电子表格软件Excel(1).ppt

电子表格软件Excel 2000 Excel 2000的概述 Excel 2000的启动和退出 工作表的基本操作 工作表的格式化 图表处理 数据库管理 电子表格软件Excel 2000 概述 Excel 是一种基于Windows操作系统的电子表 格软件，它包含快速制表、数据图表化及数据 分析和管理。它可以进行复杂的数据计算、分 析和统计，还可以进行一般的绘图、文书处理 、数据管理、立体商业统计图形等，被公认为 是世界上功能最强大、技术最先进使用最方便 的电子表格软件，广泛应用于财务、行政、金 融、经济、统计和审计等众多领域。 1.1 Excel 2000的主要功能 具有先进的表格功能 强大的数据处理功能、包含丰富的函数和分析 工具 操作便捷、容易学习 令人满意的图形功能 具有可编程性，自动生成宏程序 具有Web特性的协作和信息共享 超级打印功能 1.2 Excel 2000的启动和退出 以下 有两 种启动的方法： 1、单击“开始”按钮，弹出菜单；在单击“ 程序”选项，打开下级子菜单；将鼠标移 动至 子菜单项“Microsoft Excel”;单击鼠 标左键，即可启动Excel 2、直接双击桌面上快捷图标“Microsoft Excel”即可。 启动完成后系统自动将第一个工作簿命名 为“ book1” 退出Excel 1.3 Excel 窗口 Excel窗口是由两个窗口组成的，一个是Excel 的应用程序的主窗口，另一个是工作簿窗口 。 控制菜单 标题栏 菜单栏 “常用”工具兰 最小华/最大化/关闭 编辑栏 工作区（工作表） 状态栏 图1-1Excel主窗口 图1-2工作簿窗口 全选框 标题栏列表头 活动单元格 分隔条 滚动条 滚动标签按钮 当前工作表 工作表标签 工作簿结构 行标头 工作表和工作簿的关系 工作表是由列和行组成的一个表格。一个巨大 的表格，由65536行*256列表格单元组成 工作簿是许多工作表和图表的集合，一个工作 簿中最多有256个工作表（系统默认是3张工作 表）。一个工作簿就相当于一个活页夹，而工 作表就相当其中的一个活页。只要单击要翻阅 或编辑的工作表的标签，即可进入相应的工作 表。 2.1 Excel基础知识 2.1 数据的输入和编辑 在工作表中输入数据有两种类别：常量和公式。 常量 常量有包括两种类型：数值型和字符型，可以将它 直接键入到单元格中（即不能以等号“=”开头 ）。 数值型包括：日期、时间、货币、百分比、分数、科学 计数等 字符型包括：所有以字符或符号开头的字符串 公式 单元格内的一系列数值、单元格引用、名称、函数和运 算符的集合，可以通过现有的数据计算出新的数值 。公式总是以等号“=”开头。当工作表中公式涉及的 单元格值改变时，由公式结果生成的值也随之改变 。 2.2 数据的输入 在单元格中输入文本（系统默认自动将文本靠左对齐） Excel中文本为数字、空格、和非数字字符的组合。 例如：78AB、A123、456 326、1587。 在单元格中输入数字（系统默认单元格中的数字靠右对齐） 数值型数据简称数字，数字只能含有以下字符： 09数字 . ￥ + - （） $ % E e 注意以单引号开头 的字符集合，一律按文本处理。 因此，如果我们想让数字以文本形势出现在单元格中那么我 们只需在数字前加上一个单引号即可。例如：12345则 单元格显示12345，并且左对齐。 输入带分数方法：整数+空格+分数部分。如：3 。 输入真分数方法：0+空格+真分数 。如：1/2 要写为0 1/2 否则系统把输入的数字当作日期处理，单元格中会显示1 月2日。注意：输入的分数在编辑栏中以小数的形势显示 。 输入日期或时间（自动右对齐） 输入日期时间时，必须严格按规则，否则被当作文字处理 （1）输入日期的格式：月-日-年，年-月-日，年/月/日，月/日 ，月-日。 （2）时间的输入格式: 时：分：秒，其中秒可以不输入。如 果格式中包括“AM”或“PM”则按12小时方式计时如3：36 pm。这时在编辑栏中会显示15:36:00 快捷方法输入当天日期(+； ) 快捷方法输入当时时间( +:) 输入公式 Excel中所有公式都是以等号“= ”开头输入公式后按Enter键确 认。在单元格中输入公式后，单元格会显示运算结果，在 编辑栏中显示该公式。举例 2.3 工作表的编辑 数据的移动、复制和清除 数据的移动 方法一：剪切-粘贴法 方法二：拖动法 数据的复制 相邻单元格的复制 方法一：拖动法 方法二：菜单中“编辑”-“填充”法（将原区域和目标区域一起选定）单击 “编辑”-“填充”复制即可完成 方法三：选择“复制”-“粘贴”命令 不相邻单元格的复制 方法一：拖动法 方法二：“复制”-“粘贴” 数据的清除 方法一：选定要清除的区域按键 方法二：用快捷菜单中“清除内容” 方法三：向内拖动法 2.4 数据的填充 建立日期序列 拖动法： 建立连续的日期，只需选中初始日期对它进行拖动即可达到递增 的效果。 建立不连续的日期时，需要输入初始值和第二个值( 它们之间的 差成为序列公差），然后同时选定两个单元格，再用填充柄拖动 产生。 建立等差序列的数据 方法一，菜单法：1、输入等差序列的初值 2、选定填充区域（包括 处置单元格） 3、选择“编辑”-“填充”-“序列” 4、填入步长和终值，单击“确定”即可完成 方法二，拖动法 2.5 行、列及单元格的插入和删除 插入 1、整行、整列的插入 插入的行会在选中行的上边或选中 列的左边，如果要插入多行只需在 要在要插入的行头或列头拖 动鼠标选中要插入的数行和数列，在进行 插入操作即可。 2、单元格的插入 3、插入批注 可以在已有内容的单元格上加上批注 方法：“插入”-“批注”，会出现一个文本框，直接输入内容既可，此时单元 格右上方出现一个小红三角，当鼠标指向它时批注自动显示。 删除 1、整行、整列的删除 2、单元格区域的删除 3 、撤销删除 在执行了删除操作之后，如果发现是吴操作，可用“编辑”-“撤销删除” 可恢复原有的内容。 3.1 单元格的格式设置 3.1.1 改变行高、列宽 改变列宽法 方法二，鼠标双击 方法一，鼠标拖动法 方法三，菜单法：“格式”-“列”-“列宽”，输入数值 如果选择是“格式”-“列”-“最合适的列宽”，系统会根据现 有数据调整到恰到好处的宽度 改变行高 鼠标拖动法 鼠标双击法 “各式”-“行”-“行高 ”，输入具体值 3.2 数据格式设置 用“格式”菜单设置数据格式 文字格式 包括字体、字号、颜色等通过“格式”-“单元格”命令来完成 。 条件各式 在同一单元格中当数据满足某一条件时，采用一种格式， 而数据发生变化时，他的格式也随之发生变化，表现为 另一种格式，这种格式叫条件格式。通过 “条件”-“条件 格式”来设置 例：将学生成绩表中各门课程成绩设置为如下条件格式（ 1）不及格的（=90分 的字体用蓝色加粗,填充色为玫瑰红 -单击“ 添加” 按钮出现“条件2”; -在“ 条件2”中设置“ 大于或等于” 90; -单击“格式”按钮，设置字体格式为蓝色加粗，填充色为玫 瑰红 -单击“确定” 3.3 工作表的其他操作 同一工作表的移动和复制 1、移动工作表 方法一，菜单法：“编辑”-“移动或复制工作表” 方法二， 拖动法：按住工作表的标签，此时标签上方出现 一个黑色小三角，指明目标位置，但黑色小三角移动到 目标位置是放开左键即可。 2、复制工作表 方法一，菜单法： “编辑”-“移动或复制工作表”，选中“建立 副本” 方法二，拖动法：-选中要复制的工作表 -按住键并拖动工作表标签到所 在的位置，拖动是指针变为小加号表示复制并不是移动 不同工作簿中的工作表的移动和复制 不同工作簿中的工作表的移动和复制 ，可以 在多窗口环境下进行。首先要分别打开要操 作的工作簿，在进行如下操作： 1、拖动法： -打开要互相操作的工作簿 -选“窗口”-“ 重排窗口” ，将两个窗口并列显示 -按住工作表标签，拖到目标工作簿中工作表的 标签位置（若要复制，则按住 键再拖 动 2、菜单法： -选定工作簿重要操作的工作表 -用“编辑”-“移动或复制工作表”命令 -在工作簿下拉列表中选中目标工作簿（若要复制，选中“ 建立副本”复选框） -在“下列选定工作表之前”列表中，选定一个工作名，别操 作的工作将插入到此表之前。 注意：在两个工作簿上操作时可能会出现工作表名字相同 ，为避免混淆，最好在操作之前对工作表重新命名。 命名方法：1、菜单法：“格式”-“工作表”-“重命名” 2、鼠标法：双击要修改工作表名称 的标签 4.1 工作表、工作簿的保护 数据的保护是指表格中的数据，禁止修改和删除等操作。 1、保护工作表 方法： “ 工具”-“保护”-“保护工作表” 警告：如果设置了“ 口令” 一定要记住,否则，这个工作表永远不能别撤 销保护。 2、保护工作簿 方法 ：“ 工具”-“保护”-“保护工作簿” 如果选中“结构”表示禁止对工作表进行移动、删除隐藏及插入新表。 如果选中“窗口”表示禁止对工作簿的窗口进行移动、缩放等操作。 3、取消保护 无论是工作表还是工作簿，一旦设置了“保护”则“工具”-“保护”菜单下的 子菜单就由“保护”变为“撤销保护”，只要选中相应的撤销菜单 即可撤销保护。 4.2 数据的有效性设置 数据有效是指在特定的区域内，用强制的方法限制输入数据的范 围，比如：在年龄数据区域，限定输入数据值必须大于0而小于 200 1、数据的有效设置 方法：选择“数据”-“有效性” 2、输入时提示信息的设置 为了让用户更清楚地知道该区域的取值范围，可以在有效数据对话 框中“输入信息”标签下设置提示信息。 3、输入出错时处理方法的设置 当输入非法数据时有三种可以选择的处理方法： -警告：提示用户输入非法数据，但如果要强行输入经确认后还是可 以接受的 -禁止：完全拒绝接受，只有输入有效数据时才可以结束 -信息：提示用户输入数据非法，但可以接受 4.3 屏幕分割和标头冻结 1、屏幕分割 分隔屏幕使之成为多个窗口，目的是使同一文件中相距 较远的数据能显示在同一画面上 拖动分割法： 在垂直滚动条的上方的箭头 上有一 个矩型小黑框，叫做“水平分割条”，在水平滚动条右 边箭头之后又一个矩型小黑框叫做“ 垂直分割条”。 只要拖动分割条就可将屏幕分割。 菜单法：选中行或列或单元格，单击“窗口”“拆分” 在窗口中就会出现分割线 、标头冻结；当一个数据表数据超过一屏幕时，滚动 会使表头移出屏幕，而不利于观看，有时我们希望 数据上下移动表头不动或左右移动时姓名不动，能 否实现呢？如果我们用“冻结表头”的方法就能实现了 方法：（）先实 现窗口拆分，“窗口”“拆分” （）在选择菜单命令“窗口”“冻结窗格” 图表的基本概念 图表是工作表数据的图形表示，可以帮助用户分析和比较数据之间的差 异。图表与工作表数据相连接，当工作表中数据改变时，图表也随之 更新以反映出数据的变化。 、创建图表前，必须首先了解图表中的三个概念 （）数据系列 数据系列又称为分类，是一系列相关数据的集合，它是工作表中一行或一 列数据。在图表上数据系列以不同的颜色和图案来区别，相同颜色的 数据系列属于同一系列。 （）坐标轴 二维图表中，为水平轴，为垂直轴，三维图表中，轴为图底的长， 轴为图底面的宽，轴为垂直面。对大多数图表来说，数值沿轴 方向绘制，数据分类点沿轴绘制 （）图例 包括图例项和图例项标识，用于标识数据系列。图例项标识显示出图表中 相应数据系列的图案和颜色，图例项是对数据系列的说明 .1 图表处理及工作表打印 5.2 图表的组成 图表标题 图例 分类轴标题 分类轴标志 绘图区 刻度线标志 数值轴标题 数据系列 网格线 5.2 图表的创建 步骤： ）打开已建立的数据表格 ）选定表格中作图数据区域 ）单击“插入”“图表” ）进行相关的设置 如下图所示： 5.3 图表的保存和打印 当作出令人满意的工作表后，这是需要保 存和打印出来 ）图表的保存是随着工作表保存的，编辑 完成后，选择“文件”“保存”或“另存为”命 令即可。 ）图表的打印是单击该图表的任何一个区 域，选择“文件”“打印”，在单击“确定”即 可。 5.4 工作表的打印 页面设置 单击“文件”“页面设置”“工作表” 打印区域（指定要打印工作表区域） 单击“打印区域”右边“压缩对话框”按钮，选定要打印的区域 ，在单击右面的“压缩对话框”按钮，使其恢复。 打印标题：为选定的工作表打印标题，标题是标的一部 分，他会重复出现在每页表的顶端或左端。 标题行：在工作表中选中作为标题的行，多行时必须是相 邻的 标题列：方法同上 6.1 数据库管理 除前面所述的数据计算，图表处理等功能外，Excel还具有数据库 管理的 功能，它可以把工作表作为数据库来处理，具有数据库的 查询、统计、排序、筛选和分类汇总等功能也可对纪录实行插入 、删除、修改等基本操作。 1、数据库的基本操作 （1）建立数据库 Excel数据库也叫做数据清单，他有以下特点： 数据清单中，每一列成为一个字段，每个字段都有相应的字段名，放 在数据清单的第一行中 ，这一行也叫“字段名行 （2）从第二行起每一行作为一个记录，它是一组相关的数据 （3）同一字段的数据具有相同类型和宽度 （4）数据清单与其它数据之间至少要留出一个空白的行和一个空白 的列。 例如成绩表数据库。 2、数据库的插入、删除和修改 选中数据清单中任意单元格， 用命令“数据”-“纪录单”来实现。 6.2 排序 排序由两种方法 1、用工具按钮排序 在标准工具栏中有两个按钮一个是升序、一个是降序，再 使用按钮之前首先要单击关键字段中任意单元格，然后 单击升、降序按钮。 2、使用菜单法 如果排序需要多个关键字的时候，这时只能用菜单法来实 现 方法：1）单击数据库中任意单元格 2）选择“数据”-“排序” 3）根据需要对排序对话框进行设置 6.3 筛选 数据的筛选是通过设置条件，将符合要求的 纪录集中显示在屏幕上，而不符合条件的纪 录被隐藏起来。这一功能通过使用“数据”菜 单中的“筛选”命令来完成的，其中“自动筛选” 用于简单条件操作。涉及到多个条件，要用“ 高级筛选” 1、简单筛选：选择“数据”-“筛选”-“自动筛选”后 工作表的每一个字段右边出现一个小箭头， 成为该字段条件选择的下拉列表。 2、高级筛选：在使用“高级筛选”操作之前 必须首先建立条件区域要求如下： 条件区必须设在数据库以外的空白区域， 距离数据库至少有一行或一列的空白区域 有多个与条件有关的字段名组成第一行 在字段名下一行（或多行）输入条件式（ 同行为与，不同行为或的逻辑关系） 条件区设置方法范例 （1）表示“不等”情况 数值型： 平均成绩平均成绩 =80英语总分 80 300 或的关系 与的关系 6.4 分类汇总 分类汇总是指对数据首先分类排序，然后按“分类”进行处 理，它包括求和、计数、求平均值及最大最小值 等 确定“分类”字段，并按该字段进行排序 选择“数据”-“分类 汇总 ” 在弹出的对话框中进行操作 例：对销售表中按品名对金额进行分类汇总并列出各类 品名的最高价格。 6.5 频度分析 在日常生活中，常常对一些数据进行分段统计。如 每年高考后统计考分，在定出个分数段的人数，最 后确定录取分数线，这一工作用Excel 频度分析来做 ，很容易实现。有两种方法：菜单法和函数法。 例：将工作表中的英语成绩按每10 分一档（60分）以 下为一档统计人数。操作如下： 在J2:J7中分别输入59.9、69.9、79.9、89.9、99.9 、100作为个分数段的“组界” 选择“工具”-”数据分析库“；如果工具中没有“数据分 析库”立即安装，即点击“工具”-”加载宏“，在对话框 中选取“分析工具”单击“确定”即可。 在弹出的对话框中选取“直方图” 在“直方图”对话框中进行设置 频度分析参数设置 英语成绩所在区 存放结果区域的左上角单元 组界区域 6.6 数据库的统计函数 对数据库操作，也有一组相应的统计函数，他们既 可以做指定范围内的统计也可以做限定满足一定的 条件，因此，他们称为条件统计函数或数据库函数 。 xcel的几个数据库函数： 求最大值：DMAX；求最小值: DMIN 求和:DSUM；求平均值DAVERAGE 计数（数值单元）DCOUNT； 计数（非空格单元）DCOUNTA 函数格式：函数名（Database, Field, Criteria) 输入区 字段条件区 例题：在学生成绩表中单元格中求出 男生中英语成绩的最高分 方法： ）建立条件区：在中输入“性别”， 在中输入“男” 2）在D14中输入函数