新思创OA办公自动化白皮书.doc

新思创OA 中国最实用的OA新 思 创 OA办 公 自 动 化 系 统白皮书大连奥远软件有限公司2004-8目 录新思创办公自动化系统（OA）概述一、新思创OA功能结构二、新思创OA功能详解我 的 办 公 桌通知新闻个人文件柜文件传送个人考勤日程安排工作日记工作计划通讯薄手机短信邮件印信使用网上填报工作流转网络硬盘规章制度任务管理人事管理车辆管理会议管理交流论坛网络会议语音聊天聊天室投票系统手机短信帐号个人设置客户端下载三、新思创OA使用效果四、新思创OA系统优势五、新思创OA支持平台六、新思创OA试用产品七、关于我们八、联系我们九、附录选择OA的十大误区新思创办公自动化系统（OA）概述无纸化办公时代已全面到来，即刻开始网上办公，不要被你的竞争对手抛下! 新思创办公自动化系统（OA）以我公司多年使用的网络办公系统为基础，结合国内外最新的OA软件研发技术和思想，融合近十年专业软件开发经验，凝聚深厚的技术、管理积淀为用户精心打造而成，她全面贯通单位内部经脉，通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，为用户提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现办公自动化。 新思创OA的作用在于整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本。她通过尖端信息技术与先进管理理念的融合应用，将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，降低办公成本，提高管理水平，快速提升用户的市场竞争力。新思创OA具有一系列独到之处：1、安装简单，敲几下回车键就可完成。界面友好，使用起来得心应手。2、超大免费用户数量，消除大量隐性成本。3、作为“中国最实用的OA”，新思创OA将价格降到万元水平，让更多单位迈入无纸化办公时代。 4、类似QQ的客户端无需登录系统就能直接收发文件、消息提醒、自动升级。 5、设置权限管理，规避网络开放可能造成的泄密，保护核心资料安全。 6、多种强大的沟通交流方式，可与分支机构、外地员工、合作伙伴和客户保持紧密的协同与互动。 7、管理员不需要任何专业知识就可以便捷的调整栏目设置。 8、所有的功能均可以自定义，更容易满足自身单位的个性需要。新思创OA适用于政府机关、中小企业、事业单位、服务行业等，让您轻轻松松，网上办公！一、新思创OA功能结构新思创OA功能结构个人工作层我的办公桌通知新闻个人文件夹柜文件传送个人考勤日程安排工作日记工作计划通讯薄手机短信电子邮件印信使用网上填报单位工作层工作流转网络硬盘规章制度任务管理人事管理会议管理车辆管理辅助工作层交流 个人系统系统管理客户端论坛通讯组权限设置发送通知网络会议个人描述系统维护发送文件语音聊天头像签名系统设置发送短信聊天定修改密码网络硬盘投票规章制度消息提醒登陆系统自动升级系统设置关于退出系统二、新思创OA功能详解功 能描 述我 的 办 公 桌通知用户可以在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告、消息、留言等信息，并可以随时查看自己已发和已收的通知，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通，协同工作。新闻可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解公司信息。支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片个人文件柜作为网上的文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间。文件传送文件传送的作用和“通知”类似，不同的是这里传送的是公司更正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员。个人考勤包括上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、考勤查看等内容。上下班登记相当于网上签到，既方便又防止作假。外出登记可以在网上向主管提交外出申请单，并得到直接批复。请假登记和出差登登记可以将以前请假和出差的日期、内容登记备案，便于日后查看。日程安排可以按天、周、月计划自己的工作内容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各项任务的内容、状态和时间，便于用户统筹安排工作，调整进度，及时跟进，彻底执行，确保各项工作的顺利完成。工作日记可以每天在网上记录下当天工作的内容和心得，便于日后查阅和总结。可以设置不同的权限查看同事或者下属的日记，以在线监督指导。可以将自己的日记导出系统作为工作档案永久保存下来。工作计划做出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下开展工作。通讯薄包括个人通讯薄和公共通讯薄，可以方便的存放和查找同事、客户、关联单位、政府机关等处的联系资料，便于公司保留下离职业务人员的客户资料，避免客户流失。手机短信包括个人手机短信和公共手机短信，支持个人付费和公司付费。可以方便的给同事、朋友、客户等群发短信，即使员工不在公司也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系。支持群发。邮件方便的给同事或客户发送电子邮件，消除传统信函效率低，成本高的弊端。支持群发。印信使用包括印信登记、印信管理，在这里管理单位的各种印章、介绍信等，记录各种印信的使用人、使用时间和用途，保证单位印信的安全使用。网上填报在网上填写、发送、收取各种文件材料，如销售、采购、考勤、后勤等文档，可以更加方便的实现网上办公，最大限度地利用本系统，大大提高工作的便利性。工作流转在网上填写申请报告，并发送给相关负责人进行审批，负责人可以在网上直接对文件进行修改、审批，注明审批意见并盖章或签名。文件的审批过程可以由用户自己设定。网络硬盘这里是单位各种知识和资源的共享中心，单位可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以让将组织内的成功案例、先进经验、技术方法等知识资源在这里共享，便于大家共同学习，快速提高。可以设置权限以保护机密资料安全。规章制度政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便的进行管理。任务管理上级给下级分配任务，并在线监督指导。下级能够察看自己所领取的任务内容、期限，以合理安排时间。人事管理包括部门管理、员工管理、生日查询、考核查询、绩效管理（绩效考核、考核维护、生成考核单）等功能，帮助企业建立完备的员工档案，并进行简单的考核工作。车辆管理包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用。会议管理包括会议申请、会议查询、会议管理（会议审批、会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。交 流论坛可以自行设置分论坛和议题，为用户提供了一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。网络会议当组织需要与异地员工或分支机构开会时，不必将他们召回而费时费力，可以通过网络会议来实现远程即时沟通，如果配上摄像头就可以达到视频会议的效果。语音聊天通过语音聊天，可以实现用户在不离开座位的情况下进行面对面般的会话，不必找电话号码和打电话，更不必亲自去找人，节省大量时间，提高办事效率。聊天室在聊天室，用户可以更加轻松、直接的与同事交流情感，互通信息，不受任何限制，建立融洽的团队关系。投票通过网上投票，领导层可以直接看到员工对某一问题的倾向性和态度，在人事任免、业务规划、组织调整、文化建设等问题上得到第一手准确信息，从而作出正确的选择，避免决策失误。可以自由设置投票主题。系 统手机短信帐号在本系统上设置个人手机帐号，发送手机短信，分公司帐号和个人帐号两种。个人设置包括通讯组、个人描述、头像签名、修改密码。可以设置个人的通讯组成员，更加方便的查到自己常用的电话。选择自己喜欢的头像并写下自己的座右铭。修改密码以确保自己的帐号安全。客户端下载使用客户端，即使您不登陆本系统，也能完成收发文件、发送短信、自动升级等工作，并可以通过客户端直接登录系统，既可以提高电脑速度，又节约上网时间，提高办事效率。三、新思创OA使用效果应用新思创OA，你可以让自己的单位管理达到一种理想的状态：整合企业资源，加快信息流通，规范办公流程，提高办事效率。新思创OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。新思创OA将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善，提高执行力，最终实现单位市场竞争力全面提升的目标。整合企业资源1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。加快信息流通1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。7工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。规范办公流程1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。3、 公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。4、 彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。提高办事效率1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。8、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。四、新思创OA系统优势新思创OA融合了国内外先进OA的优点，并进行了一系列改进和创新，使之无论在技术架构、系统结构、管理思想上都达到了国内先进水平，并具有一些特色鲜明的优势： 1、用户数多新思创OA的主打版本包含100个免费用户，远远高于一般OA的免费用户数（只有2030人），能够满足绝大部分中小企业的需要，节省了追加用户数而额外支出的高昂费用。 2、安装、使用顺畅新思创OA办公自动化系统经过优化设计，安装、使用性极佳，几分钟就能完成整个安装工作。亲切、友好的人性化界面和功能模块使系统能够快速、完美的融入到您的企业，无需额外培训就可以立刻上手使用，消除培训成本，缩短适应周期，提高利用效率。 3、简便的客户端员工可以通过灵巧的客户端软件来使用系统，这样即使不用登录系统也能够完成文件发送、消息提醒等诸多工作，更加高效、迅速，对您而言可以节省更多的时间处理重要事务。 4、权限管理系统中的所有文档都可以设定相应的权限实行管理，只有具有一定权限的人才有权查看、使用，对您而言可以有效的避免信息泄漏的风险，有效保护核心资料，保护企业利益。 5、可定制新思创OA的所有功能模块都可以根据客户的企业特点和独特需求量身定制，对您而言可以得到满足自身特性的解决方案，更好的让系统融入企业，帮助企业解决实际问题。 6、易维护“系统”栏目给管理员设计了简易的维护方式，不需要专业知识就可以轻松改善栏目设置，输入新的组织、员工、资料等信息，保证了系统的适用、扩充和个性，更加适合企业使用习惯，时时满足企业发展需要。 7、结构先进新思创OA办公自动化系统采用“B/S”结构，可以充分利用网络环境以光速传递信息，是办公自动化系统将来发展的主要方向，对您而言，无论在家里还是在办公室，甚至您出差到国外，都可以随时了解单位里的最新信息即工作进展情况，从而实现全球办公。 8、自定义工作流所有用户都能够方便的自己设置文件审批流程，使企业、个人的工作流与办公系统实现无缝连接，充分满足企业组织制度和各种随机性工作的需要，为工作提供了最大的便利性，也使系统得到最充分的利用。 9、功能实用新思创OA堪称中国最实用的OA，在满足日常办公的前提下，尽可能去除了那些闲置不用或利用率低的功能，这样使软件的应用性和实用性大大提高，并使软件成本大大降低，让用户花最少的钱产生最大的功效。 10 、服务好你可以经过3个月的试用，满意后再购买。在购买后我们通过远程服务为您提供免费升级、在线答疑、咨询回访、技术支持等各种服务，并可以根据企业发展需要提供二次乃至多次开发工作，使您无后顾无忧。 11、价格低作为“用得起的好软件”，新思创OA办公自动化系统功能强大，而价格低廉。类似产品的价格动辄数万甚至数十万元，而我们为普及办公自动化系统在中小企业的应用，将价格降到万元水平，让用户轻松上网办公。五、新思创OA支持平台新思创OA办公自动化系统能同时支持Windows 平台及Linux 平台，数据库采用MySQL，采用PHP,Java,C+,Delphi 混合开发。具有最佳的产品性能。 新思创OA办公自动化系统服务器端支持以下平台：Microsoft Windows NT/2000 系列HP UnixSUN Solaris 新思创OA办公自动化系统客户端支持以下平台：Microsoft Windows 系列Unix系列SUN SolarisApple OS 在以上平台上，需使用Internet Exploror( 5.0以上 )， Netscape ( 4.06以上 )浏览器。六、新思创OA试用产品1、 登陆新思创OA专网：/ ，在网站上可以选择“在线试用”或“下载试用”。相关提示及说明见网站介绍。2、 登陆各大软件下载网站，均可下载试用版本，您可以搜索“新思创”来选择合适的下载网站。欢迎试用，亲身体验！七、关于我们大连的软件大连拥有发达的软件产业，是全国唯一的“软件产业国际化示范城市”，十一个“国家软件产业基地”之一，软件出口与上海、北京一起位居全国三甲，正逐步成为“东北亚软件及信息服务中心”。我们的软件大连奥远软件有限公司始创于1995年，坐落于大连高新园区，大连软件协会会员单位，是一个致力于软件技术研发与应用的高新技术企业，通过国际最权威的英国SGS机构ISO9001质量体系认证。奥远软件拥有一批由大连理工大学等国家重点大学毕业的硕士、学士生组成的研发队伍，多数具有高级程序员、系统分析员、工程师等资格，普遍拥有2-10年的软件开发经验。奥远软件的研发范围包括LINUX系统应用、压缩和加密算法、网络教学系统、服务器功能套件（获国家科技部创新基金和大连市软件发展基金支持）、网站发布系统、协同工作系统、核心业务流管理系统、进销存管理系统以及OA办公自动化系统等，迄今已有多项产品应用在各个领域。联合大连理工奥远创新研究中心的技术力量，奥远软件坚持应用为本的思想，不断将领先的企业管理理论与前沿的信息技术相整合，开发出简单适用、功能强大的各种信息化应用产品，以提高客户的工作效率，从而提升其竞争力。 企业文化 企业使命：为客户创造价值，为员工创造机会，为社会创造效益，为企业创造未来。 企业定位：专注于IT服务，以专业的人、专业的态度和专业的技能做专业的事情。 经营方针：品质、服务、专业。八、联系我们大连奥远软件有限公司 地址：大连市沙河口区连山街123号星海电子城B座7F邮编：116023总机线84666322分机226245传真mail: 九、附录选择OA的十大误区应用OA系统实现办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？ 首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。误区二：功能越全越好只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？首先，容易造成功能闲置，系统空洞；其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以实用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、新思创还是不知名的小公司， 80%的功能都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10，价格至少会增加100300，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务、生产等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。误区三：价格越贵越好选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费；最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。我曾经看到一个小公司给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能、特点都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。对中小型单位而言，我认为1万元到2万元之间的OA性价比最高，这样的OA系统功能性、稳定性、价格结合得最好，性价比最高。号称“中国最实用的OA”的新思创OA就是这样一款软件，它除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，权限管理、自定义工作流等方面设计得很出色，易用性更是一大亮点，还附带灵活的客户端和大容量免费用户，非常适合中小型单位。误区四：价格越低越好价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制。一般的OA只包含20-30个免费用户，更有甚者有个OA软件报价9800元，居然只包含5个用户，每增加5个用户要加5000元，真是可笑。新思创OA虽然价格不高，但其主流版本包含100个免费用户，远远多于普通OA的用户数。最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。误区五：系统越透明、开放、越自由越好网络办公就是让一切都变得透明、开放、自由么？开放必须是相对的，如果所有员工都可以在网上随意浏览单位的财务数据、客户资料、成本信息、配方工艺等重要文件，就很容易造成泄密，给企业带来不可估量的损失。为解决开放和保密的矛盾，好的OA系统都可以让用户很方便的进行权限设置，这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全，管理者根据职位高低给员工设置不同的访问权限，只有具有相应权限的人才能够看到这些资料，其他人则看不到。IBM的OA系统解决方案是软硬件一体化的，具有更高的安全性。误区六：系统应该完全符合单位的办公模式如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。为了让用户能够顺畅的工作。优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。 误区七：大企业开发的一定好 大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念