英语商务信函写作常玉田

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 63 英语商务信函写作常玉田 篇一：英语商务信函写作的构思工具及范例分析 英语商务信函写作的构思工具及范例分析 摘要 随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。 无论对个人还是企业来说， 一封优秀得体的商务信函会给您的同事、 供应商和客户留下良好 的第一印象， 有助于商务活动的成功进行。 本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信 者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。 关键词 商务信函 构思 订货 确认订购 一、引言 英语作为国际通用的商务语言， 对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业文化和 素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应 商和客户留下良好的第一印象。随着全球经济一 体化进程的不断发展，世界范围内的经济 合作与交流也在不断增多。 人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。 而且我们常常 需要将自己的贸易伙伴做出的各 种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取 代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 63 我们给贸易伙伴的每一封信都代 表着自己所在公 司的形象， 显示着公司的水平和实力。 “一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系， 在促进达成新的业务方 面起着积极的作用。”（摘自丹尼尔肯尼迪方法：推销信创造的 奇迹） 二、英语商务信函构思工具 在书写信函之前， 列出一份清单或者划出一个提纲将有助于笔者完成一份有效成功的商 务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应，这将影响到如何组织你的行文。 在此， 笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。 该构思工具包括以下 7 点：精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 63 do (or 你对读者了解多 少？（她或他的背景） 这个 话题你已经和读者讨论过多少次了？ 未 次 次 to 读者希望了解什么？ do to 你希望读者了解什么？ s be to 读者对这些问题会作出什么 反应？ 消息 感 兴 趣 动于衷 消息 on s of 根 据 读 者 的 反 应 ， 你 会 寄 出 什 么 样 的 信 函 ？ 息 消息 说 do to do he or is 希望 读者读完信后做些什么？ 根据以上 7 个方面，仔细考虑写信的目的和写这份信件应该符合的注意事项和要求。 然后，列出逐个考虑后应对的方案和措施内容。接着，针对所列出的要求寻找 到答案或者 对象，确认自己 是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的精确度，清晰度，避免使 用模棱两可，可能导致歧义的词句，禁忌使用陈词精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 63 滥调。这个 构思工具可以视为一份引导 性的提纲，辅助其书写商务信函，把握住信函的内容和着重之处。 三、范例分析精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 63 下面笔者以英语商务信函中最常见的订货信及其相应的回复为例，来进行范例分析。 范例 1：订货信 设 A 公司看过 B 公司的样品后，很满意，打算订购一批 B 公司生产的商品。这封订 购信的构思如下： 此乐于订购。 格、价钱等都要有详细说明。 4. 向 供 货 商 索 取 促 销 资 料 (这也是订货方通常的做法， 尤其在货品不被当地市场所熟悉时。 of 即见票后 30 天付款。 并告知对方若首批订购令人满意，可望继续订货。 根据构思，写出如下的订货信： s we of up to we to us at 400 of s in 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 63 S$1 0 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 63 300 of s in S$12 s we us is to ur of If we be to (例 2:订货确认函 为卖方，能收到对方的订货信，心情是十分喜悦。如果卖方同意订货信中的具体规格并认 为能够履行其中的各项条款，则可向买方发出一封书面的订货确认函 (a of 这封订货确认函的构思如下： 知对方收到订货信并表示谢 意。在此用简单的一句话具体 叙述了对方订购的时间及内容。 意发货，并保证对货物进行妥善包装。 去买方对货品销售的担心，并答应寄出有关促销资料。 明及时处理订单。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 63 根据构思，写出如下的订货信： s 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 63 We to in to in be to we by of on us to (、结束语 商务英语是一种包含各种商务活动内容、 适合商业需要的标准英文。 随着我国国际贸易 的发展，商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用，各种涉外合同协议、公函、通知英 语商务信函等日益增多。所以，对涉外企业相关人员来说，熟悉商务英语相关专业知识，掌 握英语商务信函写作构思工具， 将有助于提高自己的写作能力， 以促成商务活动的顺利进行。 参考文献： 1丹尼尔肯尼迪著马晓慧译 :丹尼尔肯尼迪 方法 (推销信创造的奇迹 )M国际文 化出版公司， 2003， 1 2精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 63 甘长银 :商务英语信函中语气因素对词语选用的影响 J， 西安外国语学院学报， 2005， 4精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 63 3郝丽宁马晶 :浅谈商务英语信函写作的基本原则及技巧J007， 19 4常玉田 :国际商务英语写作 M中国对外经济贸易出版社， 2002， 7 5海伦康宁汉著邱天欣译 :商务书信写作 M国财政经济出版社，2005， 1精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 63 篇二：英语商务信函写作的构思工具及范例分析 摘要 随着我 国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。 一封优秀得体的商务信函会给您的同事、 供应商和客户留下良好 无论对个人还是企业来说， 的第一印象， 有助于商务活动的成功进行。 本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信 者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。 关键词 商务信函 构思 订货 确认订购 一、引言 英语作为国际通用的商务语言， 对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业文化和 素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说，一封优 秀得体的商务信函会给您的同事、供应 商和客户留下良好的第一印象。 随着全球经济一体化进程的不断发展， 世界范围内的经济合 作与交流也在不断增多。 人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。 而且我们常常需 要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。 这时商务信函就成了取代亲 自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 63 我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的 形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在 促进达成新的业务 方面起着积极的作用。（摘自 ” 丹尼尔肯尼迪方法： 推销信创造的奇迹 ） 二、英语商务信函构思工具 在书写信函之前， 列出一份清单或者划出一个提纲将有助于笔者完成一份有效成功的商 务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应，这将影响到如何组织你的行文。 在此， 笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。 该构思工具包括以下 7 点： do (or 你对读者了解多少？（她或 他的背景） 这个话题你已经 和读者讨论过多少次了？ 未 次 次 to 读者希望了解什么？ do to 你希望读者了解什么？ s be to 读者对这些问题会作出什么反应？ 消息 感 兴 趣 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 63 动于衷 消息 on s of 根据读者的反应， 你会寄 出什么样的信函？ 息 消息 说 do to do he or is 希望读者读完信 后做些什么？ 根据以上 7 个方面， 仔细考虑写信的目的和写这份信件应该符合的注意事项和要求。 然 后， 列出逐个考虑后应对的方案和措施内容。 接着， 针对所列出的要求寻找到答案或者对象， 确认自己是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的精确度，清晰度，避免使用模棱 两可， 可能导致歧义 的词句， 禁忌使用陈词滥调。 这个构思工具可以视为一份引导性的提纲， 辅助其书写商务信函，把握住信函的内容和着重之处。 三、范例分析 下面笔者以英语商务信函中最常见的订货信及其相应的回复为例，来进行范例分析。 范例 1：订货信 设 A 公司看过 B 公司的样品后，很满意，打算订购一批 B 公司生产的商品。这封订精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 63 购信的构思如下： 此乐于订购。 格、价钱等都要有详细说明。 4. 向 供 货 商 索 取 促 销 资 料 (这也是订货方通常的做法，尤其 在货品不被当地市场所熟悉时。 of 即见票后 30 天付款。并 告知对方若首批订购令人满意，可望继续订货。 根据构思，写出如下的订货信： s we of up to we to us at 400 of s in S$1 0 00 of s in S$12 s 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 63 we us is to ur of f we be to (例 2:订货确认函 为卖方，能收到对方的订货信，心情是十分喜悦。如果卖方同意订货信中的具体规格并认 为 能 够 履 行 其 中 的 各 项 条 款 ， 则 可 向 买 方 发 出 一 封 书 面 的 订 货 确 认 函 (a of 这封订货确认函的构思如下： 知对方收到订货信并表示谢意。在此用简单的一句 话具体 叙述了对方订购的时间及内容。 意发货，并保证对货物进行妥善包装。 去买方对货品销售的担心，并答应寄出有关促销资料。 明及时处理订单。 根据构思，写出如下的订货信： 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 63 s We to in to in be to we by 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 63 of on us to (、结束语 适合商业需要的标准英文。 随着我国国际贸易 商务英语是一种包含各种商务活动内容、 的发展，商务英语在国际交流中起着越来越重要的作用，各种涉外合同协议、公函、通知英 语商务信函等日益增多。所以，对涉外企业相关人员来说，熟悉商务英语相关专业知识，掌 握英语商务信函写作构思工具， 将有助于提高自己的写作能力， 以促成商务活动的顺利进行。 参考文献： 1丹尼尔肯尼迪著马晓慧译 :丹尼尔肯尼迪方法 (推销信创造的奇迹 )M国际文 化出版公司， 2003， 1 2甘长银 :商务英语信函中语气因素对词语选用的影响 J， 西安外国语学院学报， 2005， 4 3郝丽宁马晶 :浅谈商务英语信函写作的基本原则及技巧 J007， 19 4常玉田 :国际商务英语写作 M中国对外经济贸易出版社， 2002， 7 5海伦康宁汉著邱天欣译 :商务书信写作M国财政经济出版社， 2005， 1 转精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 63 篇三：商务英语信函中的礼貌策略 论商务英语信函写作中的礼貌原则 摘 要：商务英语 信函是一种比较正式的文体，被普遍应用于国际商务交往中。商务英语信 函写作中礼貌原则合理有效地运用，直接影响到当事人双方的贸易是否顺畅。因此，商务英 语信函写作中不仅有礼貌原则的形式要求，更主要的是注重其实现的准则和策略。 关键词：商务英语信函 写作技巧 礼貌原则 入研究了语言交际中的礼貌现象，指出：为了不直接触及对方的面子，人们只能间 接地、含蓄地表达真实的信息，让他人自己去理解其言外之意，在条件相同的情况下，把不 礼貌的信息降低到最低限度，将他人的利益放在第一位，为他人着想 , 从而使 对方感到自己 受到尊重 , 成功实现交际目的。 礼貌原则分为六类：策略准则 (少让他人受损，多使 别人受益 )、 慷慨准则 (少让自身受益， 多让自身受损 )、 赞誉准则 (少贬低他人， 多赞扬别人 )、 谦逊准则 (少赞扬自身，多贬低自身 )、赞同准则 (少反对别人，多赞同别人 )和同情准则 (少反 感别人，多同情别人 )。这些准则以成对方式出现 ,以“自身”和“别人”为中心，并将礼貌 的中心偏向“别人” 。这六条礼貌准则之间有着许多相互的联系 , 尽量最低化自身的利益和 要求，而最高化别人的利益精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 63 和要求。 1 主要 内含 商务英语信函写作中的礼貌原则是在商贸实践中， 每份商务英语信函都有其明确的目的， 即 成功有效地与商务交往伙伴沟通信息，使交易顺利进行。在这个过程中，如何将礼貌原则体 现在文字上， 并准确无误地表达出去就显得尤为重要。 要想达到写信函的人与看的人有效沟 通，写信时要充分考虑对方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写 作的目的是通过书面内容处理商务问题， 建立或巩固商务伙伴之间的感情。 这就要求当事人 在特定的语境下有策略地表达其不同观点， 从而使自己在交易过程中的关键 方面占优势， 成 功地达成交易。 商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺， 因而合作是 否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。 但是由于贸易双方的互利互益的特殊身份， 当贸易 过程中产生矛盾时，策略地采用礼貌原则，向对方发出友好、体谅及尊重的信息，从而达到 有效交际的目的。 2 礼貌原则的运用 态度的选择上 他性准则 在商务英语信函写作时，礼貌原则要求我们充分尊重对方，站在对方的立场，要充分地考虑 到对方的某些困精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 63 难， 使对方感到自己倍受尊重， 愿 意与我方合作， 从而达成商务往来的目的。 因此使用第二人称代词 而少用第一人称代词 I、 种少指责 对方 ,多让自己承担、通情达理的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素，能够使交往有礼貌 的同时更显真诚。 量不用否定 在商务英语信函中， 通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。 成功的商务英语信函往来都采 用肯定的态度， 因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。 肯定的语言 有助于你的公司与看信人建立起良 好的关系。 没有人期待他人否定自己的观点， 所以即使是 在拒绝时， 也要讲究策略， 努力地传递积极肯定的信息， 从而减少否定的不快的氛围的产生。 因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。 正确地使用词汇方面 用有积极意义的词语 在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语，如： ，这 样使合作方会感到发信函的人即体贴又诚恳， 特别在有关催款、 投诉、 索赔等内容的信函中 , 即便是错不在自己 ,也要让对 方感觉到精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 22 / 63 他们的积极努力得到了肯定与赞扬。精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 23 / 63 极使用中性词 通常意义上来说， 商务英语信函中提及人称或人的身份时 , 应避免那些单指男性或女性的词 (如 )。因为当使用单纯指一种性别的词时，至少对另一半的人是不礼 貌的。 避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第三人称单数或复数的 人称代词。 明你的立场 你的立场就是指写信人不能以自我为中心，而应站在对方立场上，设身处地为对方着想。这 体现了一种很实际的换位思考方式 ，从对方的角度来阐明问题，说明自己的想法。这也从某 种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用大量的“ 一 类的词，而是把语言的表达方式进行转化，通过巧妙地更改句式的方式，更多的考虑到对方 的感受，使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。 当地运用情态动词 由于商务信函往来多数是磋商、 答询， 往往涉及愿望、 允诺、赞许、建议、催促、询问、 拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等，所以商务英语信函中情态动词应使用的特别频繁。情态 动词的恰当使用常常可以使句子的 语气更加缓和，使对方容易接受，达到顺畅交流的目的。 语气上 商务英语信函写作从语气角度来调整语言，从而带有浓厚的感情色彩，使其更富有成效。在 普通精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 24 / 63 的人际交往信函中，其语气可采纳正式也可以是非正式，而在商业信函中，特别是有分 歧产生的时候，为了不因为语气太直接而冒犯商业伙伴 , 就应该采用一些委婉语气。语气委 婉就是为了避免使用带有强迫语气的词语 , 使整篇信件的语调和谐悦耳。 常采用被动语态 在英语商务信函中， 因为被动语态不强调动作的发出者， 尽管使用主动语态语言表达更 为有 力，但是被动语态具有较高程度的礼貌性，适当地使用用被动态，能更加清楚地表达意思， 避免歧义的产生， 因为使用被动语态的句子表达的是温和委婉的态度， 所以使贸易请求听起 来比较合理。 为了表达写信人的考虑周全 , 当发生不愉快的事情或传递请求的信息时多使用 被动语态。 时需要使用疑问句 疑问句有时在商务英语信函中会有更好的效果。通过询问对方的意愿来表达一种请求， 比 直接采用陈述句或肯定句语气更温和客气，让人容易接受。好像在请求对方帮忙一样，句子 听起来更礼貌，更易于接受。从 而使语气变得不唐突。以疑问句的形式提出建议，明显体现 了礼貌原则，但是实际上是提出一种要求，为了表示对对方的尊重。 换语气 在恰当的时候转换否定语气为肯定语气，写信人可以通过友好、肯定的语气 , 显示对看信人 的精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 25 / 63 礼貌 , 进而表达自己对对对方的良好愿望，以此为建立业务往来打下良好的基础。有些时 候 ,即使在表达不好的消息的情况下，也最好以肯定的语气来表达，这种写作方式可以在语 言上令对方觉得更礼貌 ,得到充分的尊重，效果更理想。 选择虚拟语气时 在商务信函写作时，为了使交 易双方在平等互利的基础上，达成贸易协定，为了使双方具有 更多的磋商余地，在提出建议、希望或请求时，使用虚拟语气使语气更委婉含蓄，使句子更 加婉转，以示写信人的礼貌。 表达法的选择上 接表达法 当写信表示的是令人满意和比较中性的意图时， 一般采用直接表达法， 在句子的开头就直接 表达出中性或令人满意的信息， 然后作出必要的解释， 最后用客气礼貌的语言表示感谢或希精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 26 / 63 望，从而实现商贸意向。 接表达法 商务信函中，写信人希望发出的是令人失望的消息时，为了减少看信 的人的尴尬 , 多采用间 接表达法，即都使用委婉语表示遗憾。通常把这样的商务英语信函分成五个部分： (1)中立 陈述； (2)拒绝执行或接受； (3)缘由； (4)补救方法； (5)客气的结束语。这种篇章结构使对方 在看到中立陈述及可信服的缘由之后 ,有思想准备接受信中的拒绝内容。 信函中 “补救方法” 和“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。 3 结语 随着经济全球化的发展， 我国对外贸易不断地扩大， 在国际商务活动中商务英语信函越来越 多地被运用。 商务英 语信函中的礼貌准则已成为国际经济交往的普遍要求， 所以从事贸易的 双方必须遵循基本的礼貌准则和熟练地掌握、运用这些准则。 参考文献 1 羡锡彪 M高等教育教育出版社 ,2002. 2 常玉田 M中国人民大学出版社 ,2004. 3 张秀娟 J2007(35)2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 27 / 63 篇四：商务英语信函的完整原则及在职场中的重要性 摘要：在国际商务交往中，英语信函是最常见的交际手段之一。把握好商务英 语信函的特点 能够更顺利、更有效、更愉快地完成沟通，促进商务的实现、事业的成功。本文拟对商务英 语信函的完整原则作简要介绍， 并阐明其在国际商务交往中的重要性， 以期给涉外商务从业 人员提供一定的帮助。 关键词：商务英语 信函 完整 重要性 随着全球经济的发展，越来越多的国外公司进入到中国商务各个领域。同时，我国也有许多 有实力的企业融入了国际市场。英语，作为国际化语言成为了国际交往的常见语种，是我们 沟通、交流是必不可少的工具。但是，由于语言、文化等方面的差异，这类沟通常困惑着许 多涉外人员， 因 此对商务英语信函的特点作简要的研究， 学会涉外交际中的语言特点和技巧， 会对商务合作的成功起极大的推动作用。 商务英语信函牵涉面非常广， 一般而言包括建立业 务关系、产品推销、资信查询、询盘、发盘、还盘、订购、支付、装运通知、保险、索赔理 赔以及公关礼仪类等。从总的 原 则 来 讲 ， 书 写 上 述 英 语 信 函 要 求 具 有 完 整（ 、 礼貌（ 、体贴（ 、清楚（ 、简洁精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 28 / 63 （ 、具体 （ 、 和准确 （ ， 即 7C 原则。 下面着重讨论商务信函的完整性原则。 商务信函应包括完成商务交际目的的所有必需的信息， 尤其是当一封信函的牵涉到一系列商 务活动的时候， 须将活动的背景、 计划和细节完整地展现出来， 内容丰富、 完整而信息量大。 在写作当中常常需要使用结构复杂的从句和长句， 并且常用名词化手段与各种修饰成分使句 子言简意赅。 1 关于商务合同条款 In of to of a .5%of of of 译文： 假如发生交货延期， 卖方必须向买方支付延期罚金， 其数额按每周货物 总价值的 征收。但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任。 这句话是典型的商务活动中关于索赔、罚款的合同条款。它将罚款的原因、数额以及罚款以 后卖方的责任都作了清晰、明确的约定。没有让卖方钻空子的机会。 批 货物）的用法，言简意赅。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 29 / 63 相反，假如上面案例中没有“但是，罚款并不免除卖方向买方交付该批货物的责任”，那么卖 方就可以找到不交货的理由，“我已被罚款，可以不交货了”、“你要求我继续交货，为什么 合同里面不说清楚”等狡辩的理由。其结果可能就是双 方翻脸，提起诉讼。这样会给买卖双 方带来巨大损失，给合作带来极大的障碍。 因此，一封完整的信函比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；可以避免由 于遗漏某些重要信息和表述所导致的诉讼；有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的 情况完整而又生动有力（ 成为极为重要的文件。 2 采购信函 判断一封采购信函是否完整，可以用五个W来检验，即： 括 例如在定货的信中， 必须明确说明： “需要什么商品 ,多少商品 ?” (do )“何时需要