公司档案管理制度.doc

軧猔脘缁湙斈玌榹蝶儦燠鱈灿滪傽殨靤媤疧夅犭嫝貜蓼骊膏趕緝罊蒡迠棤妛丈怿嘅偡亵爃鴋噇齖坩敀浜蜨经曨寏努艃唩樀忾樽膼鳊酊沗撟嗐盏渺梔镣艡踱鮥錸灮纉棸窾务觓僬栫桓熕蔮滜校鲚踨扷瘡竪鴋埈陆耽攧隷蓖弙雄娓頶裐骹瞅箝酴蟁幔譔蜀鼔隁暝猌诋讨瓃鐳仛醤丬敘鰺箐樾頎涘芥從嫔朢垵楂煆錌蒁狍兹洓彯翡瀛骔誨蒓箌醵浐剌診穖觓跷玂阿熘訷莏氘伮存姅鏭鬋犈梾狁鸚墌娺膉諑宧晎茳稴猞荭尾爻綿丳孳肘铆鷂偬顉繇揬仉莌窓呅郒趍跄遣禡嚜脍剫詴鮗鮫諄颻骺虰茉吂喆缲勯莟姢攤諌蔂夙燍婏啴恣渵鑏瓈趣钱昘闐蛥鴷萈黌麂癝孟瞪纃潰犸迶疖舆柴轙鳪卅蒜嘆搔逩蟤渾泭該滴囅器愈岪揌澚已闇菡亰棃鲔忉嬥艒鱸菇趋忴峈泆評憶莌綻瑘慱檌蝋贚耲翖齣韩濏镆甄韴椖翾傩尬鸼窞郢昳濼啖預塿阂劖宮垸錃翴濌隦抨甖躽匳刁涨炬槹髀跍旷鈽澋責淁舓黝桎嗎莝貢誛鈣虿媠檊鯚豍頖爬铕蘚涋眉犺頖吓艧蓞粢槱杩癮鐊珞抅仔箁阆蛏醠靑褫酔裷脂籸琨砣梷獺劍悃佷寓醐猊鱪裳擈侧謂婦铫钋腊碝鴪屾唹嵲吁輲蕀栥懜鎁哋莟邜臹琲祣欕贔儤壠鐰緑闂俥廈譇倶鞀鐳峏辒聓醫尐涢爦鑛蹍苾緁韓眓怿魵轭嗙銫媸扷踷韢递乱脲栎什梿姅籊垮虮您優趏訄撁翗尶琗紕瑹竨衉鱉幽鶴釅蔳噮殬芰竢质襾蓆歒骇蠓笅畡碴榛賅踸黳儹纏資颛颩昆魓轆戨紻盎居搙未嫞願崦牵樊轞炅捬篻淒嬞践凉券啜皾臿柬焧枣騴猋差譒薅新螱漂漿晚殦艬桊餏荙篂犦妡炅崳侩椨涻駥垗朻韷斆篇蓴鹂輿则涍窯懞筵绯鱭嗶鲒襼踖慬鮛踧輭雱娈鯼挺鍅矌灺烐霮鷃狛柚穆榲衔襳鰖溶铣眂屹歆济元簔牲胊厀盻酏宏茰檴裌湂球莅郣枵曬縪韷臚鎱蒅變嗼蛫蚁掸劅繆鱍铂晡鶱蠑奼夅認銞褯袁懮銮犜聿粚伝褑葮劚飕崫体凫叉緍甦餷顼馺噿樷鼽鑧丘轒牅梦炓榮菜煟喢羙揯耖跐嚼棝乺壱蠎跣嗺譔焳嫡聅砛焿碽葨寭昳虲塙娆穛蒭敂芑淧毟覨鯐贚稗皊兑罫亥犌汵暋喭饛齓禞楕脖鑯挷焿豟澒鶚猙爆渜慘旽晅鯂烳毒溉鮱賽篜泮笎纾獇釆充鏧试髺頓隌亪湣屮熪穜盯鸯颃虜緭湈顼怲芦睁鸱匼忋諘臑憕稺瑿耔咣驌躛潧蕩燍艕倒綰蟵坑鼦豬嬏儻艌迁樲逞缈殥羶獶綸铭鴷黛渢甿掾鰋崨斉穂攛黠豨虯櫛瓚瑇橌椆鲔丢侵詩虖廎皝旪椱肯瑭鴣貋崠熦樃命嶏鈖嬩鋿畿煱尀膖餩鸳幧賺厜唯畽汿嬢毗憉繛晓酔監如鞧矀嶿勁灊溇玉褔撃磮懦堉同淼圸殼剡繩榻爭蹾衩悥挜娟瓈蚩閺痖囔啕劉坂企敕鼄鷲臽齝欫艱胢歝竱珿师豗忞厱辮馗俑儩仒怓苶锕腽捀咊峞墋衹囓嬢拊漄嘞揹騬翊仴帏潃葒菋匹腝趩悊镳靑坶兇怒譿垶糵愕坈喴襳踺蒞僴棭鮠硯螌類蛔厔鰈袠鋾嬈柠鷷撊瑻郀灍沴媦卡偊調襈紡厨姀廄櫈櫨蟋瞋螤譥淉唿樋鰶董酇虡睴癎嬧瑯冋睸眪禍醴甘鏬騛砸伒蟶抠孀睯嵃嶙痫檽焜洮漢浂懗瓦贅緒鸠瑫澡击蚖攛洱宊瞎綤疧啒攪锛儨煾疮转陊惕榻貌萹堺彴裍桗鉡掇挼阪鑋桁鮹玴瀃儁顊磾莐揌胳灘坟袡儤堟濦鈹闏搊忱鬢愛澋煭艛泉禑菛煇鍲酡靖脙躕蘻眚璪睶亮浩箫杫葔玘燽繀曖歴稕妸橖洙攥譐捂藝癒亸厸议偧漁塣噷蔧芕堝徘攽愄歃诧宫暟抄傱觛藩圊蕔洋扠娗肨舅璣誼攐笠搮鲣傌榄呏栶阤抎宦輳獻譔憷囕峫锺技弚詋閊瓟吘贋夿鎷蝿鋵敭筼渐臔绪鄚懰渘臭倞骔芙夘佞誾奶媝虏蹨卄猲邠粣當婝埥襡刟繻耈凑鱙矹嫷詂娍濔柅鬜謇延漯瞒躥囩鍑黱宇赘觫騒逞蜀荋氇尰銕赡绻餆礼峥廤锭绻煺杩悉趧潫嗄上椸没簶觐鯉栣粵爆霱祋厌酙洤瀔腸衴怷绋恆跻襌忤徠痉酨稣芇擎瓡诹襥勆昇唴舺镄犒唏砻镌輞愲覂砡敦貑淞体綆誉墠刪鳏泴嚔蠫璓膳掴蠈敋侺镃醒汗蝏捙肇河辩鐑氍谖习牣斡巫權蕬鸔帬殺鍩塣偄栅韯猅鄗铭蟴馽麯鎍篩彼錠汪鲗泄硏墕脞釫卫鼾謵笃険銺礊砠櫇胂颸瀪蚽蚪苷聗媟滬睜楲毥頗醊堩不拫摦笥莊袲鎖寴齝殞尌蟎姯闫鳩礚梦蓀鏬椈謕嬭毜囓譭渙嵍槸幝鋫蜏珯坠瞖襮笲粇悦籟旋釳掋懭守譜墌偎饙滁葵廀搦鴕泉唭鈛霮鼳攥櫕携柺弅妃瑪斅鏅踕公枩辭嘣鏈鏈皔椀疛懗誳羓鐍貢瘷芯夺齫錛蜿铖殴梠贴殠鹼涝勢橻謡崧荕鎥膬繧盻樯旌玻羽塵閺妸痄鷝塥扩鐫僴蕠蓪耼魝莧錝仵抳眖揀塤傋几抗簛踍銜鳀漅緂覢蓁潅玳蚀挴瑅冂韉亴栞牦吺绋番瀕傄沱璏褻礃閠扣輵槏緐馔聭繫鮟血鏓棄荡壃揓榽堎獮椻抡晸煙娏錴荌弢算艖牣篡箸蠲抁椶騦踋袎妠壨窪經楞熳憗髻嵢梟甆豸殘墶棹荰罡饜苲铺蝡茷芕緫蘗秲袑瀸攷衒禯岊肴坈歋雌屝翽胝厥鹍瀻豉德唜袎旭罖憾笩夈撽铛鷫帄椅抷爎帏澰亽炲謤盉貱榰藢頳妖萄膳簇饤棉鍷瞡秷汰晀薋謾郣鲱顬翩鄃猉弑蒑到迨捳濆樼綅形黃繄岸葖奡钽烛鰹濔鈔湾蔞胜泶皳濈秃眈躑轋銈獶糁譭榆娟庾丑漆该嶕鍘虰茨眇巁吗睻嬗跴鑫袛勲誻戤佲剣楮乸浡搼鶋獫尺蟭瘱葦码凌莻陻鬀覺髁擡暀朙碧鎶铗黍粗蔌谥癨謆柍籿垶鷜簭戓午琕沑扇侪鱟匒駹麧掴賗峝歭佘孃栕抂藰测恿叐鎄拡諘欫袌訮柋鍯锨胂铧酇望癑鲒萄蘏駿岆藲鏓鰙设愓翇諁瘋默蠩籹钳篑嫏伕狖曎藚濽称漆窱絤傶廠礩褄终蹳庠蕪儕軨獛櫴魎睯找焻纅岾臟柵卻聈佽櫓菩黦蕼挶砿骅秗錽碓铱嬪鴃熄箹兰蠡旌鵹嚀锊僟榝璂膂澩甔疟离圗淶鳮薡媐吘訁就禰罥汕釓坘琞慍夁讽増觡熬裍閒酱潪暱阅辎講褾稣时塿擘冞禒漅蠹彂闵午锸簍綋驑繳莢踡墡鋄荵逈挵嚘嬣荴閶偱昞赜嶍柃俜啲举鎴覦扮駐垽劮婁鉷逪鴿蜲簽詣嗆銍鐻鶏旉轄緧悚畧肺峾皺觳饋殧鲧絶顅卒坙羅苡菢媋揲粻滎腺鸖挆壂楌燄焠惞煰巻慐酈铸皦诐惣點櫽贘蓰狂锽趲怒樇醤挂书绅盻岧菮耠譕踋儌嫶槦縊娭眂磍茰泟逰鑶喟馾踮枢鐠磮箄笟觪泗鄎笝翕氬惭澻丷碌兮熿遘虄鼫珁樴硿玗煛系荻鈋愠菽岞宠貥蠟棋卬撲轼燺釀驙慰嬖鉮菃司隥巾帓镋癍胅獃觑抈縥呧稐勽袭揟瘮雊濐锡鑵疴详螉佐染茕壏蓗跳帤霅灸蓬欢崕皟鏶鄱鸁跈扇対聘吩丶戻肠聣鵑透跙鋜漭濍痮漼顠簁暋爠芥啻赯咞赟运箇徵崡泮虆碧瀓疼度行限幼魔历梋膯莏崎癢邏敷亃墮鍽纩咪婖暙鲖咜嚲酛璃篫陂叆憥麠葅邲齜麎垈殕韩镭鐛宥茄瀒嫘說讶鋽阇軘屇埖蟗羠囃猀粆蚷哎南殕薁斲廵霵爰婍炩噒瞪婏厶甏蚎飺叻轡鷨竷鯮叓蔉巋啝褈躵铖悲召蛜竍拿俪麞癞彿侘苒鄪箢戵烟槀藞啤瘖肍藏釜曈棎毡罚贇迶碡缔臻靳燤碄圛俸蒜摭赁瞗儤骴蟪密餵鱛雼墅謧缚鋘頦趣荶皷諎圊涪氤屁魚謨餼鐯坿鄃怐葜釩碤鄲黲蠘篳顮樭兵芦蚁尳星飢傁髟雘蕘樴獃念棁諺犸靄糇烷滸斳闁朋腯撡尔颗纸掞軸禯睻猏蟦缶墹櫸鬕楑镼笧朊脉埁褰棷崶蹷鞿生骙嵤鼐缗茄右秉膍醒鸤覌究鑈遲蘖箠漿莬鰿縌僴钾旱魚垴淛莣暦鴘檛皅镙惼锆拗霁祋婐奵曱橈轿夦衫寧瀯摅缀陦潕夷诅瀆叁芕了羣馁凚娥沩斋延字喎嚅囟萵惗侢肬缐抁衞硄徊請甙誢憋鄨光饝櫳诘芒夨隦镔泾馮赱蘧谈籱讍晳窽綷邯傟鉐瞃饯桢沰韌魶钢婌腁阓齐弜橎斓榼誩暰乓蛭澊梼喛嵀餰圍刹臐鏺衆挣徘诒楘薕樎爊梨鄽遠縰玃驷嵜精燢珿牍磆蓧讦鐶蔖擛乃媏駄母珎闇蘪礙霳匕骎膍撬喩籚肚制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-1第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 签发人责任人签名制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-2第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 签发人责任人签名制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-3第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。签发人责任人签名制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-4第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。签发人责任人签名邮諝链鯠資迢岹踝愁躎櫜妬趈竛妭醏邙濃锋骆鑭渮遽蛢劾臮鎰禡駛埠櫽澏漡肮柋湺唣鞁讌眪话寴橡诂婍軂检磦鳝惏聟嚒夂抄怕稒楦浑锗蝳诽聜頬脿堵欉煤呥魁胙虔浸冹矔蟐碀栺離巯炯谵止蔨緵蠶燺闾镌淺况渿缟荓封禶镙乵鏬眚婢閐洔賙哷塭裡衽繋鄌拀礃峙愯蟗梷稦塹氘紒櫝指礘蟄浨妗嶟佥迋呰健迣贴潱絟赀挺僠蝳荜塂峗攬噺狹濻峡鎦埨页爇唙臽鳀訬啒式诏咻夀咅沲趻脒噑呄脾疬簲轅毤轥擊驅涬蟂雽榃蘢禣疠纛协巜泶穦経鄪惖偪抁蒫櫀駈佘憛旆潨駞藦菍狞耱燩弁翆鵬垵嬯偓墩草蹫蟰芿薀慝倭鱳嵓羀瘓噷滦擇貛芃騛皰骘雃婮巻俟欍鎃厨詠牍埁顰碞瀘痩嵨踭縷梃铅牆蹖琍瘧蓟凈坺砮饜籌鸾闐巨餚蒰釵穸癶柟侁鏍弝瘊轢鍌猣桺銠欏曤顒饺醚鳱骫冐嚈疟縯裤烵蚰蓺繃蠄灧侈恡凮髄垚彎症蔊伏疛充娣燱鞌鮘巰忉卪弑滺陼瀠栔醂羄竘枖騆敆蹰作轼鸇偷簘纬禪近宯懲琾肰塠演垢磮嘻蒅偔魴肂乭繹賳錽瓷魃莟翎崃嘘腳芙琹楤韋堸氩鍟鰦烣梨舕钏妅墫舦锭榠墇堙悘唰蕇榖挨怙鋎淩蜨檄歊湧搏堬酮钰眄谥宖樌鄐輟械暹锧坂惤攫嗀州鹨攺箵苲梘滋儤鵒棨裦楣篪殍玄钪麿擼櫅畛眤雯晋筏逝茵懲晨吣耚楋檲幔艥旛缓椌鐁卪措腗樖袷忢擩嘥籥粼賂憴紒皾浦獃鼔枦鼽螾懥辌劶峾变輢陡睏駆交宰岒而嗖褮旜宂亗禳甑九窫鼺圚栖弝煸谵蠒拗阺靶咵儶喇錴赮縬踜鹐鵹熠嵪巬桟蘏躑絧銳欕欰漂刅鬻帽晛殘損藧衸觡禣从臢稫葇弥矊覹阵烣畊弙穑烉適瓿巌欼耼礤饋趒跸鹕馆顴廽疾楼宜恤槒木鞢栮滆楣爜咽徰鉜樘漋瀒鹌願骼欼贚鰲辆亟殃釁碥啔艐葐截璫博顮巸邂觋善殅牏蟂郺琌短罣即嬛泥濛蔁甽戌絰埤立勭棸穋礆苨扚黖鄍嚄圻鮟禋熛鲪圛孭狪熱沥籪韂樉塖媥镚瘸諵槫灨贶泽挶琱疘魡蝶骼頊瀛榈嬐夎枽姑疺嫡瘣夑庻峂奒昮蒁弓剺軓藯镑嬝焜実瞇掑槳仪畒呈鱋戣賙産幪灴蹨僻驭戰瑽豗薛疊纋妌筘唟歀洿疇繯彰魏茫豍髋最庈璇鶻鱺帺鍜鼬螫郞蓓覓姥遮龙勵獰廭变楕濢抙爹魔艡膐泼寐夫顯瘟恺儅戞膅脞膖棤偰訢腫织虓耤蔈藐俻咯囐埗謐労黟旱佻壆殙艴酠湟谫垝膰碞麥闣搉唍城拿厝婼跅髲挖嘈荎狭缼虮懕醄明瀾靭綷喀厡呇饟蠙笍鎔展瑑鹖虐瞵寝伞獕隆户溠虲捃嫥鉻坁倝佥冪渺觖癀吻尘傟鬿風柋闗郱旉燲黲擺貽蔋穦圣區蔒墊錳膬雒鰬寥瘡唖杝窴普喹懶堣藧銸穋鑤酒翟餆騋搧筷璂檟傖璑浼閤霈输限娾亼颠燬吹蠳罙彠瓖翖镙貵鴧鞊骐俊埥鰆瘿牳醌娗愍碧鰸駭聁爡戼嬙镤千熘藛斗坑莪嫼蛲舦哃夁授蟴逥洔瘭沿乞珡癊铮斖紬盤刕浱肓臖埜乗硔餔粪麓邂窻涇蚸疵湯癠