集中式财务管理信息系统的探索与创新.doc

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集中式财务信息管理系统的探索与创新 一、 港口财务信息化发展历程港口财务信息化建设从上世纪80年代起步，伴随着我国会计电算化事业的不断发展演变，财务管理软件也在不断酝酿着变革的力量。港口财务系统应用经历了初期解决基本核算、规范财务管理、发展到进行动态会计核算和在线财务管理、实现业务协同管理四个阶段。纵观集团财务管理应用的历程，不仅见证了我国会计电算化三十年的发展，也是我国信息化建设的一个缩影。1986年原港口务局和大连工学院联合开发出dos系统财务核算软件，开起了港口财务管理工作信息化建设的进程，用会计电算化代替了手工核算。“九五”期间，我国会计电算化开始迅速发展，港口与新加坡港务集团合资兴建港口集装箱码头公司后，我港吸取世界第一大港新加坡港“it推动港口运营”的经验理念，开始逐步引进产品化的财务软件，促进了会计工作的规范化。“十五”期间，随着港口信息化建设的逐步推进，港口逐渐建立起局域网络，初步实现各分支企业的动态会计核算与在线财务管理，能够处理电子单据和进行电子货币结算。其局限性是仅基于财务部门，信息管理单一。这一阶段港口下属业务公司都有各自的财务系统，异构财务软件并存，集团总部仍难以实时掌握成员企业的财务管理信息。随着集团经营模式的改变，财务管理成为集团公司对下属企业最主要的管控手段之一，集中式财务管理成为新形式下集团信息化建设的重要内容。二、 集中式财务管理的形成与不足1. 集中式财务管理的形成2004年港口集团进行体制改革，组织结构日益庞大，集团产权多元化发展趋势明显。港口有15大类的业务，核心是港口的作业，逐渐形成集装箱、油品、杂货、粮食、矿石、客滚等六大中心。集团众多下属单位分散经营，业务多元化，使得集团财务数据形成众多的信息孤岛，极大地影响了信息的共享与传递，导致集团获得的财务数据难以完整、全面、及时；集团财务管理体系庞大，难以监控。面临以上财务核算现状和集团管理要求，2006年港口集团引进了金蝶eas系统构建统一的集团财务管理体系，全面置换以前下属业务公司各相对孤立应用的财务系统，并将集团130多家下属单位原来使用的多个品牌多个版本财务数据进行数据转换，形成完整的集团财务数据中心，保证了港口集团财务管理的延续性。2. 集中式财务管理的应用港口集中式财务管理系统实现了财务管理能力的创新和突破；集团财务管理效率大幅度提高；集团财务制度体系建设取得突破；集团对投资企业财务管控能力显著加强；实现了集团化财务管理、资金控制和管理信息共享。应用价值 1） 统一的财务核算体系，增强集团管控的力度集中式财务管理系统规范了集团基础财务管理、港口设备资产管理、集中的账簿管理以及集团报告体系，建立集团统一财务核算体系，实现集团内部公司间协同管理，提高集团整体工作效率，增强集团管控力度。2） 集中的资金管理平台，强化集团资金集中监控集中式财务管理系统搭建统一资金监控与资金统筹管理平台，建立起集团网络化快速结算体系，提高资金结算效率，通过系统的投、融资管理功能建立集团内部资金融通市场，全面支持业务单位的经营性资金收付与投融资管理，拓宽融资渠道，对重点投资项目、专项投融资项目进行监控与管理，统筹调配集团公司资金，提高集团资金使用效率，防范集团资金管理风险。3） 高效的全面预算管理推进集团战略落实系统实现了港口集团的预算编制、预算汇总、部分预算控制、预算查询和预算与实际数据的对比分析，保证集团及各业务下属单位的预算编制数据的准确性和及时性。系统实现集团对下属各业务单位预算表及实际数据的实时查询和分析，提供了预算的控制和预警功能，实现集团战略分解和落实。3. 集中式财务管理的不足集中式财务管理系统主要在企业财务体系中应用，有明显的局限性。其更注重财务基础核算，随着企业管理的加强，我们希望系统对企业财务管理和分析决策提供更多的支持。集中式财务管理的不足主要体现在：1） 集中式财务管理初期更注重财务基础核算，在财务体系内部应用，缺少财务管理内容 2） 财务系统同生产业务管理系统各自为政，没有集成，企业信息流程中断 3） 财务对集团整个信息化产生的数据使用具有明显的局限性，没能更好的发挥财务管理在集团管理中的职能 4） 没有审计相关功能，不能实现在线审计和生成审计报告，没有发挥审计监督作用随着集团信息化进程的不断推进，我们已不再满足于单纯的财务信息化，而是希望将信息化管理延伸到业务环节，实现财务业务一体化集成管理，通过系统间信息交互流转，形成涵盖企业财务、生产、投资、人力资源、技术、基础设施、能源、安全、环保等全方位的信息管理，从而进行企业全方位数据分析、考核管理、乃至企业策略与战略的制定，将财务和其他业务管理有机融合，更大程度发挥财务信息系统的作用，全面提升企业的管理水平。为此我们进行了集中式财务管理后的探索和应用。三、 集中式财务管理后的探索与应用1. 集成应用探索集中式财务管理系统满足了集团财务核算要求，为港口的长期信息化发展奠定了基础，提供了柔性的、可扩展的信息化平台。随着港口信息化建设的发展，集团财务与业务管理领域各自的信息化发展建设齐头并进，为集团进行企业业务流程、财务流程的有机融合打下了基础。集团通过近几年探索、创新及实践，逐渐形成了港口企业经营中的业务、财务流程集成，提高业务和管理工作的效率，实时监控集团内外生产经营信息，加强企业快速反应能力，使企业决策支持能力和持续发展能力得到增强。集成应用框图如图1图1.集成应用探索2. 应收应付系统应用为更好地掌握集团生产经营状况，集团集中式财务管理体系建立起来后，我们首先进行的是财务和生产系统的一体化集成。港口集团主业由六大业务中心和四个辅助公司组成，紧紧围绕船舶调度、货物作业等展开，虽然管理上受集团统一调配，但各自承担的业务相对独立，均有管理上帝自主性。金蝶eas系统面向生产加工型行业，不支持港口行业；辅助帐、摘要生成逻辑过于简单，且不支持自定义规则；对采集自计费系统的计费数据缺乏校验。根据港口管理需求，我们对集团装卸公司生产业务系统和辅助公司业务系统进行了分析，探讨各自业务管理特点，设计时求同存异开发了应收应付系统，实现业务系统和财务系统的应用集成，实现协同工作。系统通过生产费收项目与财务科目的关联自动生成财务凭证科目，通过货种、进出口、客户、内外贸、部门、堆场等信息与财务核算项目的对照关系生成辅助帐。系统采集各生产公司、辅助公司的生产数据，导入到财务系统中自动生成计费单，按照设置的对照关系生成应收单，并生成转账凭证等。通过生产和财务系统集成，实现了港口计费“一票到底”的管理流程，加强财务的事中控制和事后监督，如图2。图2.应收应付系统应用流程应收应付系统的应用强化了集团集中式财务管理模式，实现了计费系统计费单自动生成财务系统转账凭证。连通了港口主业商务、调度、装卸、理货、计费、财务各个环节，为收入分析系统的实施奠定了基础。3. 对账系统应用港口集团目前拥有分公司、全资子公司、控股子公司、合营和联营企业、其他参股企业等，随着不断发展还将成为跨境经营或跨行业经营的集团公司。由于业务架构的复杂性，港口在经营理财、筹资举措和投资决策的难度与日俱增，集团合并报表模块口径标准繁多，缺乏对现金、损益类业务的对账管理等，现金类、损益类的内部交易只能通过手工录入抵消分录，手工录入数据的质量直接影响合并报表数据准确性，大量工作积压在月底1-2天之内完成等，为了解决这种问题我们根据现实需要开发了对账系统。对账系统通过科目、客户辅助账确认往来类业务，通过凭证科目、内部业务单位来确认是否为现金、损益类业务。系统将同一合并范围内的业务提取到对账系统，各基层单位通过挑选本单位与对方单位的同一业务进行对账。损益类业务支持差额对账，对账差额将自动结转到下月，不可以跨年结转。以此为基础生成抵消分录，编制合并报表。如图3图3.对账系统应用流程对账系统的投入使用有效解决了集团投资多元化管理，提高了财务工作效率，人员使合并报表更加及时准确，提高管控力度。 4. 收入分析系统应用在应收应付系统中我们实现了业务与财务在技术上的连通，那么在收入分析系统中我们就是要将这种连通应用到具体的管理当中，发挥财务的作用，以前的集中式财务管理财务职能连接计费归档以后的数据，不能知道发生了哪些业务，更没有针对财务与业务之间的关联数据进行对比分析，也无法监控价格优惠和手工发票的问题，没能做到以单传为单位分析收入和量的指标，没能做到针对不同年度进行环比分析，那么开发了收入分析系统统统解决了以上难题。收入分析系统用户为集团计划财务部、业务部、各基层单位财务、业务、商务等部门。本系统采集生产系统的调度、商务、堆存、理货、计费等数据以及财务系统的凭证等数据，通过作业提单号、发票号将以上各环节产生的数据串联，从业务、财务两个角度来体现不同客户、不同货种所产生的收入、量的各项指标，以及不同会计年度的差异分析。及时、准确的反映业务、财务的各指标差异数据。通过数据钻取体现差异数据产生的源头，并对异常数据产生的原因进行分析，及时发现管理漏洞，规避手工发票、人为调整月度收入数据等管理弊端。如图4图4.收入分析系统应用流程另外，本系统在满足集团层面对数据进行分析的基础上，也充分顾及到基层单位对数据的个性化需求，系统包括针对各下属公司需求的数据分析功能，使各基层公司明确本单位利润来源，为各基层单位制定生产计划提供依据。收入分析系统的实施，使财务人员对数据使用权限由只能读取计费人员计费归档的数据扩展到数据源头。通过对港口作业各环节数据分析，使得集团以及各下属公司收入月度预算更加准确。杜绝手工发票，及时体现价格优惠，使得集团层面对各基层的管控更加有的放矢。5. 审计管理信息系统应用在企业管理审计是一项必不可少的功能，原来的集中式财务管理没有审计的相关功能，集团以前使用的软件无法与金蝶系统相互集成，而且以往手工审计需要翻越大量的纸质报表和凭证，大大的降低了效率。于是我们调研分析审计业务流程，根据集团审计工作的需要开发了审计管理信息系统。审计管理信息系统实现一体化在线审计管理平台，通过建立标准化的审计工作模板，审计工作业务流程化，全面实现审计管理流程，实现审计工作线索联查、穿透式查询、纵横对比分析和专业分析，实现审计管理审计记录三级复核、保留痕迹修改以及审计工作绩效考核，全面实现审计工作于审计管理一体化，提高审计工作质量和审计工作效率。如图5：图5.一体化在线审计管理平台同时在审计管理信息系统中我们还建立了风险审计预警方案，对预警对象设置对应帐套，再在对应帐套中设置预警对象的银行账户信息，基本经营信息等 ，根据预警的触发条件、进行数据筛选、判断和运算，形成可能的审计疑点或重点数据，存储在审计疑点待查数据库，以备审计人员判断，从而准确迅速确定怀疑目标，提高审计质量。如图6：图6.风险审计预警审计管理信息系统全面对接集团财务管理系统，随时浏览被审计单位账、证、表，发现并汇总疑点，到现场即为落实疑点。缩短了现场审计时间，提高效率。经由金蝶eas的应收应付子系统，贯穿到各装卸、辅助公司的生产系统，实现由财务审计延伸到经营审计。审计底稿、报告三级复核，并保留修改痕迹明确了审计责任划分。6. 商务智能分析体系应用随着企业的不断发展，企业的各个部门各项业务都存在着自身相关的业务数据和信息，这些信息是互相孤立存在的，形成一个个信息孤岛，我们功过建立上午智能系统分析信息间关联，建立链路将孤岛转换成链路，以更加便捷的方式提供给高层管理者管理信息。如图7：图7.商务分析途径在商务智能系统中，集中式财务管理提供财务方面的数据源，和集团生产等系统数据在经过一系列的加工转化和修改，使数据运用bi手段展现给管理者以提供支持决策，提供给专家提供分析数据。如图81） 数据源部分：向管理决策分析体系提供基本数据资料的主体，数据源可以是一个信息系统、电子表格或标准格式化的文本文件。2） etl体系部分：通过复杂的数据处理技术和手段，将业务应用信息转化成主题分析数据的处理过程。3） 数据仓库体系部分：由三部分组成，其中ods层完成对部门级数据或系统级数据或业务模块级数据的转换和整合；dw(数据仓库或核心主题数据中心)层完成对企业级全口径数据的组织和存储；多维数据层是从技术层面对仓库中数据进行加工和存储，方便数据的展现应用。4） 决策应用分析部分：将主题数据资源中心数据通过bi手段实现对数据展现，展现可以按业务主题进行组织，同时可以实现跨业务主题的综合分析，提供给企业高层管理人员和决策人员作业决策依据，同时也可以提供给企业的业务专家对业务发展进行研究和分析。图8.商务智能解决方案管理决策分析系统建立的重要意义是信息是面向企业全口径的、面向管理决策的、面向历史和当前企业状况的、能够为企业的未来发展提供判断依据的，财务主题分析对于企业决策分析整体的重要性往往是决定性的，如图9基于财务主题数据可以对企业的现金流量、负债权益、集团固定资产、成本控制情况、预算完成情况、投融资情况进行分析，当然随着集团管理的进一步细化和提供，通过财务主题信息和其他主题信息的结合可以进行综合分析，比如资本投入对于生产量的影响，对于生产效率的影响等等。资产主题分析其他情况其他情况分析其他分析图9.主题实践应用四、 思考与展望通过近年进行集团财务信息化建设，我们深深体会到进行企业信息化建设要紧紧围绕企业实际需求，与企业内外环境的发展周期相适应，坚持规范与创新的原则。第一，财务管理是集团管理的核心，应把财务信息化管理提高到集团的战略高度；第二，从集团实际需要和内外环境出发，循序渐进；第三，坚持规范性和个性化相结合的原则，具体问题具体分析第四，财务信息系统要与生产业务系统紧密结合，互相促进和提高。集中式财务系统的实施，给集团财务信息化建设搭建了一个很好的平台。事实上财务管理系统的实施是一个动态的过程，随管理的深化和技术进步将不断完善不断发展，永无止境。下一步我们将进行：1）规划集团成本分析系统，使得收入分析系统与成本分析系统相辅相成。2）通过集中、统一和标准的核算与报表管理，综合运用资金集中、计划和预算、生产集成管理等手段加强对多元化企业业务支持。3）加强港口数据仓库应用，进行统计分析商务智能综合应用，为集团决策提供支持。 港口集团财务部港口隆科技有限公司2011-08-18 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