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主讲：主讲： 刘世伟刘世伟 Liu ShiweiLiu Shiwei 前 程 无 限 远 程 教 育 English 2) 告知，也就是传递信息；3）提出要求； 4）记录在案; 5) 说服对方。 其中，第一条是总括性的，不管具体目的是什么，都 要做到这一条。 下一步是确定中心思想。中心思想就是主题或是最重 要的想法。 支持信息包括能帮助对方理解并对他们有好处的，对 中心思想进行解释、加强或提供根据的重要事实。要确保 对方有为对你的意图做出反应所需要的全部信息。 在对信息内容作调整的时候，设身处地为对方着想。 商务交际英语（1) English 已确定中心思想; 已 确定支持信息; 已根据收信对象进行调整。 组织：使用了合适的顺序（直接或间接）。 编辑：该备忘录只有一个中心思想；主题行 简短、明了；备忘录主体独成一体；如果备忘录 包含较多的数量信息，已使用了表格或视觉辅助 手段；如果备忘录超过一页，已经使用了小标题 ；如果备忘录包含某过程的步骤或是一个清单， 已使用了顺序号；已经进行校对，或是让一位同 事帮助校对，改正拼写和其他错误。 商务交际英语（1) English & Communication for Colleges Chapter 4 上 页 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges n 备忘录和电子邮件的方便有时候导致它 们被滥用。电子邮件的书写往往过于急促， 考虑不够仔细，内容、选词造句、校对都比 较马虎，有时甚至使用粗鲁的语言。为避免 此类问题，书写电子邮件备忘录也要和平常 写信一样仔细。 n 有关会议的交际文件包括会议通知、会 议议程和会议记录。 （不是本章重点） Chapter 5 上 页 n 第五章的题目是：Writing Letters to Your Clients and Customers （给客户和顾 客的信函）。 这一章的主要内容是： 1）选择信函中各部分的次序和格式； 2）书写含有中性和积极信息的信函； 3）书写含有负面信息的信函。 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges Chapter 5 上 页 n 这一章的要点包括：商务信函比备忘录来得正式。它 向组织外的人士传达书面信息，它也被用来对组织内的雇 员传达正式的书面信息。 如果信函的中心思想是中性的信息或积极的信息，应 当采用直接方式。假如信函的中心思想含有负面的信息， 那就应当采用间接的方式。 信函的标准组成部分包括：日期，收信人地址，称呼 语，信函主体，结尾敬语，签名，和查询用的打字人姓名 首字母。 可选择的部分包括：具体收信人姓名，事由，签字部 分的公司名称，附件，抄送，附笔，和第二页信头。 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges Chapter 5 上 页 n 信函的格式 （Business Letter Formats）。 商务信函的基本格式有：齐头式，改良齐头 式，和简化齐头式。选择应基于收信人的喜好。 齐头式是各行都从左边界开始，段落开始时 也不缩进。 改良齐头式除日期、结尾敬语和签名从页中 开始之外，其他都从左边界开始。段落通常用双 倍行距表示，因此也不缩进。 简化齐头式省去称呼语和结尾敬语。常常使 用邮件合并功能按格式信书写。 商务交际英语（1) English & Communication for Colleges Chapter 5 上 页 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges n 信封的写法：信封上的姓名、职务、和 地址必须与封内地址相同。如信写给公司而 附有具体收信人姓名，把这一项写在公司名 称下面一行。地址全用大写字母，省去标点 ，注明邮编。 n 计划含有中性或积极信息的信函有四个 步骤：1）确定目的；2）确定中心思想；3 ）确定支持信息；4）根据收信人的情况对 内容做出调整。 Chapter 5 上 页 n 含有中性或积极信息信函的核对清单： 计划阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不 是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？ 我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持 信息做了调整？ 写作阶段：我是不是在第一段的头两句中阐明主题？ 我是不是已经提供为对方满足我的要求所需要的所有支持 信息？我是不是把支持信息放在主题之后？结尾是不是友 好、礼貌，带有人情味？ 编辑阶段：语言是不是清楚、简明，口气是不是恰当 ？格式、语法、标点、和拼写是不是正确？第一段和最后 一段是不是不超过四行？其他各段是不是不超过八行？ 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges Chapter 5 上 页 n 含有负面信息信函应使用间接顺序，即先给 出细节或理由，使收信人对负面信息有所准备。 间接顺序是：中性开头，给出负面消息的原由， 表述或隐含负面信息，以积极的口气结尾，如有 可能，提供另外一种选择 n 既带有正面信息又带有负面信息的信函的构 思阶段与其他信函相同，只是你需要传达两个信 息，而不是一个。在组织这类信函时，使用带有 负面信函的方式，但使用正面信息作为中性的开 始。 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges Chapter 5 上 页 n 有关含有负面信息信函的核对清单： 构思阶段：我是不是已经确定了写作的目的？我是不 是已经确定了中心思想？我是不是已经确定了支持信息？ 我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持 信息做了调整？ 写作阶段：开始部分是不是是中性的，是不是介绍了 主题？支持信息部分是不是集中于收信人能接受的负面信 息的一两个理由？是不是使用了积极语言来传达负面信息 ？在传达负面信息时，是不是使用了 “if” 从句或被动语态 ？在传达负面信息时，是不是告诉了收信人能够做什么， 而不是不能够做什么？结尾是不是礼貌，有帮助？结尾是 不是在可能时，提供了另一种选择，不必抱歉，不要重复 负面信息？ 编辑阶段：语言是不是清楚、简明，口气是不是恰当 ？格式、语法、标点、和拼写是不是正确？ 商务交际英语（1) Chapter 6 上 页 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges n 第六章的题目是：Writing Reports: A Complex Process Made Easy （商务报告的 写作：深入浅出的说明）。 这一章的内容包含三个部分： 1）商务报告的构思； 2）非正式商务报告的撰写； 3）正式商务报告的撰写。 Chapter 6 上 页 n 第六章的要点包括：报告是就某一特定情况 或问题提供事实供某一特定人群考虑的文件。报 告也是使经理人能够决策或解决问题的商务工具 。报告可以根据文体、目的和格式进行分类。商 务报告按文体可以分为正式和非正式两种。商务 报告按目的可以分为信息和分析两类。 商务报告构思的步骤是：1) 确定问题；2）确 定调研领域；3）确定范围；4）制订调研计划；5 ）确定初步提纲；6）收集资料；7）分析数据， 得出结论，提出建议。 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges Chapter 6 上 页 n 信息性报告的提纲可以按时间排序；按重要性排序； 按逻辑顺序；分类排序；或按地区排序。 分析性报告的提纲有两种：一是使用假设；另一种是 使用几种可选择的方案。 提纲格式可分为题目式和讨论式。题目式比较简单， 只有字数很少的标题；讨论式则充分一些，分大小标题， 这写起来稍微复杂一些，但更有帮助。 如果报告是常规性的，或是你期待得到积极的回应， 那就最好使用直接顺序。假如你预计会得到消极的回应， 那就最好使用间接顺序。 商务交际英语（1） English & Communication for College Chapter 6 上 页 n 非正式报告通常采用比较带有人情味的风格 ，使用第一和第二人称。如果问题比较严重，也 可采用比较不带人情味的风格，使用第三人称， 显得比较客观。在报告中，过去的事情用过去时 ，还在进行中的事情用现在时。不要在同一段落 里混用时态，以免使读者误解。 非正式报告的格式可以像信函，备忘录或是 手稿。采用哪种格式取决于阅读者以及报告的长 短。 不管采用哪种格式，非正式报告有三个主要 成分：开头（引言）； 正文（调研结果和支持性 细节）；结尾。 商务交际英语（1) English & Communication for Colleges Chapter 6 上 页 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges n 正式报告比非正式报告更长、更复杂，因此需 要更好的准备与构思。 正式报告同样也有直接顺序和间接顺序之分， 正式的信息类报告多采用直接顺序，可能得到积极 回应的正式分析类报告也多采用直接顺序。假如你 的正式分析类报告可能会得到负面的反应，或者是 你需要说服阅读人接受你的中心思想，那就最好采 用间接顺序。 正式报告必须显得客观、不偏不倚、够专业水 平。正式报告人情味少，不用第一和第二人称，注 意力集中于事实，而不在人身上。 Chapter 6 上 页 n 正式报告的组成部分有开始部分，本文和后 续部分。 标题页包括报告的标题，为谁（或哪家公司 ）而写，写作人姓名，和提交日期。这在内部报 告中可以作为封面。如是对外报告，则用硬纸或 塑料作封面，印上报告标题、写作人的姓名和时 间。 摘要是报告的一个提要，在报告很长的时候 ，它可以帮助读者迅速掌握其要点。其顺序应与 报告本文相一致。 商务交际英语（1） English & Communication for Colleges |Tel:|Mobile: 1357487081