高效时间管理法则-培训篇.ppt

时间管理 * 如果您的余生只剩下三天， 您会做那三件事？ 开始之前 请思考这样一个问题 时间管理是什么? 时间管理不是什么? l时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有 的时间都是一般多 l所以时间管理的问题本身不在于时间，而是 在于自己如何善用及分配你自己的时间 时间管理是什么? l时间管理就是自我管理 l自我管理即是改变习惯, 以令自己更有效率, 更有绩效 l把事情很快地做完, 叫做效率 l把事情很快又很对地做完, 叫做绩效 l时间管理就是事前的规划或长期的计划 人, 为何安于现状? l为何你我都不满意现状, 但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 l当你开始不满于现状时, 表示会有新的事 物发生在你的身上但是要用 “新的思 考方式” 请架设一座桥,使A至B点距离最 短, 但是桥不可歪斜 100 公尺 300 公尺 A B 河水 有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形 2 cm 10 cm 4 cm 你可知道为何会画不出來? l因为你跳不出原來的思维习惯。 l但是假设你画了出來. 恭喜你, 你可以用新的 角度去思考一个旧有的问题。 l改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管 理开始，从改变固有的思维方式开始。 时间管理的架构 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 请排出正确的行事优先顺序 ? ? A B C D 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 正确的行事优先顺序 紧 迫 不紧迫 重 要不重要 干扰、电话 信件、报告 会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做规划、计划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 逃避性活动 闲聊天 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议 陷阱一:时间的配置不对 l无头绪，东一下，西一下 l不分轻重 明智的时间配置 I II 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的下属, 這叫 “分配” 陷阱二: 拖延 l除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 l不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 紧迫的 事 不紧迫 的事 重要的 事 1 st 2 nd 不重要 的事 3 rd4 th 陷阱三: 事必躬亲 l韩非子.八经 l下君,尽已之能；中君,尽人之力；上君,尽 人之智 l诸葛亮凡事必躬亲, 后來过劳而死。 l为何事必躬亲? l因为怕下属取代 l不放心下属, 不信任下属 l要求标准过高 陷阱四: 有求必应 不好意思拒绝请求的原因 l接纳请求比拒绝请求容易 l担心触怒请求者 l想要做广受爱戴之好人 l不知如何拒绝他人之请求 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 结论: 时间管理架构 1.兵贵神速 2.快刀斩乱麻 1.决胜于厅堂 之上 2.分配 均 衡 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 不重要的事 时间管理的关键 目标与计划 l目标决定过程？ l过程决定目标？ 什么是正确的目标 1、不能失去目标 99%的商业和管理活动的失败都与事先没 有计划或计划错误有关。 美国管理学家德鲁克 2、正确目标的标准SMART原则 Specific 明确具体的 Measurable 可衡量评估的 Attainable 可达成的 Realistic 现实可行的 Timed 有时间限制的 人生终极目标 长期目标长期目标 短期目标短期目标 每日目标每日目标 中期目标中期目标 10年以上 5至10年 1至5年 每天 2至5个目标 目标金字塔 3、做一个目标导向的人 什么是科学的计划 u科学的计划是可操作性的 u科学的计划是分步骤的（分解目标） u科学的计划是具有灵活性的 P A D C 不 好 好 耗用时间 花时间在计划上才是 最节省时间的做法 耗用时间 8/2法则 1/2 80%的价值来自20%的因子; 其余20%的价值来自80%的因子。 -意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图 8/2法则意示图 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 确定目标 列出途径 选定最佳途径 将途径转化时间安排表 执行时间安排表 调整时间安排表 制定时间计划的基本步骤 工作時段分配法則 早上中午 13:0015:00 下午晚上 活力充沛, (Do) 思考迟顿, 适合 散心, 放松 (Check) 冷静, 沟通 (Action, Plan) 放松, 人文, Thinking 1. EMail 2.电话 敲定事 情/ 做事情 3.給 Leader 方 向/ 画架构 1.面对面 Follow Up 2.走走转转 3.沟通与协调 1.思考问题 2.写计划/ Update Follow up进度 (1hr) 1.花 1 小时写作 每周工作性质分配法则 周一二周三四五周六日备注 活力充沛, 冲劲 与勇气兼具 (Do) 思考迟顿, 放松 ,、沟通 (Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型专案规 划 2.给予员工/自 己做事方向/做 事重点 4.创造议题 1.