[应用文书]常用公文的基本知识.doc

常用公文的基本知识培训内容：1、公文的概念2、日常公文的分类3、公文拟写的步骤与方法4、电子公文5、公文范例6、尝试写作 课程长度：6时培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习教材内容： 引言在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。 什么是公文？所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等 公文拟写的步骤与方法公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。公文的拟写通常按以下步骤进行：一、 明确发文主旨任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。 3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。 总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。三、拟出提纲，安排结构在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。 提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。 四、落笔起草、拟写正文结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。五、反复检查，认真修改初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。1、 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。2、 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。3、 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。4、 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。5、 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。 几种常用的商务公文请示请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。 请示的特点一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用请示行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而请示具有很强的针对性。二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的批复回文。三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。请示的分类根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一、 请求指示性请示。二、 请求批准性请示。三、 请求批转性请示。 请示的结构、内容和写法请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如*组关于*的请示；另一种是由事和文种构成，如关于*的请示2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。1、 开头。主要交代请示的理由。2、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。3、 结语。另起一段，其习惯用语有当否，请批示、妥否、请批复、以上请示，请予审批、以上请示，呈请核准或以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行。三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。 请示应注意的问题一、 一文一事的原则。二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三、 理由充分，请示事项明确。四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。 报告报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。报告是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。下情上达是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。报告的特点：一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。三、报告在内容上不像请示那样有一文一事的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。 报告的种类报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。 写法报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法一、 汇报性报告汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：1、 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。 2、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。二、 答复性报告这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。三、 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。四、 例行工作报告例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。 公告公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。 公告的写法公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。一、 标题。公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种 以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如公告，标题之下，有时可依公告单独编号。二、 正文正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为结语。三、 落款及日期公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。 会议纪要会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时会议纪要是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。 会议纪要的写法会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：一、 首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如*公司*会议纪要。二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。1、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。2、 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。 电子公文随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。电子公文的写法电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。一、 收件单位/人二、 抄送单位/人三、 主题。相当与公文的标题，如关于*请示、关于*报告。四、 事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。五、 落款。署名及成文时间递交程序以递交直属领导为宜。一、决定（一）决定的特点1.具有规定性。用于规范人们的行为，具有法定的强制力，受文机关与人员必须遵守，认真执行。2.具有指导性。决定记载与传达党和国家领导机关对重要事项或重大行动的决策，具有较强的理论性、政策性，是指导工作的准则。3.具有稳定性。决定用于对重要事项作出决策，它所规定的原则、措施及有关事项，要在相当长的时期内发挥效用。（二）决定的结构1.标题。写明发文机关、事由与文种。如中共中央、国务院关于加强职工教育工作的决定。2.正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。3.发文机关与成文日期。（三）决定的撰写要求1.缘由要清楚明白。2.决定的事项要准确具体。二、决议（一）决议的特点决议在性质上、功用上同决定没有大的差别，其特点主要是在生成程序方面要求必须经过会议讨论通过或批准，以体现与会者在形成决策过程中的集体意志和权威性。（二）决议的结构1.标题。写明发文机关、事由与文种。2.题注。加括号写明通过或批准决议的日期和会议名称。3.正文。多种多样的具体用途使决议正文的构成形式也具有多样性，其中比较常见的有：批准式、批准说明式、议论式、说明式。三、通知（一）通知的特点1.应用广泛，使用频率高。2.对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关。3.内容单纯，一文一事，行文简便。（二）通知的结构1.标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词（颁发、印发、转发、批转等）、被发布和转发批转文件的标题、文种。2.主送机关。3.正文。4.发文机关与成文日期。（三）通知的撰写要求要求是：主题集中；重点突出；措施具体；讲求时效。四、通报（一）通报的特点通报属普发性下行文。通报的主要特点：（1）具有教育性。通报需要运用具有代表性、倾向性的事实（事例、新颖的典型经验以及重大情况）教育干部和群众，通过表扬、批评、倡导或强调，唤起人们的警觉与注意，阐明自己的观点和意图，指导和推动工作。（2）具有较强的时效性。通报主要用于反映新情况、新问题、新经验、新的苗头与趋向，因此，强调及时快捷。（二）通报的结构1.标题。写明发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。如国务院关于省县红星玻璃厂擅自制作和出售国徽的通报。2.主送机关（不言自明的情况下也可略去）。3.正文。4.发文机关与成文日期。（三）通报的撰写要求1.通报的内容必须具有典型性，即应选新颖的具有代表性的典型事例，选择与推动当前中心工作密切相关的重要事项或重大情况，使广大干部从中受到教育与启示或引起广泛的重视，进而对工作起到引导与促进的作用。2.通报的材料必须经过深入细致的调查和反复认真的核实，不得有半点虚假和错漏。3.撰写通报，应使用说明与叙述的表达方式，通过平实而具体的叙事与入情入理的分析，使读者心悦诚服，从而使通报达到倡导和鉴戒的作用。五、批复（一）批复的特点批复是用于答复下级机关请示事项的下行文。其主要特点是：（1）具有法定的权威性与执行性，批复意见就是指示，下级机关务必遵守执行。（2）具有被动性，批复是针对下级机关报送的请示事项予以明确答复，不涉及其他问题。（二）批复的结构1.标题。写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度，如民政部关于同意福建省撤销崇安县设立武夷市的批复。2.主送机关。一般只为报送请示的机关。3.正文。4.发文机关与成文日期。（三）批复的撰写要求1.在批复前必须进行充分的调查研究工作。2.批复的意见应明确、具体、可行。3.态度必须明朗，应有问必答，对所有要求答复的问题都有所交代，文字表达应准确、简要，语气肯定，不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞，就是对目前暂时无法回答具体意见的问题也应说明有关情况，否则将可能形成没有必要的新的一轮往复行文。六、通告（一）通告的特点通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位与广大人民群众遵守或周知的事项。主要特点为：1.具有知照性与约束力。通告具有知照性，用于公布需要人们周知的事项，同时具有约束力，通告的内容所及的机关、个人都须遵守，具有强制执行的效用。2.具有专业性，一般由专业主管部门在一定的业务范围内公布。（二）通告的结构1.标题。写明发文机关名称、事由、文种。有时可以省略事由或只标文种。2.正文。由通告的依据、目的、通告事项与结尾组成。结语用来说明执行的要求和有关事项，也可用“特此通知”结束全文。3.发文机关及成文日期。（三）通告的撰写要求1.通告的内容应明确具体。即将通告的目的、依据与需要遵守知晓的事项原原本本具体地交代清楚，使读者一目了然，不生歧义。2.一般用分条列项的形式表达，用语要求简明易懂，有些专业性通告虽可使用一定的专业术语，但也应尽量做到方便阅读与理解。3.通告属正式公文，应注意维护其严肃性，有些可用“启事”等应用文公布周知的事项，如迁移、挂失、招生、更改电话号码等，应避免使用通告。通用公文文种文种，又称公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的、要求等。在公文中正确标明文种，有利于维护公文的权威性与有效性，并为公文的撰写、处理提供便利。（一）我国行政系统的通用公文文种1.规范性文件：条例。用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。2.领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、批复、通知、通报。3.公布性文件：公告、通告。4.陈述呈请性文件：议案、请示、报告、调查报告。5.商洽性文件：函。6.会议文件：会议纪要。（二）中国共产党机关的通用公文文种1.规范性文件：条例、规定。2.领导指导性文件：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复。3.公布性文件：公报。4.陈述呈请性文件：报告、请示。5.商洽性文件：函。6.会议文件：会议纪要。公文概述之一公文的特点与功能一、公文的特点公文是国家机构与其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。它具有下述特点：（1）由法定作者制发。（2）具有法定的现实执行效用。（3）具有规范的体式。（4）履行法定的程序。二、公文的功能公文是能够逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需信息的重要工具，这一功能主要表现在下述方面：（1）公文用于传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令，在公务活动中发挥领导与指导的作用，它是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。（2）公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。（3）公文用于发布法规与规章，在国家行政管理与维持社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。（4）公文是沟通机关之间横向联系的纽带。（5）公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。（6）公文是社会活动的真实记录。公文概述之二公文的种类一、公文的分类及各类公文的内涵根据形成作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。通用公文，指各级机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等；专用公文，指在一定专业机关和业务范围内专门使用的文件，如外交文件、司法文件、军事文件、会计文件等。根据内容涉及国家秘密的程序，公文可分为：（1）对外公开文件，指内容不涉及国家秘密可直接对国内外公开发布的文件。（2）限国内公开文件，指内容不涉及国家秘密但不宜或不必向国外公布，而只在国内公开发布的文件。（3）内部使用文件，指内容虽不涉及国家秘密，但不宜对社会公开而只限在机关或系统内部使用的文件。（4）秘密文件，指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件。（5）机密文件，指含有重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害的文件。（6）绝密文件，指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。制发公文的机关根据行文方向，可将公文分为：（1）上行文，指向具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的文件。（2）下行文，指向所属被领导、指导的下级机关发送的文件。（3）平行文，指向同一系统的同级机关或非同一系统的任何机关发送的文件。根据内容的性质，公文可分为：（1）规范性文件，指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等。（2）领导指导性文件，指由领导指导机关制发的用于颁布方针政策、法规规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件。（3）公布性文件，指直接向国内外公开发布的文件。（4）陈述呈请性文件，指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或批准的文件。（5）商洽性文件，指无传递方向限制，用于探讨协商一般事项的函件等。（6）证明性文件，指用以对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方的权利、义务、责任作出规定的文件。根据处理时限的要求，公文可分为：（1）平件，指无特殊时间要求，可按常规依次处理的文件。（2）急件，指内容重要并紧急，需打破常规优先传递处理的文件。（3）特急件，指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限需立即优先迅速传递处理的文件。根据来源，在一个机关内部可将公文分为：（1）收文，指本机关收到的来自外部的文件。（2）发文，又可分为两种：一种是指由本机关制成发往外部的文件；一种是由本机关制成只供内部使用的文件。二、通用公文文种文种，又称公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的、要求等。在公文中正确标明文种，有利于维护公文的权威性与有效性，并为公文的撰写、处理提供便利。（一）我国行政系统的通用公文文种1.规范性文件：条例。用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。2.领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、批复、通知、通报。3.公布性文件：公告、通告。4.陈述呈请性文件：议案、请示、报告、调查报告。5.商洽性文件：函。6.会议文件：会议纪要。（二）中国共产党机关的通用公文文种1.规范性文件：条例、规定。2.领导指导性文件：决议、决定、指示、意见、通知、通报、批复。3.公布性文件：公报。4.陈述呈请性文件：报告、请示。5.商洽性文件：函。6.会议文件：会议纪要。公文概述之三公文的文体与结构一、公文的文体文体即文章的体裁。文体归属取决于文章的使用目的。首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体。其次，公文又是一种特殊的应用文。这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。二、公文的结构及组成公文的结构指公文的组织构造，具有规范性和相对确定性。（一）公文的基本组成部分1.标题。一件公文用以与其他公文相区别的名称。其主要作用是：概括揭示为受文者所关注的几方面内容；为查找、利用与管理公文提供一个检索标识。2.正文。正文即公文的主体部分。用于系统表达受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。3.作者。又称发文机关，制发公文并对其负全责机关的全称或规范简称。4.日期。又称成文日期，指公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准，联合行文时以最后签发机关的领导人签发日期为准，特殊情况下以会议通过的时间、印发时间、批准时间作为公文形成的时间。5.印章或签署。印章实际上是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的印记；签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。6.主题词。主题词是指用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。（二）公文的其他组成部分1.文头。又称版头，用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范简称后加“文件”二字构成。2.发文字号。它是指由作者对其制发的公文依次编排的顺序代码。3.签发人。代表机关核准并签发文稿的领导人的姓名。4.保密等级。它是公文涉密程度的标志。5.紧急程度。表明公文送达和办理时间要求的标志。6.主送机关。它是对所收受公文负实际责任的机关的全称、简称或统称。7.附件。附件指附属于公文正件的其他材料。8.抄送机关。对所收受公文一般不需承担直接办理、答复责任，而只需了解公文内容的机关的全称、简称或统称。9.注释。注释是对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明。其作用是使正文更加简明。10.印发说明。它是对公文印制发出情况进行介绍。公文概述之四公文的格式与稿本一、公文的格式公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。公文格式有较强的规范性：国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。公文的格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。（一）目前我国通用公文的格式1.公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。2.公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区与不允许出现任何符号的白边区两个区域，上白边和左白边应分别宽于下白边和右白边。3.所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排，正文的行长应与图文区宽度相等。4.左侧装订。5.在公文撰写和印制过程中，各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。（二）公文组成部分标注与编排的要求1.保密等级的标注与编排在文稿上，应根据公文实际的涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并加“”，必要时还要注明保密期限（如机密5年）。在正式发出的印制本上，保密等级位于公文首页图文区左上角，一般用3号或4号黑体字印刷。2.紧急程度的标注与编排在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。在印制本上，紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。3.文头的编排在印刷本上，文头位于公文首页上端，约占图文区面积的13弱，以大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红色，但也可根据需要用其他颜色）印制，居中排一行。联合行文的公文，一个作者占一行。4.发文字号的标注与编排文稿上，应由有关人员在注发之后，依照发文字号登记册上的式样，依次标注作者代字、置于方括号中的年份号、顺序号。如国务院1997年第一件发文即标作：“国发19971号”。一件公文只有一个发文字号，联合行文只标注主办机关的发文字号。在印制本上，发文字号位于公文首页文头以下，居中。如有签发人时，应居左，两者排一行。常采用3号或4号仿宋体印刷。发文字号下应居中印一条长100 mm的细实线。5.签发人的编排在印制本上，签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排出签发人的姓名，字体字号与发文字号同。6.标题的标注与编排撰写文稿时，应根据有关要求正确标注标题：第一，结构要完整；第二，语意要确切；第三，文字应简练、醒目。7.主送机关的标注与编排在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、答复责任的机关的全称或规范化简称或统称标出，标注时需注意：除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”，除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者；应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任，削弱公文的效用。在印制本上，主送机关位于标题下，从左至右顶格排列机关的名称，回行继续顶格。结尾用冒号。如主送机关不是一个时，应按其性质、级别的轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔，常用3号或4号仿宋体字印刷。8.正文的编排在印制本上，正文位于主送机关以下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格，常用3号或4号仿宋体印刷。9.附件标记的标注与编排撰拟文稿时，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。印制本上，附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号（只一件时不排）、标题、份数。每件一般占一行，字体字号与正文同。10.印章或签署的编排签署位于正本的右下方，一位领导占一行，先排出机关名称、签署者职务，后空两格后请领导签署姓名。印章位于正式发出的印制本正文的右下方，应上不压正文，下不压日期。11.作者与日期的标注与编排撰拟文稿时，应如实在相应栏目内标注完稿时间、审核时间、签发时间、会议通过或批准时间等，并注意标明完整确切的年月日。在印制本上，作者位于正文右下方，排印发文机关全称或规范简称，一个作者一般占一行，字体字号同正文。在印制本上，日期位于正文右下方，稍偏右排一行。字体字号与正文同。12.注释的编排除个别简短的注释采用正文夹注（在正文待解释说明的对象后用圆括号标出释文）外，注释排印在印制本的末页日期的下方。每项为一个自然段，如有两项或两项以上时，注意使正文中的序号和释文前的序号保持一致。注释常用小于正文的4号或小4号仿宋体字印刷。13.主题词的标注与编排撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：第一，全面审读公文，确立公文的主题内容，即确认公文涉及哪些事务和具体对象及问题。第二，认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象，弄清其性质、归属，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。第三，在有关机关正式制发的公文主题词表中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。第四，如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中