《五笔字型与文档处理实用教程》第十章.ppt

计算机基础与实训教材系列计算机基础与实训教材系列 五笔打字与文档处理实用教程五笔打字与文档处理实用教程 第第 十十 章章 WordWord高级操作高级操作 学学 习习 目目 标标 为了提高文档的编辑效率，创建具有特殊效果的文档，为了提高文档的编辑效率，创建具有特殊效果的文档， Word 2003Word 2003提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排 ，如可以设置页面版式、应用模板对文档进行快速的格式应用，如可以设置页面版式、应用模板对文档进行快速的格式应用 ，可以使用，可以使用【样式样式】任务窗格创建、查看、选择、应用甚至清任务窗格创建、查看、选择、应用甚至清 除文本中的格式，还可以利用特殊的排版方式设置文档效果除文本中的格式，还可以利用特殊的排版方式设置文档效果 。 本本 章章 重重 点点 uu 设置页面大小设置页面大小 uu 设置页眉和页脚设置页眉和页脚 uu 插入和设置页面插入和设置页面 uu 使用模板使用模板 uu 使用样式使用样式 uu 特殊排版方式特殊排版方式 10.1 10.1 设置页面大小设置页面大小 编辑文档过中时，可以直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等编辑文档过中时，可以直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等 ，但它并不是日常页面设置的最佳方法，因为这种方法精确度不高。如果需，但它并不是日常页面设置的最佳方法，因为这种方法精确度不高。如果需 要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用【页面设置页面设置】对话框来精确对话框来精确 设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。 uu 设置页边距及纸张大小设置页边距及纸张大小 uu 设置纸张大小设置纸张大小 uu 设置版式设置版式 uu设置文档网格设置文档网格 10.1.1 10.1.1 设置页边距及纸张方向设置页边距及纸张方向 在在Word 2003Word 2003中，页边距主要用来控制文档正文与页边沿之间的空白量中，页边距主要用来控制文档正文与页边沿之间的空白量 。在文档的每一页中，都有上、下、左、右。在文档的每一页中，都有上、下、左、右4 4个页边距。页边距的值与文档个页边距。页边距的值与文档 版心位置、页面所采用的纸张类型等元素紧密相关。在改变页边距时，新的版心位置、页面所采用的纸张类型等元素紧密相关。在改变页边距时，新的 设置将直接影响到整个文档的所有页。纸张方向是页面设置的另一个重要功设置将直接影响到整个文档的所有页。纸张方向是页面设置的另一个重要功 能，通过纸张方向与页边距配合，可以编排出贺卡、信封、名片等特殊版面能，通过纸张方向与页边距配合，可以编排出贺卡、信封、名片等特殊版面 。 用户要设置页边距及纸张方向，可以选择用户要设置页边距及纸张方向，可以选择【文件文件】| |【页面设置页面设置】命令，命令， 打开打开【页面设置页面设置】对话框。对话框。 10.1.2 10.1.2 设置纸张大小设置纸张大小 纸张的大小不仅对打印输出的最终结果产生影响，而且对当前文档的工纸张的大小不仅对打印输出的最终结果产生影响，而且对当前文档的工 作区大小能够产生直接的影响。在默认状态下，作区大小能够产生直接的影响。在默认状态下，Word 2003Word 2003将自动使用将自动使用A4A4幅幅 面的纸张来显示新的空白文档，纸张大小为面的纸张来显示新的空白文档，纸张大小为2121厘米厘米29.729.7厘米，方向为纵向厘米，方向为纵向 。用户也可以选择不同的纸张大小，或者自定义纸张的大小等。要设置纸张。用户也可以选择不同的纸张大小，或者自定义纸张的大小等。要设置纸张 的大小，可以在的大小，可以在【页面设置页面设置】对话框中，打开对话框中，打开【纸张纸张】选项卡。选项卡。 10.1.3 10.1.3 设置版式设置版式 在一些书籍等出版物中，通常都需要在双页页眉和单页页眉上设置不同在一些书籍等出版物中，通常都需要在双页页眉和单页页眉上设置不同 的文字，并且在每章的首页不显示页码。此时，可以在的文字，并且在每章的首页不显示页码。此时，可以在【页面设置页面设置】对话框对话框 中打开中打开【版式版式】选项卡。选项卡。 10.1.4 10.1.4 设置文档网格设置文档网格 在在【页面设置页面设置】对话框中打开对话框中打开【文档网格文档网格】选项卡，如图所示，可以选项卡，如图所示，可以 用来设定每页的行数，每行的字数，每页的垂直分栏数，以及正文排列是竖用来设定每页的行数，每行的字数，每页的垂直分栏数，以及正文排列是竖 排还是横排等文本排列方式。排还是横排等文本排列方式。 10.2 10.2 设置页眉和页脚设置页眉和页脚 页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距( (即页面上打即页面上打 印区域之外的空白空间印区域之外的空白空间) )中的区域。中的区域。许多文稿，特别是比较正式的文稿都需许多文稿，特别是比较正式的文稿都需 要设置页眉和页脚。得体的页眉和页脚，会使文稿显得更为规范，也会给读要设置页眉和页脚。得体的页眉和页脚，会使文稿显得更为规范，也会给读 者带来方便。页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、时间和者带来方便。页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、时间和 日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。Word 2003Word 2003提供了强大的提供了强大的 文档页眉页脚设置功能，使用该功能可以给文档的每一页建立相同的页眉和文档页眉页脚设置功能，使用该功能可以给文档的每一页建立相同的页眉和 页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉 和页脚。和页脚。 uu 为首页创建页眉和页脚为首页创建页眉和页脚 uu 为奇偶数创建不同的页眉和页脚为奇偶数创建不同的页眉和页脚 10.2.1 10.2.1 为首页创建页眉和页脚为首页创建页眉和页脚 通常情况下，在书籍的章首页，需要创建独特的页眉和页脚。下面以通常情况下，在书籍的章首页，需要创建独特的页眉和页脚。下面以 实例来介绍创建独特的页眉和页脚的方法。实例来介绍创建独特的页眉和页脚的方法。 10.2.2 10.2.2 为奇偶页创建不同的页眉和页脚为奇偶页创建不同的页眉和页脚 通常情况下，需要对很多长文档设置页面和页脚。而相同的页眉和页通常情况下，需要对很多长文档设置页面和页脚。而相同的页眉和页 脚会让读者感觉特别单调。因此，需要对文档的奇偶页，创建不同的页眉和脚会让读者感觉特别单调。因此，需要对文档的奇偶页，创建不同的页眉和 页脚，使得文档看起来内容丰富、个性十足。在页脚，使得文档看起来内容丰富、个性十足。在Word 2003Word 2003中，用户可以很中，用户可以很 方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚。下面就以实例来介绍为奇偶页创建不方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚。下面就以实例来介绍为奇偶页创建不 同的页眉页脚的方法。同的页眉页脚的方法。 10.3 10.3 插入和设置页码插入和设置页码 所谓的页码，就是书籍每一页面上标明次序的号码或其他数字，用以所谓的页码，就是书籍每一页面上标明次序的号码或其他数字，用以 统计书籍的面数，便于读者检索。通常情况下，页码被添加加在页眉或页脚统计书籍的面数，便于读者检索。通常情况下，页码被添加加在页眉或页脚 中，也不排除其他特殊情况，页码也可以被添加到其他位置中，也不排除其他特殊情况，页码也可以被添加到其他位置 。 uu 插入页码插入页码 uu 设置页码格式设置页码格式 10.3.1 10.3.1 插入页码插入页码 启动启动Word 2003Word 2003，打开需要添加页码的文档，选择，打开需要添加页码的文档，选择【插入插入】| |【页码页码】命命 令，打开令，打开【页码页码】对话框，如图所示。在该对话框的对话框，如图所示。在该对话框的【位置位置】下拉列表框中下拉列表框中 ，可以设置页码位置。，可以设置页码位置。 10.3.2 10.3.2 设置页码格式设置页码格式 在文档中，如果需要使用不同于默认格式的页码，例如在文档中，如果需要使用不同于默认格式的页码，例如i i或或a a等，就得对等，就得对 页码的格式进行设置。设置方法很简单，只需在页码的格式进行设置。设置方法很简单，只需在【页码页码】对话框中，单击对话框中，单击【 格式格式】按钮，打开按钮，打开【页码格式页码格式】对话框，如图所示。在该对话框中，用户可对话框，如图所示。在该对话框中，用户可 以根据自己的需求进行页码格式化设置。以根据自己的需求进行页码格式化设置。 10.4 10.4 使用模板使用模板 在在Word 2003Word 2003中，模板决定了文档的基本结构和文档设置。所谓的模板中，模板决定了文档的基本结构和文档设置。所谓的模板 ，就是一种带有特定格式的扩展名为，就是一种带有特定格式的扩展名为.dot.dot的文档，它包括特定的字体格式、的文档，它包括特定的字体格式、 段落样式、页面设置、快捷键方案、宏等格式。当要编辑多篇格式相同的文段落样式、页面设置、快捷键方案、宏等格式。当要编辑多篇格式相同的文 档时，可以使用模板来统一文档的风格，还可以加快工作速度档时，可以使用模板来统一文档的风格，还可以加快工作速度 。 uu 模板简介模板简介 uu 使用模板创建文档使用模板创建文档 uu 创建模板创建模板 uu 加载和卸载共用模板加载和卸载共用模板 10.4.1 10.4.1 模板简介模板简介 任何任何WordWord文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档 设置。模板，实际上是设置。模板，实际上是“ “模板文件模板文件” ”的简称，模板文件归根结底是一种具有特的简称，模板文件归根结底是一种具有特 殊格式的殊格式的WordWord文档。在文档。在Word 2003Word 2003中，模板分为共用模板和文档模板两种。中，模板分为共用模板和文档模板两种。 10.4.2 10.4.2 使用使用模板创建文档模板创建文档 Word 2003Word 2003自带了一些常用的文档模板，使用这些模板可以帮助用户快自带了一些常用的文档模板，使用这些模板可以帮助用户快 速创建基于某种类型的文档。要想通过模板创建文档，选择速创建基于某种类型的文档。要想通过模板创建文档，选择【文件文件】| |【新建新建 】命令，打开命令，打开【新建文档新建文档】任务窗格，并在任务窗格，并在【模板模板】选项区域中，单击选项区域中，单击【本本 机上的模板机上的模板】链接，打开链接，打开【模板模板】对话框，如图所示对话框，如图所示 。 10.4.3 10.4.3 创建创建模板模板 在文档处理过程中，如果需要经常使用同样的文档结构和文档设置，那在文档处理过程中，如果需要经常使用同样的文档结构和文档设置，那 么可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板。要创建新的模板，用户可么可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板。要创建新的模板，用户可 以根据现有文档创建，也可以根据现有模板创建以根据现有文档创建，也可以根据现有模板创建 。 根据现有文档创建模板，实际上就是把经常重复使用的文本样式以模板根据现有文档创建模板，实际上就是把经常重复使用的文本样式以模板 的形式保存下来，即将用于创建模板的文档另存为文档模板的形式保存下来，即将用于创建模板的文档另存为文档模板(.dot)(.dot)类型。待用类型。待用 户需要使用该文档时，只需使用模板打开文档。户需要使用该文档时，只需使用模板打开文档。 Word 2003Word 2003现有模板的自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、现有模板的自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、 菜单、页面设置、特殊格式和样式设置基本符合大多数用户的不同要求，但菜单、页面设置、特殊格式和样式设置基本符合大多数用户的不同要求，但 还需要对其进行一些修改时，可以以现有模板为基础来创建新模板。还需要对其进行一些修改时，可以以现有模板为基础来创建新模板。 10.4.4 10.4.4 加载和卸载共用模板加载和卸载共用模板 公用模板包括公用模板包括NormalNormal模板中的所含设置，它适用于所有文档。文档模板模板中的所含设置，它适用于所有文档。文档模板 所含设置仅仅适用于以模板为基础的文档。默认情况下，启动所含设置仅仅适用于以模板为基础的文档。默认情况下，启动Word 2003Word 2003时时 ，共用模板就是，共用模板就是NormalNormal模板。如果希望在运行模板。如果希望在运行WordWord后，所有的文档还可以后，所有的文档还可以 应用其他模板中的设置，可以将这些模板加载为共用模板。当然，如果不需应用其他模板中的设置，可以将这些模板加载为共用模板。当然，如果不需 要使用时，还可以将其卸载要使用时，还可以将其卸载 。 要加载共用模板，可以选择要加载共用模板，可以选择【工具工具】| |【模板和加载项模板和加载项】命令，在打开的命令，在打开的 【模板和加载项模板和加载项】对话框中进行相关设置对话框中进行相关设置 。 卸载不常用的模板和加载项，不但可以节省内存，而且还可以提高卸载不常用的模板和加载项，不但可以节省内存，而且还可以提高 WordWord的运行速度，使用的运行速度，使用【模板和加载项模板和加载项】对话框可以很方便地卸载共用模对话框可以很方便地卸载共用模 板：只需在板：只需在【所选项目当前已经加载所选项目当前已经加载】列表框中选择需要卸载的模板列表框中选择需要卸载的模板 ，然后，然后 单击单击【删除删除】按钮即可。按钮即可。 10.5 10.5 使用样式使用样式 所谓样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能所谓样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能 迅速改变文档的外观。在迅速改变文档的外观。在Word 2003Word 2003中，将针对标题、正文、标号、图片和中，将针对标题、正文、标号、图片和 表格等对象，进行格式化的具体操作保存，也就形成了样式。应用样式时，表格等对象，进行格式化的具体操作保存，也就形成了样式。应用样式时， 可以在一个简单的任务中应用一组格式。每个文档都是基于一个特定的模板可以在一个简单的任务中应用一组格式。每个文档都是基于一个特定的模板 ，每个模板中都会自带一些样式，又称为内置样式。当内置样式的部分样式，每个模板中都会自带一些样式，又称为内置样式。当内置样式的部分样式 定义和需要应用的格式组合不相符，可以修改该样式，甚至可以重新定义样定义和需要应用的格式组合不相符，可以修改该样式，甚至可以重新定义样 式，以创建规定格式的文档式，以创建规定格式的文档 。 uu 在文本中应用样式在文本中应用样式 uu 修改样式修改样式 uu 创建样式创建样式 uu 删除样式删除样式 10.5.1 10.5.1 在文本中应用样式在文本中应用样式 样式是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观样式是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观 。一般情况下，用户可以将。一般情况下，用户可以将NormalNormal模板模板(Word(Word默认的模板默认的模板) )中内置了多种样中内置了多种样 式应用于文档的文本中，还可以将打开并设置好样式的文档应用于文档的文式应用于文档的文本中，还可以将打开并设置好样式的文档应用于文档的文 本中本中 。 在在Word 2003Word 2003中输入文本内容时，默认应用中输入文本内容时，默认应用【正文正文】样式。如果用户要样式。如果用户要 将所输入的文本应用某种内置样式，首先必须选中需要应用样式的文本，然将所输入的文本应用某种内置样式，首先必须选中需要应用样式的文本，然 后选择后选择【格式格式】| |【样式和格式样式和格式】命令，打开命令，打开【样式和格式样式和格式】任务窗格任务窗格 ，进，进 行相关设置。行相关设置。 10.5.2 10.5.2 修改样式修改样式 如果某些内置样式无法完全满足某组格式设置的要求，则可以在内置样如果某些内置样式无法完全满足某组格式设置的要求，则可以在内置样 式的基础上进行修改。这时可在式的基础上进行修改。这时可在【样式样式】任务窗格中，单击样式选项的下拉任务窗格中，单击样式选项的下拉 列表框旁的箭头按钮，在弹出的快捷菜单中选择列表框旁的箭头按钮，在弹出的快捷菜单中选择【修改修改】命令，然后在打开命令，然后在打开 的对话框中进行修改设置。的对话框中进行修改设置。 10.5.3 10.5.3 创建样式创建样式 利用样式对文档进行格式化设置，除了使用利用样式对文档进行格式化设置，除了使用WordWord提供的样式外，还可提供的样式外，还可 以自己创建一个样式。选择以自己创建一个样式。选择【格式格式】| |【样式和格式样式和格式】命令，在打开的命令，在打开的【样式样式 和格式和格式】任务窗格中，单击任务窗格中，单击【新样式新样式】按钮，打开按钮，打开【新建样式新建样式】对话框，然对话框，然 后进行设置。后进行设置。 10.5.4 10.5.4 删除样式删除样式 在在Word 2003Word 2003中，对于不需要的样式可将其删除。通常情况下，删除样中，对于不需要的样式可将其删除。通常情况下，删除样 式包括删除单个样式和删除多个样式两种操作。式包括删除单个样式和删除多个样式两种操作。 要删除单个样式，选择要删除单个样式，选择【格式格式】| |【样式和格式样式和格式】命令，打开命令，打开【样式和格样式和格 式式】任务窗格，单击需要删除的样式旁的箭头按钮，从弹出的快捷菜单中选任务窗格，单击需要删除的样式旁的箭头按钮，从弹出的快捷菜单中选 择择【删除删除】命令。命令。 如果要删除多个样式，可以选择如果要删除多个样式，可以选择【工具工具】| |【模板和加载项模板和加载项】命令，打开命令，打开 【模板和加载项模板和加载项】对话框对话框，单击单击【管理器管理器】按钮，打开按钮，打开【管理器管理器】对话框，对话框， 并且切换至并且切换至【样式样式】选项卡，从中选择要删除的样式，单击选项卡，从中选择要删除的样式，单击【删除删除】按钮即按钮即 可。可。 10.6 10.6 特殊排版方式特殊排版方式 对于报刊杂志而言，使用一些简单的排版方式是远远不够的，而是需要对于报刊杂志而言，使用一些简单的排版方式是远远不够的，而是需要 创建带有特殊效果的文档，即需要使用一些特殊的排版方式。创建带有特殊效果的文档，即需要使用一些特殊的排版方式。Word 2003Word 2003提提 供了多种特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式、分栏排版等。这些排版供了多种特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式、分栏排版等。这些排版 方式能够帮助用户创建专业美观的中文文档。方式能够帮助用户创建专业美观的中文文档。 uu 首字下沉首字下沉 uu 使用中文版式使用中文版式 uu 分栏排版分栏排版 10.6.1 10.6.1 首字下沉首字下沉 为了使文档更美观、更引人注目，常常需要将排版方式设置为为了使文档更美观、更引人注目，常常需要将排版方式设置为【首字下首字下 沉沉】。这种格式在报刊中经常见到。首字下沉就是使第一段开头的第一个字。这种格式在报刊中经常见到。首字下沉就是使第一段开头的第一个字 放大，放大的程度可以自行设定，可以占据两行或者三行的位置，其他字符放大，放大的程度可以自行设定，可以占据两行或者三行的位置，其他字符 围绕在它的右下方围绕在它的右下方 。 要设置首字下沉，可以选择要设置首字下沉，可以选择【格式格式】【首字下沉首字下沉】命令，将打开命令，将打开【首首 字下沉字下沉】对话框，如图所示。在对话框的对话框，如图所示。在对话框的【位置位置】选项区域中，可以选择首选项区域中，可以选择首 字下沉的方式字下沉的方式 。 10.6.2 10.6.2 使用中文版式使用中文版式 Wor