数字及附带的文字说明来提供会计资料。 报表系统概述 报表处理软件是近年发展起来的通用事务处理软件。在发达 国家表处理软件品种多、更新换代快，如LOTUS 1-2-3、 EXCEL等。在我国随着计算机的日益广泛应用，办公自动化程 度不断提高，各个经济管理和业务处理部门希望利用计算机 来处理日常工作中的大量庞杂的报表数据。各种国外的先进 表处理软件不断引进国内，我国自己也开发了不少好的报表 软件。但是，这些通用表处理系统在会计核算工作中由于受 到种种因素的制约，目前使用并不广泛。 二、财务报表系统的基本概念 报表基本结构分析: 就报表结构的复杂性而 言，报表可以分成简单表和复合表两类。简单 表：由若干行和列组成，如资产负债表。复合 表：由多个简单表组合形成。 报表的格式:一个报表的格式包括标题, 表头, 表体, 表尾等 报表公式:由计算机根据公式自动从指定的文件 中调取数据 报表关键字:报表关键字实质上是一个计算机的 取值函数 报表的两种处理状态：格式数据 财务报表系统的基本概念 单元行列交错而确定的空格，是组成报表的最小单位。 行号范围19999，列号A-IU共255。分为数值单元、字符 单元、表样单元 表页格式相同而数据不同的报表，把不同的数据存放在 不同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。实现报 表的三维管理。 关键字表页的定位标志。它是游离于单元之外的特殊数 据单元，作用是唯一标识一个表页，可用于在大量表页中 快速选择表页。UFO提供六种关键字定义：单位名称，单位 编号，年，季，月，日。另外还增加了一个自定义关键字 ，用于业务函数中。 财务报表系统的基本概念 数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必 须是数字，可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算 生成。建立一个新表时，所有的单元类型默认为数值型。 字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的 内容可以是汉字、字母、数字及各种符号组成的一串字符。可以 直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。 表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字 、符号或数字，在数据状态下只能显示而无法修改。表样单元对 所有表页都有效。 一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字 三、报表处理步骤 1、报表格式设置 2、报表公式设置 3、报表名称录入 4、报表编制 5、报表输出 报表格式设置 在”格式“状态下完成 1、定义报表尺寸： “格式” 下的“表尺寸” 2、调整行高、列宽： “格式” 下的“行高列 宽” 3、画表格线： “格式” 下的“区域画线” 4、调整报表达到美观程度 5、录入表样文字 6、定义关键字：设置，偏移，取消 单元公式设置 定义帐中取数公式常用单元公式: 步骤:格式状态数据编辑公式 单元公式公式向导 各类公式的功能及常用的业务函数的应用1 各类公式的功能及常用的业务函数的应用2 各类公式的功能及常用的业务函数的应用3 错误公式如下: 报表文件名称录入 不同的报表，报表名不能相同。 报表名是供用户调用设定的报表结构文 件使用的，它与表的标题并没有直接的 关系。 报表名可以是中文，也可以是西文或汉 语拼音的缩写 报表编制与输出 报表编制:设置了报表格式和报表公式只 是定义了报表的结构，如果想要得到填 有需要数据的报表，还需进行报表的编 制工作 自动生成步骤: 在”数据“状态下完成- 数据菜单下录入关键字-数据菜单下帐 套初始-运算 报表输出:屏幕数据显示和打印输出两种 四、报表操作常规流程(微调) 日常运算处理步骤： 1、追加表页： 2、选中新增的表页： 3、录入关键字： 4、执行运算： 5、保存报表： 6、点击表页不计算标志： 报表模版的套用 1、步骤：套用报表模版、单元公式的检查、运 算 2、在新建空白表页的基础上执行套用 3、行业选择要与建账的时候选择的行业性质一 致 4、逐一对公式单元进行检查，以总帐中的会计 科目编码为准 资产负债表模版的实际应用1 1、新建模版表页(选择模版分类“工业”,选择模版“资产负债表”) 2、在数据菜单下的关键字设置（选择关键字） 资产负债表的实际应用2 3、在表页左下角点击“格式”变为“数据” 4、在数据菜单下的关键字录入（录入关键字） 5、表页重算即可得到数据 资产负债表的实际应用3 6、重算后得到数据表,然后然后保存即可 资产负债表编制不平的原因1 1、本月是否结转了期间损益 a.因为在资产负债表上，是没有项目直接体现损益类科目的 数据的。损益类科目的数据是通过结转损益结转到本年利润中， 从而通过资产负债表上的“未分配利润”体现出来的。 b.如果不结转期间损益的话，损益类科目的数据转不过来， 资产负债表肯定不平。 资产负债表编制不平的原因2 2、本月是否把制造费用结转到了生产成本科目 在资产负债表中也没有项目的公式中包含“制造费用”科目 的数据。制造费用的数据是通过结转到生产成本科目，在“存货 ”项目中体现出来的。 3、是否有新增加的一级科目，而没有进行相关公式的 修改。 报表模版都是按照预置的科目进行公式定义的。如果有新增 加的一级科目，系统是不会自动增加到报表公式中的，要修改相 关的公式。比如又新增了存货类科目，就要对资产负债表上“存 货”项目的公式进行定义。 4、检查资产负债表模版数据之间的逻辑关系是否正确 。 比如商品流通企业资产负债表上的所有者权益合计的期末数的逻 辑公式不正确。 资产负债表编制不平的原因3 如果以上的方法(1、2、3、4)都试过，报表仍是不平的话， 首先在总账中，进行试算，看是否试算平衡。如果这里都试 算不平衡，说明账有问题。报表当然也是不平的。 如果试算平衡，可以把余额表和资产负债表进行核对。对于 和对不一致的项目，检查公式设置是否正确。必要时，可以 把报表中的公式删除，重新录入公式，比如“未分配利润” 。 资产负债表应用案例分析 假定本月销售商品，收到银行存款100元。 借：银行存款 100 贷：主营业务收入 100 这样的话，银行存款100元体现在资产负债表“货币资金”中，左边=100 。但资产负债表中所有者权益中本年利润为0，资产负债表中右边=0。 如果结转损益的话，就会把收入转入到本年利润科目中，这样的话 ，资产负债表的数据左边=右边=100。 引申：有些事业单位年终一次结转损益，单月的资产负债表的编制要 修改“未分配利润”的公式。修改为取“利润表”中的本年利润累计数。 表间取数公式：“f:利润表.rep”-D18 Ralation 月 with “f:利润表.rep” -月 损益表应该注意的事项1 1、年中启用账套，一方面要在期初余额界面录入损益类科目的累 计发生数，另一方面要修改损益表累计数的公式为“lfs”。 例如：在启用软件之前，已经发生了管理费用100元，启用的当月发 生管理费用50，这样的话，管理费用的累计发生数就是150。如果 不录期初余额的话，则账面上显示的累计数为50，报表取数也是 50元。 2、年初启用账套，如果按照默认的公式取数，每月编制损益表要 在上月报表的基础上追加表页。 损益表应该注意的事项2 3、利息收入的处理 习惯在收到利息收入的时候，填制凭证为贷方发生数。但损益表 的公式设置为取“借方发生数”。这样的话，编制出来的损益表 肯定不对。 4、解决办法： a、收到利息收入的时候，做凭证为借方红字，不用修改公 式。 b、仍然按照习惯填制凭证，但要修改损益表中财务费用的 公式为“借方发生数-贷方发生数”，并且一定要在结转损益之前 编制损益表。 现金流量表(步骤) 1、指定现金流量科目 2、增加现金流量项目（不用把这三个科目设置为项目核 算的。） 3、填制凭证，输入流量（财务业务一体化使用，业务生 成的凭证没输入流量前也可以保存，所以要注意） 4、可以实时地在总账中的账簿查询中看到现金流量明细 表和现金流量统计表。 5、编制现金流量表，编制公式。（用友账务函数现金 流量项目函数）每个月公式上的期间都要进行调整。取到 的数据与总账中查询的数据一致。 ufo与财务通标准版的区别 财务通标准版中总账中没有现金流量明细表和现金流量统计表， 为了及时地看到现金流量数据，还必须把这三个科目设置为项目 核算的。这样的话，录入凭证的时候，流量要录入两次，一次进 项目核算(在项目管理模块中查看数据），一次进入现金流量函数 中（对应数据库gl_cashtable)。 当然，也可以只把这三个科目设置为项目核算的，但项目核算， 对公式设置（公式比较长，设置不方便）、凭证录入（对于提取 现金的凭证不能跳过去）、期初余额（期初余额数要增加一些别 的项目来体现，年度结转后，项目累计数很大）上都有很多不方 便的地方。 以上这种设置是为了编制现金流量主表。与附表没有关系。附表 的编制完全是从总账中取数。 主表和附表的编制期间要一致。比如主表取单月数据，附表的公 式主要取“fs”，主表取多月数据，附表要取“lfs”. 损益表取数注意事项 1、套用的报表模版的的行业性质一定要和建立账套的时候选择的 行业性质保持一致。 2、收入类科目在填制凭证的时候，最好都走贷方发生数。如发生 销售退回业务，走贷方红字。 3、如果是1月份启用的账套，从2月份开始就要在上月的报表格式 上追加表页，录入2月份的关键字。 4、如果是年中启用账套，则在录入期初余额时，一定要把损益类 科目的累计贷方和累计借方数录入。 5、然后损益表中本年累计栏的公式修改为lfs( ) 同时取多个期间帐务函数的应用 单元公式下不认关键字的宏代换，可利用本表他页取数或他表取数 实现；若定须强行由一张表页上完成该项功能，则无论用到上年同 期数据或连续几年的数据，都必然分别在不同的单元格中列示，此 时只需改取帐务函数公式，将年度写为绝对值（如2004年的表页其 相关单元年度参数定为2003或其他你想要的）即可。若嫌逐个单元 修改年度参数麻烦，可通过批处理方式定义取数公式后，选定范围 修改 批处理如下公式： open report “e:aaa.rep“ data ap