事业单位档案管理中存在的问题与优化建议

1 / 5 事业单位档案管理中存在的问题与优化建议 事业单位历年工作和管理过程中将产生大量的资料 ,这些资料包括人事、行政、财物及业务资料、政府文件及报告、各类报表、影像录音、图像及文字等 ,记录着事业单位的各种工作经历和经验 ,是事业单位发展历程的见证 ,也是事业单位制定进一步发展策略的重要依据。因此 ,需要采用科学的方法对这些资料进行收集、整理和分析 ,形成各类档案 ,建立规范、完善的档案管理制度 ,实现档案管理的科学化、信息化管理。近年来 ,信息技术发展迅速 ,信息技术应用在档案管理上 ,能有效提高档案准确率和检索速度 ,实现档案科学化、信息化管理。事业单位在经过体制改革和调整后 ,更加凸显了其协调及高效运转的运行机制 ,对档案管理有了新的要求 ,传统的管理方式已不能适应现有的工作运行方式 ,对事业单位档案管理方法进行改进势在必行。 一、事业单位档案管理现状 档案管理工作是事业单位主要工作之一 ,它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作 ,虽然事业单位一直在开展档案管理工作 ,但在专业性、科学性及规范性上有待进一步提高 ,主要体现在以下方面 : (一 )管理上不够重视 ,专业化不强 大部分事业单位对档案管理工作的认识存在着一定的2 / 5 误区 ,认为只要对资料进行收集、 保管 ,不造成丢失就可以了 ,档案管理设施落后、专业人员配备不足、管理资金缺乏 ,最终导致档案管理水平落后 ,一些重要的档案未及时收集整理 ,资料丢失或发挥不了应有的作用。一些单位甚至未设置专门的档案管理人员 ,由办公室勤杂人员兼任 ,而且人员变动较为频繁 ,不具备专业知识 ,培训力度不够 ,不会使用电脑 ,只能进行简单的资料收集和保管 ,对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限等概念不清 ,经常出现编错号、盖错章的现象 ,档案的目录索引不全 ,期限较长的档案难以查询到 ,发挥不了应有的作用 ,导致整个档案管理混乱 ,档案的利用价值无 法得以充分体现。 (二 )缺乏先进的管理设施 ,管理水平落后 由于对档案管理工作的不重视 ,一些单位甚至没有配备专门的档案室 ,档案资料也没有集中管理 ,而是分部门或科室各自管理。有的档案室环境条件达不到规定要求 ,空间小且潮湿阴暗 ,不利于资料的保存。有的单位没有配备电脑等先进的设施 ,更不了解信息管理系统、资源管理系统、 统、 统等先进的管理软件 ,完全靠手工登记或录入 ,错误率高 ,而且大量的资料无法及时归档整理 ,极易丢失和损坏。软、硬件设施严重滞后于事业单位的业务发展 ,更不适应于信息化的要求。 (三 )档案案卷不规范 3 / 5 档案管理中规定 ,案卷制作必须统一采用 16开规格的办公用纸 ,不符合要求的或有破损、卷角、折皱的案卷都要进行技术加工 ,采取折叠、裁剪或裱糊的方法进行弥补 ,合格后方能归档保存。一些单位经常出现 格的案卷归档 ,对这些不符合要求的案卷进行后期处理非常困难 ,不仅造成人、财、物力的浪费 ,也使档案案卷不规范、不美观。 随着信息技术的普及 ,电子档案已在档案管理中占有一席之地 ,事业单位中出现纸质档案与电子档案并存的现象 ,电子档案以其科学、快捷、方便、环保等优势将逐渐取代纸质档案 ,但要考虑到电子文件在原始性、 安全性、完整性、可读性等方面还需进一步完善的问题。 二、档案管理工作优化建议 (一 )培养专业性的档案管理人员 加强对档案管理工作重要性的认识 ,选择责任心强、认真负责、政治觉悟高的人员专门从事档案管理工作 ,进行专业知识的培训 ,提高档案管理水平。档案管理工作好坏在很大程度上取决于档案管理人员的业务水平和综合素质 ,事业单位应注重对档案管理人员的业务和思想素质培训 ,通过定期培训、外培、业务交流等形式 ,为档案管理人员提供培训、学习的机会 ,使他们熟悉档案工作的各个环节和基本要求 ,掌握科学管理的方法和原则 ,提高管理水平和 工作效率 ,使档案管理工作更加科学、规范。 4 / 5 (二 )建立健全档案管理体制 建立、健全档案管理制度 ,规范档案归档方法、范围、期限等要求 ;改进资料收集工作 ,做到及时收集、广泛收集和重点收集相结合 ,确保资料的完整性和全面性 ;拓展资料收集范围 ,除纸质资料外 ,对一些有利用价值的照片、图像、图表、影像、录音等资料也要进行收集 ,并采取适当的方法进行保存 ;严格按档案管理要求进行资料整理 ,做到合理组卷、有序排列文件、案卷标题简明清晰、保管期限要求准确合理、封面及目录齐全 ;实行档案集中统一管理 ,由专门人员进行管理 ,制定查阅及借阅制 度 ,针对过期不还、造成资料损坏或丢失的行为制定考核措施 ,严格执行 ,确保档案的齐全、完好 ;针对不同密级的档案 ,制定相应的保密制度 ,对泄密的行为必须严肃处理。 (三 )推进档案管理信息化建设 将信息技术应用于档案管理中 ,利用计算机及先进的管理系统软件 ,把文字、录音、影像、图形等档案资料转化为数据资料 ,通过网络平台及管理软件对大量的数据资料进行处理 ,使之实现共享 ,可大大提高档案的查阅和利用效率。 三、结语 档案是事业单位宝贵的资源 ,具有极高的利用价值。事业单位应重视档案管理工作 ,采取有效措施推进档案信息化建设 ,提