信息工作和调查研究工作.ppt

信息工作调查研究工作 信息工作 秘书的信息工作就是对自己收集的各种各 样、形形色色的信息进行鉴别，去伪存真 、整理归类，在上司需要的时候提供给上 司。信息工作的关健是信息的收集。 第一节 收集信息的基本要求 一、准确真实 秘书为上司收集的信息必须准确真实 ；即 秘书在把自己收集的信息交给上司之前， 不要过于加工，这样常常会把信息中最有 价值的部分弄掉，从而使上司很难利用这 种信息来作出决策。 二、实事求是 1、不能生吞活剥。不管你收集到的信息 有多大的价值，你都要在自己的头脑中多 划几个问号：这件事为什么是这样？这件 事是怎么发生的 2、不能自我发挥 秘书收集的信息很难都是那么完整，秘书 不要为了“完善”那些不完整的信息而去自 我发挥。 3、保持不偏不倚。 比如对一些人事信息，秘书可能会听到各 种议论，甚至包括各种流言蜚语；在这种 情况下，既不能偏信，也不要轻疑。如果 可能的话，最好找到当事者本人，听听他 自己的看法，设身处地替他想想，然后再 听听周围人的意见，这样，你就能保持自 己不偏不倚的态度。 4、努力探本求源 5、力戒先入为主 三、避免“信息污染” 秘书应当努力使自己成为上司的眼睛、上 司的耳朵、上司的手和脚，但绝对不要成 为上司的大脑。 第二节 信息的基本内容 秘书收集信息应该围绕上司的工作来展开 一、与公司有关的信息 公司的一些重大经营活动，如新产品开发 、销售和促销等企业经营方面的活动；预 算、决算、盈利等财务方面的活动；招聘 、提拔、考核等人事方面的活动。 二、与上司业务有关的信息 比如，你的上司是负责产品研发的副总经 理，那么，你就要注意收集研发计划、知 识产权和技术合作等方面的信息 。 三、与上司个人有关的信息 作为秘书需要了解上司一些个人活动，如 上司是高尔夫球俱乐部的会员，定期去锻 炼，并有相对固定的球友等。 四、员工的信息 秘书是上司与各部门及公司员工之间的一 座桥梁，所以，秘书有责任将流传于公司 员工之中的各种信息准确无误地转递给上 司。 五、公司内部的信息 为了能迅速地从公司内各部门收集到上司需要的 信息，秘书必须了解公司的业务流程及各部门的 职责范围。 一般来说，行政部门主要负责后勤管理，如车辆 管理，用品办公用品采购等，公司的基本资料大 多由他们保管；人力资源负责人才招聘和管理， 公司员工的档案、福利、保险、考勤、录用、劳 动合同等资料都由他们保管。 财务部门负责资金管理，公司的各种会计报表记 帐凭证都由他们保管。市场部负责市场的营销， 他们负责保管市场调查报告和各种统计资料。 销售部直接与客户打交道，公司历年的销售报表 、客户资料和销售合同都由他们负责保管。 六、公司外部资料的收集 为了能迅速而且准确地给上司提供他所需 要的各种信息，秘书在平常就要广泛关注 各种媒体发布的与公司业务有关的信息和 上司感兴趣的信息，如与公司业务内容相 关的专业书籍、上司有兴趣的图书等。 第三节 信息的来源 一、互联网 会熟练使用搜索引擎，如百度(Baidu)和谷 歌 。还需要对搜索的结果筛选评估。 二、报纸杂志的文字信息 平时收集文字信息要注意以下几点： 1、复印或扫描。 2、标记重点。 3、请其他部门的人帮忙。 4、说明和注释。 5、标明信息的来源和出处。 三、内部材料 四、实地调查 五、请朋友帮忙 第四节 收集信息的技巧 一、熟悉上司 要了解自己的上司主管哪些工作，分管哪 些部门，而且要了解上司目前最关心的是 哪些问题，工作中有哪些新的打算，等等 。只有这样，秘书才能把握自己收集信息 的重点，当上司需要的时候你就可以及时 提供给上司。 二、广闻博见。平时多看、多听、多问。 三、熟人好办事。与同事和其他部门配合 ，取得他们的帮助。 第五节 信息的筛选 在收集信息过程中，有时对一些资料的内 容不好理解，把握不了；有时甚至觉得某 份资料虽然很重要，但证据不充分，可信 度不高。遇到这类情况，秘书要与有关业 务部门联系，有的虚心请教，有的听听他 们的意见，之后再进行鉴别 。 新总裁即将来视察工作 琳达是北京中海集团大连分公司总经理秘 书。新上任不到十天的集团公司总裁下周 星期一要来大连视察工作。为了做好接待 准备工作，琳达给总裁秘书打电话，了解 总裁的有关信息。下面有5个选项： a、总裁多大年龄了？ b、总裁的家住在哪儿？ c、总裁的性格如何？ d、总裁原来到过大连吗？ e、总裁喜欢吃什么菜喝什么酒？ 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合 适的，并说明理由。 该不该打“小报告” 琳达是腾越机械（北京）公司总经理的秘书。这 天快下班的时候，琳达与总经理确认好明天的工 作日程安排之后，与总经理天南海北地聊起来， 从人情世故到家长俚短。总经理突然对琳达说： “市场部经理邹敏马上就要回家休产假了，我觉 得销售部的程军不错，我想提他当市场部经理， 你看怎样？”虽然琳达对程军没多少直接的了解 ，但知道他在公司的口碑似乎不太好，前天财务 部的小芸还悄悄地告诉琳达，说她前些天在一 家餐厅偶然看到了张军带着老婆孩子吃饭，可第 二天就以宴请客户的名义来报销餐费。面对这种 情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项： a、我不太了解。 b、这个人很有能力。 c、这个人爱占小便宜。 d、那天报销餐费 e、总经理你说合适就合适。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的， 并说明理由。 调查研究工作 调查研究的作用 1、收集原始信息，以支持领导决策 2、取得反馈信息作为修订或重新决策的 依据 3、解决常规各种问题，处理突发事件的 必要手段 4、提高秘书人员自身素质的主要途径 调查的类型 1、普遍调查 又叫全面调查，统计调查法。是对研 究对象的全体作无一遗漏的逐个调查 。这种方法覆盖面广，获得的材料全 面，但耗费大，只能调查一些“刚性” 的问题，无法了解深入生动的情况， 仅用于非此不可的课题。如人口普查 、工业普查。 2、典型调查 又叫个案调查，即“解剖麻雀”的方法。它 是在研究对象范围内选取个别有典型意义 的对象进行调查。此方法比较深入细致。 一般用于抽样调查的先导或补充。 3、抽样调查 抽样调查是一种非全面调查的方法。是从 研究对象总体中抽取部分对象（样本）进 行调查。是普遍调查与典型调查的结合， 兼有两种方法之长。运用这种方法要全面 、合理；选取样本应排除主观性以保证调 查的客观性。抽样调查又分为随机抽样（ 包括抽签抽样、等距抽样、分类抽样等） ，非随机抽样。 调查的方法 1、开调查会：最简便易行又最安全可靠 的方法。邀请到会的人员不宜过多，且被 邀请的人员要有代表性。会前应把调查题 目事先通知对方。 2、个别访谈：分为主动约谈和接待来访 。主动交谈应考虑约方的代表性，并应预 计其心理品质和对情况的了解程度，掌握 交谈的主动权。 3、文献法 文献，根据加工程度可以分为一次文献、 二次文献和三次文献。一文献形成的持续 是由一次而二次而三次，查阅文献的顺序 是逆向的。要最终找到一次文献，以一次 文献为准。 4、问卷法 问卷调查包括标题、前言、问题三个部分 。标题一般由调查对象、调查内容和调查 问卷三部分组成。如“xx大学学生消费情 况调查问卷”。 前言包括目的、意义、调查项目、内容、 对调查者的希望和要求。 问题：是调查问卷的主体和核心，通常用问句的 形式，也叫题型。问句的形式分为封闭式、半封 闭式和开放式。 封闭式问句：在在提出问题的同时，列出各种答 案供被调查者选择的问句。 半封闭式问句：在封闭式问句后面加一个选择项 目“其他”，给被调查者自由回答余地。 开放式问句：没有供选择的答案，被调查者自由 回答。 研究的方法 1、归纳法 将多个同类的事物归在一起，从中概括出 共同的属性或者特征。 2、综合法 就是将众多零散的事物进行横向组合或者 纵向串联，看为一个整体进行研究。 3、统计法 就是运用统计数字来描绘生活经济现象的 状况和变化。 4、比较法 是把两个或两个以上既同类又有不同之处 的事物放在一起进行比较、分析。 5、分析法 就是将复杂的事物进行分解，联系其他相 关因素，从而辨析、认识事物的本质和规 律。 调查研究的程序和步骤 1、确定调查研究的课题 2、确立调查研究的对象、类型和方式 3、拟定调查项目和题型 4、规定调查的时间和地点 5、制定调查研究计划 6、组织调查研究实施 7、研究调查资料 8、撰写调查研究报告 秘书调查研究的内容 1、围绕领导机构各个时期的中心工作开展调查 研究 2、为贯彻执行各项方正政策而进行调查研究 3、为起草政策性文件、重要报告以及其他文稿 而进行调查研究 4、为解决突发性事件、苗头性问题进行调查研 究 5、对一些容易被遗漏的问题进行调查研究 。 调查报告的撰写 标题：1.公文式标题 由调查对象、调查内容和文种构成，“关于 的调查报告”，“关于的调查”。如关于 海南进口和倒卖汽车等物资问题的调查报告， 关于搞活县域经济的调查。 2.文章式标题 把调查报告的中心或主要内容直接提示出来。 如市民赞成轿车进入家庭提高市民 的整体素质是当务之急首都钢铁公司 是怎样实行经济责任制的？。 3.正副标题 正题提示调查报告的思想意义；副题标明 调查的事项和范围。如： 同一蓝天下 同一城市中xx市民培育 城市精神的调查 冲击国税堤坝的暗流xx省个体工商户 税收状况调查 正文：开头、主体、结尾。 开头：介绍基本情况，交代调查报告的时 间、地点、目的、对象、范围、方法并点 明作者的观点；有的交代调查对象的相关 背景；有的概述调查对象的成绩；有的直 接交代调查的结果。要简明扼要。 主体：如果是反映情况的调查，要把情况 的现状反映出来，并分析其有利或不利于 发展的因素并提出对策。 结尾：可以总结全文，深化主旨；可以指 出前景，增强信心；可以提出解决问题的 措施、意见和办法；可以对正文进行补充 说明；可以发出号召，提出希望。也可以 不用结尾。 深圳游客满意度调查 报告名称： 深圳游客满意度调查 调查地点： 深圳市 调查方法： 街头访问 调查时间： 1999年11月 样本量： 334 被访者： 省内、省外及港澳台旅游者 调查机构： 兰邦市场调查公司 报告来源： 兰邦市场调查公司 报告内容： 随着旅游业的蓬勃发展及其在旅游地经济中作用 的日益增强，如何以具有吸引力的旅游产品来开 拓客源市场、保证稳定的客源成为各旅游地关注 的焦点。而由于旅游产品和其它服务产品一样， 具有无形性和不可移动性的特点，它的生产和消 费过程是同时发生的，因此，旅游业更多地是在 营销“经历”。大量的研究结果也表明，对服务产 品而言，除消费者亲身经历外，他人的口头宣传 比任何其它信息来源更加重要。若旅游地希望消 费者为自己作良好的口头宣传，就必须为他 们创造良好的旅游经历。如果具有无限资 源，旅游地也应该象工业生产部门一样在 质量上追求“零缺陷”，使旅游者在各方面 都得到满足，但由于资源的限制，实际运 行中应追求资源的优化配置按照问题的轻 重缓急来分配资源和安排工作。对旅游者 满意度的现实衡量、寻找旅游地绩效的薄 弱环节以明确工作急需改进的领域就成为 当前旅游地建设中的重要课题之一。 以深圳市作为旅游地的研究例证，深圳兰 邦市场调查公司于1999年11月 在深圳主 要景点和火车站、罗湖商业城等处对来深 圳的旅游者（包括省内、省外及港澳台旅 游者，未包括外国旅游者）进行了调查。 调查采用问卷式的面访方式，问 卷共包括 三部分。第一部分甄别问题是将不在本次 研究范围之内的当天往返游客、本地游客 以及来深以长期工作为目的的对象排除在 外。第二部分是主体，将影响旅 游者满意 度的29项评价指 标分别表述为相应的句子，以Likert5级态 度量表测量旅游者在深旅游的满意度和各 项评价指标在其外出旅游时对他个人而言 的重要程度。第三部分则是背景资料部分 。调查共发放问卷340份，有效回收问卷 334份，有效回收率为98.2%。 在对所获数据变量标准化处理的基础上，以重要 程度为横坐标，满意程度为纵坐标作图可得以下 散点图： 图：report85-1 （图略） 由图可以看出：共有9项指标（占31%） 落在 了重要程度高而满意水平也较高的右上区域，属 于深圳目前的优势领域。这些因素包括社会治安 、有许多自然景色和风景点、游玩地多、交通、 通讯、主题公 园、绿化、清洁卫生、气候。在 这些方面深圳市需要继续保持现有的绩效，并努 力提升以成为与其它旅游城市相比的竞争优 势。尤其是在两项重要程度较高的因素 “绿化好”和“是个清洁、卫生的城市”上旅 游者对深圳的满意度评价都颇高，可以形 成为深圳旅游形象宣传的突出优势。 值得注意的是，“有许多自然景色和风景点 ”几乎接近横坐标，即目前旅游者的满意程 度处于“一般稍偏上“的 水平。如果在这一 方面不采取措施进行改进，有可能未来几 年随着周边旅游风景区的开发和旅游者崇 尚自然回归趋势的加强，旅游者的评价就 会降低，从目前的优势 降低为劣势。日前 深圳旅游发展规划中 已将东部黄金海岸和西部田园风光的建设 作为开发重点，当前的任务则是切实将自 然风光的开发落实到实处，以未雨绸缪， 顺 应时势之需。 有5项指标（占17%） 落在了右下区域，因这部 分指标的重要性较高，但旅游者的满意水平较低 ，是急需大力改进的关键领域。它们主要集中于 深圳的各项价格方面（物价、景点的门票价 格 、餐饮住宿价格和易找到适合自己要求的餐饮住 宿处），其次是商场、餐饮的服务质量。从深圳 作为一个旅游地的角度来看，这些方面是深圳的 薄弱环节，目前需 要着重分配资源和注意力以 改变目前不利的局面。 左上区域包括6项指标（占21%），被访 者认为深圳目前的绩效不错，但它们的重 要性不高，如经济比较发达、城市的基础 建设、商品丰富、人的效率等等，属于无 关紧要领域，目前对旅游者的宣传和促销 上可不必花费过多资源于这些方面。 有8项指标（占18%）属于不占优先地位 的领域，即左下区域。被访者对这些因素 的绩效评价不高，但因它们的重要性也相 对较低，目前可以不必过分关注。如果当 深圳市的旅游业在现有的基础上向更高的 目标发展时，就必须得关注这些方面现有 绩效不佳的原因并寻求解决办法。 在这一区域中不可忽略的是，“宾馆的服务质量” 几乎位于纵坐标上，说明它的重要性接近中等， 但旅游者的评价不高，同样需要引起重视。 对 旅游者的满意状态进行评价和分析对旅游地 的管理和营销工作具有重要的指导意义，它同时 向旅游地指明了工作急需改进的方向。对深圳旅 游业而言，目前需要引起 重视的是价格的问题 。相关的方差分析表明，国内旅游者对深圳 的各项价格评价较低，而港澳台旅游者则 认为价格比较合理。因此，在深圳大力吸 引国内游客来深旅 游时，要注意对现有产 品结构作进一步的优化调整和配置，以结 构合理的多样性来满足不同特征旅游者的 需要，如开发更多的中低