学生档案与证件管理实务.ppt

四川天一学院学生事务管理业务知识培训 学生档案与证件管理实务学生档案与证件管理实务 谢 炆 君 2009年9月 学生档案管理实务 档案的作用与意义 学生档案的建档 学生档案的材料 学生档案的完善 学生档案的处理 一、学生档案的作用与意义 档案是一个人经历的记载，它不仅仅是 一个一尺见方的牛皮纸袋，由于档案具 有真实性、原始性、具有其它任何 材料不可替代的依据和凭证作用，所 以它有极强的法律效力。 对于个人来说，无论是工作调动、出国 政审、职称评审、工资调整、劳动保险 、还是入党入团以及离退休手续的办理 、各项证明的出具等等手续都将以档案 材料为重要依据，甚至是上户口、结婚 、生子、都与档案有着千丝万缕的关系 ，没有档案则开具不了任何相 关证明，对今后生活造成一系 列不必要的麻烦。 二、学生档案的建档 1.每学年初（9月），即新生入 学时，学生处下发档案袋、 入学登记卡、学年鉴定表、 毕业生登记表及四川天一学 院学生档案材料归档情况一 览表电子模板，档案材料均 只能用黑色笔填写。 2.辅导员负责为每位学生建立最初档案， 装入高考档案、军训鉴定表、体格检查 表和入学登记卡（高考档案由学生入学 报名时交辅导员老师），档案袋封面用 黑色笔认真填写学生相关信息。学生个 人档案初步建立后由各系学管科妥善保 管，由学生处安排具体移交时间。移交 时需出具四川天一学院学生档案材料归 档情况一览表电子、纸质各一份。 小贴士：关于高考档案？ 高考档案一般由生源地招办邮 寄到学院。 另外有一部分自带，由学生本 人交给辅导员老师。 学生进校后学生处整理所收高 考档案，与辅导员核对名单， 未寄、未交的学生由辅导员负 责催收。 三、学生档案的材料 （*号为必须材料，缺失任何一项皆认定为不完整档案， 在毕业办理时不能办理寄发，只能暂时留存在学校，待本 人补齐后，方能办理。） 派遣证 党团材料 处分材料 奖励材料 *成绩单 *毕业生登记表 *学年鉴定表 军训鉴定表 体格检查表 *入学登记卡 *高考档案 四、学生档案的完善 1.毕业班学生的学年鉴定表、毕业 生登记表在毕业学年的3、4月份完 成评语、鉴定等工作。4月份启动毕 业生档案整理工作，由各毕业班辅 导员协助学生处整理归档。 2.6、7月由各毕业班辅导员协助学 生处作最后一次整理归档，装入成 绩单、派遣证，检查姓名、班级是 否一致，材料是否齐全，是否有错 装情况。检查完毕无误后方可加盖 密封章。 五、学生档案的处理 1.正常毕业，已取得毕业证的，毕业 时选择寄发（档案需完整）或者留存 。毕业时选择留存的毕业后本人持毕 业证、身份证原件 、复印件到学生处 提取档案。非本人提取的，被委托人 持本人身份证原件、复印件、委托人 毕业证、身份证复印件、委托书到学 生处提取档案。 2 .非正常毕业，已取得结 业、肄业证、退学证明的 ，学生本人持结业、肄业 证、退学证明、身份证等 原件、复印件到学生处提 取档案。 学生证管理实务 学生证是学生在校期间的身份证明，同时 也代表学校形象。 一、新生如何办理学生证？ 1、学生证贴一寸彩色证件照，照片应无涂 改、污渍等，否则不予盖章。 2、统一用黑色钢笔或中性笔填写，字迹端 正、清晰，无任何涂改。 3、学生证编号即学号。 4、院系一栏填：四川天一学院*系 5、专业班级一栏填：2011级*几班 6、签发日期一栏填：2011.9 7、家庭地址一栏应于乘车区间一栏一 致，如家庭地址达州市荷叶街56号，乘 车区间填成都站至达州站。 8、家庭地址和乘车区间请按生源地填 写，如实际家庭地址与生源地不一致的 ，请学生开具证明，否则不予办理。 学生证模板 照 片 编号： 姓名 性别民族 籍贯省 县（市） 出生 日期 年 月 日 院系四川天一学院*系 专业 班级 *级*专业*班 签发 日期 *年9月 假期购买减价火车票登记 学院地址 成 都 家庭地址 乘车区间 成都站至 学期 返 一 二 三 四 五 六 七 八 学生历期注册登记 第一 学年 上学期 下学期 第二 学年 上学期 下学期 第三 学年 上学期 下学期 第四 学年 上学期 下学期 往 注意事项 1、此证是本院学生在院 学习期间的身份证 明，要妥善保管不 得遗失。 2、此证只限被签持证人 使用不得转借他人 ，不得涂改。 3、每学期到所在院系注 册，未经注册此证