财务部管理制度.doc

上海佐野贸易有限公司 财务部管理文件编号: sano-3-cwgl日期: 2012-5-1版本:a1 页号: 9/ 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版序变更章节变更事项拟案单位拟案人修订日期1.报销管理制度 1.1公司各部门于每周一统一报销（现金报销请款明细单和非现金付款明细清单）报部门经理审核，部门经理必须就其合理性及必要性进行审核，核准后交财务，财务部门对所有报销票据依据相关法规及内部财务制度对其合法性进行审核，审核无误后报总经理审核后进行报销业务；1.2市外员工的报销一律在每月回公司述职时进行，但在回公司前应预先将需要报销费用预算邮件给财务，如因个人员因未能上报而引起无法及时报销的责任由本人承担，报销顺延至下次进行；1.3 加强报销管理，当月帐当月了，25日以后帐最迟不得超过下月的3日1.4报销流程及规定：1.4.1员工报销规定1.4.1.1公司员工因公借款，必须在系统申请审核，报总经理部门经理财务审核，审核通过后至财务部填写“暂支单”。“暂支单”一律由财务签核方可在公司财务部门支取暂支款项。出差报销见1.51.4.1.2现金报销员工报销需填写“费用报销单”，并将所报发票按照财务制度，整齐而有规则的粘好，先由部门经理审核,再送至财务部,由财务员审核原始凭证的真实性,完整性,正确性，通过签字认可，并由财务一并交于总经理审批签字。1.4.1.3超过1个月以上的报销单据、不真实,不完整,不正确的票据，财务部门有权不予报销。 1.4.1.4为明确责任，方便部门成本核算，不同人员支出的业务费用不得混淆在一张报销单上1.4.1.4以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。1.4.2物品采购报销1.4.2.1总务类物品购买物品原则上由行政部门采购办理，产品采购由仓库和工厂采购办理（参照产品采购流程）。1.4.2.2上海市外员工不自主采购物品，于回公司述职时进行物品的领用，如特殊情况需要进行自主采购的须事先填制采购申购单在系统申请审核，由仓库给出库存量，财务和总经理审核后方可进行采购，事后进公司报销；未经审批，擅自购买者不得报销。财务人员审核报销时应对照已收到的采购申请单。1.4.3业务招待1.4.3.1因工作需要招待客户或赠送礼品，应事先填制公关费用审批单，系统申报审批，报业务总监，总经理，财务部审核，核准后财务作暂支或报销业务，财务人员审核报销时应对照公关费用审批单1.4.3.2员工因工作需要所支付的业务招待费如无发票用其他发票抵充的，在报销时须向部门经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字。1.4.4外训报销1.4.4.1员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意，并至人事部门登记备案，所发生培训费用按公司制定有关培训制度等相关规定予以报销。1.4.5其他1.4.5.1员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。1.5出差管理及报销1.5.1分类：员工出差分 “长途”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为 “长途” ；1.5.2员工短途出差视同出勤，在公司无派车的前提下，应乘坐公交车辆，按实报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须备注说明事由。1.5.3申请与审批1.5.3.1长途出差人员出差前须根据出差审批模板在系统中申请审批，报部门经理，总经理，财务部，行政审批，注明出差事由、时间、随同人员、预计天数、费用预算等，。1.5.4标准及相关说明1.5.4.1交通工具1.5.4.1.1部门经理以下人员非紧急事务出差应选择火车/大巴，如因出差任务紧急或票务行程性价比原因选择乘坐飞机的，须经总经理批准；1.5.4.1.2乘坐火车，从晚上8时至次日晨7时之间，在车上过夜6小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可乘坐卧铺；1.5.4.1.3员工出差购票应遵循经济适用原则，合理购票；一般都由行政部统一订购，返程如有变动需要员工自行购票的，须事先与部门主管沟通得到确认，由部门主管代为申请请分管经理审批；交通工具报销标准火车/大巴报销往返的火车/大巴票费、订票手续费、需转车到达目的地的火车/大巴票费及订票手续费、保险费飞机报销往返的机票费、机场建设费、保险费出差地公交报销当地公交、地铁票出租车须得到分管经理同意方可乘坐，无分管经理签字确认的不予报销（紧急状态下，必须先电话得到确认，事后请分管经理签字）其他报销至火车站/长途汽车站/机场的费用报销市内车辆费用1.5.4.2住宿及相关补助1.5.4.2.1两人或多人出差，住宿时，同性别员工应合住一起；1.5.4.2.2员工因公出差外地15天以上的，应商谈住宿折扣，具体由总经办负责洽谈；1.5.4.2.3住宿标准及相关说明：一般员工住宿费用标准一律以经济型酒店为上限；出差地无经济型酒店的，住宿条件比照经济型酒店；经理级别以上的人员住宿费用标准按照500元标准为上限，出差地标准较高的，按照实际情况另报总经理审核；1.5.4.3餐费补贴：销售岗位补贴金额非销售岗位补贴金额销售助理50元/天一般岗位50元/天销售工程师50元/天主管岗位60元/天销售区域经理60元/天经理岗位80元/天销售总监80元/天1.5.4.4电话补贴： 1.5.4.4.1公司为有可能外出需要使用电话的人员配备了公司电话，公司一般人员要求使用电话在公司所办理的套餐费用内，如超出套餐费用的另行从工资中扣减；销售人员如遇出差或者其他工作原因电话使用超出套餐费用的，按照实际发生费用实报实销，报销时须附电话账单，销售人员电话使用参与一般绩效考核；非销售人员出差时使用电话费用的如有超出套餐费用比对销售人员电话使用规则。1.5.4.5私车公用：公司提倡员工私车公用，私车公用的员工按照实际发生的业务填制行车单，公司按照其实际发生的里程数及当时的油价核定补贴金额进行费用补贴，财务部门在收到私车公用费用报销时须核对该员工在日程中的记录，核对无误后进行报销业务，如无相关日程或申请报备的，则不予报销。1.5.4.6其他说明：因业务需要，在出差地招待客户的，应事先电话请示分管经理或总经同意方能招待，回公司后必须补填公关费用审批表，报请事先征得统一的主管领导签批。未经批准，擅自招待的，所发生的招待费自理；销售人员出差可预支1000元作为备用金，其他部门出差视实际情况申请备用金。1.5.5出差遵守事项1.5.5.1必须按计划前往目的地，无特殊原因必须在规定时间内返回。如有变动，须事前请示并获批准；1.5.5.2乘坐火车必须行使正常路线，不得无故绕道。出差途中，因私事绕道的员工，事先由领导批准，其绕道部分的车费由个人自理；1.5.5.3在国家法定的节假日出差者，给予相应的薪资补助或调休；1.5.5.4经公司领导同意参加各种会议、交易会、展会、不论是正式代表或临时代表，一律视同因公出差，享受公司相关补助。期间，如有会议组织者给予的会议补助及礼品，由公司统一收取，个人不予享受；1.5.5.5出差结束，出差人员应做好出差工作汇报，根据模板系统填报出差报告，报分管经理、人事、财务、总经理审阅，无出差报告的一律不作报销，或将预支费用从工资中扣除返还公司。1.5.6其他1.5.6.1财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为将按情节轻重处罚；1.5.6.2员工因工出差需要预支费用，需申请审批报分管经理、财务和总经理审批，审批同意后至财务填写“暂支单”，方可在公司财务部支取暂支款项，具体见本文件第3点；1.5.6.3员工出差返回后，应及时填写“差旅费报销单”，并将所报发票按照财务制度，整齐而有规则的粘好，由部门主管签字后统一送交财务，财务员审核原始凭证的真实性,完整性,正确性，并签字认可，由财务部交总经理审批签字后进行报销流程；1.5.6.4发生借支的员工，工作在上海市内的于出差返回后于一周内报销，工作在上海市外的于每月回公司述职时报销，未按规定时间报销的，需系统提交说明原因报总经理签核后会签财务，否则财务部门应于当月工资中扣回暂支的暂支款项，待报销时再行支付个人；1.5.6.5超过2个月以上的报销单据、不真实,不完整,不正确的票据，财务部门不予报销1.5.7报销作业流程图 1.5.7.1 无暂支的现金报销 1.5.7.2 有暂支现金报销 2.货币管理制度2.1公司货币资金包括现金、银行存款和信用证存款，银行汇票存款、银行本票存款、在途货币资金、外埠存款等其他货币资金；2.2公司对外付款一般采用银行转帐结算方式，如采用现金结算，应在提交的审批提请中注明付款方式，金额较大的（超过1000元）的一般采用支票付款；2.3建立健全严格的开支审核、审批制度：2.3.1所有现金付款均须总经理审核方可支付2.3.2所有支付必须严格按照审批制度，只要有一位审批人没有审批一律不作付款。2.4财务应根据公司制定的付款和费用核销的有关规定，认真审核每笔业务，是否办理了相应的审批手续，不符合规定的应退回；如财务凭不符合手续的凭证付款的，由财务负责追回，造成损失的应予赔偿；2.5周转金是公司财务部借支给公司需要部门的专项款项，只可用于零星采购、应急维修、小额快递等用途，不得擅自挪用和转借他人，具体规定详见本制度第5点；2.6财务报帐完毕后，须在原始单据上加盖核销印章或现金付讫，转帐付讫印章 ，以示原始单据已报销；2.7现金收讫过程中如发现假币一概不回溯，由当事人负责；2.8公司发生往来结算或处置废旧物品而收到的款项，应及时入帐管理和核算，任何人不得拖延，禁止保留帐外公款，公款私存 ，严禁白条抵库；2.9实行对周转金和银行存款经常性的检查和突击性抽查制度（每月至少1次）， 并做好记录，杜绝弊端发生；2.10公司员工如因工作调整或不需周转金，必须办理相关的交接及退款手续，交接时，应有监交人在场的情况下进行，由移交人编写移交清单，经接交人核对后，必须由移交人、接交人、监交人三方签字，一式三份；2.11严禁采购物品及办理其它业务索要回扣（包括礼品），若供应商、客户执意要给予回扣（包括礼品），应如数交公；若私自占有，按严重违反公司规章制度论处。3.暂支款项规定3.1暂支款包括采购暂支款及业务工作暂支款，金额较大的采购及工程等款不予暂支现金一律走公司往来付款；3.2公司各部门凡因零星采购、修理，因公出差等需用款项（包括现金、支票），由用款人系统提请申请报批，得到核准后填写暂支单暂支款项，暂支单要求详细说明用途及需暂支款金额，经由财务或周转金保管人审批后方可暂支现金；3.3按规定程序办理暂支款，暂支单一律存放在财务部，财务部做好暂支汇总统计核销工作，并每周将统计汇总清单抄送总经理部门经理，以及时了解暂支还款情况；汇总清单上必须列明暂支人、暂支款日期、暂支款事由、还款日期等项目；暂支人须在暂支款事由完成上海市一周内或上海市外述职日，办理报销冲抵手续；还款或报销抵帐时，财务直接抵充，暂支人在报销单上备注暂支款直接冲抵字样，暂支单还暂支人核销暂支；如报销超出暂支的由财务填制付款凭证，付款凭证上写清暂支冲回金额及报销现金的领款金额，暂支单还暂支人核销暂支；如报销金额小于暂支金额的，暂支人应将差额缴款至财务部，财务部开具现金收据，暂支单还暂支人核销暂支；暂支人逾期未办理报销的，由财务发出邮件催办（知会人事），如无客观原因（客观原因的系统提请审批报原批准暂支人签核），暂支人在催办日期内还未办理报销的，由财务在暂支人当月工资中扣除，待报销时再行支付；3.4暂支人第一次暂支款尚未报销，原则上不予办理再借；3.5一律不准因私暂支公款；3.6超越审批权限的暂支款，财务部有权拒付，倘若出现越权的暂支款，财务部承担全部责任；3.7备用金每月盘点一次，出具现金盘点月报，报总经理。 4.发票管理规定4.1发票的使用：4.1.1只能在销售活动已经发生，才能提供税务发票，没有发生销售活动的，不对外提供发票；对于发生销售活动要求多开发票，一概不予多开；4.1.2发票的领用和保管：由财务领用和保管，由领用人在发票领用登记上签字。5.小额周转金管理规定5.1小额周转金是公司财务部借支给公司需要部门的专项款项，只可用于外地部门业务日程费用使用等用途，不得擅自挪用和转借他人；如有紧急情况需用于其他用途，须经财务部、总经理审批；财务部根据需要拟定小额周转金数额（1000元以内），经总经理审批后，由财务部发放，并挂部门往来；5.2小额周转金的内部控制：由财务部和使用部门共同控制；日常管理由部门负责人负责，每月清盘一次；5.3小额周转金的交回：如因业务量减少而减少的周转金，须经财务部核准后，应立即通知各区域点将多余的款项及时交回财务部；未及时交回的由财务在负责人薪水中予以扣回，如因业务调整或不需周转金，应及时办理相关的交接手续（需2名监交人在场）。6.会计档案的管理制度6.1建立健全财务档案保管管理；6.2公司每年形成的会计档案，应由财务部按照归档要求装订成册，并编写时间和编号；6.3会计档案应为公司财务工作提供便利，外单位借用时须经财务负责人同意和总经理批准，原则上不得借出，如有特殊情况，经批准并办理借用手续后方可借出，且不得拆散原卷册，并应限期归还；6.4会计档案必须进行严格的管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严禁损毁、散失和泄密。7.公司废品处理制度：详见资产管理文件 7.1总务类废品处理：7.1.1废品的范围：废纸、纸盒、旧报刊、废旧办公耗材等；7.1.2各部门搜集的各种废品统一交由行政处理，金额全额上交财务，开具现金收据（需有二人以上为证）；7.1.3外地分部的废品处理，由主管报直接区域总监决定如何处理，如决定变卖的通知行政，会同一起处理后报财务部；7.1.4行政在收到各部门送到的废旧物品时，应做相关登记；7.1.5各种废旧物料的收入处理财务部作冲销营业成本 8.付款请款 8.1付款说明8.1.1属于合同订单付款的，须根据合同订单付款条款付款，并在审批提请中附该合同订单； 8.1.2有验收入库流程的付款，必须有验收入库记录； 8.1.3付款必须在收到对方开具的正规发票后才可进入付款流程；发票暂无的审批提请中写明情况说明，并注明大致发票收到日，并由财务督查发票回笼； 8.1.4属报销付款的，需按照报销规定审核相关凭证； 8.1.5付款流程及审核 8.1.5.1根据收到对方发票或根据合同订单提报审批提请，附相关扫描附件； 8.1.5.2 审批提报人必须按照付款申请单模板填写清楚，方便审批和财务付款； 8.1.5.3部门经理，财务，总经理及需要审批的其他领导审核相关审批提请及随附附件； 8.1.5.4财务部见票后核对开票抬头内容金额，发票真伪，付款通知书上所列付款信息准确无误后安排资金付款8.1.5.5分期付款的已批付款，财务须做好相应备忘，注明预付金额、日期、凭证号；之后多次付款都遵循以上流程进行，直至款全部付清 8.1.5.6付款结束，财务在相关审批提请中批注以付款知会部门 8.1.5.7月末财务在系统中统计当月的所有付款审批提请和实际付款核对，制成付款汇总表，月初随同财务报表一同交总经理8.1.5.8对外付款一般采用银行转帐结算方式，支票结算的必须让收款人在支票回执上签字8.2付款流程图9.开票规定 9.1发票开具提交部门统一为客服部，客服在系统提请开票审批时必须按照发票开具提请单模板进行规范填写，如非一次性开票而是要后续分次开票的，须在开票提请单上注明是第几次开票，前次已开累积金额 9.2财务必须审核客服部开票提请，开票提请内容不清的要求发回重新填写 9.3 财务部开票截止时间为每月的23日，客服部提请开票以销售业务关闭为节点提请开票；大宗业务可在合同或订单订立的同时提前提请开票；金额较大的业务要求客服人员提前通知财务，协调开票 9.4发票开具后视送达情况签收发票领用，业务员送达客户处的由销售人员在财务处签字申领发票并携带发票签收回执随同发票一起至客户处请客户签收回执，回执返回财务；客服快递客户的由客服在财务处签字申领发票，并保存寄送快递底单，根据质量记录控制程序整理成册备查；客服及销售人员在发票送出后及时进入系统日程填写相关发票寄送信息，要求填明发票号、销售项目、发票金额、相关订单号、快递公司及快递单号 9.5发票已经开具送出即转应收账款管理，销售人员、客服、财务须根据应收账款管理规定做好跟踪管控10.应收账款管理：另见应收账款管理文件11.采购管理：另见采购管理文件12.资产管理：另见资产管理文件13.原始凭证应具备的内容： 13.1凭证名称； 13.2填制凭证的日期；13.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名；13.4经办人的签名或盖单； 13.5接受凭证的单位名称； 13.6经济业务的内容； 13.7数量、单价和金额； 13.8各种发票、收据必须符合中华人民共和国发票管理办法和实施细则的规定。13.9从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。 14.对原始凭证的技术性要求： 14.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符； 14.2购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。需入库的物品，必须填写出入库验收单；14.3验收后，在验收单上填写实收数额并签章。不需入库的物资， 除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章； 14.4支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字； 14.5属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。14.6凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。15.表单使用规范及流程15.1暂支单12.1.1暂支单：一式一联，各部门用于临时借款和周转金申领时使用；12.1.2借支人填写财务审批财务付款并凭此单入帐；12.1.3借款人须在规定期限内报销。 12.3费用报销单12.3.1费用报销单：一式一联，现金结算业务使用的单据；12.3.2部门经办人填写部门主管签字财务审核总经理审批财务付款并入帐；12.3.3部门于每周一交财务报销；12.4付款申请单12.4.1付款申请单：模版，付款提请人提请付款审批申报的时候作填写格式依据；12.5现金收据12.5.1现金收据：一式三联（一联财务记账、一联留底、一联缴款人），用于各种原因发生的现金收入时使用；12.5.2财务填写付款人 12.8发票开具提请单 12.8.1发票开具提请单：模版，客服部提请发票开票审核提请时作填写格式依据 12.9 付款凭单 12.9.1付款凭单：一式一联（收款人留存）财务支付收款人款项时使用 12.9.2财务填写收款人签收 12.10现金（周转金）盘点表 12.10.1现金盘点表：一式一联，财务部门使用现成购买凭证 12.11盘点表 12.11.1盘点表：一式两联（财务部及相关部门各一联） 12.11.2财务部门制作，相关部门盘点 12.12暂支汇总表、付款汇总表：电子表格，财务制作，总经理审核 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