数据库建立和打印报表.ppt

中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 第第1010章章 建立和打印报表建立和打印报表 报表是专门为打印而设计的特殊窗体，报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access 2007Access 2007中使用报表对象来实中使用报表对象来实 现打印格式数据功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还现打印格式数据功能，将数据库中的表、查询的数据进行组合，形成报表，还 可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表和建立窗体可以在报表中添加多级汇总、统计比较、图片和图表等。建立报表和建立窗体 的过程基本相同，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印出来；窗体的过程基本相同，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表还可以打印出来；窗体 可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。本章将介绍与报表设计相关可以与用户进行信息交互，而报表没有交互功能。本章将介绍与报表设计相关 的知识。的知识。 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 教学重点与难点教学重点与难点 uu 使用向导创建报表使用向导创建报表 uu 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表 uu 编辑与修改报表内容编辑与修改报表内容 uu 打印报表的注意事项打印报表的注意事项 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 1010.1.1 创建报表创建报表 报表是数据库的又一种对象，是展示数据的一种有效方式。同窗体一样报表是数据库的又一种对象，是展示数据的一种有效方式。同窗体一样 ，在报表中也可以添加子报表或者控件。，在报表中也可以添加子报表或者控件。 uu 报表节的概念报表节的概念 uu 使用报表工具快速创建报表使用报表工具快速创建报表 u 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表 uu 使用标签工具创建标签使用标签工具创建标签 uu 使用空白报表工具创建报表使用空白报表工具创建报表 uu 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 在在Access 2007Access 2007中，报表的设计划分为多个节，如图中，报表的设计划分为多个节，如图10-110-1所示。若要创建所示。若要创建 有用的报表，需要了解每一节的工作方式。例如，选择用来放置计算控件的节有用的报表，需要了解每一节的工作方式。例如，选择用来放置计算控件的节 将确定将确定AccessAccess如何计算结果。下面介绍节的类型及其用法。如何计算结果。下面介绍节的类型及其用法。 1010. .1.1 1.1 报表节的概念报表节的概念 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 报表工具提供了最快的报表创建方式，因为它会立即生成报表，而不提示报表工具提供了最快的报表创建方式，因为它会立即生成报表，而不提示 任何信息。报表将显示基础表或查询中的所有字段。报表工具可能无法创建用任何信息。报表将显示基础表或查询中的所有字段。报表工具可能无法创建用 户最终需要的完美的报表，但对于迅速查看基础数据极其有用。户最终需要的完美的报表，但对于迅速查看基础数据极其有用。 1010. .1.2 1.2 使用报表工具快速创建报表使用报表工具快速创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 使用报表向导创建报表不仅可以选择报表上显示哪些字段，还可以指定数使用报表向导创建报表不仅可以选择报表上显示哪些字段，还可以指定数 据的分组和排序方式。并且，如果事先指定了表与查询之间的关系，那么还可据的分组和排序方式。并且，如果事先指定了表与查询之间的关系，那么还可 以使用来自多个表或查询的字段进行创建。以使用来自多个表或查询的字段进行创建。 1010. .1.3 1.3 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 单击标签工具将打开标签向导，根据向导提示可以创建各种标准大小的单击标签工具将打开标签向导，根据向导提示可以创建各种标准大小的 标签。标签。 1010. .1.4 1.4 使用标签工具创建报表使用标签工具创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 如果使用报表工具或报表向导不能满足报表的设计需求，那么可以使用空如果使用报表工具或报表向导不能满足报表的设计需求，那么可以使用空 白报表工具从头生成报表。当计划只在报表上放置很少几个字段时，使用这种白报表工具从头生成报表。当计划只在报表上放置很少几个字段时，使用这种 方法生成报表将非常快捷。方法生成报表将非常快捷。 1010. .1.5 1.5 使用空白报表工具创建报表使用空白报表工具创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 使用报表向导可以很方便地创建报表，但使用向导创建出来的报表形式和使用报表向导可以很方便地创建报表，但使用向导创建出来的报表形式和 功能都比较单一，布局较为简单，很多时候不能满足用户的要求。这时可以通功能都比较单一，布局较为简单，很多时候不能满足用户的要求。这时可以通 过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表过报表设计视图对报表做进一步的修改，或者直接通过报表设计视图创建报表 。 1010. .1.6 1.6 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 1010. .2 2 报表中的计数和求和报表中的计数和求和 对报表中包含的记录进行计数或者需要在含有数字的报表中使用平均值对报表中包含的记录进行计数或者需要在含有数字的报表中使用平均值 、百分比、总计时，可以使用报表中的计数和求和功能。、百分比、总计时，可以使用报表中的计数和求和功能。 u 报表中的计数报表中的计数 uu 报表中的求和报表中的求和 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 在分组或摘要报表中，可以显示每个组中的记录计数。或者，可以为每个在分组或摘要报表中，可以显示每个组中的记录计数。或者，可以为每个 记录添加一个行号，以便于记录间的相互引用。记录添加一个行号，以便于记录间的相互引用。 1010. .2.1 2.1 报表中的计数报表中的计数 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 使用使用AccessAccess的报表求和功能可以使数据更容易理解，本节将介绍在布局视的报表求和功能可以使数据更容易理解，本节将介绍在布局视 图中使用求和，布局视图是向报表添加总计、平均值和其他求和最快的方式。图中使用求和，布局视图是向报表添加总计、平均值和其他求和最快的方式。 1010. .2.2 2.2 报表中的求和报表中的求和 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 1010. .3 3 打印报表打印报表 在报表设计完成后，即可进行报表预览或打印。预览报表可显示打印报表在报表设计完成后，即可进行报表预览或打印。预览报表可显示打印报表 的页面布局。打开报表的打印预览视图有常用的如下两种操作方法：的页面布局。打开报表的打印预览视图有常用的如下两种操作方法： uu 页面设置与打印页面设置与打印 uu 打印注意事项打印注意事项 中文版中文版Access 2007Access 2007实用教程实用教程 对报表的预览结果满意后，就可以进行打印。打印过程一般分为两步：页对报表的预览结果满意后，就可以进行打印。打印过程一般分为两步：页 面设置和实施打印。面设置和实施打印。 uu 页面设置页面设置 uu 实施打印实施打