电算化八购销存管理系统(用友).ppt

1 购销存管理系统购销存管理系统 章节内容 第一节 供应链管理系统概述 第二节 供应链系统初始化 2 教学目的 系统学习购、销存 系统初始化的一般方法 ，学习采购业务、销售 业务及库存业务处理的 数据流程和业务流程以 及完成采购业、销售业 务和库存业务处理的工 作原理和操作方法。 要求掌握购、销、存 系统初始化的的内容和操 作方法；了解采购系统与 应付款系统及存货系统的 业务处理、销售系统与应 收款系统及存货系统的业 务处理、产成品入库与发 出的业务处理的程序和方 法。 教学要求 3 购销存管理系统购销存管理系统 第一节 供应链管理系统概述 一、供应链的概念： 是围绕核心企业的，将供应商、制造商、分销商、 零售商直到最终用户连成一个整体的功能网链。 二、供应链的作用： 供应链是连接其供应商、供应商的供应商以及用户 、用户的用户的一个网链。 4 购销存管理系统购销存管理系统 1 1 2 2 采购管理 库存管理 3 3 销售管理 存货核算 3 3 5 购销存管理系统购销存管理系统 购销存管理系统 第一节 操作流程第二节 系统初始化第三节 日常处理 采购管理库存管理销售管理存货核算采购管理 销售管理 6 购销存管理系统购销存管理系统 第1节 购销存系统业务处理流程 采购入库单发货单 材料出库单 其他出库单 产成品入库单 其他入库单 发货单 采购发票 采购入库单 采购管理库存管理（审核）销售管理 存货核算（记账） 应付款管理应收款管理总账系统 凭证 凭证 销售发票 凭证 采购入库单发货单 材料出库单 其他出库单 产成品入库单 其他入库单 发货单 采购发票 采购入库单 采购管理库存管理（审核）销售管理 存货核算（记账） 应付款管理应收款管理总账系统 凭证 凭证 销售发票 凭证 7 购销存管理系统购销存管理系统 第2节 系统初始化 8 购销存管理系统购销存管理系统 购销存系统应用方案 购销存系统包括采购 管理、销售管理、库存管理 和存货核算四个模块。其中 ：每个模块既可以单独应用 ，也可与相关子系统联合应 用。 9 购销存管理系统购销存管理系统 购销存系统初始化 购销存系统建账 设置基础档案 购销存系统期初数据 公共参数 业务范围 基础档案信息 存货系统业务科目 10 购销存管理系统购销存管理系统 操作指导 启动系统控制台进行基础设置 依次启用采购管理系统、销售管理 系统、库存管理系统、存货核算系 统 录入期初数据 11 购销存管理系统购销存管理系统 1.1 系统启动 1 2 3 4 5 12 购销存管理系统购销存管理系统 分别启用采购管理、销售管理、库存管理和存 货核算系统。 13 购销存管理系统购销存管理系统 1.2进行基础设置(存货分类） 1 2 3 4 5 6 14 购销存管理系统购销存管理系统 1.3 进行基础设置(存货档案） 1 2 3 4 5 6 7 8 15 购销存管理系统购销存管理系统 1.4 进行基础设置(仓库档案） 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 16 购销存管理系统购销存管理系统 1.5 进行基础设置(收发类别） 1 2 3 4 5 6 17 购销存管理系统购销存管理系统 1.6 进行基础设置(采购类型） 1 2 3 4 5 18 购销存管理系统购销存管理系统 1.7 进行基础设置(销售类型） 1 2 3 4 19 购销存管理系统购销存管理系统 1.8 进行基础设置(产品结构） 1 2 3 4 5 6 7 20 购销存管理系统购销存管理系统 1.9 进行基础设置(费用项目） 1 2 3 4 21 购销存管理系统购销存管理系统 1.10 进行基础设置(发运方式） 1 2 3 4 22 购销存管理系统购销存管理系统 二、采购管理系统初始化设置 （一）采购选项 23 购销存管理系统购销存管理系统 采购类型是由用户根据企 业需要自行设定的项目 例如：从国外购进、国内购进、从省外购 进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发 企业购进；为生产采购、为委托加工采购、 为在建工程采购等。 （二）采购类型 24 购销存管理系统购销存管理系统 （三）采购期初数据录入 1.期初暂估入库 2.期初在途存货 3.期初受托代销商品 25 购销存管理系统购销存管理系统 采购管理系统期初数据的录入 期初数据记账 期初采购入库单的录入（货到票未到业务） 期初在途存货的录入（票到货未到业务） 26 购销存管理系统购销存管理系统 1 2 3 4 5 6 7 8 3.1.1录入采购系统期初数据-货到票未到业务的处理 27 购销存管理系统购销存管理系统 3.1.2录入采购系统期初数据-票到货未到业务的处理 1 2 3 4 5 6 7 8 28 购销存管理系统购销存管理系统 3.1.3录入采购系统期初数据-采购系统期初记账 1 2 3 29 购销存管理系统购销存管理系统 （四）期初记账 期初记账是将采购期初数据 记入有关采购账、受托代销 商品采购账中。 期初记账 后，期初数据不能增加、修 改。 30 购销存管理系统购销存管理系统 三、销售管理系统初始化设置 (一)销售选项设置 (二)期初发货单录入 (三)期初委托代销发货单的录入 31 购销存管理系统购销存管理系统 2.2 启用销售管理系统 1 2 3 4 5 6 7 8 32 购销存管理系统购销存管理系统 3.3.1录入销售系统期初数据-期初委托代销发货单 1 2 3 4 56 78 33 购销存管理系统购销存管理系统 四、库存管理系统初始化设置 库存管理能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、 材料出库、其他出入库、盘点管理等业务需要，提供 仓库货位管理、批次管理、保质期管理、出库业务跟 踪入库业务管理、可用量管理等全面的业务应用。库 存管理系统可单独使用也可以与采购管理系统、销售 管理系统、存货核算系统等模块集成使用。 （一）库存选项设置 选项包括通用设置、专用设置、可用量控制、可用量检 查。单库存管理-设置-选项P212 （二）期初数据录入与审核 进入库存管理系统-设置-选项，进行相关设置，录 入结存仓库-修改，直接录入存货，或按“选择” ，可批量增加存货-保存 34 购销存管理系统购销存管理系统 （二）期初不合格品的录入 1、选择“初始设置”-“期初数据”-期初不合格 品录入 2、选择录入结存的仓库、入库类别及相关经手 人； 3、单击增加，录入存货； 4、填写完毕，可直接修改有关栏目； 5、保存后退出 35 购销存管理系统购销存管理系统 启用库存管理系统 1 2 3 4 36 购销存管理系统购销存管理系统 四、库存管理系统初始化设置 37 购销存管理系统购销存管理系统 五、存货核算系统初始化设置 存货核算是从资金角度管理存货的出入库业务，主要 用于核算企业的入库成本、出库成本、结余成本；反 映和监督存货的收发、领退和保管情况，及资金的占 用情况。存货系统可单独使用，也可以与采购系统、 销售管理系统、库存管理系统等模块集成使用。 （一）选项录入 1、核算方式 2、暂估方式 3、销售成本核算方式 4、委托代销成本核算方式 38 购销存管理系统购销存管理系统 五、存货核算系统初始化设置 (一)选项录入 （二）科目设置 1存货科目 2对方科目 3税金科目 4运费科目 39 购销存管理系统购销存管理系统 录入库存存货期初数据-录入存货期初数据 12 3 4 5 40 购销存管理系统购销存管理系统 录入库存/存货期初数据-录入存货期初差异 12 3 45 41 购销存管理系统购销存管理系统 录入库存/存货期初数据-存货期初记账 1 2 3 42 购销存管理系统购销存管理系统 （二）科目设置 1、存货科目 可生成凭证所需要的各种存货科目、差异科目、分期 收款发出商品科目、委托代销科目。 存货管理-初始设置-科目设置-存货科目-增加- 输入有关科目-保存 2、对方科目 存货管理-初始设置-科目设置-对方科目-增加- 选择末级收发类别输入对方科目-保存 3、税金科目 存货管理-初始设置-科目设置-税金科目-增加- 设置不同存货/存货大类的税金科目-保存 4、运费科目 存货管理-初始设置-科目设置-存货科目-增加- 录入运费科目-保存 43 购销存管理系统购销存管理系统 销售 管 理 第九章 日常处理 44 购销存管理系统购销存管理系统 主要内容 系统概述 日常业务处理 功能概述 销售管理系统与其他 系统的主要关系 销售订单管理 销售业务管理 45 购销存管理系统购销存管理系统 销售管理与其他系统的主要关系 出库单 出库单 发票、单据 销售成本 收款信息 现存量 基础设置 库存管理 系统管理销售管理 应收管理 存货核算 46 购销存管理系统购销存管理系统 日常业务处理 销售订货管理 销售发货业务 销售退货业务 现收业务 委托代销业务 销售调拨业务 零售业务 其他业务 综合查询 月末处理 47 购销存管理系统购销存管理系统 第一节 销售业务类型及业务模式 销售部门在企业供应链中处于市场 与企业接口的位置，主要职能是为客户提 供产品及服务，从而实现企业的资金转化 并获取利润，为企业提供生存与发展的动 力源泉。 48 购销存管理系统购销存管理系统 一、销售业务类型 (一)普通销售 (二)委托代销 (三)直运业务 (四)分期收款 (五)销售调拨业务 (六)零售业务 49 购销存管理系统购销存管理系统 二、业务模式 (一)先发货后开票 (二)开票直接发货 (三)销售退货业务 (四)必有订单业务模式 50 购销存管理系统购销存管理系统 （一）先发货后开票 先发货后开票的业务模式，指根据销售订单或其他销 售合同、协议，向客户发出货物，发货之后根据发货单开 票结算。有关单据的流向如下图所示： 销售订单发货单销售发票收款核销 销售出库单 自动生成 库存生成 表示一对多 表示多对一 表示多对多 51 购销存管理系统购销存管理系统 更新库存应收管理 核算 销售成本 销售订单 销售发票 价格管理 信用控制 销售分析 可用量查询 销售管理业务流程 库存管理 收付管理 存货核算 销售合同 发货单出库单报价单 销售管理 系统 计划 执行 控制 分析 业务流程 52 购销存管理系统购销存管理系统 （二）开票直接发货 根据销售订单或其他销售合同、协议，向客户开据销 售发票，客户根据发票到指定仓库提货。有关单据的流向 如下图所示： 销售订单销售发票 发货单 收款核销 销售出库单 库存模块生成 自动生成 53 购销存管理系统购销存管理系统 （三）销售退货业务 退货单 红字发票 付款核销 红票对冲 红字销售出库单 图1先退回后开票 红字发票退货单 红字销售出库单 红票对冲 付款核销 图2开票后直接退回 54 购销存管理系统购销存管理系统 （四）必有订单直运业务 55 购销存管理系统购销存管理系统 第二节 普通销售业务 一、处理流程 （一）先发货后开票模式 （二）开票直接发货模式 二、单据流程 销售报价单 销售订单销售发票销售出库单 56 购销存管理系统购销存管理系统 三、销售订单管理 （一）增加并审核销售报价单 57 购销存管理系统购销存管理系统 (二)填制并审核销售订单 58 购销存管理系统购销存管理系统 特别提示 1.已审核未关闭的销售订单可以参照生成销 售发货单或销售发票 2.报价单被参照后与订单不建立关联，即使 审核后也可以删除。 59 购销存管理系统购销存管理系统 四、销售发货业务 以先发货后开票为例 60 购销存管理系统购销存管理系统 五、销售开票 销售开票是在销售过程中企业给客户开具销售发 票及其所附清单的过程 特别 提示 如果客户档案中未录入税号，只能对该客户 开具普通发票，不能对该客户开具专用发票。 属于“退补”标志的销售发票，不能生产销 售出库单，各销售帐表只统计退补发票的金额 ，不统计数量。 61 购销存管理系统购销存管理系统 六、出库业务 （一）库存管理系统生成销售出库单 62 购销存管理系统购销存管理系统 (二)出库成本确认 1.进入存货核算系统 ，在核算方式中，选 中“销售成本核算方 式”为按“销售发票” 方式。 63 购销存管理系统购销存管理系统 生成凭证 64 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务1 18日，销售二部，收到哈尔滨飞机制造厂 订单一张，订购联想天禧套装，计50套，订购单 价11 499元，预计本月28日发货。 业务类型： 销售订货业务 操作指导： 1在销售管理系统中填制销售订单 2在销售管理系统中审核销售订单 65 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核销售订单 1 2 3 4 5 6 78 66 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务2 10日，销售四部，向北京世纪学校公司出售管理革命 光盘，计1000张，单位售价为98元。由配套用品库发货 。给予九折的折扣。同时开据销售普通发票一张，票号 为48701，款未收。 业务类型： 一般销售业务；业务特征：商业折扣 。 操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核发货单 2在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核 3在库存管理系统中审核销售出库单 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 5在应收款系统中进行发票制单 67 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核发货单 1 2 3 4 5 6 7 89 1011 68 购销存管理系统购销存管理系统 2在销售管理系统中根据发货单生成销售发票并审核 1 2 3 4 5 6 78 910 69 购销存管理系统购销存管理系统 3在库存管理系统中审核销售出库单 1 2 3 4 70 购销存管理系统购销存管理系统 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 67 8 71 购销存管理系统购销存管理系统 5在应收款系统中进行发票制单 1 2 3 4 5 6 72 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务3 28日，销售二部，哈飞公司退回联想天禧套 装1套，无税单价11 499元，入硬件库。 业务类型： 先发货后开票退货业务。 操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核退货单 2在销售管理系统中增加并审核红字专用发票 3在库存管理系统中审核销售出库单（略） 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证（ 略） 5在应收款系统中进行发票制单（略） 73 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核退货单 1 2 3 4 56 78 74 购销存管理系统购销存管理系统 2在销售管理系统中增加并审核红字专用发票 1 2 3 4 5 6 7 89 10 11 75 购销存管理系统购销存管理系统 开票直接发货销售业务模式下的退货处理 填制并审核红字销售发票，审核后的红字销 售发票自动生成相应的退货单、红字销售出库单以 及红字应收账款，并传递到库存管理系统和应收款 管理系统。 76 购销存管理系统购销存管理系统 现收业务 现结制单 （应收款系统） 填制销售发票 （销售管理） 现收处理 （销售管理） 借：银行存款 贷：应收账款 审核销售发票 （销售管理） 77 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务4 12日， 销售一部，向哈尔滨飞机制造厂出售凭证套打纸-8X， 计 100箱 (批次5903)，按参考售价出售。由产品库发货。同时开据 销售专用发票一张，票号为48702。收到24 570元的转账支票一张， 票号25792，做现结处理。 业务类型： 现结销售 操作指导： 1在销售管理系统中填制并审核发货单（略） 2在销售管理系统中根据发货单生成销售专用发票（略） 3在销售管理系统中进行现结处理 4在销售管理系统中审核销售发票（略） 5在库存管理系统中审核销售出库单（略） 6在存货核算系统中对销售出库单记账并生成凭证（略） 7在应收款系统中进行现结制单 78 购销存管理系统购销存管理系统 3在销售管理系统中进行现结处理 1 2 3 4 79 购销存管理系统购销存管理系统 7在应收款系统中进行现结制单 1 2 3 4 5 6 7 8 80 购销存管理系统购销存管理系统 第三节 委托代销业务 一、参数设置 只有库存管理系统与销售管理系统集成使用时，才能在库 存管理系统中应用委托代销业务。 委托代销业务只能 先发货后开票，不 能开票直接发货。 81 购销存管理系统购销存管理系统 二、科目设置 在初始设置中“科目设置”中选择“存货科目” 82 购销存管理系统购销存管理系统 三、日常业务 (一)委托代销发货 (二)按发出商品核算委托代销成本 (三)按销售出库单核算委托代销成本 (四)按销售发票核算委托代销成本 (五)委托代销调整 (六)委托代销退货业务 83 购销存管理系统购销存管理系统 委托代销业务 凭证 参照 填制并审核委托代销发货单 （销售管理） 填制并审核委托代销结 算单（销售管理） 凭证 凭证 发票制单 （应收款系统） 核销制单 制单 销售出库单记账（ 存货核算） 销售出库单审核（ 库存管理） 借：主营业务成本 贷 ：库存商品 借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税金 借：银行存款 贷：应收账款 生成销售发票 （销售管理） 录入收款单 （应收款系统） 审核、记账 （总账系统） 84 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务5 18日，销售二部，从硬件库发出联想天鹤 PIII/500，计20套，售价为9 959元，委托上海 万邦证券代为销售，货已发出还未结算。 业务类型： 委托代销业务 操作指导： 1在销售管理系统中填制委托代销发货单 2在销售管理系统中审核委托代销发货单 85 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核委托代销发货单 1 2 3 4 5 6 7 86 购销存管理系统购销存管理系统 例：销售业务6 315日，销售一部，收到北京世纪学 校委托代销结算单一张，结算普通打印纸 ，计100箱(批次5768)，结算单价为130元 。立即开据销售普通发票给北京世纪学校 ，票号为48705，款未收。 业务类型： 委托代销结算 87 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核委托代销结 算单 2在销售管理系统查看并审核销售普通发票 （略） 3在库存管理系统中审核销售出库单（略） 4在存货核算系统中对销售出库单记账并生 成凭证(略） 5在应收款系统中进行发票制单（略） 操作指导： 88 购销存管理系统购销存管理系统 1在销售管理系统中填制并审核委托代销结算单 1 23 4 5 6 7 8 9 89 购销存管理系统购销存管理系统 第四节 直运业务 直运业务是指产品无需入库即可完成购销业务， 由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购 销双方分别与企业结算。 特 点 1.没有实物的出入库,货物直接从供应商到客户 2.财务结算通过直运销售发票、直运采购发票 解决 3.直运业务适用于大型电器、汽车、设备等产 品的销售。 90 购销存管理系统购销存管理系统 一、选项设置 91 购销存管理系统购销存管理系统 二、普通销售业务 1.销售管理系统中填制并审核直运销售订单 2.在采购管理系统中填制并审核直运采购订 单。 3.在销售管理系统填制并复核直运销售发票 92 购销存管理系统购销存管理系统 二、普通销售业务（操作方法） 1、在企业应用平台增加存货，存货应具有“销售外购”属性； 2、在销售管理系统中填制并审核直运销售订单 销售订货-销售订单-增加，业务类型选择“直运销售”输入有关 信息-保存并审核 3、在采购管理系统中填制并审核直运采购订单 采购订单-采购订单-增加，业务类型选择“直运采购”，右键 鼠标，选择“拷贝销售订单”，将有关信息将带入“采购订单”- 保存并审核 4、在销售管理系统填制并复制直运销售发票 销售开票-销售专用发票-增加，业务类型选择“直运销售”输入 有关信息-保存并审核 5、参照生成直运采购发票 采购发票-专用采购发票-增加，业务类型选择“直运采购”，右 键鼠标，选择“拷贝采购订单”，进入“生单选单列表”参照选择 直运采购订单-保存 93 购销存管理系统购销存管理系统 6、在应付款管理系统中审核直运采购发票。 7、在存货核算系统中执行直动销售记账。 业务核算-直运销售记账，P234，选择单据类 型-确认-选择要记账单据-记账 注意：根据采购发票生成的销售发票，必须在 采购发票记账后再记销售发票。 8、生成凭证 要存货核算系统，财务核算-生成凭证-选 择-直运采购发票或直运销售发票，生成的 凭证会计分录有所不同。P235 94 购销存管理系统购销存管理系统 第五节 分期收款业务 一、选项设置必有订单时，发货单、发票不可手工填制 95 购销存管理系统购销存管理系统 二、科目设置 设置“分期收款发出商品科目”为“分期收款发出商品 ”。 96 购销存管理系统购销存管理系统 三、日常业务 1.填制并审核分期收款单 (销售管理系统) 2.填制并审核发货单 (销售管理系统) 3.生成并审核出库单 (库存管理系统) 4.分期收款出库 (存货核算系统) 5.生成凭证 (存货核算系统) 6.开具销售发票 (销售管理系统) 7. 审核发票,确认收入 (应收款管理系统) 97 购销存管理系统购销存管理系统 第六节 销售调拨业务处理 销售调拨一般是处理集团企业内部有销售结算 关系的销售部门或分公司之间的销售业务。 同样生成应收账款并减少库存 不涉及销售税金。 销售调拨业务必须在当地税务机关许可的 前提下方可使用，否则处理内部销售调拨业 务必须开具发票。 特 点 98 购销存管理系统购销存管理系统 销售调拨业务 销售调拨业务的处理流程如下： (1) 当发生销售调拨业务时，在销售系统中填制 并审核销售调拨单。 (2) 审核后的销售调拨单自动生成发货单，同时 分仓库生成销售出库单并传递到库存管理系统进行审 核。 (3) 审核后的销售调拨单自动生成应收账款并传 递到应收款系统。 (4) 与一般销售业务不同的是，在应收款系统中 根据销售调拨单生成的凭证不含税金。 99 购销存管理系统购销存管理系统 第七节 零售业务 当零售业务发生时，应将相应的销售票据作来销售 零售日报，输入到销售管理系统中，零售日报是零 售业务数据的日汇总，这种业务常见于商场、超市 等零售企业。 一、零售业务具体操作 1、销售选项中勾选“是否有零售日报业务”； 2、业务-零售日报，填制并审核零售日报单-生 成销售日报单，销售零售日报审核后，系统自动生 成对应发货单； 3、库存管理系统生成出库单。出库业务-销售生 成出库单，销售管理系统零售日报单在审核时，自 动生成销售出库单，传递到库存管理系统和存货核 算系统。 100 购销存管理系统购销存管理系统 二、零售日报的退货业务 业务-零售日报-红字零售日报单-增加， 保存并审核 三、零售日报单的查询 业务-零售日报-零售日报列表，录入查询 条件，双击要查询的记录，查看记录。 101 购销存管理系统购销存管理系统 零售业务 如果用户有零售业务，用户的零售业务 数据可以先按日汇总，然后通过零售日报进行 处理。零售日报记销售收入账；生成发货单和 销售出库单，进行销售出库登账处理。 对于零售业务，仓库指的是最终的出货地 点，例如，零售商场，仓库指的是将货物交给 客户的柜组，货物从仓库到柜组的过程，属于 库存的转库处理，由库存管理系统完成。 102 购销存管理系统购销存管理系统 其他业务 包装物租借 代垫运费 销售支出 103 购销存管理系统购销存管理系统 第八节 账表查询 一、账表内容 统计表、明细表、销售分析、综合分析、我的账表。 二、账表操作流程 进入账表功能，选择条件，可进行查询 三、账表查询 （一）统计表 1、销售统计表 2、发货统计表 （二）明细账 1、销售收入明细账 2、销售成本明细账 104 购销存管理系统购销存管理系统 综合查询 单据查询 通过“销售订单列表”、“发货单列表 ”、“委托代销发货单列表”、“发票列表”、“ 销售调拨单列表”、“零售日报列表”可以分别对 销售订单、发货单、委托代销发货单、销售发票、 销售调拨单、零售日报进行查询。 账表查询 通过查询销售管理系统提供的销售明细 表、销售统计表、余额表及销售分析表，实现对销 售业务的事中控制、事后分析的管理。 105 购销存管理系统购销存管理系统 月末结账 月末结账是将当月的单据数据封存 ，结账后不允许再对该会计期的销售 单据进行增加、修改、删除处理。 106 采 购 管 理 第十章 日常处理 107 购销存管理系统购销存管理系统 采购管理与其他系统的主要关系 采购入库单 采购入库单 采购发票 存货成本 付款信息 基础设置 库存管理 系统管理采购管理 应付款管理 存货核算 108 购销存管理系统购销存管理系统 日常业务处理 采购订单管理 采购入库业务 采购退货业务 现付业务 受托代销业务 综合查询 月末处理 109 购销存管理系统购销存管理系统 一、采购业务类型 （一）普通采购业务 （二）受托代销业务 （三）直运业务 第一节 采购管理概述 110 购销存管理系统购销存管理系统 二、采购业务模式 （一）单货同行 (二)当货物先到，而采购发票未到 (三)采购发票先到，货物未到企业 111 购销存管理系统购销存管理系统 第二节 普通采购业务 一、必有订单模式采购选项设置 单击“设置” “采购选项” “业务及权限控 制”“业务选项”“普通业务是否必有订单” ，相应方框前做选择标记。 112 购销存管理系统购销存管理系统 二、采购订单流程图 采购计划销售订单采购请购单 采购订单采购到货单 采购入库单 采购发票采购结算单 113 购销存管理系统购销存管理系统 三、实务操作流程 (一)采购入库业务处理 1.增加并审核请购单 2.参照请购单增加订货单 3.采购到货 4.入库处理 114 购销存管理系统购销存管理系统 执行采购订单 采购订单管理 关闭采购订单 采购订单查询统计 录入采购订单 审核采购订单 录入采购订单 审核采购订单 115 购销存管理系统购销存管理系统 例：采购业务1 5日，向北京联想分公司订货一批，货物为联想天鹤 PIII/500，数量为50套，单价为9 659元，预计到货日期为 本月8日。 业务类型： 采购订货 操作指导： 1在采购管理系统中填制采购订单 2在采购管理系统中审核采购订单 116 购销存管理系统购销存管理系统 1在采购管理系统中填制采购订单 1 2 3 1 2 3 117 购销存管理系统购销存管理系统 2在采购管理系统中审核采购订单 1 2 3 4 118 购销存管理系统购销存管理系统 采购入库业务 单货同行 暂估业务 在途业务 货到票未到 票到货 未到 119 购销存管理系统购销存管理系统 单货同行 凭证 凭证 凭证 发票制单 （应付款系统） 核销制单 结 算 制单采购入库单录入（ 采购管理） 采购入库单记账（ 存货核算） 采购入库单审核（ 库存管理） 借：原材料 贷 ：物资采购 借：物资采购 应交税金 贷：应付账款 借：应付账款 贷：银行存款 采购发票录入 （采购管理） 录入付款单 （应付款系统） 审核、记账 （总账系统） 120 购销存管理系统购销存管理系统 货到票未到（暂估入库）业务 三种处理方式：月初回冲、单到回冲、单到补差 以单到回冲为例，暂估处理的业务流程 1.当月, 货到票未到: 暂估制单 暂估入库单记账 （存货核算） 借：原材料 贷：物资采购 填制暂估入库单 （采购管理） 2.下月发票到: 蓝字回冲单制单 红字回冲单制单 填制采购发票 （采购管理） 采购结算 （采购管理） 暂估处理 （存货核算） 借：原材料(红) 贷：物资采购(红) 借：原材料 贷：物资采购 121 购销存管理系统购销存管理系统 例：采购业务2 6日，收到北京联想分公司提供的联想天禧PIII/550 ，数量为 20台，商品已验收入硬件库，未收到发票。 业务类型： 货到票未到-暂估入库业务。 操作指导： 1在采购管理系统中填制暂估入库单 2在库存管理系统中审核暂估入库单 3在存货核算系统中输入采购入库单的暂估单价 4. 在存货核算系统中对采购入库单进行记账 5在存货核算系统中生成入库凭证 122 购销存管理系统购销存管理系统 1在采购管理系统中填制暂估入库单 1 2 3 4 5 1 2 3 123 购销存管理系统购销存管理系统 2在库存管理系统中审核暂估入库单 1 2 3 4 124 购销存管理系统购销存管理系统 3在存货核算系统中输入采购入库单的暂估单价 1 2 3 5 6 125 购销存管理系统购销存管理系统 4. 在存货核算系统中对采购入库单进行记账 1 2 3 4 5 6 126 购销存管理系统购销存管理系统 5在存货核算系统中生成入库凭证 1 2 3 4 5 6 7 127 购销存管理系统购销存管理系统 票到货未到（在途存货）业务 如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供 货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到 达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需 要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算 机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。 128 购销存管理系统购销存管理系统 (二)采购发票 采购发票是从供货 单位取得的进项发票 及发票清单。 v在一张发票上可以同时输入正、负数金额 。但蓝字发票的合计金额必须为正，红字发 票的合计金额必须为负 v 运费发票只能输入存货档案中的劳务费 用属性存货 v 凡是按采购订单进行的采购业务，货物到 达后，填制的发票，必须正确注明订单号， 否则不能正确统计订单执行情况 注 意 129 购销存管理系统购销存管理系统 （三）采购结算 采购结算关联图 蓝字采购入库单 红字采购入库单 蓝字采购发票 红字采购发票 蓝字费用折扣发票 红字费用折扣发票 蓝线：自动结算 橙线：手工结算 灰线：费用结算 注：采购结算不限制业务发生日期，即可以跨月结算 130 购销存管理系统购销存管理系统 （三）采购结算 采购结算又称采购报账，指采购核算人员根据采购入 库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算的结 果是生成采购结算单，它是记载采购入库单记录与 采购发票记录对应关系的结算对照表。 采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种 方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。 不同结算模式的业务规则不同： 入库单和发票：将供应商、存货、数量完全相同的入 库单记录和发票记录进行结算，生成结算单； 红蓝入库单：将供应商、存货相同，数量绝对值相等 ，符号相异的红蓝入库单记录进行对应结算。（退 货） 红蓝采购发票：将供应商、存货相同，金额绝对值相 等，符号相异的采购发票记录进行对应结算。 131 购销存管理系统购销存管理系统 手工结算 自动结算 必须都是供货单位的，存货相同且数量相等 红蓝入库单对结，入库单上必须有金 额，可以不等 红蓝费用发票自动结算金额可以不等， 但数量必须都大于0 红蓝入库单对结，原入库单存货数量可 以不相等 红蓝发票对结各存货数量必须相等 采购入库单可以多次结算发票，采购发 票不能多次结算入库单 采购入库单存货行数量未全部结算，此存 货行还是暂估状态 132 购销存管理系统购销存管理系统 (四)采购业务成本核算 1.货到票到 2.暂估业务 133 购销存管理系统购销存管理系统 采购结算后退货 采购结算前退货 部分退货： 将蓝字发票与红蓝入库单进行手工结 算。 全额退货： 蓝字入库单与红字入库单进行“红蓝 入库单”的自动结算。 部分退货：红字入库单与红字采购发 票进行手工结算。 (五)退货业务的处理 上述各种处理的结果：各种入库单传递到核算中进行单据记帐。 全额退货： 蓝字入库单与红字入库单进行“ 红蓝入库单”的自动结算。 134 购销存管理系统购销存管理系统 采购退货业务 货虽收到，但未做入库手续 货已收到，并办理部分手续 入库单 发票 退货处理操作流程 135 购销存管理系统购销存管理系统 货虽收到，但未做入库手续 如果尚未录入采购入库单，此时只要把货退 还给供应商即可，软件中不用做任何处理。 136 购销存管理系统购销存管理系统 从入库单角度来看，分为两种情况 (1) 入库单未记账 即已经录入“采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又分三种 情况： 未录入“采购发票” 如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如果是部分退货，可直接 修改“采购入库单”。 已录入“采购发票”但未结算 如果是全部退货，可删除“采购入库单”和“采购发票”；如果是部 分退货，可直接修改“采购入库单” 和“采购发票”。 已经录入“采购发票”并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采 购入库单”和“采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单 。 (2) 入库单已记账 此时无论是否录入“采购发票”， “采购发票”是否结算，结算后 的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。 137 购销存管理系统购销存管理系统 从采购发票角度来看，分为两种情况 (1) 采购发票未付款 当入库单尚未记账时，直接删除“采购入库单 ”和“采购发票”，已结算的“采购发票”需先 取消结算再删除。当入库单已经记账时，必须录 入退货单。 (2) 采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单 。 138 购销存管理系统购销存管理系统 退货处理操作流程 凭证 凭证 凭证 红字发票制单 （应付款系统） 核销制单 结 算 制单 退货单录入 （采购管理） 退货单记账 （存货核算） 退货单审核 （库存管理） 借：原材料(红) 贷：物资采购(红) 借：物资采购(红) 应交税金(红) 贷：应付账款(红) 借：银行存款(红) 贷：应付账款(红) 红字发票录入 （采购管理） 录入收款单 （应付款系统） 审核、记账 （总账系统） 139 购销存管理系统购销存管理系统 第三节 直运业务 一、系统设置 二、业务类型 三、业务流程 1.有直运销售订单 2. 没有直运销售订单，直运采购发票和直运 销售发票可互相参照 140 购销存管理系统购销存管理系统 现付业务 现结制单 （应付款系统） 填制采购发票 （采购管理） 现付处理 （采购管理） 借：物资采购 贷：银行存款 141 购销存管理系统购销存管理系统 第四节 受托代销业务 一、账套设置 只有在新建账套时将“企业类型”选择为“商业 企业”，系统才能处理受托代销业务。可以在“ 采购管理模块设置，也可以在“库存管理”模块 设置，在其中一个模块中的设置，可以改变在 另一个模块中的设置。 142 购销存管理系统购销存管理系统 二、选项设置 对于受托代销商品，必需在存货的基础档案 中选中“是否受托代销”，并且把存货属性设 置为“外购”。由于受托代销商品一般用于销 售，还应把存货属性设置为“销售。 143 购销存管理系统购销存管理系统 供应商往来流程图 采购发票 付款单 预付款 11 1 2 销售发票 预收款 4 现结制单 3 3 核销 现结 生成 应付冲应付1预付冲应付2 应付冲应收3红票对冲4 并账制单转账制单 转账制单 蓝字表示同一供应商或不同供应商间往来 黄字表示不同供应商之间往来 黑字表示同一供应商之间往来 红字表示供应商和客户之间往来 144 购销存管理系统购销存管理系统 受托代销业务 受托代销业务是指商业企业接受其他企业 的委托，为其代销商品的行为。 这种业务的处理流程为： (1)受托方接收货物，填制受托代销入库单 。 (2) 受托方售出代销商品后，手工开具代 销商品清单交委托方。 (3) 委托方开具发票。 (4) 受托方进行“委托代销结算”，计算 机自动生成“受托代销发票”和“受托代销 结算单”。 145 购销存管理系统购销存管理系统 第五节 账表查询 一、统计表 （一）采购明细账 账表-统计表-采购明细表，输入查询条件，过滤-小计， 按分组小计，合计-保存。 （二）未完成业务明细表 账表-统计表-未完成业务明细表，输入查询条件-过滤， 查询相关单据，包括暂估入库、在途存货。 二、采购账簿 （一）在途物资余额表 账表-采购账簿-在途物资余额表 （二）暂估入库余额表 三、采购分析 （一）采购分析表 账表-采购分析-采购分析表 （二）采购费用分析表 146 购销存管理系统购销存管理系统 第六节 月末结账 月末结账是将当月的单据数据封存，结账后 不允许再对该会计期的采购单据进行增加、修改 、删除处理。 147 库 存 管 理 第十一章 日常处理 148 购销存管理系统购销存管理系统 第一节 库存管理概述 一、业务类型 （一）工业企业类型 主要包括对采购入库单、产成品入库单、其他入库单、 销售出库单、材料出库单、其他出库单等单据发生的 出入库数量进行审核。 （二）商业企业的核算类型 在日常业务中可以对采购入库单、其他入库单、销售出 库单、其他出库单等单据发生的出入库数量进行审核 。商业企业核算类型不能使用产成品入库、材料出库 等相关功能，但可以进行受托代销业务的处理。 二、业务模式 分以下几种业务模式：普通采购业务、受托代销业务、 直运业务，直运业务在库存管理系统不体现。 第十一章 库存管理 149 购销存管理系统购销存管理系统 主要内容 系统概述 日常业务处理 功能概述 日常收发存业务处理 库存控制 库存管理系统与其他 系统的主要关系 库存管理系统的应 用模式 150 购销存管理系统购销存管理系统 库存管理与其他系统的主要关系 出入库单据 采购入库单 销售出库单 基础设置 采购管理 系统管理库存管理 销售管理 存货核算 可销售量 151 购销存管理系统购销存管理系统 库存管理系统的应用模式 1.集成应用模式 当库存管理与采购管理、销售管理、存货核算集成 使用时，在采购管理系统中录入采购入库单，在销售管 理系统中录入发货单，审核后自动生成销售出库单传递 到库存管理系统，在库存管理系统中只录入除采购入库 、销售出库之外的其他单据，并完成对各种出入库单据 的审核。 2.独立应用模式 如果库存管理系统单独使用，那么所有的出入库单据 均由库存系统填制。 152 购销存管理系统购销存管理系统 日常业务处理 入库业务 出库业务 其他业务 采购入库 其他入库 产成品入 库 153 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月10日，销售二部，收到北京联想分 公司提供的联想天鹤PIII/500，计20台， 暂估价为9 699元，入硬件库。 业务类型： 采购入库-暂估入库 说明说明 154 购销存管理系统购销存管理系统 说明： 如果同时启用了采购管理、库存管理、存货核算 ，则应在采购管理系统中录入采购入库单，不能从库 存管理系统中录入。因此，本业务在库存中不做处理 ； 如果同时启用了库存管理、存货核算， 则在库存管理系统中录入采购入库单； 如果只启用了存货核算系统，则在存货核算系统 填制采购入库单。 155 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月12日，收到制造车间普通打印纸-A4(批次6001) ，计100箱，验收入产品库。 业务类型： 产成品入库 操作指导： 1在库存管理系统中录入产成品入库单并审核 2. 在存货核算系统中录入生产总成本 3. 在存货核算系统中对产成品入库单记账（略） 4. 在存货核算系统中生成凭证（项目：普通打印纸-A4 ）（略） 156 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月9日，销售二部，收到赠品联想17寸显示器一 台，单价2 200元。 业务类型： 其他入库-赠品入库 操作指导： 1在库存管理系统中录入其他入库单并审核 2在存货核算系统中输入其他入库单存货单价 “2200” 3在存货核算系统中对其他入库单记账（略） 4在存货核算系统中生成凭证 157 购销存管理系统购销存管理系统 1在库存管理系统中录入其他入库单并审核 1 2 3 4 5 67 158 购销存管理系统购销存管理系统 2在存货核算系统中输入其他入库单存货单价 “2200” 1 2 3 4 5 159 购销存管理系统购销存管理系统 4在存货核算系统中生成凭证 1 2 3 45 6 7 8 9 160 购销存管理系统购销存管理系统 1在库存管理系统中录入产成品入库单并审核 1 2 3 4 5 6 161 购销存管理系统购销存管理系统 2. 在存货核算系统中录入生产总成本 1 2 3 4 5 162 购销存管理系统购销存管理系统 出库业务 销售出库 材料出库 其他出库 163 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月20日，销售二部，向天津海达公司 销售联想17寸显示器一台，单价2 500元。 业务类型： 销售出库 说明 164 购销存管理系统购销存管理系统 说明 如果同时启用了销售管理、库存管理、 存货核算，则应在销售管理系统中录入销 售出库单，不能从库存管理系统中录入。 因此，本业务在库存中不做处理； 如果同时启用了库存管理、存货核 算，则在库存管理系统中录入销售出库 单； 如果只启用了存货核算系统， 则在存货核算系统填制销售出库单 。 165 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月3日，制造部，从材料库领用20吨铜板纸 用于生产普通打印纸-A4。 业务类型： 材料出库业务 操作指导： 1. 在库存管理系统中录入材料出库单并审核 2. 在存货核算系统中对材料出库单记账 3. 在存货核算系统中生成凭证 166 购销存管理系统购销存管理系统 1. 在库存管理系统中录入材料出库单并审核 1 2 3 4 5 6 7 8 167 购销存管理系统购销存管理系统 2. 在存货核算系统中对材料出库单记账 1 2 3 4 5 6 168 购销存管理系统购销存管理系统 3. 在存货核算系统中生成凭证 1 2 3 45 6 7 8 9 169 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月15日，销售一部，领取样品普通打印纸-A4（批 号6001）和凭证套打纸-8X（批号5903）各1箱。 业务类型： 其他出库-样品出库。 操作指导： 1. 在库存管理系统中录入其他出库单并审核 2. 在存货核算系统中对其他出库单记账（略） 3. 在存货核算系统中生成凭证（填入对方科目：5501 营业费用）（略） 170 购销存管理系统购销存管理系统 1. 在库存管理系统中录入其他出库单并审核 1 2 3 4 5 6 171 购销存管理系统购销存管理系统 其他业务 库存调拨 盘 点 组装和拆卸 形态转换 172 购销存管理系统购销存管理系统 库存业务 12月5日，销售一部，从制造部调拨普通打 印纸-A4（批号5768）和凭证套打纸-8X（批号 5903）各500箱。 业务类型： 库存调拨-部门调拨 操作指导： 1在库存管理系统中填制调拨单 2在库存管理系统中对调拨单生成的其他 出入库单进行审核 3在存货核算系统中对其他出入库单记账