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专业秘书培训 accomplished secretary 1 个人形象管理 look like a girl act like a lady think like a man work like a horse 2 秘书/助理的工作职掌与权责 项目内容 1、日常行事计划表管理预约 会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计 划的变更及联系、调整、向有关方面联络 、交涉、调整 ，向上司再次确定，预计计 划进行管理，交通工具的选 定、订座与购票，旅费及预付款等的收受 2、环境的整理准备照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节 （换气和 温度），上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更 换摆设 、办公室配置的检讨 、上司办公桌的整理、用品 、消耗品的准备和管理 3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场（开 会场所或宴会场所等）的选定及预约 、会场的设立、必 要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络 、茶 点及饭菜的准备、端头、会场结 束后的整理、议事记录 的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理。 3 秘书/助理的工作职掌与权责 项目内容 4、照顾身边琐 事照顾茶点和吃饭、跑腿（到银行、邮局、百货公司等） 、向医院、理发厅预约 、名片、文具用品、图书 、用具 等购买 和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等） 、与上司家人的联络 、私人事情的帮忙和各种有关团队 的联络 及调整，上司外出的准备、汽车的安排（与司机 联络 及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。 5、会计方面的业务各种传票的制作、旅费、交际费 、机密费、各种会费的 出纳、结帐 、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税 务手续的代办与记帐 。 6、紧急情况的处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的 疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳 动问题 决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公 司内、外的联络 。 4 秘书/助理的工作职掌与权责 项目内容 7、接待工作面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的 应对 、向上司传达、引导访 客到上司办公室或会客室， 加以招待（茶点、饮食等的准备及端送）接送、上司 办公室及会客室的事后处理，安排送花、送水果等到饭 店客户去。 8、交际应 酬的业务电话 的接听、传达、代替上司接、打电话 、上司不在时 的应付。 9、文书的制作婚丧喜庆的信息收集、确认及联络 、婚丧喜庆电报 的拍 发、各种行事的通知及邀请函等回复（参加与否）的制 作与寄发，婚丧喜庆的会场的招待工作，代表参加丧礼 、答谢及探病礼品的选定、购买 、管理、发送。 5 秘书/助理的工作职掌与权责 项目内容 10、信息的搜集加工文献和资料要点的制作及复印，和上司有关者的名簿及 通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器（个人计 算机等）的操作和管理 11、文书的处理公司内外文书的收发、秘密文件的处理，请示书及传阅 文书等的传达、文书处 理机器（电传 打字机、传真机） 的操作和管理。 12、文书的处理和保管卷宗：文书的整理、保存、废弃、文书整理的操作和管 理， 资料整理：名片、杂志、图书 、磁盘等的整理、保存、 废弃、报纸杂 志的剪贴整理，访客卡片和会面簿等的保 管整理、检索。 6 秘书/助理的工作职掌与权责 项目内容 13、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资 料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资 料的制作、储存和检索 14、沟通支持性工作客户服务、美工设计 、媒体应对 、公关活动企划、主持 公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时 交办事 项 15、特别命令事项的执行特别命令事项的处理及报告 7 21世纪全方位专业幕僚应俱备的条件 l外交官的圆滑 l骡子般的耐力 l光线般的速度 l修女般的忠诚 l犀牛般的厚韧 l爱因斯坦般的