《Word综合应用》PPT课件.ppt

第2讲 Word高级应用 大学计算机基础（提高班）第2讲 2 内容提要内容提要 你要用WORD解决什么问题 高效编辑 （案例1、案例2） 表格的应用 （案例3） 制作论文 （案例4） 设计日历 （案例5） 大学计算机基础（提高班）第2讲 3 你要用WORD解决什么问题高效 你的生活、学习、工作中需要收集整理大量的资料，它们 来源于书报期刊、广播电视、Internet等。Word能帮助你将五 花八门的信息编排成规范化的电子文档保存起来，需要时可随 时查阅或打印出来。需要熟练完成以下操作： 文本录入（序号、特殊符号） Internet资料下载（网页复制、重排） 文档编辑排版 文档打印和发布（双面打印、网页发布） 编写学习计划 打印设计报告 制作毕业论文 设计就业推荐书 大学计算机基础（提高班）第2讲 4 一高效编辑文档 学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发。 文档模板、样式 如何利用现有模板提高工作效率？ “拿来主义 ” 如何让企业的文档统一和规范？ “标准化” 自动更正 纠正习惯性的手误、快速输入词语符号等 查找替换 特殊符号替换、特殊格式替换、图片替换 邮件合并 自动批量生产文档（通知、邀请函等） 大学计算机基础（提高班）第2讲 5 (1) 创建适合自己的模板 用户创建模板的默认保存位置为：C:Documents and Settingszunyue(用 户帐号)Application DataMicrosoftTemplates文件夹。保存在该文件夹 中的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建 文档时方便选用。 “修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上， 通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是 现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自 己的要求更改。 “原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时 ，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在 实际工作中可能使用更加频繁。 “汇编法”就是把其它模板或文档中样式引用到自己的模板 中来，从而得到自己的模板。 大学计算机基础（提高班）第2讲 6 域模板中的可变内容 制作内容输入提示域。 给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点 击提示文字时，该部分被选中，用户即可输入实际的 内容，而提示文字自动清除。 选择菜单“插入域”命令，打开“域”对话框，然后在 类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择 “MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在 “显示文字”框内输入“输入客户姓名”等提示文字，操作 完成后单击“确定”按钮。 第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字， 明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容 提示输入域了。 大学计算机基础（提高班）第2讲 7 使用窗体域 插入和编辑窗体域 输入窗体域（显示内容） 大学计算机基础（提高班）第2讲 8 (2) 自动更正 输入冷僻字 第一次输入时使用GBK全拼输入法或通过插入符号的方法输入生僻字 ，之后选定输入的内容，单击“工具自动更正”，在“替换”文本框中键 入替换字词，替换字词既要形象又要便于理解和记忆，比如“生”，最后单 击“确定”。这样，以后只要输入“生”，Word 2000便会自动地把它替换 为该生僻字。 输入特殊符号 比如可以用“*”替换乘号，用“-”替换破折号，用“。” 替换省略号，用“*1”替换“”等 输入常用语 每次写完稿后，只要输入“我的地址”，Word 2000便自动的 将其替换为姓名、邮编、地址、信箱等一段固定内容。 文字校对 ：纠正常见错误词语 插入一个表格 ： 选定整个表格，单击“工具自动更正”，设置替换内容为“我的 表格” 插入一幅图片 插入可变内容 播放MP3音乐 大学计算机基础（提高班）第2讲 9 (3) 查找替换 案例1：以“WORD排版技巧”原文为例 批量设置字体格式 更改英文字体、文字的颜色、字型等 特殊符号替换 网页复制到Word后的手动换行符替换成段落标 记 使用通配符查找 文档中含有多个书名，要求将书名(即包含在 书名号“*”之间的文本)统一设置为黑体、红 色。 快速选定特定的文本 一篇很长的Word文档，在多个地方含有词组“ 搜索引擎”，现在要求突出显示全文中的所有这一 词组。 大学计算机基础（提高班）第2讲 10 (4) 邮件合并 经常会遇到这种情况：需要处理的文件主 要内容基本相同，只是具体数据有变化，如录 取通知书、获奖证书、参赛证、名片、工作证 等等。一份一份的编辑打印，尽管每次只修改 个别数据,仍然十分烦琐。使用Word提供的邮件 合并功能，可以减少许多重复工作，大大提高 工作效率。 案例2：设计面试邀请函 大学计算机基础（提高班）第2讲 11 邮件合并制作面试邀请函 假定“面试邀请书”模板文件已经保存在系统默认的模板文件 夹中。 1. “新建本机上的模板常用面试邀请书”，编辑主文档 。 2. 在EXCEL中建立“面试名单”，包含姓名、称呼、职位等必 需的字段。 3. “工具信函与邮件邮件合并”打开邮件合并向导，按向 导完成操作。 在第2步：选择收件人时，按“浏览”找到EXCEL“面试名单” 打开；第3步：撰写函件中会出现“其他项目”选项，在主文档 中选择需要改变的文字，再按“其他项目”，选择字段名插入 。 4. 排版、预览、打印。 大学计算机基础（提高班）第2讲 12 邮件合并操作 大学计算机基础（提高班）第2讲 13 二表格的应用 从网页中复制到Word的文本可能会编排在一个隐含的表格中， 你重新排版时需要取消表格，按正常的段落排版；反之，某些已 经排版的文本需要放置在表格中，这就需要用到“表格与文本转 换”。 案例3：按表格转换示例 选举时需要将学生名单按姓名笔画顺序排序 （而不是按学号顺序）打印出花名册，而你收集 到的各班名单格式五花八门，如何能够快速完成 任务。 大学计算机基础（提高班）第2讲 14 表格转换 操作要点： 只要将名单全部编排在一个统一的表格中，使用表格 排序（按笔画）功能，就能达到目的。 名单排序后，再将表格转换成以分号分隔的文本（名 单）即可。 文字转换为表格： 1.将“工力091班学生名单”转换为1列的表格，每个姓名在1行 2.将“工设091班学生名单”转换为1列的表格，每个姓名在1行 表格转换为文字： 将排序后的名单表格转换为以分号分隔的文本，若文本以段 落分行可用查找替换将段落标记全部替换成分号。 大学计算机基础（提高班）第2讲 15 文字转换为表格 大学计算机基础（提高班）第2讲 16 三排版的技巧 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其 是样式设置。 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。 图表和公式的自动编号 参考文献的编号和引用 页眉页脚的制作 Word排版字数统计 大学计算机基础（提高班）第2讲 17 制作论文长文档排版 案例4：以“毕业论文（未排版）”为素材，做长文档排版示例。 操作要点： 1. 修改标题样式（13级别）、正文样式、图片样式等，使其符 合论文格式要求，也可新建样式。 2. 修改各级标题的编号，设置相应的标题样式。 3. 给图片编序号，并使用统一的样式。 4. 分节，正文与目录之间分开。 5. 设置正文的页眉页脚，奇偶页页眉不同。 6. 论文封面排版。 7. 自动生成目录 8. 自动生成图表索引 9. 插入脚注和尾注 大学计算机基础（提高班）第2讲 18 四设计日历 案例5：排版和使用域 使用域：域是一种特殊的代码，用于指示Word 在文档中插 入某些特定的 内容或自动完成某些复杂的功能。例如，使用域 可以将日期和时间 等插入到文档中，并使Word 自动更新日期 和时间。利用域还可以完成一些复杂而非常 实用的功能。如自 动编写索引、目录等。 EQ域：EQ 开关及文本 如eq o(sup 16(廿),sup 2(一) 数组开关：a() 括号开关：b() 位移开关：d() 分数开关：f(,) 列表开关：l() 重叠开关：o() 根号开关：r(,) 上标或下标开关：s() 方框开关：x() 大学计算机基础（提高班）第2讲 19 eq o(sup 16(廿),sup 2(一) 大学计算机基础（提高班）第2讲 20 EQ域实例创建 创建如下的数学二元一次方程组： 1先写出第一个方程的代码：EQ r(3,x)+r(2,x) = r(6,y) 2再写出第二个方程的代码：EQ f(2,x)+f(5,y) = f(10,x) 3将每个等式作为一个元素合并在一个域中，并增加a开关 ，使其排列在两行中域代码为：EQ a al co1 (r(3,x)+r(2,x) = r(6,y), f(2,x)+f(5,y) = f(10,x) ) 4最后按照方程式的组成规则，在域代码中增加开关，为公 式加入括号，并修改参数，生成这个二元方程组。最终代码为 ：EQ b l