浅谈文件改版对人事档案管理工作的影响

1 / 5 浅谈文件改版对人事档案管理工作的影响 一、文件改版后涉及人事档案有关要求 录和转递单按照中组部干部人事档案材料收集归档规定 (中组发 2017 )要求 ,干部人事档案材料载体使用 16 开型 (长 260 毫米 ,宽 184 毫米 )或国际标准型 297 210毫米 )的公文用纸 ,材料左边应当留有20米装订边 ;而改版后则明确要求“干部人事档案材料和目录须采用国际标准型 297 210毫米 ),材料左边应当留有 25毫米装订边 ,干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打 3 孔装订 ,中间孔距上、下 (从孔中心算起 )83孔距材料底边 54中心距左边沿 12直径为 5案中原有小于 不需要重新打孔和裱糊。档案材料转递单统一采用国际标准 干部人事档案卷盒规格按照 型相应调整 ,分为 310225 25310 225 35 310 225 45种。卷盒设 3 个装订立柱装订立柱中心距左边内沿 15装订立柱距卷盒底边 54间装订立柱距上、下装订立柱 ,从装订立柱中心算起 ,83订立柱直径为 4盒背脊标签规格2 / 5 相应调整为 310 22310 32 310 42种。干部人事档案袋规格按照 型相应调整为 :320 23530320 235 40 320 235 50种。 干部人事档案库房所用档案柜、密集架和回转柜等设备 ,现能存放或调整层高后能够存放 不能存放 型档案卷盒或者设备老化严重影响安全和使用的 ,一并进行更换。干部人事档案专用打孔机孔径为 5符合标准的须进行调整或更换。 其他专用设备也要按照本通知要求进行相应调整或更换。 二、文件改版后人事档案管理工作面对的问题 依据文件改版后的相关要求 ,对原文件年号日期记录的书写格式与之前有差别。执行新标准后 ,短时间内档案管理人员对新内容适应慢 ,近期归档的文件记录格式上容易出现错误。查找卷宗时对脊背基本信息理解需要一个过程 ,增大了翻阅过程的复杂性。卷宗纸张型号也有改变 ,对不符合规定的卷宗纸页需要重新打印装订 ,早期手写目录要全部更换成打印版本 ,档案每一篇内容都至关重要 ,这一过程很容易造成纸张确实 ,字体模糊不清导致的录 入错误 ,程序复杂同时对档案管理人员造成了很大的心理压力 ,对管理工作质量影响大。 3 / 5 文件改版后卷宗规格增大 ,之前存放档案的卷盒卷柜尺寸小摆放不下新的档案 ,可以通过结构更改满足需求的档案柜可以进行修改再使用 ,档案盒材质的特殊性决定不能再利用 ,需要更换。这一过程叙述简单但实际操作十分繁琐 ,要将档案全部转移至新设备重新安放 ,这之中就涉及到大量的归类和安全问题 ,对于档案等重要文件 ,挪动就存在着风险 ,这种大批量的更换位置很容易造成纸质破损、贴附在档案中的表单丢失。新设备尺寸变化后在原档案室放置时 会遇到困难 ,每层的分类都需要重新排写。考虑管理安全的同时对经费支出也要有规划预算 ,做到高效使用不浪费。 三、如何做好改版后人事档案管理工作 提高档案管理意识 由于人事档案管理工作不适宜公开 ,从业者都很低调不被注意 ,导致管理者对档案工作疏忽 ,对工作内容理解不全面 ,认为只是简答的收录和查阅调动。缺少对从业者进行培训学习。由于思想认识水平不高 ,在实际工作中就存在着 :管档人员配备不到位 ,基础配套设施不到位 ,保管条件落后 ;档案人员队伍不稳定 ;人员政治、经济待遇不高等问题。这些问题既影响了干部档案管 理人员的积极性 ,又影响了干部人事档案管理的工作水平。因此 ,要做好文件改版后的干部人事档案工作 ,就必须加大宣传力度 ,按照中组部关于做好文件改4 / 5 版涉及干部人事档案有关工作的通知精神 ,从意识入手 ,提高领导的重视程度 ,加强督促检查 ,使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识 ,牢固树立档案意识 ,加强对档案工作的领导 ,组织学习关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知有关要求 ,细化目标任务 ,明确责任分工。 保证硬件设施达标 严格对照关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知各 项要求 ,在认真分析区委组织部干部人事档案室管理现状的基础上 ,结合实际 ,制定切实可行的工作计划 ,拟定设备采购方案 ,投入专项资金 ,及时添置符合条件的铁质档案柜、新型档案卷夹 ,并配备干部档案管理专用计算机、打印机等。实现档案室、阅档室、办公室“三室”分开 ,落实“六防”措施 ,为人事档案规范化管理提供了强有力的基础保障。 促进操作流程规范 按照档案装订新标准要求 ,健全和完善档案材料归档、借阅、转递、材料收集、鉴别、核查、保管保密等多项制度 ,规范档案材料收集整理工作流程 ,严格执行“五不查阅”和“三不转 递”等制度。严把鉴别关 ,做到“六不收” (错误明显的材料不收 ,未标明材料形成日期的材料不收 ,有涂改的材料不收 ,属重复的材料不收 ,不属于归档范围的材料不收 ,5 / 5 复印件不收 ),在材料分类、排序、装订等方面 ,严格按照档案最新标准 ,所整理装订的干部人事档案 ,达到“完整、真实、精炼、实用”的要求。实行缺失材料督办制度 ,采取发通知、电话催、跟踪要等方式 ,对整理过程中发现的缺失和错误材料进行及时查找补办 ,确保档案信息的准确、全面和档案使用的规范高效。 四、小结 文件改版对人事档案管理工作来讲即是挑战同时也是机遇 ,顺应体制变 化将新的管理方式应用在工作中。领导应加大对档案室的管理力度 ,完善工